Antara pelbagai dokumen yang berkaitan dengan korespondensi perniagaan tempat yang istimewa ialah surat permintaan maaf. Untuk menyusunnya dengan betul, anda mesti mempunyai idea yang jelas mengenai kertas jenis ini.
Ciri Dokumen
Aktiviti mana-mana organisasi berkaitan dengan penyelesaian pelbagai isu pengeluaran dan lain-lain. Kadang-kadang terdapat situasi apabila tindakan salah satu pihak dapat menimbulkan masalah untuk kedua belah pihak. Konflik semacam itu memerlukan penyelesaian segera. Dalam kes ini, surat permintaan maaf dibuat.
Sebaliknya, ia boleh dikaitkan dengan kertas-kertas. etika perniagaan. Mesej sedemikian mempunyai dua fungsi. Pertama, pihak yang bersalah mesti memohon maaf kepada penerima untuk kesulitan yang disebabkan olehnya. Kedua, surat permintaan maaf harus membawa positif dan keinginan untuk mengekalkan hubungan baik dan persefahaman antara pihak-pihak. Dengan itu, anda perlu cuba melicinkan sudut tajam dan menyelesaikan masalah dengan aman. Surat permintaan maaf biasanya dihantar dalam kes berikut:
- Tindakan yang tidak berkelayakan salah seorang pekerja menjadi awam dan membawa kepada reputasi reputasi temannya.
- Terdapat salah faham antara pekerja kedua-dua syarikat.
- Terdapat kegagalan yang jelas untuk memenuhi obligasi kontrak.
- Force Majeure.
Setiap situasi ini, dengan sendirinya, telah membawa kepada kemunculan konflik yang mesti diselesaikan dengan permintaan maaf secara ikhlas.
Peraturan untuk pendaftaran
Surat permintaan maaf secara rasmi hendaklah dibuat di atas kepala surat, yang merupakan kertas A4 dengan butir-butir yang dicetak di atasnya, disusun dengan cara tertentu. Ia ditulis bagi pihak ketua satu perusahaan dan diarahkan kepada seluruh pasukan yang lain. Sudah tentu, kerana pengarah paling sering memohon maaf bukan untuk dirinya sendiri, tetapi untuk tindakan bawahannya.
Kadang-kadang surat itu dibuat oleh wakil syarikat yang bertanggungjawab dan alamatnya kepada klien yang tidak menyenangkan. Seperti itu jenis surat dianggap salah satu yang paling sukar. Perkataan harus dipilih supaya mereka percaya akan keikhlasan mereka. Keputusan kes ini sangat bergantung pada perkara ini. Tindakan yang salah harus selalu dapat mengenali dan cuba untuk menggunakan setiap peluang untuk memperbaiki semuanya. Wakil pihak lawan mesti percaya bahawa kesilapan yang dibuat tidak akan diulang di masa depan. Rayuan semacam itu bertujuan untuk meminimumkan konflik untuk mengekalkan perkongsian yang baik pada masa akan datang.
Struktur dokumen
Untuk menyediakan surat permintaan maaf, anda tidak perlu mempunyai sampel di tangan. Ia boleh ditubuhkan secara bebas. Untuk melakukan ini, kita harus terlebih dahulu ingat bahawa huruf-huruf ini biasanya terdiri daripada tiga bahagian:
- pengantar (pengenalan);
- utama;
- akhir.
Untuk menulis teks, lebih baik menggunakan pelan khas dengan mana ia akan lebih mudah untuk mengekspresikan pendapat anda secara konsisten.
Dalam rayuan ini, beberapa mata dapat dibezakan:
- Pertama, anda perlu menyatakan penghargaan anda kepada fakta bahawa rakan kongsi melaporkan keadaan.
- Kemudian nyatakan kesal anda bahawa semuanya berlaku seperti itu.
- Berikut adalah permohonan maaf segera.
- Selepas ini, kita mesti cuba menjelaskan sebab mengapa salah faham berlaku.
- Pada akhirnya, anda perlu memberi jaminan kepada penghargaan yang ikhlas dan harapan untuk menyambung semula hubungan bekas. Di samping itu, adalah penting untuk menekankan secara berasingan kepentingan kerja berpasukan.
