Di antara banyak pilihan surat-menyurat perniagaan, surat pengesahan patut mendapat perhatian khusus. Apa itu dan dalam apa kes patut dibuat dokumen yang serupa?
Matlamat utama
Etika perniagaan sentiasa memberi saling hormat antara pihak-pihak. Ini adalah prasyarat untuk kelakuan biasa perniagaan. Tanpa itu, mustahil untuk membayangkan kerjasama yang panjang dan bermanfaat. Surat pengesahan kadang-kadang hanya perlu.
Dengan sendirinya, ia tidak begitu penting. Ini hanyalah sikap kesopanan. Dia menjelaskan bahawa apa yang dipersetujui oleh pasangan hari sebelum kejadian. Iaitu, surat pengesahan menyatakan pemenuhan beberapa fakta atau tindakan. Dalam kes ini, terdapat dua pilihan:
- Pengesahan penerimaan barangan, surat atau dokumen lain yang dihantar dengan permintaan terdahulu. Di sini, salah satu pihak memberitahu yang lain bahawa tindakan itu telah selesai.
- Pengesahan persetujuan dengan sesuatu yang spesifik (harga atau kuantiti barang, tarikh rundingan yang akan datang, syarat penghantaran barang, dan lain-lain). Di sini, para sahabat menyatakan kelulusan mereka untuk titik persetujuan tertentu.
Daripada ini jelas bahawa surat pengesahan merupakan dokumen pilihan. Tetapi menghantarnya sekali lagi menunjukkan pasangan dengan perhatian dan penghormatan mereka.
Peraturan ejaan
Untuk memahami bagaimana untuk menulis surat pengesahan, anda perlu mengetahui peraturan asas untuk memproses kertas perniagaan. Anda tidak boleh mengambil kerja sehingga makna rayuan tersebut difahami sepenuhnya. Malah, tidak ada yang rumit.
Surat seperti itu, seperti surat-menyurat perniagaan yang lain, harus terdiri daripada tiga bahagian: tajuk, teks dan kesimpulan. Setiap daripada mereka membawa beban semantiknya sendiri:
- Tajuk pertama semuanya mengandungi butiran dalam bentuk tarikh pendaftaran berlepas dan keluar.
- Isi kandungan biasanya dibahagikan kepada dua bahagian: pengenalan dan teks tubuh. Surat sedemikian, sebagai peraturan, bermula dengan rayuan kepada penerima. Ini adalah kaedah biasa yang baik. Dalam kebanyakan kes, ia ditulis atas nama ketua syarikat rakan kongsi itu, tetapi kadang-kadang adalah dinasihatkan untuk mengatasi kertas rasmi tersebut kepada seorang pakar yang terlibat secara langsung dalam menyelesaikan masalah ini. Sebagai contoh, pengesahan pesanan untuk kerja boleh dihantar kepada pengarah jualan atau timbalan pengeluaran.
- Kesimpulannya, adalah kebiasaan untuk menyatakan rasa terima kasih. Anda juga boleh menambah beberapa perkataan tentang keinginan untuk meneruskan kerjasama.
Mesej-mesej sedemikian membolehkan rakan-rakan menjadi yakin antara satu sama lain.
Menulis surat
Sesetengah orang mengelirukan dokumen tersebut dengan notis. Tetapi terdapat perbezaan besar antara kedua-dua huruf. Salah seorang daripada mereka hanya melaporkan fakta atau peristiwa, dan yang lain mengesahkan penyempurnaan tindakan spesifik berdasarkan perjanjian awal. Untuk mengelakkan kesilapan, anda perlu tahu apa bentuk surat pengesahan yang sepadan. Sampel boleh disediakan secara berasingan, kerana tidak ada bentuk yang diluluskan khusus untuk surat perniagaan tersebut.
Ia harus dikeluarkan pada kepala surat organisasi pengirim. Jika syarikat itu tidak mempunyai satu, maka setem sudut boleh digunakan. Maklumat hendaklah diletakkan secara berurutan:
- Pertama, di sudut kiri di lajur khas menunjukkan nombor dan tarikh yang sesuai dengan kemasukan dalam jurnal pendaftaran.
- Kemudian di sebelah kanan menunjukkan butiran lengkap alamat (nama syarikat dan alamat, kedudukan dan nama penuh penerima).
- Ungkapan utama ditulis di bawah, yang mengandungi intipati mesej ini.
- Bahagian utama bermula dengan rayuan kepada penerima. Adalah lebih baik untuk melakukan ini dengan nama dan patronymic, dan pada mulanya menambah perkataan "dihormati".
- Selanjutnya, dengan kata-kata yang jelas, adalah perlu untuk memberitahu bahawa syarat-syarat perjanjian dipenuhi.
- Selepas itu, ada ucapan penghargaan.
- Anda boleh menamatkan teks dengan frasa "Salam."
Dokumen itu ditandatangani oleh ketua, yang mesti disahkan oleh meterai organisasi.
