Setiap daripada kita menulis surat dan nota rasmi sekurang-kurangnya beberapa kali dalam kehidupan kita. Di mana sahaja kami berada dan apa sahaja yang kami lakukan, korespondensi perniagaan kami berlaku di mana-mana bidang, yang mesti dijalankan untuk mengetahui beberapa perkara, menjelaskan maklumat, mengajukan pertanyaan, dan sebagainya. Jika sebelum ini fenomena ini lebih biasa dalam aplikasi kertas dan dalam menghantar surat kepada atasan (serta rakan kongsi perniagaan), hari ini kategori ini telah tersebar luas di dalam persekitaran kita.
Anda perlu tahu cara untuk menjalankan surat-menyurat perniagaan dengan betul, walaupun anda hanya membuat pesanan di beberapa kedai dalam talian dan mahu berkomunikasi dengan wakilnya.
Dalam artikel ini, kami menerangkan beberapa perkara utama yang membentuk komunikasi perniagaan. Kami akan memberi perhatian kepada apa yang harus dipertimbangkan apabila bertukar surat kepada rakan kongsi kami; apa yang tidak boleh diabaikan jika anda tidak mahu hadir kepada pengantara yang tidak cekap dan tidak sopan, dan juga ingat peraturan yang harus dipatuhi dalam apa jua keadaan.
Di mana berkenaan
Jelas, korespondensi perniagaan paling sering digunakan dalam proses kerja. Jika anda bekerja di sebuah syarikat, maka anda pasti akan menghadapi keperluan untuk menyusun surat-menyurat jenis ini. Oleh kerana kita bercakap tentang isu-isu perniagaan, mudah difahami bahawa gaya penulisan harus sesuai - sebagai formal dan rasmi yang mungkin.
Kesan selanjutnya tentang pekerja syarikat, di mana surat itu dihantar, mengenai anda dan syarikat anda bergantung pada seberapa baik anda berjaya membuat surat-menyurat perniagaan. Oleh itu, proses menulis teks dan reka bentuknya hendaklah didekati secara bertanggungjawab.
Pertama sekali, jika anda mencari korespondensi perniagaan, kami mengesyorkan supaya anda membiasakan diri dengan arahan kami. Di dalamnya, seperti yang telah dinyatakan di atas, kami akan membentangkan beberapa perkara teori dan juga isu praktikal. Pada akhir artikel ini kita akan cuba memberikan beberapa contoh giliran yang tipikal gaya penulisan formal. Akhirnya, dengan menggunakan pangkalan dari artikel ini, anda secara bebas boleh membuat teks berkualiti tinggi untuk komunikasi selanjutnya dengan kontraktor.
Jenis surat-menyurat
Segera, membincangkan korespondensi perniagaan apa, saya ingin menarik perhatian kepada jenisnya. Oleh itu, anda boleh memilih surat permintaan dan, dengan itu, surat sambutan; satu surat sifat maklumat (paling sering dihantar kepada pelanggan); nota terima kasih (terima kasih atas perkhidmatan yang diberikan), surat pemberitahuan, peringatan, amaran; surat syor; jaminan dan surat perlindungan. Sebenarnya, ini hanya jenis yang paling biasa digunakan yang membentuk koresponden perniagaan sebenar dan elektronik. Oleh itu, dengan mereka kita akan bertemu secara amalan lebih kerap.
Struktur
Adalah logik bahawa untuk organisasi yang lebih mudah dalam menulis sebarang surat, akan berguna bagi kita untuk bekerja dengan struktur atau pelan tertentu. Ini akan membolehkan anda memecahkan tugas itu ke peringkat yang lebih kecil, yang lebih mudah untuk diselesaikan. Contohnya, fikirkan garis surat anda sedemikian rupa untuk menutup topik yang perlu anda berikan secepat yang mungkin. Sebagai contoh, jika anda menulis soalan mengenai harga apa produk ini atau produk tersebut, cuba sebutkan secara ringkas motif: mengapa anda menulis kepada syarikat itu (kerana anda ingin membeli atau memesan produk ini atau itu); menjelaskan matlamat utama (untuk mengetahui betapa mahalnya biaya untuk memesan 10 unit barang dengan pilihan tertentu).Akhir sekali, tentukan dalam bentuk apa yang anda ingin terima perhitungan, dan tanyakan jika diskaun dibuat pada jumlah pengeluaran sedemikian.
Sudah tentu, maklumat ini sudah jelas - anda hanya perlu menganalisis secara logik apa yang ingin anda tulis. Di samping itu, kita tidak boleh melupakan reka bentuk dan keperluan. Kami akan memberitahu anda lebih lanjut mengenai ini nanti.
Keperluan penulisan
Oleh itu, peraturan surat-menyurat perniagaan mengatakan bahawa semua huruf sepatutnya, pertama, pendek. Inilah peraturan utama yang akan dibaca. Setuju, kita semua tidak suka apabila kita sarat dengan banyak maklumat. Jika surat ini bersifat perniagaan, ia tidak sepatutnya besar - dalam hal ini ia hanya boleh diabaikan. Jika anda tidak dapat mengurangkan maklumat dengan serta-merta, lakukannya selepas anda menulis draf pertama surat anda.
Kedua, pasangan anda (peserta surat-menyurat) mesti memahami apa yang dipertaruhkan. Maksudnya, surat itu harus dibuat informatif dan mudah difahami. Ia perlu memasukkan maklumat yang anda ingin sampaikan sedemikian rupa untuk mengelakkan pertanyaan tambahan dan tidak membuang masa untuk menjelaskan butiran.
Ketiganya, surat itu harus dibuat dengan hormat yang mungkin terhadap pekerja pasangan atau perusahaan yang akan membacanya. Memang benar - lebih banyak rasa hormat yang anda tunjukkan kepada pengantara anda, lebih banyak peluangnya bahawa dia akan bertindak balas terhadap permintaan anda dan, pada akhirnya, anda akan mencapai kesan yang diingini.
Surat-menyurat dalam bahasa Inggeris
Dalam sesetengah kes, perundingan mestilah dalam bahasa Inggeris (atau bahasa Rusia). Ini adalah perkara biasa, terutamanya jika ada hubungan dengan rakan niaga asing. Adalah perlu diperhatikan bahawa peraturan surat-menyurat perniagaan dikenakan kepada mana-mana bahasa: hanya lilitan gaya mungkin berbeza. Tugas anda adalah untuk memilih yang paling sesuai untuk keadaan di mana anda dan pasangan anda (pengantara) adalah.
Surat-menyurat perniagaan dalam Bahasa Inggeris, tentu saja, memerlukan pengetahuan mengenainya pada tahap yang cukup tinggi, jadi jika ini bukan tentang anda, kami mengesyorkan supaya anda menghubungi penterjemah profesional. Penting bahawa terjemahan itu dilakukan oleh orang yang memiliki ucapan khusus, yang termasuk dalam bahasa korespondensi perniagaan.
Contohnya. Kemasukan
Dalam mana-mana perbualan, bagaimana anda memulakannya adalah sangat penting. Dalam hal ini etika perniagaan Koresponden tidak berbeza dengan komunikasi langsung: perkara pertama adalah menyampaikan salam kepada rakan dan entah bagaimana memperkenalkannya ke dalam perbualan. Salam adalah standard "Hello", tetapi pengenalan harus lebih individu. Sebagai contoh, anda boleh menunjukkan tujuan ringkas surat anda ("Kami menghubungi anda untuk menjelaskan beberapa maklumat tentang produk anda. Pertama sekali, kami berminat dengan kos model A1). Pilihan lain: "Sebagai kesinambungan perbualan telefon kami mengenai model A1, saya menulis kepada anda dengan soalan mengenai kos produk ini"). Anda juga boleh menggambarkan keadaan anda: "Saya menulis kepada anda atas alasan bahawa pada tahun 2010 pasangan anda menghubungi syarikat kami, menawarkan anda untuk memulakan kerjasama di kawasan ini bagi pihak anda."
Penyataan bahan
Selanjutnya, selepas anda menulis beberapa pengenalan dalam surat anda, anda perlu membuat penjelasan mengenai mengapa anda menulis. Contohnya, selepas bertanya tentang harga produk, tentukan apa yang menarik minat anda. Anda boleh menulis ini: "Kami ingin menempah nombor N-unit produk tertakluk kepada penghantaran ke alamat X." Dalam hal percakapan perbualan telefon, anda boleh menyatakan permintaan anda - mengapa anda menulis kepada orang itu selepas anda bercakap dengannya di telefon (katakan, untuk mengesahkan niat anda untuk menyelesaikan transaksi): "Yaitu: kami berminat dengan produk N, dengan syarat ia akan dihantar dengan pilihan X ". Jika anda mengambil kira versi ketiga, anda juga boleh mula mengembangkan tema keinginan anda untuk bekerjasama dengan syarikat.Huraikan bahawa ia adalah untuk kepentingan anda dan rakan kongsi akan menerima apa-apa faedah konkrit daripada berinteraksi dengan anda jika dia bersetuju kepadanya: "Anda akan berminat untuk mengetahui bahawa perjalanan syarikat kami telah berubah, dan selepas itu ia telah menjadi lebih dekat dengan kepentingan perniagaan anda."
Tawaran
Sebarang surat-menyurat perniagaan (contoh yang kami kutip juga semestinya mempunyai harta ini) memerlukan urutan logik. Jika pada mulanya anda menulis tentang mengapa anda sedang menulis, maka anda perlu menjelaskan lebih lanjut dan mengembangkan idea ini. Tunjukkan apa yang anda ingin dari juru bicara lebih luas - mungkin menariknya prospek manfaat bersetuju untuk bekerja dengan anda. Bahagian ini, dengan semua logik, harus menjadi "puncak" surat anda, kemunculan sejenis. Jika pada mulanya anda dengan lancar menghayati apa minat anda terlebih dahulu, maka di bahagian ini anda harus "mendedahkan kad". Semua surat-menyurat perniagaan (contoh-contoh huruf di atas tidak terkecuali) harus dibina di atas lengkungan lancar seperti itu. Kemudian pembaca garis anda akan memahami mood anda dan, dengan itu, ia akan lebih selesa baginya untuk berkomunikasi dengan anda. Jangan membuat lompatan yang curam, jangan beralih dari satu topik ke topik lain.
Sebagai contoh menunjukkan, jika anda perlu membincangkan, sebagai contoh, dua isu yang tidak berkaitan, anda boleh membuat pembahagian menjadi sebahagian artikel, memecahnya menjadi perenggan. Ini mudah untuk pembaca, yang secara visual akan melihat masa di mana anda bergerak dari satu soalan ke yang lain; Begitu juga untuk anda, kerana dalam hal ini anda menulis seolah-olah kita bercakap tentang dua huruf yang berbeza.
Jika kita bercakap tentang contoh-contoh kita, anda harus menulis: "Selain itu, kami ingin membuat pesanan semula produk N, yang kami berinteraksi sebulan lebih awal." Atau: "Pada harga yang sesuai untuk keadaan kami, kami ingin menjalin kerjasama kekal dengan anda di kawasan ini, meningkatkan saluran jualan kepada X-Y seribu unit." Akhirnya, anda boleh: "Jika minat anda dalam bekerja dengan kami masih sah, sila beritahu kami."
Setiap sampel kedua surat-menyurat perniagaan dibina berdasarkan prinsip ini, jadi tidak ada yang salah dengannya. Sebaliknya, sering menyerlahkan tajuk membantu menavigasi dengan lebih baik, kerana ia menghilangkan "teks pepejal", membuat jenis "jangkar" di dalamnya, yang mana anda boleh melampirkan secara visual.
Bahagian akhir
Akhirnya, anda perlu menamatkan surat dengan cara yang sama di mana anda memulakannya. Jika anda menulis terima kasih, tuliskan bahawa anda gembira untuk bekerjasama dengan syarikat yang anda menerangkan; jika ini adalah tawaran komersial, anda harus mengucapkan terima kasih kerana perhatian kepada surat anda dan berharap untuk interaksi lanjut dengan orang ini. Anda perlu memahami bahawa bagaimana anda menamatkan surat anda sebahagian besarnya menentukan pendapat terakhir mengenai anda dan syarikat anda. Semua surat-menyurat perniagaan (contoh surat yang sentiasa membuktikan ini) adalah berdasarkan ihsan - jadi sentiasa ingat untuk mengucapkan terima kasih kepada pengantara anda, mengungkapkan harapan, memuji dia atau meninggalkan cadangan anda. Anda harus memilih akhir untuk teks anda sedemikian rupa sehingga sepenuhnya sesuai dengan masalah yang dijelaskan dalam surat itu.
Contohnya: "Kami berharap dapat memelihara anda sebagai rakan kongsi kami dengan harapan kerjasama yang stabil dalam kegiatan masa depan kami." Atau "Kami sangat berterima kasih atas perhatian anda dan berharap kami dapat membangunkan kerjasama dengan anda pada masa akan datang." Atau "Terima kasih atas perhatian anda, saya harap kami dapat terus memastikan minat anda dalam pasaran N pada masa akan datang."
Etika dan Literasi
Jangan sekali-kali jangan lupa dengan ihsan. Seperti yang telah disebutkan di atas, adalah penting jika anda berminat dengan surat-menyurat perniagaan. Ungkapan-ungkapan seperti "gembira untuk bekerjasama," "terima kasih atas perhatian anda," "Saya mohon maaf atas kebimbangan anda," "kami akan senang melihat anda," "tidakkah anda membuat kami syarikat," dan yang lain. Yang kedua, dengan cara ini, lebih banyak berkaitan dengan jemputan untuk perayaan korporat daripada menulis perniagaan.
Sentiasa, sebagai tanda penghormatan, tambah frasa "tolong," "terima kasih," "ramah," dan sebagainya, jika sesuai.
Sama penting dalam proses menulis huruf perniagaan adalah literasi manusia. Lebih tepat lagi, jika anda membuat sekurang-kurangnya satu kesilapan asas dalam proses membuat surat, kami dapat mengatakan bahawa para pengantara akan membentuk pendapat yang sama sekali berbeda dengan anda daripada apa yang anda harapkan. Oleh itu, cuba menulis dengan cekap yang mungkin dan semak semuanya beberapa kali. Jika anda tidak tahu bagaimana untuk mencari kesilapan dan membetulkannya sendiri, gunakan perkhidmatan pembetulan atau perkhidmatan khusus. Ia sangat mudah, tetapi ia membolehkan anda untuk yakin dalam teks anda.
Amalan dan latihan
Dalam rangkaian, seperti yang dinyatakan di atas, terdapat banyak contoh surat perniagaan siap sedia pada mana-mana subjek. Kami tidak memasukkan mereka di sini secara keseluruhan, kerana, pada hakikatnya, artikel ini hanya tidak mempunyai cukup ruang untuk menampung begitu banyak maklumat. Sebagai pertukaran, kami memutuskan untuk menyatakan beberapa peraturan dan prinsip asas, yang anda mempunyai peluang untuk membiasakan diri dengan perkara-perkara di atas. Walau bagaimanapun, ini, tentu saja, jauh dari semua langkah yang perlu diambil di jalan untuk mempelajari penulisan perniagaan. Malah, peranan praktikal memainkan peranan yang paling penting dalam bidang ini.
Sekiranya anda belajar, katakan, 5-10 contoh surat siap, dan juga membaca artikel kami dan mengeluarkan beberapa peraturan dari sini, tidak lama lagi anda akan dapat menulis surat dengan cara yang anda perlukan. Malah, ini sudah cukup untuk membuat apa-apa surat dalam rangka korespondensi perniagaan.
Contoh siap
Oleh kerana, seperti yang telah dinyatakan di atas, terdapat sejumlah besar contoh siap sedia, ia menggoda para pelajar dan pakar baru untuk menggunakan pengetahuan orang lain, siap sedia untuk membuat projek mereka sendiri berdasarkannya. Saya ingin mengatakan bahawa ini tidak digalakkan dalam amalan, semasa dalam latihan - sila.
Dalam proses mengkaji apa yang ditulis dalam surat lain, anda dapat dengan mudah menavigasi apa yang anda perlukan untuk menjelaskan dalam surat-menyurat anda. Ini adalah perkara biasa, kerana sifat manusia untuk belajar langsung dari pengalaman.
Benar, jika anda diberi tugas menyusun surat perniagaan penuh, cuba mulakan terlebih dahulu contoh-contoh dan pilih yang paling sesuai untuk tugas anda. Kemudian anda perlu menyesuaikannya sebanyak mungkin kepada situasi yang anda usahakan mengikut konsep umum, tetapi pada masa yang sama tulisnya sekali lagi untuk mewujudkan gaya persembahan dan penulisan anda sendiri. Lagipun, mungkin anda dapat menyampaikan maklumat dengan lebih baik, dan menjadikan komunikasi lebih produktif dan efisien.
Belajar dan berlatih! Dan anda boleh membuat huruf perniagaan anda sendiri dalam tempoh masa yang agak singkat!
