Memo adalah dokumen interstate di mana komunikasi rasmi antara pekerja berlaku. Kandungannya dikurangkan menjadi tugasan, prestasi tugas apa pun, dan lain-lain, iaitu masalah kerja. Walaupun menulis memo adalah perkara yang mudah, dan tidak diatur oleh peraturan yang sangat ketat, namun anda perlu mengenalinya. Dalam artikel ini, kami akan mempertimbangkan prosedur untuk menyusun dokumentasi, jenis, dll.
Ciri
Sifat nota perkhidmatan adalah maklumat, yang bermaksud ia mengandungi pemberitahuan, mesej, arahan, dan sebagainya. Isu-isu yang ditangani di dalamnya berkaitan dengan pekerja tertentu yang kepadanya ia dihantar. Dengan kata lain, memo adalah kotak alat untuk komunikasi dalam perusahaan.
Nota: memo wajib belum ditetapkan. Ini adalah dokumen tambahan, walaupun perintah dan arahan boleh dibuat atas dasarnya.
Amalan
Memo itu dianggap sering digunakan dokumentasi, pada masa yang sama, tidak termasuk dalam senarai kertas pengurusan yang diklasifikasikan secara rasmi. Digunakan secara meluas, ia menjadi komunikasi pada tahap mendatar: iaitu, ia disusun oleh seorang pekerja satu unit untuk memindahkan permintaan atau cadangan kepada pekerja yang lain.
Penting: status objek pengurusan, antara komunikasi yang dibuat melalui memo, harus bersamaan. Jika tidak, dokumen itu dianggap bukan memo, tetapi memo.
Tujuan penggunaan
Memo untuk kerja boleh digunakan dalam pelbagai kes.
Berikut adalah beberapa contoh:
- untuk bonus pekerja;
- untuk menghantar pekerja ke perjalanan perniagaan;
- melaporkan kepada jabatan logistik mengenai kerosakan peralatan;
- membeli memo;
- pemberitahuan ketua keselamatan dari ketua unit lain mengenai keperluan untuk orang yang tidak diberi kuasa (bukan pegawai) untuk memasuki bangunan perusahaan dengan alasan;
- permintaan dalam bentuk memo yang dihantar ke jabatan perakaunan untuk peruntukan sumber bahan untuk keperluan tertentu, dsb.
Kes terpilih untuk menulis memo
Walaupun memo itu dianggap sebagai kertas dalaman, salah satu jenisnya adalah dokumen yang dihantar ke suruhuan pengesahan. Walau bagaimanapun, menggunakan nota melekit semata-mata untuk komunikasi kerja masih lagi biasa.
Bagaimana cara menulis memo?
Peraturan asas untuk menulis memo adalah serupa dengan yang lain. Mereka termasuk menulis pada satu lembar format A4, arahan dari siapa dan kepada siapa ia dihantar, pengesahan mengikut tarikh dan tandatangan. Tetapi bagaimana untuk menulis memo yang mematuhi semua keperluan?
- di tengah (juga dibenarkan di sebelah kiri helaian) menulis nama dokumen yang sepadan;
- Terdapat dua pilihan untuk menulis tarikh - kedua-dua dalam angka Arab sepenuhnya dan indikasi bulan dalam kata-kata;
- dalam tajuk, penerangan ringkas mengenai isi dokumen itu boleh ditambah ke tajuk utama;
- Maklumat tentang penghantar dan penerima mesti lengkap: nama, nama keluarga dan patronymic, nama penuh kedudukan dan jabatan (unit) yang kedudukannya dilampirkan.
Kandungan Nota Perkhidmatan
Jawapan kepada persoalan bagaimana menulis memo tidak hanya merangkumi butiran dan atribut dokumen ini, tetapi juga kandungannya.
Makalah yang sedang dipertimbangkan tidak memerlukan pernyataan intisari masalah dalam bahasa yang sangat kering dan rasmi - naratif percuma dibenarkan, bagaimanapun, khusus mencerminkan alasan untuk menulis.
Isi kandungan biasanya dibahagikan kepada dua bahagian. Yang pertama disebut sebagai mukadimah. Ia secara ringkas bercakap tentang apa yang mendorong drafter untuk menulis memo dan menghantarnya kepada pekerja tertentu.
Bahagian kedua dianggap utama, ia juga lebih besar daripada mukadimah. Teks ini merangkumi kenyataan permintaan langsung atau cadangan. Untuk itu boleh ditambah analisis mengenai situasi, kesimpulan dan hasilnya.
Borang
Apabila ditanya mengenai cara menulis memo, sesetengah syarikat hanya menyediakan pekerja mereka dengan bentuk khas. Tetapi, perlu diperhatikan, ini bukan penyatuan mandatori - GOST hanya menyediakan peruntukan khidmat nasihat (mengenai fon, dimensi dan jarak) tanpa sampel yang diluluskan. Walau bagaimanapun, jika ini wujud dalam syarikat tertentu, sebaiknya tetap berpegang dengannya.
Perkhidmatan dan memo
Sedikit lebih tinggi dalam nota itu, diperhatikan bagaimana nota rasmi dan pelaporan berbeza. Tetapi ramai orang masih cenderung untuk mengelirukan mereka antara satu sama lain.
Kesalahan yang paling umum ialah:
- memo untuk pekerja dari pekerja kepada bos (sebenarnya, laporan);
- mengenai kenaikan gaji;
- mengenai promosi.
Dua yang terakhir melibatkan rawatan bukan pada tahap mendatar, tetapi secara menegak, yang menafikan definisi memo.
Penting: pembahagian memo ke dalam memo dan penjelasan sebuah priori tidak betul.
Pendaftaran
Semua memo direkodkan dalam pendaftaran. Bergantung kepada bagaimana kertas kerja itu dianjurkan di setiap syarikat tertentu, sama ada orang yang menyusun kertas atau orang yang menerimanya boleh menangani perkara ini. Walau bagaimanapun, ini bergantung kepada hakikat bahawa nota perkhidmatan diberikan nombor unik, yang sepatutnya ditunjukkan dalam teksnya.
Contoh memo
"Jabatan Jualan, Pengarah Bahagian Teknologi Maklumat V. A. Kutsak
Memo
№ 19-43/102
13 April 2015
Semasa menguji status PC untuk prestasinya
Bermula dari 04/10/2015 dalam komputer peribadi seorang pegawai jualan R. D. Maksimenko terdapat kerapuhan biasa, iaitu reboot tanpa memberikan perintah ini kepada PC, masalah dengan mematikan / mematikan, dan juga skrin berkedip. Oleh kerana yang diterangkan, saya meminta anda untuk menjalankan diagnostik yang diperlukan oleh pakar jabatan anda untuk mengesan punca kerosakan, dan juga untuk menyelesaikannya dengan baik. Saya mencadangkan bahawa keputusan ujian dikeluarkan secara bertulis, dengan merumuskan tindakan selanjutnya: pembaikan atau penggantian mesin.
Ketua Jabatan L. A. Kudryavtsev "
Katakan ternyata bahawa PC tidak boleh diperbaiki. Dalam kes ini, kami membuat satu memo untuk menghapuskan peralatan.
Contoh penyingkiran nota
"Jabatan Jualan, Pengarah Logistik Jabatan M. A. Oleinik
Memo
№ 21-45/104
16 April 2015
Mengenai penyahtaraan PC yang tidak berfungsi
Mulai 10 April 2015, kerapuhan biasa terjadi di komputer peribadi seorang pekerja jualan, R. Maximenko. Diagnostik yang dilakukan akibat daripada ini oleh pakar jabatan IT menunjukkan perkara berikut: PC tidak sesuai untuk operasi selanjutnya. Dalam hal ini, saya meminta untuk menghapuskan peralatan di atas untuk tidak beroperasi.
Ketua Jabatan L. A. Kudryavtsev "
Di samping itu, anda perlu nota lain - untuk menggantikan peralatan yang dibatalkan.
Nota Penggantian Peralatan
"Jabatan Jualan, Pengarah Jabatan Logistik M. A. Oleinik
Memo
№ 22-46/104
17 April 2015
Mengenai penggantian PC yang rosak
Komputer peribadi seorang pakar jabatan, Maksimenko R. D., telah diberhentikan dan perlu diganti kerana ketidakoperasiannya (menurut dokumen No. 20-44 / 103 dari 04/15/2015).Sila berikan peralatan baru yang sepadan dengan parameter yang dilupuskan. Sila maklumkan tentang pelaksanaan secara bertulis. Saya melampirkan nota laporan bahagian teknologi maklumat mengenai diagnostik dan hasilnya.
Ketua Jabatan L. A. Kudryavtsev "
Kesimpulannya
Biasanya, menulis memo tidak menimbulkan masalah. Dokumen interstate ini adalah cara komunikasi yang agak biasa antara pelbagai peringkat kerajaan. Hanya "kekeliruan" antara memo dan memo boleh menyebabkan halangan bersyarat (artikel menunjukkan bagaimana mereka berbeza).
Di sesetengah syarikat, kompilasi memo berlaku secara eksklusif mengikut model yang diperkenalkan dan diluluskan (dalam kes ini, lebih baik untuk saham dengan bentuk khas untuk mereka), di lain-lain ia lebih daripada percuma.
Apabila menyusun dokumen ini, seseorang harus berpandukan peraturan yang sama seperti kertas lain - fon dan jarak mengikut GOST, tarikh dan tandatangan untuk kesahihan nota.
Secara umum, memo adalah toolkit yang sangat mudah, yang mudah dikuasai dan, apabila digunakan dengan betul, ada kerja yang diselaraskan dan jelas dari satu pasukan organisasi. Ia membantu mengekalkan hubungan holistik antara jabatan, dan juga menguatkan struktur yang mereka buat.
