Kerana kenyataan bahawa dalam kehidupan seharian kita sentiasa menemui dokumen di tempat kerja dan di rumah, kita mahu menumpukan perbualan lanjut kepada mereka. Mari cari tahu apa dokumen dan jenis apa yang wujud.
Apakah dokumen?
Dokumen adalah maklumat yang direkodkan pada medium ketara yang mempunyai butiran yang membenarkannya dikenalpasti. Terdapat definisi lain mengenai konsep ini. Oleh itu, kita boleh mengatakan bahawa dokumen adalah maklumat yang disimpan oleh individu dan organisasi sebagai bukti kegiatan atau kewajiban.
Intipati dokumen
Pada asasnya, semua definisi dokumen yang ada menekankan sifat maklumatnya (intipati).
Undang-undang mengenai "Maklumat, Teknologi Maklumat" menyatakan bahawa maklumat adalah maklumat yang diberikan, tanpa mengira bentuk dan kaedah penyerahan mereka. Dan itu bermakna, setelah dipaparkan dalam dokumen, kita dapat menyimpan dan memindahkan maklumat yang tersedia kepada orang lain, dan juga menggunakannya berulang kali.
Pembawa maklumat yang didokumenkan adalah objek yang digunakan untuk menyimpan dan menjaminnya dalam bentuk bunyi, pertuturan, dan visual.
Daripada yang tersebut di atas, kita dapat menyimpulkan bahawa dokumen itu juga merupakan elemen penting dalam kerja dalaman mana-mana organisasi, institusi, syarikat, yang memastikan interaksi unit individu. Memang, ini adalah maklumat yang menjadi sebab untuk membuat semua keputusan pengurusan, serta bukti pelaksanaan dan bahan untuk aktiviti selanjutnya.
Dalam bidang pengurusan, dokumen adalah item kerja, kerana apa-apa keputusan yang dibuat direkod secara bertulis.
Tanda-tanda luar dokumen adalah ciri-ciri ciri yang mencerminkan saiz dan bentuknya, kaedah rakaman dan elemen reka bentuk. Penulisnya boleh menjadi individu dan entiti undang-undang. Sebarang dokumen kerja, jika dilaksanakan dengan betul, mempunyai kuasa hukum.
Butiran dokumen
Kertas kerja dikaitkan dengan pemeliharaan semua unsur wajib, yang dipanggil syarat. Ini termasuk:
- nama
- penerima;
- pengarang;
- Tarikh
- teks
- tandatangan
- resolusi
- kelulusan dan kelulusan.
Perlu diingat bahawa dokumen yang berbeza mempunyai butiran yang sama sekali berbeza. Jumlah mereka bergantung pada tujuan dan tujuannya. Ramai, misalnya, mempunyai bilangan butiran yang terhad. Dengan cara ini, jika sekurang-kurangnya salah satu daripada mereka ditunjukkan dengan salah, maka dokumen itu dianggap tidak sah.
Perakaunan Dokumen
Dokumen apa yang diperlukan dalam kerja? Dalam bidang pengurusan organisasi, pelbagai bentuk digunakan. Ini semua bergantung kepada di mana dan untuk apa tujuan yang anda perlukan untuk mengemukakan dokumen.
Mereka semua tidak wujud sendiri, tetapi tertakluk kepada sistematisasi yang ketat. Dalam erti kata lain, mana-mana syarikat menyimpan rekod dokumentasi. Ini perlu, pertama sekali, supaya sebarang maklumat dapat selalu dengan mudah dan pada waktu yang tepat untuk dicari.
Dokumen peribadi dan rasmi
Dokumen mempunyai klasifikasi mereka sendiri atas pelbagai sebab. Oleh itu, asal mereka adalah peribadi dan rasmi.
- Peribadi dicipta di luar tempat kerja. Ia boleh menjadi surat-menyurat, buku harian, nota.
- Tetapi pegawai rasmi adalah dokumen organisasi, yang dibuat dengan cara tertentu dan dalam bentuk yang ditetapkan.
Tetapi dalam kumpulan dokumen rasmi, orang-orang peribadi dibezakan, sebagai contoh: pasport, diploma, sijil, permit kediaman, buku kerja.
Adalah jelas bahawa kertas rasmi terutamanya mengambil bahagian dalam kerja perkeranian, yang sebahagian besarnya adalah dokumen pengurusan.Dengan bantuan mereka, fungsi pengurusan organisasi direalisasikan: perancangan, pembiayaan, kawalan, pembekalan dan perakaunan. 
Klasifikasi Dokumentasi
Mengikut kaedah mendokumentasikan maklumat boleh jadi berbeza:
- bertulis;
- tekstual
- tulisan tangan;
- typewritten;
- elektronik;
- denda.
Ini boleh menjadi video, audio, dokumen foto, serta putih dan draf. Seperti yang anda dapat lihat, terdapat pelbagai jenisnya.
Dokumen apa yang diperlukan dalam perakaunan pengurusan? Sudah tentu semuanya. Kebanyakan mereka hadir di mana-mana organisasi. Tidak mustahil untuk mendapatkan dengan menggunakan hanya satu spesies. Kesemua mereka diperlukan bergantung kepada keadaan.
Dokumen masuk, keluar dan dalaman
Dokumen masuk dan keluar dan dalaman - kita semua mendengar tentang klasifikasi sedemikian. Oleh itu, kesemua kertas kerja itu membentuk aliran dokumen keseluruhan organisasi. Sekuriti yang masuk dan keluar adalah tertakluk kepada perakaunan yang ketat. Mereka dicatatkan dalam jurnal masing-masing surat-menyurat yang masuk dan keluar.
Dengan bilangan isu yang dibangkitkan, dokumen dibahagikan kepada mudah dan kompleks. Pada yang pertama, hanya satu soalan yang dibangkitkan, dan yang lain, beberapa.
Jenis sekatan ke atas akses kepada sekuriti
Dengan ketersediaan, kertas ditakrifkan sebagai rahsia, tidak dikelaskan dan digunakan secara umum. Rahsia ditandakan dengan setem tanda tangan khas. Penggunaan mereka memerlukan kebenaran khas. Dan untuk bekerja dengan dokumen lain, tiada toleransi diperlukan. Ia bertujuan untuk pekerja organisasi.
Kaedah penyampaian teks dokumen
Mengikut kaedah persembahan, dokumen dibahagikan seperti berikut:
- tipikal;
- skrin;
- individu.
Dalam kertas-kertas individu, persembahan itu mengikut gayanya sendiri, seolah-olah dari dirinya sendiri. Dokumen skrin dikeluarkan mengikut skim tertentu menggunakan satu set frasa standard. Jenis kertas yang paling biasa ialah soal selidik atau sijil. Sebagai peraturan, mereka dicetak pada bentuk siap sedia, yang kemudian memasukkan beberapa data.
Dokumen apa yang diperlukan dalam kerja harian? Sudah tentu, biasa. Mereka dibuat berdasarkan sampel tertentu, dan digunakan dalam situasi yang sama. Template dicipta yang, jika perlu, diambil sebagai asas, memasukkan hanya maklumat tambahan. Selalunya adalah perlu untuk membuat beberapa dokumen untuk mendapatkan orang lain, misalnya, dalam perkhidmatan cukai atau dalam keadaan lain.
Jenis Dokumen Kesahihan
Dengan keaslian, dokumen dibahagikan kepada asal, salinan dan pendua. Adalah jelas bahawa asal adalah contoh tunggal pertama. Ia disahkan oleh meterai dan tandatangan basah.
Pendua adalah pendua asal, ia paling sering dikeluarkan apabila kehilangan dokumen asal dan juga mempunyai kuasa undang-undang. Tetapi bagi salinan, walaupun mereka sepenuhnya bersamaan dengan yang asal, mereka tidak mempunyai sebarang kuasa undang-undang.
Membahagikan dokumen mengikut tempoh penyimpanan dan kaedah pemindahan
Menurut jangka hayat, dokumen dibahagikan kepada kertas tetap, sementara (tempoh simpanan hingga sepuluh tahun) dan penyimpanan jangka panjang (lebih dari sepuluh tahun).
Dan melalui kaedah penghantaran, kepada telegram, surat, faks dan mesej (elektronik).
Apapun yang anda katakan, dokumen-dokumen itu telah memasuki kehidupan kita dengan ketat. Setiap hari kita berurusan dengan semua jenis kertas. Dan tidak kira apa bidang yang kami bekerja, kami selalu menggunakan dokumen untuk menerima dan menghantar maklumat ini atau itu.
