Syarikat-syarikat Rusia, agensi kerajaan, usahawan dan entiti undang-undang lain dalam proses komunikasi antara satu sama lain kerap menggunakan dokumen rasmi. Aspek yang paling penting dalam interaksi organisasi dan individu yang betul adalah penggunaan butiran. Senarai mereka ditentukan oleh undang-undang Rusia. Keperluan dokumen - ini adalah atribut penting sumber rasmi yang diterbitkan oleh perusahaan, pihak berkuasa atau disusun oleh individu apabila menghubungi mana-mana struktur. Apakah ciri-ciri bekerja dengan mereka?
Definisi
Keperluan dokumen adalah unsur mandatori reka bentuk visual pelbagai sumber maklumat, diluluskan, sebagai peraturan, dalam bentuk keras, di atas kertas, diluluskan di peringkat negara, piawaian industri atau korporat.
Jenis-jenis dokumentasi yang tergolong dalam kategori organisasi dan pentadbiran disediakan mengikut GOST R 6.30-2003. Sumber piawai ini termasuk kriteria terpadu yang wajib digunakan semasa pertukaran dokumen dengan penyertaan perusahaan Rusia, pihak berkuasa dan institusi lain dengan status rasmi.
Pertimbangkan butiran terperinci mengenai dokumen yang ditakrifkan oleh piawaian negeri tertentu.
Butir-butir asas mengikut GOST: lambang Persekutuan Rusia
Ramai dokumen rasmi mesti termasuk lambang senjata Rusia. Simbol keadaan ini boleh diwakili dalam tiga jenis: sebagai warna-warna pada perisai herald, sebagai satu warna - dengan atau tanpa unsur yang serupa. Lapisan senjata pelbagai warna Persekutuan Rusia harus diletakkan di atas dokumen yang mengandungi peruntukan undang-undang perlembagaan persekutuan dan undang-undang persekutuan, peraturan yang dikeluarkan oleh Presiden, Kerajaan, dan Perhimpunan Persekutuan.
Lapisan senjata tunggal Persekutuan Rusia tanpa perisai heraldik harus diletakkan pada dokumen yang diterbitkan:
- Suruhanjaya Interdepartmental mengenai Rahsia Negeri;
- mahkamah persekutuan;
- pejabat pendakwa;
- Jawatankuasa Penyiasatan dan badan lain yang serupa.
Lambang Persekutuan Rusia digunakan sebagai elemen dalam surat dan dokumen lain.
Coat senjata subjek Persekutuan Rusia dan majlis perbandaran
Butiran dokumen yang diterima pakai dalam entiti konstituen Persekutuan Rusia termasuk lambang mereka sendiri di rantau ini. Kaedah-kaedah untuk penempatannya dikawal oleh tindakan normatif yang diterima pakai dalam subjek tertentu. Juga, di peringkat serantau, peraturan-peraturan untuk meletakkan lambang Persekutuan Rusia pada kertas tertentu mungkin diluluskan. Butir-butir dokumen yang dikeluarkan di peringkat wilayah perbandaran, pada gilirannya, mungkin mengandungi lambang kota dan penempatan atau perbandaran lain. Peraturan untuk penempatan atribut ini ditubuhkan oleh tindakan pengawalseliaan yang diterima pakai oleh pihak berkuasa tempatan.
Cap Dagangan
Pendaftaran butiran dokumen dalam organisasi mungkin melibatkan penggunaan lambang atau tanda dagangan. Unsur-unsur tersebut diletakkan mengikut peruntukan piagam syarikat. Selain itu, lambang itu tidak diletakkan pada dokumen pada masa yang sama dengan lambang Persekutuan Rusia, entiti konstituen Persekutuan Rusia atau perbandaran. Tanda dagangan mungkin termasuk perkataan dan imej. Warna prop yang sesuai boleh menjadi apa-apa.
Kod Pertubuhan
Selaras dengan pengeluar syarikat All-Russian, kod dokumen juga boleh menjadi kod organisasi. Maklumat ini biasanya berfungsi sebagai fungsi rujukan. Dokumen utama, dalam struktur yang terdapat kod organisasi, adalah surat.
BIN
Dalam kebanyakan kes, butiran dokumen utama organisasi memerlukan kemasukan dalam strukturnya OGRN. Dalam huruf, elemen ini ditunjukkan sebagai sebahagian daripada maklumat latar belakang organisasi. PSRN juga digunakan ketika mengeluarkan letterheads syarikat. Bagi usahawan, terdapat atribut yang sama - OGRN IP. Ia digunakan terutamanya untuk tujuan yang sama seperti unsur yang sama dalam aliran dokumen dengan penyertaan entiti undang-undang.
TIN dan PPC
Butiran ini, bersama-sama dengan PSRN, paling sering digunakan dalam dokumentasi utama, serta dalam surat yang disediakan oleh pekerja organisasi. PPC - elemen yang wujud dalam entiti undang-undang. Usahawan individu tidak menggunakan alat seperti itu.
Kod Borang Dokumen
Selaras dengan dokumentasi pengurusan pengeluar All-Russian, kod borang mesti ada dalam struktur butiran pelbagai sumber. Elemen ini digunakan terutamanya untuk mengoptimumkan kadar pemindahan fail melalui saluran elektronik.
Nama syarikat
Butir-butir mandatori dokumen tersebut termasuk elemen seperti nama organisasi. Adalah penting bahawa ia selaras dengan apa yang ditunjukkan dalam dokumen konstituen syarikat. Borang-borang tersebut mesti mengandungi nama penuh syarikat. Singkatan ini boleh diletakkan bersebelahan (bawah atau di belakangnya).
Maklumat Rujukan
Elemen seterusnya butiran dokumen - maklumat rujukan mengenai syarikat. Struktur mereka melibatkan kemasukan alamat surat, nombor telefon dan maklumat lain yang dianggap perlu oleh syarikat untuk ditempatkan. Juga, sebagai peraturan, kod organisasi, PSRN, TIN dan KPP dilekatkan.
Nama Jenis Dokumen
Dokumen mesti dikelaskan dengan betul mengikut jenis. Nama sepadan spesies itu dicatatkan dalam piagam syarikat. Ia juga mesti memenuhi kriteria yang termasuk dalam OKUD. Biasanya perkara yang dimaksudkan tetap pada borang. Untuk surat, atribut ini (nama dokumen) tidak tipikal. Ia ditulis dalam huruf besar.
Tarikh Dokumen
Atribut penting seterusnya adalah tarikh dokumen tersebut. Ia harus mencerminkan masa penciptaan sumber yang sepadan atau, contohnya, menandatangani. Tarikh itu dicap oleh orang yang mempunyai kuasa untuk menandatangani dokumen itu, atau perkhidmatan dalaman organisasi yang bertanggungjawab untuk pertukaran sumber yang berkaitan. Dalam beberapa kes, tarikh itu boleh dicap oleh pemula dokumen itu.
Nombor pendaftaran
Nombor pendaftaran (indeks) adalah syarat, yang ditetapkan untuk memudahkan klasifikasi sumber dalam daftar dalaman dan arkib organisasi, serta mengenal pasti semasa aliran kerja dengan syarikat lain. Peraturan-peraturan untuk melampirkan syarat-syarat itu ditunjukkan dalam sumber-sumber pentadbiran yang diluluskan oleh syarikat.
Juga, dalam beberapa kes, elemen yang dipersoalkan boleh ditambah dengan pautan yang merangkumi, sebenarnya, nombor pendaftaran, serta tarikh dokumen yang memerlukan respon. Iaitu, atribut ini sering digunakan dalam surat-surat yang disediakan sebagai tindak balas kepada rayuan kepada syarikat.
Tempat penyusunan
Dalam beberapa kes, tempat penyusunan dokumen boleh ditunjukkan. Sebagai contoh, jika anda menentukannya berdasarkan butiran lain adalah sukar. Tetapi jika tempat penyusunan telah ditunjukkan dalam unsur-unsur lain dokumen, maka tidak perlu memasukkan prop yang sepadan dalam struktur sumber.
Penerima
Atribut penting seterusnya adalah penerima. Ia ditunjukkan jika terdapat keperluan untuk menghantar dokumen kepada sesuatu yang khusus unit struktur Syarikat yang sepadan. Juga, penerima boleh menjadi pegawai atau warganegara dalam status individu.
Burung hantu
Penggunaan set kelulusan sumber mungkin diperlukan. Atribut ini boleh memberi dokumen itu suatu watak normatif.Sebagai contoh, pengarah syarikat boleh menggunakan setem jenis "Saya mengesahkan", yang mana peruntukan di sumber akan menjadi terikat kepada pekerja syarikat.
Resolusi
Satu lagi atribut yang menarik adalah resolusi. Ia diaktifkan sekiranya seorang pegawai, seperti pengarah syarikat, mahu membuat keputusan, mengambil merit maklumat dalam dokumen itu. Keperluan ini juga mengandungi nama lengkap, kandungan pesanan, tarikh akhir yang mesti diselesaikan, tandatangan, tarikh. Pelaksana tugasan boleh ditunjukkan.
Tajuk utama
Sesetengah dokumen menggunakan tajuk. Tujuannya adalah untuk membentangkan ringkasan maklumat yang ada dalam sumbernya. Maksudnya, ia harus kaitan dengan nama dokumen itu. Tajuk contoh: "Perintah pembentukan jawatankuasa pensijilan".
Kawalan Mark
Dalam sesetengah kes, dokumen itu memerlukan prop sebagai tanda kawalan. Elemen ini menunjukkan bahawa sumber diterima oleh struktur yang cekap di dalam syarikat dan kerja sedang berjalan di atasnya. Biasanya, atribut ini kelihatan seperti setem dengan perkataan "kawalan".
Teks dokumen
Mungkin syarat utama dokumen itu. Ia mencerminkan intipati maklumat yang dihantar melalui media kertas. Secara umum, ia disusun dalam bahasa Rusia atau salah satu yang mempunyai status rasmi dalam subjek Persekutuan Rusia. Teks ini mungkin termasuk jadual, pelbagai elemen pemformatan.
Struktur teks biasanya dibentangkan dalam dua bahagian: yang pertama mencerminkan sebab dan tujuan menghantar dokumen, yang kedua mencerminkan idea utama rayuan, permintaan, cadangan, dan sebagainya. Dalam beberapa kes, hanya dibenarkan menggunakan bahagian kedua struktur atribut yang bersamaan.
Marka Permohonan
Begitu juga dalam teks dokumen itu adalah bermasalah untuk memaparkan semua data yang diperlukan. Dalam kes ini, sumber boleh ditambah dengan aplikasi. Fakta ini harus dipaparkan pada dokumen melalui alat yang sesuai. Bagaimanakah tanda yang berkenaan dimasukkan ke dalam struktur sumber? Sebagai peraturan, mereka menulis: "Permohonan bagi apa-apa dan bilangan helaian sedemikian dan jumlah salinan sedemikian". Dalam sesetengah kes, ia mungkin perlu untuk menunjukkan nama dokumen yang mengandungi aplikasi itu.
Tandatangan
Butiran dokumen yang paling penting termasuk elemen sedemikian sebagai tandatangan. Ia diletakkan oleh seorang pegawai, dengan itu merekodkan ketepatan maklumat yang terkandung dalam sumbernya. Dan ini bukan sekadar tanda tangan - tandatangan sebagai atribut bebas harus mengandungi nama kedudukan orang yang menandatangani dokumen, serta transkrip.
Fretboard
Keperluan untuk butiran dokumen yang ditubuhkan di sesetengah organisasi memerlukan kehadiran cap tandatangan. Ia digunakan dalam kes-kes di mana perlu untuk membetulkan fakta bahawa maklumat dalam sumber itu diluluskan oleh seseorang yang kompeten atau struktur dalam syarikat itu.
Cap hendaklah termasuk perkataan "yang dipersetujui", serta maklumat tentang kedudukan orang yang meluluskan maklumat yang relevan, tandatangan dan penyahsulitannya. Ciri utama setem kelulusan adalah penggunaan dalam pengurusan dokumen yang melibatkan beberapa organisasi.
Kelulusan visa
Elemen yang cukup dekat untuk fingerboard boleh dipanggil visa kelulusan. Ciri utamanya hanya digunakan dalam organisasi. Pada masa yang sama, visa boleh dilekatkan beberapa kali kerana dokumen itu diperiksa secara berkala oleh pelbagai jabatan.
Cetak
Hampir selalu, butiran dokumen bayaran, serta jenis sumber utama lain, memerlukan organisasi untuk melekatkan meterai. Di Rusia, ia biasanya dakwat. Struktur akhbar biasanya mengandungi maklumat mengenai nama syarikat, PSRN, TIN dan butiran lain.
Kertas kerja: nuansa
Kami telah menentukan bahawa butiran dokumen adalah kriteria yang paling penting untuk mengatur prosedur yang betul untuk interaksi syarikat dengan rakan kongsi, agensi kerajaan, dan juga untuk komunikasi dalaman. Apakah ciri-ciri khas pelaksanaan praktikal aliran kerja di firma Rusia dapat diperhatikan?
Perlu diingat bahawa meletakkan semua butiran yang diperlukan oleh GOST adalah kejadian yang jarang berlaku. Setiap dokumen memerlukan penggunaan elemen yang sesuai. Sebagai contoh, mengenai surat rasmi, mereka sering menggunakan butir-butir seperti Persekutuan Rusia, subjek syarikat Persekutuan, bandar atau syarikat, kod syarikat, PSRN, TIN, KPP, serta nama organisasi.
Nama jenis dokumen dalam huruf biasanya tidak dimasukkan. Sementara, sebagai contoh, jenis sumber seperti perintah, akta, memorandum atau keputusan mesti mengandungi dalam struktur unsur yang sama. Dalam surat, adalah perlu untuk menyatakan nama penuh syarikat yang mana dokumen itu dihantar, dan jika terdapat nama ringkas yang disediakan oleh sumber-sumber rasmi, ia juga harus ditunjukkan (tulis dalam kurung selepas nama penuh).
Terdapat beberapa kaedah yang betul untuk mengurangkan nama organisasi: dengan huruf pertama (iaitu, singkatan seperti institut penyelidikan diperoleh), oleh suku kata awal (contohnya, Uralmash boleh diperolehi), atau dengan kaedah lain yang diluluskan dalam dokumen rasmi syarikat penerima.
Butiran penting lain dari dokumen adalah alamat surat, serta nombor telefon dan faks. Juga dalam surat rasmi biasanya ditunjukkan butiran bank organisasi. Satu lagi elemen penting dalam dokumen yang berkaitan ialah tarikh, yang mencerminkan masa penandatanganannya. Kemudian kertas rasmi ditandatangani, setem syarikat diletakkan di atasnya.
