Bagi setiap organisasi, ada maklumat tertentu yang dipanggil "butiran", tanpa itu ia tidak dapat melakukan sebarang operasi. Mereka mesti terkandung dalam mana-mana surat, kontrak, pesanan pembayaran dan dokumen lain untuk mengenal pasti kesahannya. Sekiranya terdapat perubahan dalam data tersebut, syarikat itu mesti menghantar surat niaga yang bersangkutan mengenai perubahan butiran.
Maklumat Mandatori
Butiran - ini adalah data yang diterima oleh setiap syarikat apabila ia didaftarkan. Mereka dinyatakan dalam Dokumen konstituen dan merupakan prasyarat untuk pelbagai jenis operasi. Maklumat rujukan sedemikian hendaklah mengandungi semua dokumen yang dikumpulkan oleh organisasi ini. Dalam hal sebarang pelarasan, dia harus segera menghantar rakannya surat mengenai perubahan butiran.
Selepas pendaftaran, setiap perusahaan ditugaskan:
- nombor pengenalan cukai (TIN);
- alamat berdaftar;
- Nombor Pendaftaran Negara Utama (OGRN);
- alamat fizikal (lokasi tertentu);
- alamat surat (tempat surat-menyurat harus diterima);
Di samping itu, ia menerima kod khas dari Perkhidmatan Statistik Negeri: OKVED, OKATO dan OKPO. Juga, mana-mana syarikat yang ada butiran bank:
- kod sebab untuk mendaftarkannya (KPP);
- data di bank yang dibenarkan di mana ia menjalankan semua urus niaga penyelesaian;
- kod pengenalan bank pembayar (BIC);
- penyelesaian dan akaun koresponden.
Jika sekurang-kurangnya satu daripada data ini berubah, syarikat mesti segera memaklumkan kepada penghutang dan rakan niaga. Kelewatan boleh membawa kepada akibat yang serius. Syarikat itu mesti menghantar surat mengenai perubahan butiran.
Kaedah untuk menyusun dokumen
In korespondensi perniagaan tidak ada perkara kecil. Terutamanya jika ia melibatkan perkara-perkara penting seperti butiran. Dalam kehidupan, situasi yang berbeza boleh berlaku: perubahan kepimpinan, bank yang diberi kuasa, atau salah satu alamat yang tersedia. Syarikat bertanggungjawab untuk memaklumkan kepada mereka yang secara langsung bekerjasama mengenai mana-mana kes ini. Ini juga disebut dalam Kod Awam Rusia. Surat mengenai perubahan butiran mesti mempunyai gaya seragam tertentu. Dokumen sedemikian, sebagai peraturan, adalah pernyataan dalam urutan tertentu maklumat berikut:
- Nama organisasi yang diarahkan.
- Nama penuh kepala.
- Butiran baru dan lama.
- Alasan yang mendorong syarikat membuat perubahan sedemikian.
- Maklumat tambahan.
- Tarikh pengumpulan dokumen ini.
- Tandatangan ketua syarikat.
Maklumat boleh dihantar melalui pos dengan notis wajib. Ini mesti dilakukan terlebih dahulu supaya data semasa penghantaran tidak ketinggalan zaman. Dalam sesetengah kes, adalah disyorkan bahawa anda menggunakan e-mel e-mel atau maklumat faks.
Tukar alamat
Sesetengah organisasi tidak mempunyai premis masing-masing dan terpaksa menyewa mereka dengan membuat perjanjian yang berkaitan. Tetapi kadang-kadang ada keperluan untuk menukar lokasi. Dalam kes ini, pelanggan yang tidak dikenali mungkin dalam keadaan yang sukar. Untuk mengelakkan ini berlaku, anda perlu menulis surat tentang mengubah butiran organisasi dan menghantarnya kepada semua rakan kongsi yang sedia ada.
Ini terutamanya berkaitan kontraktor dan pemiutang, kerana syarikat itu mempunyai hubungan kontrak tertentu dengan mereka.Surat seperti itu biasanya dibuat di atas kepala surat. Dalam kes yang teruk, anda boleh menggunakan satu helaian format A4 dengan meletakkan setem sudut di atasnya di sebelah kiri atas. Pertama, topi yang dipanggil dibuat. Ia terletak di sudut kanan atas dan mewakili maklumat mengenai siapa mesej ini dihantar kepada. Seterusnya adalah nama dokumen ("Surat Maklumat" atau "Pada perubahan butiran"). Selepas itu, maklumat yang diperlukan diletakkan di dalam teks utama. Dokumen itu berakhir dengan tandatangan kepala dan disahkan oleh meterai bulat.
Perubahan butiran pembayaran
Sekiranya syarikat mengubah banknya atau sekurang-kurangnya salah satu akaunnya yang sedia ada, ia juga harus memaklumkan kepada semua pihak yang berminat terhadap tindakan tersebut. Dalam kes ini, surat mengenai perubahan butiran bank dibuat dalam bentuk notis. Ia boleh dialamatkan kepada rakan niaga individu atau boleh menjadi dokumen tunggal, yang akan dipanggil "Pemberitahuan perubahan dalam butiran bank".
Peraturan reka bentuk tetap sama. Benar, lebih baik menyusun teks dalam urutan ini:
- Sebab untuk membuat perubahan yang menunjukkan nombor, tarikh dan nama dokumen berdasarkan yang mana ia dilakukan.
- Tarikh spesifik dari mana perubahan akan dibuat.
- Maklumat mengenai butiran baru.
- Ketahui lebih lanjut mengenai langkah seterusnya. Harus dicatat di sini sama ada semua perjanjian yang dibuat sebelum ini masih sah.
Maklumat sedemikian mesti dilaporkan beberapa hari sebelum ia berlaku. Sila ambil perhatian bahawa penghantaran surat tersebut akan mengambil sedikit masa. Di samping itu, rakan kongsi juga perlu membuat perubahan yang sesuai.
