Syarat penyimpanan pesanan kepada kakitangan. Kaedah-kaedah perakaunan dan penyimpanan dokumen kakitangan

Adalah penting bagi setiap majikan untuk tahu apa tempoh penyimpanan pesanan untuk kakitangan berlaku. Lagipun, keselamatan dokumentasi adalah tanggungjawab yang diandaikan oleh setiap syarikat. Ia bukan sahaja harus mengumpul maklumat mengenai kakitangan pekerja, tetapi juga memastikan simpanannya. Dan tanpa gagal. Hanya tidak semua orang tahu apa yang dimaksudkan dokumentasi ini. Dan lebih-lebih lagi, ramai yang tidak memahami prinsip-prinsip penyimpanan dan rakaman pesanan untuk kakitangan. Semua butiran mengenai isu-isu ini dibentangkan di bawah. Mereka akan membantu untuk memahami berapa banyak dan betapa tepatnya maklumat tentang pekerja disimpan, serta dokumen lain yang boleh dikaitkan dengan dokumentasi kakitangan.

Apa ini?

Langkah pertama ialah memikirkan apa yang dipertaruhkan. Apakah pesanan? dari segi personil? Lagipun, sebelum anda mula menyimpan sesuatu, anda perlu memahami sepenuhnya apa dokumentasi yang anda perlu bekerjasama.

Perintah Personel - Kertas Peraturan hubungan buruh antara pekerja dan majikan. Dokumentasi ini adalah semua yang mungkin menunjukkan fail dan maklumat yang berkaitan dengan aktiviti tersebut. Semua pesanan dibahagikan kepada beberapa kategori:

• Dokumen penyimpanan jangka panjang.
• Surat jangka pendek.
• Perintah sementara.

Oleh itu, setiap kategori mempunyai ciri-ciri sendiri. Oleh itu, sebelum anda mula mengkaji teori penyimpanan dan dokumentasi perakaunan untuk kakitangan di dalam syarikat, anda perlu memahami apa jenis ini atau kertas itu. Hanya selepas itu, mungkin, tanpa melanggar peraturan yang ditetapkan, untuk menjalankan proses yang dikaji. Apakah tempoh pengekalan untuk pesanan kakitangan? Apa yang perlu diketahui setiap majikan mengenai masa ini?

Dokumen jangka panjang

Kini sudah tiba masanya untuk mempertimbangkan setiap jenis dokumen terdahulu. Telah dikatakan bahawa ini akan membantu untuk memahami sepenuhnya berapa banyak untuk menyimpan dokumentasi. Tetapi perakaunan untuk semua jenis sekuriti adalah sama. Oleh itu, soalan itu biasanya mudah. Masa penyimpanan dokumen kakitangan secara langsung bergantung kepada jenis kertas. Yang pertama adalah pesanan simpanan jangka panjang. Ia tidak sukar untuk meneka bahawa mereka akan diambil kira oleh majikan dan disimpan untuk masa yang lama. Berapa betul? Lebih lanjut mengenai ini nanti.

Apa yang boleh dikaitkan dengan dokumentasi ini? Ini adalah dokumen yang menggambarkan hubungan pekerjaan antara majikan dan orang bawahan, dan juga menunjukkan faktor kerja yang signifikan. Apa yang boleh dikaitkan dengan mereka? Ini adalah:

1. Kontrak pekerjaan dengan perintah kerja.
2. Dokumen Terjemahan.
3. Perintah mengenai penubuhan gaji tertentu dalam kedudukan tertentu.
4. Sijil mengesahkan anugerah atau bonus pekerja.
5. Kertas kerja mengenai perjalanan perniagaan (panjang, asing).
6. Fail peribadi.
7. Borang permohonan diisi semasa penggajian.
8. Perintah pemecatan.

Tidak oleh kakitangan

Kini jelas bahawa dokumen-dokumen itu adalah jangka panjang. Satu-satunya perkara ialah perintah untuk mengambil pekerja adalah kertas, yang merujuk kepada kakitangan. Tetapi terdapat sedikit pengecualian kepada peraturan. Perlu diingat.

Apa yang kamu cakapkan? Bukan semua perintah pekerjaan, bersama-sama dengan kontrak pekerjaan, adalah pesanan kepada kakitangan. Kertas kerja yang serupa mempunyai pengecualian. Terdapat perintah yang dipanggil untuk aktiviti utama. Ini termasuk yang berikut:

• Kontrak pekerjaan dengan perintah yang sesuai.
• Perubahan dalam perjanjian buruh (untuk pindah ke jawatan lain, contohnya).
• Dokumen mengenai pemecatan bingkai tersebut.

Harus diingat bahawa untuk aktiviti utama sekuriti ini akan dianggap hanya berkaitan dengan individu. Biasanya, ini adalah eksekutif syarikat, serta akauntan, ketua, timbalan. Kakitangan ini sering ditetapkan dalam piagam syarikat. Peraturan ini harus diingat jika majikan ingin mengetahui apakah syarat untuk menyimpan pesanan pada personel. Tidak semua dokumen jatuh ke dalam kategori ini.

Simpanan jangka pendek

Seterusnya, anda perlu memahami apa yang boleh dikaitkan dengan kertas simpanan jangka pendek. Sudah tentu, beberapa jenis perakaunan pesanan kepada anggota dalam keadaan ini akan dibuat. Tetapi selepas masa yang singkat dokumen tersebut akan dimusnahkan. Apa yang boleh dikaitkan dengan kategori ini? Dokumen penyimpanan jangka pendek dipanggil pesanan, yang dengan segera mengawal prestasi oleh pekerja dari suatu aktiviti buruh tertentu. Iaitu, ini bukan dokumen yang serius seperti kertas kerja pemecatan atau kontrak pekerjaan. Lebih khusus lagi, kita boleh membezakan:

1. Pesanan percutian.
2. Arah dalam perjalanan singkat.
3. Dokumen yang menunjukkan pelbagai tindakan disiplin.
4. Pesanan untuk menghantar kakitangan ke latihan atau kursus pendidikan berterusan.

Tetapi itu bukan semuanya. Peraturan simpanan untuk dokumen yang dikaji mempunyai banyak ciri dan nuansa. Di samping pilihan yang sudah dipertimbangkan, seseorang boleh membezakan storan sementara dan kekal. Kes ini tidak terlalu biasa.

Sementara dan selama-lamanya

Dokumen sementara adalah sebarang arahan dan arahan yang tidak memainkan peranan penting untuk kerja. Biasanya mereka penting pada satu titik tertentu. Dan setelah mereka tidak lagi diperlukan, mereka dimusnahkan. Terdapat juga pesanan penyimpanan kekal. Selalunya, hanya fail peribadi pengurus dan pegawai lain yang ditetapkan dalam piagam perbadanan itu boleh dibezakan daripada kertas kerja kakitangan. Perakaunan dan penyimpanan dokumentasi tersebut dijalankan secara berterusan. Dan ia dimusnahkan hanya selepas penutupan syarikat itu.

Lama masa

Apakah tempoh pengekalan untuk pesanan kakitangan? Telah dikatakan bahawa banyak bergantung kepada jenis sekuriti yang dimaksudkan. Terdapat dokumentasi untuk penyimpanan jangka panjang. Ia harus sistematis dan diambil kira mengikut peraturan yang ditetapkan. Dan dokumen sedemikian disimpan untuk masa yang lama.

Memandangkan hanya beberapa syarikat yang dapat bekerja untuk masa yang lama selepas pembukaan, kita boleh mengatakan bahawa kertas simpanan jangka panjang tidak boleh dimusnahkan secara berterusan. Mengapa? Faktanya ialah pesanan kakitangan kategori ini disimpan selama 75 tahun. Dan hanya selepas tempoh ini anda boleh melakukan kemusnahan. Hanya sesetengah syarikat berjaya bekerja lebih daripada tempoh yang ditetapkan.

Adakah ia pendek?

Dan apakah tempoh simpanan bagi dokumen kakitangan yang dikelaskan sebagai jangka pendek? Dokumentasi sedemikian mungkin masih melalui fasa pemusnahan tanpa menutup atau membubarkan organisasi. Dokumen jangka pendek biasanya disimpan selama 5 tahun. Dalam beberapa kes (jika ditetapkan dalam piagam) - 10. Tetapi tidak lebih.

Mengenai perakaunan dan penyimpanan

Berapa banyak pesanan kakitangan disimpan? Jawab soalan ini tidak sukar. Sekarang anda boleh memberi perhatian kepada peraturan perakaunan untuk dokumen-dokumen ini. Ini juga adalah satu perkara penting yang perlu diketahui setiap majikan. Lagipun, jika terdapat apa-apa kertas yang disimpan untuk tempoh masa tertentu, anda mesti menyimpan rekod ini, jika tidak, anda boleh kehilangan pesanan penting.

Sekarang terdapat beberapa jenis storan dokumen. Di mana-mana syarikat, mereka mesti dilaksanakan. Sekarang syarikat mesti membuat senarai khas perakaunan bagi sekuriti mereka pada kakitangan dalam kedua-dua kertas dan bentuk elektronik.By the way, kedua boleh diabaikan. Tetapi bentuk pembentangan kertas yang diterima umum adalah satu kemestian. Tetapi bagaimana untuk menjalankan perakaunan? Prinsip untuk versi elektronik dan bahan adalah sama. Lebih lanjut mengenai mereka.

Prinsip perakaunan asas

Jadi, perakaunan bagi pesanan kakitangan adalah perkara yang bertanggungjawab dan dikawal selia oleh piawaian yang diterima umum. Semua dokumen kakitangan dikehendaki didaftarkan. Jika ini tidak dilakukan, anda tidak boleh menyimpan kertas ini atau itu. Tiada pendaftaran - tiada dokumen. Apa yang dimaksudkan dengan proses ini?

Pendaftaran pesanan kakitangan adalah pemindahan butir-butir yang ditulis pada dokumen ke dalam bentuk dokumentasi khusus dengan penyerahan nombor seterusnya dan tarikh kelulusan kertas seperti yang direkodkan. Iaitu, dengan tafsiran kertas, dan dengan elektronik, adalah perlu untuk menetapkan penetapan digital untuk setiap pesanan. Dan tuliskannya dalam satu bentuk atau yang lain. Ini adalah item yang diperlukan.

Data dicatatkan dalam daftar pesanan bagi kakitangan. Juga, kemasukan berlaku dalam pangkalan data dan arkib elektronik. Ini adalah satu-satunya cara untuk merekod dan menyimpan dokumen sepenuhnya. Syarikat-syarikat menyediakan pilihan percuma untuk menyimpan dokumentasi. Piagam itu harus mengandungi peraturan yang mengikutinya semua pesanan (atau yang spesifik) disimpan di dalam kertas dan versi elektronik. Perlu diingat bahawa perenggan pertama biasanya wajib. Ia adalah dokumen penting yang dapat mengesahkan pesanan tertentu.

Jurnal Pesanan

Amalan rakaman dan penyimpanan yang paling biasa ialah buku pesanan syarikat yang dikeluarkan oleh kakitangan. Dokumen ini adalah buku nota kecil. Ia mengandungi bilangan pesanan, serta data utamanya (butiran). Sebagai contoh, nama dan tarikh kelulusan. Jurnal pesanan merekod kertas simpanan tetap, jangka panjang dan jangka pendek. Tetapi jika kita bercakap tentang dokumentasi sementara, maka ia tidak boleh dimasukkan dalam buku nota seperti itu. Kecuali syarikat menyediakan piagam untuk jurnal berasingan, dimaksudkan secara eksklusif untuk pesanan sementara. Ia dipenuhi hingga akhir. Sebaik sahaja helaian kosong berakhir, anda mesti memasukkan dokumen perakaunan yang baru dalam operasi. Yang lama difailkan dan dihantar untuk penyimpanan. Dengan cara ini, ini adalah kertas perakaunan berterusan.

Arkib

Tidak kira apa yang dipesan oleh kakitangan yang dibicarakan, setiap syarikat menyediakan penyimpanan dokumen arkib. Ini adalah bentuk perakaunan kertas yang paling biasa. Dan semuanya. Tidak semestinya dalam personel. Semua data dihantar ke arkib selepas mereka tidak lagi diperlukan. Atau apa yang telah dilakukan. Contohnya fail peribadi pekerja. Sebaik sahaja ditandatangani perintah pemecatan serta kes ditutup, ia mesti dihantar ke arkib untuk penyimpanan untuk tempoh tertentu. Terdapat beberapa jenis pengisihan data, tetapi lebih banyak pada kemudiannya.

Untuk bermula, perlu diingat bahawa arkib boleh dibentangkan dalam bentuk kertas (diperlukan), serta elektronik. Tanpa mengira perkara ini, syarikat memilih prinsip mengatur maklumat yang disimpan. Data arkib mempunyai inventori. Ia menyediakan senarai ringkas semua dokumentasi yang disimpan. Penyimpanan dokumen arkib adalah bentuk rakaman data yang paling mudah. Ia digunakan dalam kertas dan dalam bentuk elektronik. Harus diingat bahawa dokumen sementara tidak diarkibkan. Mereka dilampirkan ke sekuriti utama, dan kemudian dimusnahkan. Adalah disyorkan untuk menghantar semua pesanan penyimpanan sementara ke tempat yang berasingan dan tidak menggabungkannya dengan jangka panjang atau jangka pendek.

Tips Sistematisasi

Tempoh pengekalan dokumen kakitangan dapat difahami. Biasanya ia berusia 5 dan 75 tahun. Tetapi itu bukan semuanya. Perhatian khusus diperlukan untuk arkib.Setelah mendaftarkan pesanan itu, serta meletakkannya di dalam arkib, ia perlu entah bagaimana sistematis semua data yang ada. Untuk tujuan ini, syarikat menggunakan beberapa prinsip:

• Penyimpanan dokumentasi dalam folder berasingan dengan pembahagian kepada dokumen jangka pendek dan jangka panjang. Adalah disyorkan agar anda tidak menyusun semua kertas bersama.
• Sistematisasi mengikut tahun, bulan dan tarikh. Setiap folder dengan dokumen adalah pesanan tempoh masa tertentu. Di dalam, semua kertas dibentangkan dengan mengambil kira pendaftaran mereka dalam jurnal perakaunan (untuk bulan dan hari). Oleh itu, tugas mencari dokumen tertentu difasilitasi.
• Menggunakan lokasi dengan nombor pesanan dengan mengambil kira abjad abjad. Sudah berada di dalam setiap folder, disarankan untuk sistematiskan dengan nombor pesanan, serta huruf besar.

Akhir perakaunan

Apa yang perlu dilakukan selepas habis penyimpanan dokumen di dalam arkib? Perkhidmatan khas di syarikat itu menyemak kertas kerja. Kemudian dia sistematiskan mereka dan memberikan pesanan tertentu untuk kemusnahan. Lazimnya, dokumen sama ada dibakar atau dilepaskan oleh mesin pencincang. Walau bagaimanapun, pesanan tidak boleh dibuang sahaja. Ia adalah tepat untuk memusnahkan mereka. Untuk memberikan dokumen kepada satu atau jenis lain, satu komisen khas terlibat. Dia menghargai kepentingan pesanan, memberikan mereka kehidupan rak. Dan kemudian sahaja mereka ditempatkan dalam arkib dalam satu bentuk atau yang lain.