Fail peribadi pekerja: reka bentuk sampel

Kakitangan jabatan kakitangan mesti mempunyai maklumat yang tepat, lengkap dan objektif mengenai semua pekerja perusahaan yang berada dalam kakitangannya. Dokumentasi rekod individu, yang mengandungi maklumat mengenai aktiviti profesional setiap pekerja, dikumpulkan dalam satu jenis dokumen. Seterusnya, kami mempertimbangkan bagaimana pembentukan fail peribadi pekerja di perusahaan dijalankan.

Maklumat am

Dokumen untuk pekerja diperlukan untuk sistematisasi maklumat yang tersedia, meringkaskannya di satu tempat. Fail peribadi pekerja, contohnya yang akan dibentangkan di bawah, adalah satu set kertas kerja yang berkaitan dengan:

• Pekerjaan.
• Proses promosi.
• Mematuhi peraturan disiplin buruh.
• Penamatan hubungan dengan majikan dan lain-lain.

Kategori utama pekerja

Perlu diingatkan bahawa pengurusan fail peribadi pekerja tidak wajib untuk semua pekerja. Contohnya ialah Undang-Undang Persekutuan No. 79. Ia menyediakan pendaftaran wajib bagi fail peribadi pekerja yang berada dalam perkhidmatan awam. Bagi pekerja lain, prosedur untuk menyusun dokumen boleh ditentukan oleh tindakan pengawalseliaan setempat. Fail peribadi boleh disimpan oleh pekerja berikut:

1. Pengurus (ketua perusahaan, timbalan, pembantu).
2. Ketua bahagian struktur dan timbalannya.
3. Pakar utama (utama).
4. Pekerja yang bertanggungjawab.
5. Pekerja yang dimasukkan ke dalam rizab kakitangan untuk memindahkan ke kedudukan yang sangat penting.
6. Pakar yang menyediakan aktiviti peralatan pengurusan perusahaan.

Manfaat menyusun dokumen

Perlu diingatkan bahawa fail peribadi seseorang pekerja adalah sumber data yang sangat mudah mengenai setiap pekerja. Dalam satu folder, semua salinan kertas peribadi pekerja, pesanan yang diambil berhubung dengannya, dan sebagainya dikumpulkan. Ini membolehkan anda membuat yang paling lengkap ciri untuk pekerja, untuk mengambil perhatian meritnya atau sebaliknya, apa-apa pelanggaran dan pelanggaran yang dilakukan olehnya semasa aktiviti profesionalnya di perusahaan itu.

Tindakan dalaman perusahaan: fail peribadi pekerja

Dokumen dikumpulkan dan disusun oleh pelbagai pekerja mengikut budi bicara pengurusan. Jika folder dengan kertas peribadi sepatutnya untuk semua pekerja, maka adalah wajar untuk membuat tindakan tempatan yang sesuai. Di samping itu, seksyen harus dimasukkan menyediakan keperluan untuk membuka fail peribadi pekerja untuk setiap pekerja sepenuh masa, termasuk kakitangan teknikal. Di sesetengah perusahaan, para pengurus lebih suka membangunkan satu perbuatan berasingan yang membetulkan semua spesifikasi penyusunan dokumen.

Nuansa utama

Tanpa mengira bentuk peraturan untuk menyusun dossier untuk pekerja, ketika bekerja dengan mereka, Anda harus menentukan:

1. Kategori pekerja di mana fail peribadi difailkan. Adakah ia semua pekerja atau hanya kumpulan berasingan mereka. Sebagai contoh, ia hanya boleh menjadi pengurus semua jabatan pengurusan.
2. Cara di mana fail peribadi pekerja dikumpulkan. Sampel itu harus memasukkan semua bahagian dan lajur yang diperlukan di mana maklumat mengenai pakar dimasukkan.
3. Komposisi kertas yang dikumpulkan dalam dokumen itu. Pada masa yang sama, ia menunjukkan dokumen mana yang difailkan dalam bentuk salinan dan yang asalnya.
4. Perintah di mana penyebut dikumpulkan.
5. Kaedah untuk membiasakan pekerja dengan kertas pada dirinya.
6. Prosedur untuk menyimpan fail peribadi pekerja.

Adakah dokumen diperlukan untuk kerja sambilan?

Ini bergantung kepada sama ada pekerja menduduki kedudukan di mana file peribadi pekerja diperlukan. Pada masa yang sama, dokumen baru biasanya bermula untuk pemasa bahagian luaran, dan untuk folder dalaman, dokumen yang sama diajukan ke folder sedia ada. Sekiranya perusahaan menyediakan urusan wajib urusan peribadi dalam enakmen peraturan, maka mereka juga akan ditempatkan pada pekerjaan paruh waktu, sesuai dengan prosedur yang ditetapkan.

Untuk pekerja sambilan, dokumen yang dikumpulkan mengikut peraturan umum yang ditakrifkan di setiap perusahaan tertentu. Menurut Art. 283 dari Kod Buruh, seorang warganegara, ketika melantiknya ke pos secara serentak, memberikan paspor atau dokumen lain yang mengesahkan identitasnya. Sekiranya kedudukan itu memerlukan pengetahuan khusus, majikan mempunyai hak untuk meminta pakar masa depan mengemukakan diploma atau dokumen lain mengenai pendidikan atau latihan (atau salinannya, disahkan dengan sewajarnya). Apabila memohon sesuatu perusahaan dengan keadaan kerja yang sukar atau berbahaya (berbahaya), majikan mungkin memerlukan perakuan sifat dan keadaan aktiviti di tempat utama pekerja. Salinan dokumen yang dikemukakan mestilah difailkan ke fail peribadi.

Penyusunan awal

Penciptaan fail peribadi dilakukan untuk mengelompokkan maklumat yang tercatat secara teratur mengenai pekerja secara langsung dalam proses memperbaiki hubungan buruh dengan mereka. Penyusunan, sebagai peraturan, dilakukan dalam folder berasingan untuk setiap pekerja. Bentuk urusan urus diri ini dianggap cara paling mudah untuk menyusun maklumat. Pada masa yang sama, harus diingat bahawa ia dilarang menerima, memproses dan melampirkan maklumat palsu yang menunjukkan kepercayaan politik, agama dan kepercayaan lain, kehidupan persendirian, keanggotaan dalam organisasi awam, termasuk kesatuan sekerja.

Keperluan asas

Dalam amalan, apabila menyusun fail peribadi, dokumen diletakkan dalam folder. Pada penutupnya dilekatkan nombor siri yang diberikan kepada dokumen itu. Di bawahnya, fail peribadi pekerja didaftarkan dalam jurnal (buku) perakaunan yang sepadan. Keperluan ini terkandung dalam Seni. 695, perenggan b Senarai kertas model arkib diwujudkan dalam proses berfungsi badan-badan negara, pihak berkuasa tempatan dengan petunjuk tempoh penyimpanan. Selepas pekerja meninggalkan perusahaan, dokumennya dikeluarkan dari folder. Kemudian fail peribadi dijalankan untuk dipindahkan ke arkib dan didepositkan.

Maklumat jurnal perakaunan (buku)

Dokumen ini mungkin mengandungi data berikut:

1. Nombor Dossier.
2. Nama penuh pakar.
3. Bilangan dos awal.
4. Tarikh pemindahan kertas ke arkib.
5. Maklumat lain yang disediakan dasar domestik perusahaan.

Pelaksanaan awal melibatkan kumpulan kertas kerja yang memberi kesaksian kepada pekerjaan seorang warganegara, dan kemudian semua informasi yang berkaitan dengan kegiatan profesional seorang pekerja dalam organisasi.

Senarai Data Induk

Dalam undang-undang, senarai dokumen yang perlu dimasukkan dalam fail peribadi tidak ditakrifkan. Bagi penjawat awam, dokumen ini mengandungi data peribadi dan data lain mengenai kemasukan ke perkhidmatan, lulus dan pemecatan. Maklumat peribadi juga termasuk maklumat yang diperlukan untuk memastikan aktiviti agensi negara. Dokumen ini juga mengandungi:

1. Senarai kertas dalaman.
2. Lembaran pendaftaran peribadi atau borang permohonan.
3. Autobiografi.
4. Salinan:

• dokumen identiti;
• sijil insurans;
• TIN (jika disediakan oleh pekerja);
• Sijil pendaftaran ketenteraan untuk askar dan rakyat yang tertakluk kepada draf;
• sekuriti yang mengesahkan hak pakar untuk potongan cukai, yang diperuntukkan dalam seni. 218 Kod Cukai;
• sijil menubuhkan tahap sekatan ke atas ketidakupayaan, ketidakupayaan (apabila disediakan oleh pakar);
• pesanan (pesanan) semasa kemasukan ke negeri ini;
• huraian kerja;
• suatu perjanjian mengenai penerimaan liabiliti (jika kedudukan memperuntukkannya);
• kontrak buruh (jika asal disimpan dalam folder berasingan).

5. Kertas mengenai akses kepada maklumat yang merupakan rahsia yang dilindungi oleh undang-undang (jika pelaksanaan tugas pakar melibatkan penggunaan maklumat tersebut).

6. Hasil pemeriksaan awal (pemeriksaan), yang dijalankan untuk menubuhkan kesesuaian profesional (dalam kes yang diperuntukkan oleh undang-undang).

Kertas tambahan

Semasa menjalankan kerja pakar, berikut mungkin difailkan ke fail peribadinya:

1. Salinan perjanjian kepada kontrak utama (atau salinannya).
2. Pemberitahuan perubahan dalam keadaan kontrak buruh di inisiatif majikan.
3. Salinan:

• laporan dan nota penerangan, pernyataan dan petisyen pekerja mengenai pelbagai isu;
• perintah (perintah) ke atas pemindahan pekerja ke aktiviti lain (kedudukan), mengenai pengalihan sekatan tatatertib, insentif, penamatan aktiviti di perusahaan;
• buku buruh.

4. Keputusan pemeriksaan perubatan berkala (mandatori).

5. Bahan pensijilan (jika posisi memerlukan langkah-langkah ini).

6. Dokumen lain yang berkaitan dengan aktiviti pakar dalam perusahaan.

Foto pakar

Dia juga hadir dalam fail peribadi. Biasanya, gambar 4x6 digunakan. Di belakangnya ditulis nama penuh pekerja. Adalah dinasihatkan untuk menukar gambar sekurang-kurangnya sekali setiap 5 tahun atau apabila usia tertentu dicapai. Isu ini dikawal menurut budi bicara pihak berkuasa.

Tukar Butiran

Pekerja pekerja yang bertanggungjawab untuk penyediaan dan menjalankan perniagaan harus memantau status mereka dan maklumat terkini yang tepat. Tidak perlu meminda soal selidik atau lembaran pendaftaran, serta memerlukan pakar untuk mengisi kertas itu lagi. Semua pelarasan dilakukan dengan membuat tindakan individu. Mereka dipanggil tambahan kepada seksyen tertentu (tambahan kepada soal selidik, contohnya). Sebagai peraturan, mereka dibentangkan dalam bentuk jadual. Pembangunan borang yang sesuai adalah berdasarkan budi bicara majikan.