Kerja organisasi, sebagai peraturan, dikaitkan dengan sejumlah besar dokumen. Ini adalah surat menyurat dan jawapan yang dihantar kepadanya, pelbagai pesanan dan pernyataan pekerja, arahan teknikal dan laporan perakaunan. Kesemua mereka memerlukan perakaunan dan pengoptimuman yang tepat pada masanya. Salah satu pilihan untuk menyelesaikan isu ini ialah inventori dokumen.
Selaras dengan undang-undang
Pakar yang terlibat dalam kerja-kerja pejabat di perusahaan tahu terbaik apa inventori dokumen. Pada tahun ini, sejumlah besar kertas melaluinya. Kesemua mereka adalah penting, dan setiap individu memainkan peranan istimewa dalam menyelesaikan masalah ini atau itu. Ia adalah mustahil untuk membuang beg seperti itu, kerana setiap kertas ini mempunyai tempoh penyimpanan tertentu di mana ia sah dan mungkin berguna. Dokumen tersebut biasanya disimpan di dalam arkib, di mana ia adalah sepanjang masa.
Pada bila-bila masa, mereka boleh diambil dari sana dan digunakan seperti yang diharapkan. Dalam Undang-undang Persekutuan "Pada Arsip Hal Ehwal" Oktober 2004, senarai semua yang mungkin jenis dokumen dan masing-masing mempunyai tarikh akhir yang spesifik yang harus mereka ada bersama pemiliknya. Tetapi bagaimana untuk mengambil kira jumlah besar kertas yang diterima untuk penyimpanan? Untuk ini terdapat inventori dokumen. Ia disusun oleh pekerja yang bertanggungjawab untuk mengarkibkan, dan merupakan tambahan wajib bagi setiap folder atau kes yang dikemukakan untuk simpanan jangka panjang.
Menghantar kertas penting
Setiausaha di perusahaan juga sering membuat inventori dokumen. Ini tidak bermakna pendaftaran surat-menyurat masuk atau keluar. Untuk ini, setiap setiausaha mempunyai jurnal khas. Di sana, saat penerimaan atau pengiriman surat itu direkodkan dengan tepat, menunjukkan tanggal, alamat dan pegawai eksekutif. Inventori mungkin dalam sesetengah kes berada di dalam surat tersebut.
Sebagai contoh, organisasi menghantar pakej dokumen ke alamat. Mereka tidak boleh dimasukkan ke dalam sampul dan dibuang ke dalam kotak dengan melekatkan setem. Di manakah jaminan bahawa kertas kerja akan mencapai sepenuhnya? Sudah tentu, jika ini risalah atau risalah ringkas, maka jangan risau. Pada bila-bila masa mereka boleh dihantar semula. Tetapi kadang-kadang anda perlu menghantar dokumen yang serius pada permintaan rasmi. Dalam kes ini, sebagai tambahan kepada sekuriti utama, surat lamaran dan inventori hendaklah disertakan dalam pakej, yang akan menjadi senarai dokumentasi yang dihantar ke alamat ini.
Pemindahan Dokumen
Pekerja yang terlibat dalam kontrak mengetahui dengan baik apa inventori dokumen. Anda boleh membuat sampel sendiri dengan mudah.
Perkara utama adalah bahawa kertas ini mengandungi semua maklumat yang diperlukan:
- Nama pengirim ditulis di sudut kiri atas, atau setem syarikat diletakkan.
- Di sebelah kanan adalah data alamat (nama syarikat dan nama penuh kepunyaannya).
- Di bawah pusat ialah nama. Sebagai contoh, ia akan menjadi "Senarai dokumen yang akan dihantar kepada kontrak", nombor dan tarikh yang mesti dinyatakan.
- Selanjutnya, jadual dikumpulkan secara rawak, di mana sekurang-kurangnya terdapat empat lajur (nombor teratur, nama dokumen, nombor dan tarikh, bilangan salinan, nombor helaian).
- Selepas itu, rekod akhir dibuat mengenai berapa banyak dokumen yang dipindahkan mengikut inventori ini. Anda juga perlu mengira jumlah lembaran lampiran.
- Di bahagian paling bawah halaman, nota dibuat mengenai siapa yang memindahkan dan menerima kertas-kertas ini dengan tarikh, nama keluarga dan kedudukannya.
Ini adalah senarai dokumen yang paling biasa, contohnya yang diketahui oleh mana-mana kerani sebagai nombor borang pos 107. Borang-borang sedia ada boleh diambil terlebih dahulu di mana-mana pejabat pos untuk perlahan-lahan mengisi dan memeriksa mereka di tempat kerja.
Perincian arkib
Mana-mana pekerja arkib sudah biasa dengan senarai dokumen kes. Ia dibuat semasa pemindahan sekuriti untuk penyimpanan. Dokumen ini bukan hanya kandungan folder tertentu. Ia membolehkan setiap masa untuk mencari maklumat yang diperlukan di kalangan sejumlah besar kertas.
Pesanan, laporan dan pelaburan lain diuruskan dan dirangkum dalam jadual, yang sepatutnya mengandungi enam tiang yang diperlukan:
- Nombor siri.
- Indeks dokumen tertentu mengikut tatanama.
- Tarikhnya (yang ditunjukkan pada pendaftaran).
- Tajuk (perintah, surat, kontrak).
- Nombor lembaran.
- Nota
Jadual boleh agak besar. Tetapi dalam apa jua keadaan, pada akhirnya, rekod akhir harus dibuat tentang berapa banyak dokumen yang disenaraikan di dalamnya, serta jumlah halaman dikira. Sekarang, melihat folder itu, anda boleh dengan mudah mencari kertas yang dikehendaki dengan parameter yang diperlukan tanpa membuat sebarang usaha khas.
Ciri inventori
Senarai dalaman dokumen memerlukan pengetahuan khusus dan perhatian khas dari pengkompilnya. Kadang-kadang kesilapan reka bentuk mengakibatkan kertas hanya hilang dalam aliran maklumat yang besar. Selalunya, dia tidak dapat melihat.
Sebagai contoh, untuk pemeriksaan berjadual Inspektorat cukai memerlukan laporan tahun lepas lalu, dan difailkan dengan kecuaian bersama-sama dengan dokumen lain. Terdapat keadaan di mana pekerja perusahaan tidak dapat mengesahkan ini atau maklumat yang diberikan sebelum ini. Kesalahpahaman sedemikian boleh mengakibatkan denda untuk organisasi dan hukuman bagi pekerja yang bertanggungjawab menyediakan maklumat dan menyimpan dokumen. Jumlah kerugian bergantung pada pentingnya data yang dicari. Untuk mengelakkan ini berlaku, rekod dokumen mesti disimpan dengan sewajarnya. Proses ini, tentu saja, sangat rumit dan memakan masa. Di samping itu, perlu mengambil kira pelbagai tahap dan turutan prosedur.
Fail peribadi pekerja
Perkhidmatan kakitangan di mana-mana perusahaan atau organisasi juga merupakan seksyen yang mana banyak dokumen berlainan. Kebanyakan mereka terkumpul dalam fail peribadi pekerja.
Mereka disimpan di tempat sehingga pemecatan, dan hanya selepas itu diarkibkan. Dalam kes ini, pegawai kakitangan mesti membuat inventori fail peribadi. Perlu diingat bahawa dalam undang-undang Rusia tidak terdapat peraturan tertentu mengenai penyediaannya. Semua peraturan diambil dari era Soviet. Menurut mereka, inventori sedemikian hendaklah menjadi jadual jenis tujuh tiang:
- Nombor dalam perintah.
- Indeks dokumen tertentu.
- Tarikh
- Tajuk dan ringkasan dokumen.
- Nombor lembaran.
- Tarikh apabila dokumen dimasukkan ke dalam fail.
- Nota untuk nota khas.
Pada akhirnya, jumlah dokumen yang disenaraikan dalam senarai dikira. Semua ini dilakukan di bawah tandatangan kakitangan yang menunjukkan tarikh pemindahan kes itu.
