Di hampir mana-mana organisasi, tanpa mengira bentuk undang-undang dan jumlah pekerja (walaupun kita bercakap tentang usahawan individu), dalam proses kerja, sejumlah besar kertas perniagaan, surat, laporan cukai dan maklumat lain terkumpul di media elektronik. Hampir semua perusahaan yang telah beroperasi untuk masa yang lebih lama, lebih cepat atau lambat menghadapi keperluan untuk menginstruksikan arkib mereka.
Beberapa dokumen mesti dipelihara, dan sesetengahnya, sebaliknya, sudah tiba masanya untuk dimusnahkan. Tetapi apakah tempoh penyimpanan untuk dokumen perakaunan, dan selepas itu mereka boleh dilupuskan dengan selamat? Malah, rangka kerja perundangan kami jarang merendah-rendahkan pelanggaran syarat-syarat sedemikian, dan karenanya perlu diketahui mereka.
Ia adalah pendedahan isu ini yang ditujukan kepada artikel ini.
Bagaimana hendak menjadi
Harus diingat bahawa banyak dokumen sepatutnya disimpan selama sekurang-kurangnya 75 tahun, dan beberapa kategori pelaporan pada umumnya sangat disyorkan untuk tidak disentuh sepanjang keseluruhan kerja syarikat. Bagaimana hendak menjadi? Lagipun, saya ingin mematuhi sepenuhnya undang-undang, tetapi pada masa yang sama tidak merumitkan kehidupan pekerja yang bertanggungjawab untuk mengekalkan rekod arkib!
Sebelum kami menjawab soalan ini, kami akan membiasakan diri dengan dokumen peraturan utama, yang mensyaratkan keperluan asas yang menganggap hayat simpanan dokumen perakaunan semua perusahaan, tanpa mengira bentuk, ukuran dan arah aktiviti mereka.
Peraturan normatif penyimpanan dokumen
Mari lihat dokumen peraturan utama yang mengarahkan pengarkiban dalam organisasi.
Pertama, Undang-undang Persekutuan November 2004 No. 125-FZ. Ini adalah dokumen umum, ia sepenuhnya mengawal pengarkiban di negara kita. Oleh itu, peruntukannya bercakap tentang organisasi proses pemeliharaan semua dokumen pengeluaran dan perakaunan, mengenai kaedah pemerolehan dan penggunaan arkib. Di samping itu, ia secara sah membiasakan proses interaksi antara institusi arkib dan orang-orang yang ingin menggunakan maklumat yang disimpan di sana.
Sudah tentu, "Peraturan Asas untuk Kerja Organisasi Arkib" memainkan peranan yang besar. Mereka telah diluluskan secara rasmi dan disyorkan untuk digunakan oleh keputusan Arkib Persekutuan, yang telah diterima pakai pada 02/06/2002. Memulakan organisasi arkib jabatan dalam organisasi, kami amat mengesyorkan agar anda mula-mula membiasakan diri dengan dokumen ini, memandangkan ia memaparkan perkara yang paling penting dan asas aktiviti semacam ini.
Dokumen lain
Bagi pemeliharaan kertas penting yang penting, ia juga perlu mengetahui senarai dokumen arkib standard yang dihasilkan semasa aktiviti kerja mana-mana perusahaan. Di sana bahawa tempoh penyimpanan dokumen-dokumen perakaunan ditunjukkan, dan dokumen ini telah diluluskan oleh perintah Kementerian Kementerian Kebudayaan Persekutuan Rusia pada tahun 2010. Nombor dokumen adalah N 558. Dari namanya menjadi sangat jelas bahawa ia mengandungi senarai sekuriti utama yang dibentuk hasil daripada perniagaan atau aktiviti lain perusahaan.
Warisan USSR
Peraturan Dokumen, yang diterbitkan oleh Kementerian Kewangan USSR pada 29 Julai 1983, No. 105, masih relevan. Dalam rangka peruntukan ini, kedua-dua terma awal penyimpanan dokumen dan prosedur untuk penciptaan, penerimaan dan penggunaannya ditetapkan.
Dari Kod Cukai
Di samping itu, anda boleh mencari maklumat yang relevan dalam artikel 23 dokumen yang bersesuaian. Oleh itu, dalam artikel kedelapan terdapat klausa yang memandang secara berasingan tempoh penyimpanan dokumen perakaunan yang boleh digunakan untuk mengumpul dan menahan cukai. Ini termasuk sekuriti yang mengesahkan penerimaan langsung pendapatan, perbelanjaan, dan juga cukai yang telah dibayar bagi negeri.
Akhirnya, maklumat tersebut boleh didapati dalam Undang-undang Persekutuan 29 (No. 402-PHB bertarikh 6 Disember 2011) "On Accounting". Di dalamnya, anda boleh menemui tempoh penyimpanan dokumen perakaunan dalam organisasi untuk perusahaan komersil.
Apa yang perlu disimpan dan berapa lama?
Tidak menghairankan bahawa penyimpanan kertas perakaunan tipikal yang dibentuk semasa menjalankan aktiviti mana-mana organisasi (semua ini dalam Senarai yang disebutkan di atas) adalah amat penting. Kertas tipikal disimpan: 1 tahun, 5 tahun, 75 tahun. Sesetengah dokumen (maklumat mengenai mendapatkan dana dalam jumlah yang sangat besar) dikehendaki disimpan secara kekal.
Kumpulan simpanan
Juruaudit profesional mengatakan bahawa semua dokumen yang mencerminkan rekod perakaunan boleh dibahagikan kepada empat kumpulan utama. Berikut adalah senarai tempoh penyimpanan untuk dokumen perakaunan:
- Kertas yang perlu disimpan secara kekal. Ini termasuk semua penyata kewangan tahunan, serta apa-apa bukti yang diperoleh semasa mendaftar dengan pihak berkuasa cukai.
- Kumpulan simpanan jangka panjang (lebih 10 tahun). Ini adalah pemberitahuan, dokumen yang ditandatangani oleh pekerja atas persetujuan pemprosesan data peribadi. Data mengenai subjek itu sendiri, yang memberikan persetujuan itu, perlu disediakan selama 75 tahun.
- Jenis sementara. Diandaikan bahawa kertas kumpulan ini harus disimpan sehingga 10 tahun secara inklusif. Ini termasuk invois, serta surat jaminan.
- Pelbagai keempat termasuk semua dokumen di atas, yang telah tamat tempoh dan oleh itu mesti dilupuskan.
Nuansa Penting
Penting! Anda perlu tahu bahawa mengurangkan hayat rak adalah dilarang sama sekali, tetapi peningkatan dalam masa ini adalah dibenarkan. Tetapi ini hanya terpakai kepada organisasi yang menjalankan aktiviti yang sangat spesifik.
Jadi, jangka hayat dokumen perakaunan di LLC, yang terlibat dalam penyediaan pinjaman kewangan kepada penduduk, bermula dari 75 tahun. Dalam praktiknya, pemeriksaan organisasi mencatat bahawa dokumen sedemikian harus disediakan sepanjang masa, kerana sekiranya ada tuntutan (dari sisi waris, contohnya), mereka mungkin perlu dibangkitkan walaupun setelah tempoh ini.
Oleh itu, organisasi tatanama yang akan digunakan di perusahaan tertentu untuk organisasi perniagaan arkib adalah sangat penting. Sekarang kita akan mempertimbangkan keperluan asas yang dibuat oleh organisasi pemeriksaan untuk organisasi tertentu, bergantung kepada bentuk pemilikan undang-undang mereka.
Secara umum, mereka tidak berbeza dalam pelbagai, tetapi terdapat juga beberapa nuansa. Sebagai peraturan, ia berkaitan dengan jumlah pendapatan yang diterima oleh syarikat.
LLC
Pertama, pertimbangkan LLC. Memandangkan perolehan perusahaan sedemikian agak ketara, keperluan bagi mereka lebih ketat. Pertama, semua laporan perakaunan dan cukai mesti disimpan selama sekurang-kurangnya 75 tahun. Di samping itu, hayat rak dokumen-dokumen perakaunan di LLC boleh dilanjutkan selama-lamanya dalam kes-kes yang telah kita pertimbangkan di atas.
Dokumentasi untuk penyelesaian dengan kakitangan harus disimpan di seluruh pekerjaan orang tertentu dalam organisasi dan sekurang-kurangnya 10 tahun dari tarikh pemecatannya. Jika pekerja bersara dari syarikat tertentu ini, dokumen mesti disimpan secara tetap, kerana dalam kes tuntutan mengenai saiz caj, mereka perlu dibangkitkan terlebih dahulu.
Invois, dokumen lain yang membuktikan penyelesaian dengan pembekal dan pelanggan adalah milik kumpulan ketiga, dan oleh itu mesti disimpan sehingga 10 tahun secara inklusif. Seperti yang telah kami katakan, penyata kewangan am perlu disimpan secara kekal.
Usahawan Individu
Keperluan untuk kategori syarikat ini jauh lebih ketat, memandangkan jumlah dokumen yang dibuat di sini jauh lebih rendah. Jadi apakah jangka hayat dokumen perakaunan IP? Mari kita lihat isu ini secara terperinci. Pertama, semua sijil pendaftaran, pelaporan tahunan kepada pihak berkuasa cukai. Maklumat ini hendaklah disimpan secara kekal sepanjang hayat syarikat tertentu.
Walau bagaimanapun, jika seorang usahawan tidak mempunyai pekerja, dan dia menyimpan rekod mengikut skim yang mudah, maka semua keperluan berakhir di sana. Sudah tentu, jangka hayat dokumen perakaunan IP dalam kes ini adalah 75 tahun yang sama, kerana hanya laporan tahunan di antara mereka.
CJSC
Oleh kerana aktiviti perusahaan tersebut melibatkan memperoleh sejumlah besar pendapatan, serta penyelesaian dengan para pemegang saham, keperluan untuk dokumen yang disimpan dalam kes ini adalah yang paling ketat. Secara umum, dalam kebanyakan kes, hayat simpanan dokumen perakaunan dalam syarikat sekurang-kurangnya 75 tahun. Walau bagaimanapun, terdapat pengecualian.
Sudah tentu, semua maklumat mengenai modal dibenarkan, jumlah deposit, saiz bahagian piagam pengasas harus disimpan secara berterusan. Senarai dokumen yang juga perlu diarkibkan untuk tempoh 75 tahun atau lebih termasuk dokumen perakaunan yang boleh digunakan oleh organisasi cukai: maklumat tentang pulangan aset, penyata penyelesaian dengan para pemegang saham, serta media elektronik di mana data pendapatan tersedia kepada akaun organisasi dana dalam jumlah yang sangat besar.
Maklumat mengenai pemukiman dengan kakitangan juga disimpan selama 75 tahun. Dokumen lain (invois, surat jaminan) mempunyai tempoh pengekalan sehingga 10 tahun.
Pertubuhan belanjawan
Dan apakah tempoh penyimpanan dokumen perakaunan dalam institusi belanjawan? Sebagai peraturan, tidak ada keperluan khas untuk ini. Adalah dipercayai bahawa hanya 75 tahun maklumat mengenai penyata kewangan tahunan dan sekuriti yang dimaksudkan untuk pihak berkuasa cukai harus disimpan. Semua dokumen lain disimpan sehingga 10 tahun.
Ciri-ciri penting
Sekiranya anda membiasakan diri dengan senarai semua undang-undang dan peraturan yang ada di atas, anda mungkin terkejut: hayat piawai bagi dokumen perakaunan tidak melebihi lima tahun (Undang-undang Persekutuan No. 402)! Pada masa yang sama, dalam artikel kami kami menulis kira-kira 10 tahun ke atas. Bagaimana boleh jadi ini? Malangnya, dalam hal ini terdapat penjelasan yang buruk tentang rangka kerja pengawalseliaan, apabila persyaratan undang-undang bertentangan dengan realitas. Marilah kita menggambarkan dengan contoh.
Sekiranya anda adalah seorang peniaga tunggal yang mudah, anda boleh mencari keadaan di mana inspektorat cukai memerlukan penyerahan dokumen yang telah tamat tempoh (mengikut kehendak undang-undang). Dalam kes CJSC dan LLC, perolehan tahunan yang mungkin melebihi puluhan atau bahkan ratusan juta rubles, ketiadaan beberapa sekuriti tidak penting boleh menyebabkan masalah utama.
Sebagai contoh, kertas kerap diperlukan yang mengesahkan kesahihan tuntutan penghutang. Ia adalah rahsia lagi bahawa dalam praktiknya istilahnya boleh dianggarkan hampir sepuluh tahun. Mengikut undang-undang, dua set dokumen perakaunan dapat dimusnahkan pada masa yang sama. Sekiranya syarikat itu benar-benar melupuskannya, ia boleh menanggung perbelanjaan yang besar. Bagaimana? Sangat mudah.
Jika syarikat tidak dapat memberikan sekuriti yang diminta, anda perlu mengira semula cukai ke atas keuntungan (walaupun ia tidak mungkin wujud), serta membayar denda berat.Ringkasnya, apabila menentukan tempoh penyimpanan, seseorang itu harus dibimbing tidak banyak oleh keperluan undang-undang (paradoks seperti yang mungkin), tetapi oleh kepentingan sebenar dokumen untuk syarikat tertentu.
Sudah tentu, jangka hayat dokumen perakaunan utama dalam mana-mana mestilah selagi mungkin, tetapi walaupun banyak invois di bawah syarat tertentu perlu disimpan dalam arkib selama lebih daripada 15 tahun. Jika syarikat mempunyai penghutang, atau jika ia sendiri berhutang kepada seseorang, kertas tersebut mesti disimpan secara tetap, tanpa mengira keperluan Undang-undang Persekutuan dan resolusi.
Bagaimana untuk menentukan kepentingan dokumen perakaunan bagi organisasi?
Bagaimana untuk memahami apa makalah yang perlu ditandakan "sebelum keperluan" semasa menyimpannya, dan apa yang perlu dilakukan dengannya pada masa akan datang? Dalam kes ini, peguam profesional mencadangkan pemeriksaan berasingan mengenai nilai dokumen yang disimpan.
Keperluan utama bahawa anggota komisen perlu dipandu bukan hanya nilai maklumat itu sendiri dalam kertas yang tersimpan, tetapi juga kerosakan yang mungkin dihadapi oleh organisasi jika mereka hilang.
Oleh itu, ia dikehendaki meningkatkan hayat simpanan bagi dokumen-dokumen kewangan dan perakaunan yang berikut: sebarang kontrak dan anggaran untuk kerja-kerja yang secara teorinya boleh meningkatkan nilai kedua-dua perusahaan itu sendiri dan komponennya; semua kertas dan media elektronik yang berkaitan dengan perolehan yang kompetitif; semua dokumen yang diperlukan dalam satu cara atau yang lain dalam kes litigasi (walaupun secara teorinya mungkin).
Nota untuk usahawan individu
Oleh kerana terdapat banyak keperluan, dan tafsiran mereka dalam pelbagai tindakan perundangan dan keputusan mahkamah amat berbeza, proses menyimpan kertas menjadi sangat sukar bagi usahawan swasta, sebagai seorang usahawan individu sering tidak mempunyai pendidikan undang-undang atau pakar khusus yang diupah untuk menyelesaikan masalah tersebut. Dalam kes ini, adalah perlu untuk menghubungi firma undang-undang sekiranya berlaku sebarang pertikaian, jika ia berdasarkan dokumen perakaunan, terma dan prosedur yang tidak dinyatakan dengan jelas di dalam undang-undang.
Sila ambil perhatian: lebih cekap dan sepenuhnya menubuhkan proses pengarsipan, semakin kurang masalah yang akan anda hadapi pada masa akan datang.
Keperluan untuk organisasi pengarkiban dalam syarikat
Jadi kami menyemak maklumat asas mengenai masa. Tetapi bagaimana untuk mengatur penyimpanan dokumen organisasi? Apakah kaedah yang ada?
Pertama, anda boleh membuat arkib anda sendiri. Dalam hal usahawan individu dan LLC kecil, pengurus perusahaan atau pekerja yang disewa secara khusus sering menjadi arkivis. Arkib itu sendiri menjadi sama ada bilik yang berdedikasi atau keselamatan yang besar.
Tetapi dalam beberapa tahun kebelakangan ini, beralih kepada syarikat-syarikat khas yang pakar dalam membuat dan menyimpan arkib telah menjadi lebih popular. Mereka boleh membantu kedua-dua menyusun kemudahan storan sedia ada dan membuat yang baru dari awal. Dalam kes syarikat yang sangat penting untuk menyimpan dokumen-dokumen yang sangat berharga dalam keselamatan yang lengkap, syarikat-syarikat ini boleh mengatur simpanan mereka di dalam kotak yang dilindungi khas dan dilindungi khas.
Kelebihan kaedah pertama adalah kawalan lengkap ke atas dokumen anda, dan murahnya kaedah ini jelas. Kelemahan termasuk kelemahan arkib (tidak semua orang mempunyai cara untuk melengkapkan bilik api). Di samping itu, tidak semua orang mempunyai pendidikan undang-undang yang sesuai untuk penyediaan penyimpanan yang sewajarnya.
Kelebihan kaedah kedua termasuk organisasi penyimpanan yang ideal, serta kesediaan undang-undang penuh kakitangan agensi. Sisi negatif jauh dari kawalan penuh ke atas arkib pengurusan syarikat.
Oleh itu, kami memeriksa hayat simpanan dokumen-dokumen perakaunan yang disediakan oleh piawaian perundangan, serta keperluan yang dikenakan kepada bentuk perniagaan utama dalam hal ini.
