Rīcības plāna pieejamība jebkurā situācijā palīdz sasniegt mērķi ar ekonomiskākiem līdzekļiem. Darbības organizēšanas pamatā uzņēmumā ir stratēģiskās plānošanas pamatprincipi vadībā. Plāns ļauj koordinēt visu procesa dalībnieku darbības un pareizi sadalīt pieejamos resursus. Tāpēc pārvaldībā plānošanas procesiem tiek piešķirta tik liela nozīme.
Plānošanas jēdziens
Kopš brīža, kad cilvēks sāka domāt par savām izredzēm, parādās vienkāršākā plānošana. Pamazām cilvēce iegūst pieredzi, uzlabojot tādu rīcības programmu veidošanas metodes, kas ved pie rezultātiem. Tātad ir plānošana, kuras būtību, pamatprincipus un metodes mūsdienās pēta vesela zinātne - vadība. Tas tiek saprasts kā sistēma un darbību secība, kas jāpabeidz, lai sasniegtu jebkuru mērķi. Tas ir sava veida tilts starp pašreizējo situāciju un vēlamo stāvokli.
Stratēģija un plānošana
Ir ierasts nošķirt stratēģisko un pašreizējo plānošanu. Uzņēmuma darba organizācijas plānošanas mērķi un pamatprincipi, kas saistīti ar ilgtermiņa uzdevumu risināšanu, obligāti ir saistīti ar uzņēmuma stratēģiju. Stratēģijas nepieciešamība tiek izskaidrota ar nepieciešamību atvieglot vadības lēmumu pieņemšanas procesu. Vadītājam ir jāsaprot, kurp uzņēmums dodas, un šajā virzienā viņš var pieņemt lēmumus. Stratēģijas izstrāde ir augstākā plānošanas forma, un jau tās ietvaros tiek ieviestas vienkāršākas formas. Pastāvīga plānošana nav iespējama vai nav efektīva bez stratēģijas. Tāpat kā taktiskie lēmumi nodrošina ilgtermiņa mērķu sasniegšanu, jo tos nav iespējams sasniegt “vienā solī”.
Mērķi un uzdevumi
Mērķi un galvenie uzdevumi, plānošanas principi, protams, ir saistīti ar uzņēmuma specifiku, tomēr ir universāli mērķi, kas raksturīgi jebkuram uzņēmumam. Tie ietver:
- vajadzība optimizēt resursu (monetāros, cilvēku, pagaidu, ražošanas) izdevumus;
- uzņēmuma un vadības pielāgošana mainīgajiem ārējiem apstākļiem un ar uzņēmējdarbību saistīto risku samazināšana;
- visu centienu un procesu koordinēšana uzņēmumā un resursu atbrīvošana;
- organizatoriskā uzlabošana, uzņēmuma struktūras un ražošanas procesu uzlabošana, lai palielinātu produktivitāti un uzņēmuma efektivitāti.
Pamatprincipi
Jebkurš plānošanas veids Tam ir unikālas īpašības, pateicoties uzņēmuma specifikai. Tomēr ir universāli postulāti, kas raksturīgi jebkura veida šādām darbībām. Franču menedžmenta teorētiķis A. Fajols runāja par pieciem labas rīcības programmas noteikumiem, par plānošanas pamatprincipiem. Mūsdienās pārvaldībā var atrast plašu un šauru galveno noteikumu sarakstu. Saskaņā ar šauru sarakstu plānošanas pamatprincipi ir: vienotība, precizitāte, nepārtrauktība, elastība, līdzdalība. Plašākā interpretācijā tiem tiek pievienoti šādi postulāti: informācijas saturs, ekonomiskā iespējamība, kā arī sarežģītība, savlaicīgums, fokuss, integrācija. Pie izvēles principiem pieder optimitāte, stabilitāte, konsekvence, konkrētība un izmērāmība utt. Sarakstu var turpināt, jo plānošana ir ārkārtīgi sarežģīts un daudzveidīgs process. Tāpēc tradicionāli pārvaldībā viņi runā par 5–7 universāliem principiem.
Vienotība
Visi plānošanas pamatprincipi ir pakļauti pirmajam vienotības jeb holisma noteikumam. Tas nosaka: visiem plānošanas elementiem sistēmā un mijiedarbībā jābūt līdzās. Vienotība tiek izteikta sistemātiskā pieejā mērķu izvirzīšana un līdzekļu izvēle to sasniegšanai. Horizontālajā un vertikālā līmenī būtu jānodrošina attiecības starp plānošanas subjektiem un uzņēmuma strukturālajiem elementiem. Nav iespējams plānot vienas vienības darbību atrauti no citām struktūrvienībām un dienestiem. Jebkuras izmaiņas organizācijas viena struktūras elementa plānos būtu jāatspoguļo un jāņem vērā visu pārējo departamentu plānos. Tikai viena, visaptveroša organizācijas darbības plānošana ļauj mums realizēt uzņēmuma vispārējos mērķus un sasniegt departamentu un darbinieku privātos mērķus.
Elastība
Jāsaprot, ka plāns nav dogma vai teikums, to ietekmē daudzi ārējās un iekšējās vides faktori. Tāpēc koncepcijai, plānošanas pamatprincipiem vienmēr jāatbilst elastības principam. Pat vislabākā un saprātīgākā plānošana nespēj visu paredzēt, tāpēc plānam sākotnēji vajadzētu būt zināmai elastībai, lai to varētu savlaicīgi atjaunināt, ja uzņēmuma apstākļos un apstākļos notiek izmaiņas. Tomēr tam nevajadzētu mazināt citas plāna īpašības: tā konkrētību, sasniedzamību, īslaicīgu noteiktību utt. Bieži vien elastība tiek izteikta ar to, ka plānā ir noteiktas saprātīgas iespējamās papildu investīcijas un darbību mainīgums noteiktās situācijās. Piemēram, nepārvaramas varas vai krīzes gadījumos.
Dalība
Uzskaitot plānošanas pamatprincipus, īpaši jāatstāj dalība: Plānošanas procesā vajadzētu piedalīties maksimāli iespējamam uzņēmuma darbinieku skaitam, ideālā gadījumā - visiem darbiniekiem. Dalība plānošanā ļauj personai emocionāli dzīvot atbilstoši saviem mērķiem, un šī līdzdalība motivē viņu strādāt efektīvāk. Līdzdalības plānošanas stils atklāj darbinieku radošo potenciālu, nodrošina centienu integrāciju plāna izveidē, kas palielina tā kvalitāti un efektivitāti. Dalība plānošanā dod labumu arī uzņēmumam, attīstot darbinieku, motivējot viņu pārdomāt uzņēmuma likteni. Kopīgs darbs pie organizācijas plāna rada uzņēmumā īpašu korporatīvo garu, stiprina komandas aktivitāti un jauninājumus.
Nepārtrauktība
Neskatoties uz to, ka plānam vienmēr jābūt noteiktam termiņam, uzskaitot organizācijas darba plānošanas pamatprincipus, A. Fajols runā par šī procesa nepārtrauktību. Plānošana pārvaldībā nebeidzas, jo pat uzsākot rīcības programmas ieviešanu, ir jāuzrauga situācija un jākontrolē plāna atbilstība pašreizējiem apstākļiem. Ja nepieciešams, plānu vienmēr var koriģēt. Pēc mērķu sasniegšanas ir jānovērtē plāna efektivitāte, ņemot vērā sasniegumus un kļūdas, jāsāk jauns plānošanas cikls. Prakse rāda, ka vadītājs vispirms izstrādā stratēģiju, pēc tam plāno dažādas steidzamas darbības, pēc tam veic iknedēļas un ikdienas plānošanu. Tādējādi visas viņa darbības ir saistītas ar plānošanas procesiem.
Precizitāte
Tāpat kā citi plānošanas pamatprincipi, precizitāte ir atkarīga no ārējās un iekšējās ietekmes uz organizāciju. Tomēr, plānojot, jācenšas pēc iespējas vairāk konkretizēt un detalizēt. Jo precīzāks plāns, jo vieglāk to īstenot. Parasti stratēģiskajiem plāniem ir mazāka precizitāte nekā pašreizējiem un taktiskajiem.Jo īsāks laika periods un tuvāk pašreizējam brīdim, kuram tiek izstrādāta rīcības programma, jo precīzāk jūs varat plānot pasākumus mērķa sasniegšanai. Precizitāte jāizsaka mērķu izmērāmībā, noteiktajos termiņos un iztērēto resursu noteiktībā.
Informatīvs saturs
Visi plānošanas pamatprincipi ir balstīti uz plašu informatīvo atbalstu. Lai izstrādātu efektīvus plānus, vadītājiem ir jāiegūst daudz datu: ekonomiskā, rūpnieciskā, sociālā. Makroekonomisko un mikroekonomisko apstākļu analīze, uzņēmuma stāvokļa noskaidrošana tirgū, uzņēmuma konkurētspējas un stabilitātes novērtēšana - tas viss ir iespējams tikai ar augstas kvalitātes informatīvu plānošanas atbalstu. Tāpēc organizācijai jāizveido uzticama un efektīva informācijas sistēma, kas pavada vadītāja darbu.
Ekonomiskā iespējamība
Plānošanas pamatprincipi un metodes vienmēr ir vērstas uz to, lai galu galā sasniegtu uzņēmuma ekonomiskos panākumus. Tāpēc vadītājam ir jāsaprot, ka visiem viņa mērķiem un plāniem jābūt organizācijas ekonomiski dzīvotspējīgiem un ekonomiski pamatotiem. Visi plānotie lēmumi jāpieņem, pamatojoties uz ekonomiskiem kritērijiem. Plānam jācenšas maksimāli palielināt uzņēmuma rentabilitāti, ja vien tā nav sociāla bezpeļņas organizācija. Tāpēc galīgie plānošanas lēmumi jāpieņem, pamatojoties uz detalizētu sistēmas analīzi, ekonomisko prognozi un pamatojumu.
Plānošanas posmi
Jebkura plānošana sastāv no aptuveni vienādām secīgām darbībām. Plānošanas posmi ietver:
- pašreizējās ārējās un iekšējās situācijas novērtējums uzņēmumā;
- plāna mērķu izvirzīšana;
- ideju ģenerēšana par mērķu sasniegšanas iespējām, šo ideju novērtēšana un klasificēšana;
- nepieciešamo un iespējamo darbību kopuma noteikšana;
- laika grafiku un darbību secības izstrāde;
- pieejamo un nepieciešamo resursu noteikšana;
- plāna sastādīšana;
- plāna variantu sagatavošana nepārvaramas varas gadījumā, darba grafika un skaidras rīcības programmas izstrāde;
- plāna īstenošana, kontrole pār darbību gaitu, plāna labošana;
- rezultāta sasniegšana, plāna produktivitātes novērtēšana.
