Personiskā efektivitāte ir galvenais veiksmes noslēpums visos jautājumos, un tā, inter alia, ir atkarīga no spējas pareizi sadalīt laika resursus. Laika vadība ir izdevīga zinātniskiem pētījumiem un plānošanai. Ir īpašas tehnikas, kas ļauj pareizi sadalīt laiku tā, lai ar to pietiktu visam.
Laika pārvaldības koncepcija
Cilvēks piedzimstot saņem unikālu, neaizvietojamu resursu - laiku. Bieži vien tas, kā viņš to izturas, bieži ir atkarīgs no cilvēka panākumiem biznesā, viņa efektivitātes. Laika vadība jeb laika vadība ir daudzpakāpju process, kas ietver prasmes procesu plānošanā, analīzē un organizēšanā.
Ideja par laika pārvaldību nepavisam nav jauna, pat mūsu ēras pirmajos gados romiešu filozofs Seneka rakstīja, ka laiks prasa īpašu attieksmi, un formulēja pirmos laika pārvaldības noteikumus: jums ir jāsaglabā laika dienasgrāmata, jums jānovērtē, cik daudz laika tika pavadīts un kā Laika posms bija piesātināts ar notikumiem. Vēlāk filozofi vairāk nekā vienu reizi domāja par to, kā saglabāt mainīgo laiku, izvirzīja teorijas un izgudroja metodes tā ekonomijai un racionālai tērēšanai.
Bet zinātniski vadības pieeja šis resurss parādās tikai 19. un 20. gadsimta mijā. Frederiks Teilors, amerikāņu inženieris, ierosināja darbinieku laika vadības koncepciju un saistīja šo procesu ar motivāciju un mērķu izvirzīšanu. 20. gadsimta sākumā krievu zinātnieki izveidoja visu jomu, ko sauca par “zinātnisko darba organizāciju”, un ielika nopietnu pamatu mūsdienu laika pārvaldības teorijai. Termins “laika vadība” parādās tikai 20. gadsimta 70. gados, un līdz 21. gadsimta sākumam šī nozare ir kļuvusi par vienu no vissvarīgākajām un labi attīstītajām vadības daļām.
Laika veidi
Lai kaut ko pārvaldītu, jums ir jāsaprot objekta būtība. Laiks ir specifisks vadības objekts, lai to pareizi iztērētu, ir vērts to sadalīt tipos. Pirmās klasifikācijas pamatā ir darba un atpūtas jēdzieni, šajā gadījumā laiks tiek sadalīts darba un atpūtas vai brīvajā laikā. Gada sezonu pārvaldība ļauj atšķirt tādas sugas kā sezonas laiks: sezonas un sezonas pavadīšanas laiks.
Jūs varat arī klasificēt pagaidu resursu atkarībā no aktivitātes, kurai tas tiek veltīts, pēc tam tiek piešķirts darba, personīgais un sociālais laiks. Darbinieks tiek tērēts oficiālo pienākumu veikšanai, plānošanai, personīgajam ietver brīvā laika pavadīšanai, izglītībai, izklaidei, bet sabiedrība tiek tērēta ģimenei, draugiem, dažādu komunikāciju nodibināšanai. Plānojot, parasti tiek ņemts vērā darba laiks, lai gan, protams, ir jāpiemēro iegūtās ekonomiskā laika pavadīšanas prasmes visiem tā veidiem.
Laika pārvaldības funkcijas
Jebkura vadība pilda galveno funkciju - tā ir resursu racionāla izmantošana. Laika pārvaldības funkcijas ir šī neatjaunojamā resursa plānošana, izplatīšana un tērēšana. Laika pārvaldība ir nepieciešama, lai visefektīvāk izmantotu pieejamo laika rezervi, kas tieši ietekmē personas vai darbinieka produktivitāti. Laika pārvaldības galvenās funkcijas ir laika izmantošanas plānošana, laika izmantošanas procesu organizēšana, principu ievērošanas uzraudzība un pavadītā laika fiksēšana.
Laika pārvaldības priekšrocības
Laika vadība dod vairākus pozitīvus rezultātus.Lai sasniegtu panākumus jebkurā darbībā, jums jāiemācās pareizi pavadīt laiku. Persona, kas ir apguvusi laika pārvaldības tehnoloģiju, saņem šādas priekšrocības:
- ātrāk un biežāk sasniedz savus mērķus;
- viņš veido savas dzīves apstākļus un var tos kontrolēt;
- spēj sasniegt jebkuru mērķi un panākumus jebkurā darbībā;
- mazāk nervu pārdzīvojumu, jo viņa dzīvē nav vietas iedomības un steigas;
- ir pietiekami daudz laika sevis izglītošanai un garīgai attīstībai;
- ir rīcības plāns katrai dienai, kļūst disciplinētāks un savākts;
- vairāk atpūšas un tāpēc jūtas jautrs un veselīgs, ir vairāk iespēju komunicēt ar draugiem un radiem, pulciņu nodarbībām;
- produktīvāks darbā;
- galu galā cilvēks ir pārliecinātāks un laimīgāks.
Laika pārvaldības procesa struktūra
Laika pārvaldības sistēma ietver vairākus pamatprocesus:
- analīze - lai kaut kur pārvietotos, jums jāzina, ko vēlaties un kādi resursi jums ir;
- stratēģiskā plānošana;
- mērķu paziņošana;
- taktiskā un operatīvā plānošana;
- mērķa sasniegšana;
- resursu tērēšanas un mērķa sasniegšanas kontrole.
Laika pārvaldības struktūras noteikšanai ir arī citas pieejas, tas izšķir 4 zināšanu, prasmju un paradumu veidošanās jomas, tajā skaitā:
- mērķu izvirzīšana, mērķu noteikšanas metožu apguve;
- spēja noteikt prioritāti;
- prasme izmantot plānošanas rīkus un to kompetenta pielietošana;
- laika racionālas izmantošanas prasmju attīstīšana, nostiprināšana un pielietošana.
Laika pārvaldības veidi
Tāpat kā jebkuru vadību, galveno laika pārvaldību var iedalīt stratēģiskajā un operatīvajā plānošanā. To var arī iedalīt šī resursa pārvaldības veidos pēc laika: ilgtermiņa un īstermiņa, kas faktiski dublē pirmo klasifikāciju.
Stratēģiskā plānošana ir saistīta ar ilgtermiņa globālu mērķu sasniegšanu, kamēr laiks tiek atvēlēts gadam vai ilgāk. Tas ir saistīts ar prognozēšanu, balstoties uz dziļu situācijas analīzi.
Pašreizējā laika vadība ir saistīta ar mērķu sasniegšanu īstermiņā: no mēneša līdz sešiem mēnešiem. Tas ir iestrādāts stratēģiskajā plānā, bet aptver tikai tā tiešo daļu.
Laika operatīvā iedalīšana ir saistīta ar nedēļas un dienas plānu sagatavošanu. Taktiskais resursu sadalījums ir saistīts ar reālu, pašreizēju situāciju, kurā apstākļi var veikt labojumus.
Laika vadības vispārējie principi
Laika pārvaldības procesi balstās uz galvenajiem principiem, to skaitā:
- Pareiza mērķa uzstādīšana. No tā ir atkarīga tā sasniedzamība un motivācija to sasniegt. Ir dažādas mērķu izvirzīšanas tehnikas, slavenākais un efektīvākais ir SMART modelis.
- Motivācija. Laika taupīšanai jābūt apzinātai un saistītai ar dažu svarīgu vajadzību apmierināšanu, pretējā gadījumā laika pārvaldības panākumus nevajadzētu gaidīt.
- Ietaupot. Laika pārvaldība ir nepieciešama, lai noņemtu vai samazinātu laika deficītu un palielinātu produktivitāti tajos pašos laika periodos.
Laika pārvaldības metodes
Mūsdienās ir zināmas dažādas laika sadalīšanas un izmantošanas stratēģijas un paņēmieni. Visslavenākās laika pārvaldības metodes ir šādas:
- Eizenhauera matrica. Šī metode sastāv no matricas aizpildīšanas atbilstoši četrām pazīmēm: svarīga, nesvarīga, steidzama, neatliekama. Visi plānošanas perioda gadījumi tiek vērtēti šajā mērogā un sakārtoti to ieviešanai. Pirmkārt, tiek veikti steidzami un svarīgi jautājumi, mazāk steidzami un svarīgi jautājumi tiek pārcelti uz otro kārtu, galvenais ir neaizkavēt to ieviešanu, lai tie neiekļūtu pirmajā kategorijā.Steidzami un mazāk svarīgi gadījumi, kad vien iespējams, būtu jādeleģē padotajiem, nevajadzētu uzkrāties steidzamām un nesvarīgām lietām, tāpēc tie būtu deleģēti vai vispār netiktu veikti un būtu jāizslēdz no plāniem.
- B. Franklina piramīda. Šim cietajam modelim pirmo reizi nepieciešama rūpīga sagatavošanās, un pēc tam to ir viegli izmantot. Piramīdas pamatā ir globālie mērķi un dzīve cilvēciskās vērtības. Otrais līmenis ir ilgtermiņa mērķi 10-20 gadu garumā. Trešais ir stratēģiskais plāns, lēmumi, kā sasniegt globālos mērķus. Nākamais ir nākamā gada plāns, pēc tam īstermiņa plāns. Augšstāvā ir plāns dienai. Šāda piramīda periodiski jāpārskata un jāatjaunina.
Ir arī citi laika pārvaldības paņēmieni, taču visu to pamatā ir spēja atdalīt svarīgo no nesvarīgā, prasmes noteikt pareizus un sasniedzamus mērķus un motivācija ietaupīt laiku.
Darba laika vadīšana: pamatmetodes un noteikumi
Darba laika racionāla sadalīšana ir vissvarīgākais uzdevums cilvēkiem, kuri cenšas palielināt savu efektivitāti. Laika pārvaldības metodes, menedžments, kura mērķis ir novērst darba laika trūkumu. Tāpēc ir ārkārtīgi svarīgi plānot darba dienu, pamatojoties uz šādiem principiem:
- ir nepieciešams nodrošināt iespēju reģistrēt laiku, kas pavadīts dažādām operācijām;
- plāna sagatavošanas laikā 60% laika jāpavada plānotajam darbam, 20% neparedzētām lietām, 20% spontāniem uzdevumiem;
- ir nepieciešams identificēt "laika izlietnes" un pēc iespējas tos novērst;
- nepieciešamība sarindot darba uzdevumus pēc steidzamības un svarīguma;
- laika plānošanai jābūt sistemātiskai, konsekventai, pamatotai.
Laika pārvaldīšanai organizācijā bieži izmanto ABC metodi, tā ļauj klasificēt uzņēmuma resursus pēc nozīmīguma pakāpes. Tā pamatā ir trīs principi:
- svarīgākās lietas izdara vadītājs; viņš tām tērē 15% sava laika;
- vidējas nozīmes uzdevumi tiek deleģēti vadītājiem, viņiem tiek atvēlēti 20% no darba laika;
- mazāk svarīgi uzdevumi tiek deleģēti izpildītājiem, kuri pavada 65% sava laika.
Organizācijas laika vadība
Laika pārvaldīšana uzņēmumā ir veids, kā ietaupīt līdz 30% no speciālista darba laika. Tāpēc tam jāpievērš pienācīga uzmanība. Laika vadība organizācijā gulstas uz vadītājiem, kuri sastāda izpildītāju darbības un vidēja termiņa darba plānus. Mūsdienās ir daudz datorprogrammu, kas ļauj plānot darbinieku darba laiku, kā arī uzraudzīt uzdevumu izpildi un pavadīto laiku. Piemēram, Toggl, Bitrix “Team” un “Project”. Laika pārvaldības organizācijā ir trīs galvenās stratēģijas:
- Paātrinājums. Ir jāsamazina laiks, kas pavadīts tipisku, īpaši atkārtotu darbību veikšanai.
- Uzkrāšanās. Katrā ražošanas posmā ir jāidentificē rezerves un prioritātes, jāveido laika rezerve neparedzētu uzdevumu veikšanai.
- Racionalizēšana. Ir jāievieš efektīvas laika pavadīšanas plānošanas un kontroles sistēmas.
Brīvā laika vadīšana
Ikviens cilvēks vienmēr izjūt brīvā laika trūkumu, un tas ir jāplāno tikpat rūpīgi kā darbiniekam. Lai to izdarītu, jums jāiemācās strikti nodalīt darbu no atpūtas, lai būtu laiks atjaunot darba spējas. Svētku laikā jums ir jāierobežo sevi no zvaniem un ziņojumiem darbā, lai pilnībā atpūstos. Mājsaimniecības darbus jāiemācās organizēt ar maksimālu laika ietaupījumu. Ir jāattīsta prasme noteikt svarīgākos uzdevumus, lai būtu pietiekami daudz laika ne tikai atpūtai, bet arī sevis pilnveidošanai. Jums arī jāiemācās atteikties no mazās ikdienas, bezjēdzīgām lietām, atstājot maksimālu laiku prioritāro mērķu sasniegšanai.
