Uzņēmuma darbībā vai jebkurā cilvēka dzīves jomā pastāvīgi tiek izvirzīti daži mērķi, kuru sasniegšanai ir jāizsaka skaidra darbību secība. Plānošanas būtība ir izstrādāt augstas kvalitātes algoritmu, kas savlaicīgi sasniegs konkrētus rezultātus.
Ko plāno?
Plānošanas būtība ir laika un materiālo resursu piešķiršana, kā arī darbību algoritma izstrāde mērķu sasniegšanai. Ja mēs ņemam vērā šo jēdzienu saistībā ar uzņēmumu, tad šī ir viena no galvenajām vadības funkcijām. Šajā gadījumā plānošanas process izskatīsies šādi:
- uzņēmuma misijas paziņojums;
- saskaņā ar iepriekšējo punktu tiek izstrādāti mērķi, kurus plānots sasniegt;
- vispārējās darbības programmas sastādīšana;
- meklēt resursus, kas nepieciešami plāna īstenošanai;
- programmas izpildītāju loka noteikšana un visaptverošas informācijas sniegšana viņiem;
- rezultātu reģistrēšana noteiktas formas apstiprināta dokumenta formā.
Tādējādi plānošanas būtību var interpretēt kā mērķu sistēmas attīstību, kā arī iespējas to sasniegšanai. Objekts ir īpaša organizācija vai tās struktūrvienība, kurai tiek sastādīta daudzsološa programma. Plānošanas priekšmeti ir personas vai īpaši departamenti, kas veic šo darbību.
Pamatprincipi
Izšķir šādus plānošanas pamatprincipus:
- vienotības princips ir tāds, ka visiem mazajiem plānā iekļautajiem uzdevumiem jābūt vērstiem uz galvenā globālā mērķa sasniegšanu;
- līdzdalības princips nozīmē, ka tādā vai citādā veidā plānošanas procesā jāiesaista visas personas, kuras strādās pie projekta īstenošanas;
- nepārtrauktības princips nosaka, ka plānu īstenošanu nevajadzētu pārtraukt neparedzētu apstākļu dēļ (jums vajadzētu aprobežoties ar korekciju veikšanu);
- elastības princips paredz iespēju mainīt plānu, lai to pielāgotu pastāvīgi mainīgajiem apstākļiem;
- zinātniskais princips - visiem noteikumiem jābūt skaidri pamatotiem saskaņā ar labi zināmām teorijām;
- Precizitātes princips ir pēc iespējas objektīvāk aprakstīt galīgos un starpposma rezultātus.
Visas šīs prasības ir saistošas. Ievērojot šos plānošanas principus, jūs varēsit sastādīt augstas kvalitātes un efektīvu rīcības programmu.
Resursu plānošanas pamatmetodes
Resursu plānošanu uzņēmumā var veikt, izmantojot šādas pamatmetodes:
- līdzsvara metode ietver līdzsvara atrašanu starp resursiem un to avotiem;
- aprēķina un analītiskā metode ļauj ņemt vērā visus faktorus, kas ietekmē gala rezultāta sasniegšanu, kā arī to dinamiku;
- ekonomiskās un matemātiskās metodes ietver speciāli izstrādātu modeļu izmantošanu, kas ļauj iegūt visprecīzākos rezultātus;
- grafianalītiskā metode sastāv no īpašu līdzekļu izmantošanas starpposma un galīgo rezultātu iesniegšanai;
- Programmas-mērķa metode ietver pasākumu un uzdevumu kopuma izstrādi, kuru ieviešana nodrošina gala rezultāta sasniegšanu.
Plānošanas metožu izvēle ir atkarīga ne tikai no uzņēmuma specifikas, bet arī no situācijas, kas izveidojusies iekšējā un ārējā vidē noteiktā laika posmā.
Plānošanas galvenie mērķi
Lai mērķu sasniegšana būtu reāla, nepieciešams sastādīt augstas kvalitātes programmas un darbību algoritmus. Tādējādi plānošanas uzdevumus var formulēt šādi:
- plānošanas periodā risināmo problēmu saraksta izveidošana;
- meklēt scenārijus, saskaņā ar kuriem situācija var veidoties;
- mērķu pamatojums un to nozīmīguma pakāpes noteikšana;
- resursu avotu meklēšana, kā arī to izmantošanas plāna izstrāde;
- gala un starpposma rezultātu noteikšana, saskaņā ar kuriem tiks veikta mērķu sasniegšanas uzraudzība.
Pēc globālā plāna izstrādes ir svarīgi to sadalīt vietējos uzdevumos. Tie darbojas kā sava veida posmi, kuru ieviešana tuvina organizāciju galvenā mērķa sasniegšanai.
Kāpēc jums ir jāsastāda plāni?
Plānošanas nepieciešamība visās darbības jomās ir vairāku iemeslu dēļ:
- ekonomisko attīstību raksturo augsts nenoteiktības līmenis, un resursu izmantošanas optimizēšana, sastādot skaidru plānu, palīdz izlīdzināt krīzes brīžus;
- plānošana palīdz radīt konkurences priekšrocības sakarā ar to, ka topošajos dokumentos ir iespējams paredzēt ārējās vides svārstības, resursu piegādes pārtraukumus un citus jautājumus;
- plānošanas sistēma ļauj īstenot programmas inovāciju un zinātniskā un tehnoloģiskā progresa sasniegumu piemērošanai;
- stabils uzņēmums, kas darbojas, pamatojoties uz skaidri plānotu programmu, ir pievilcīgāks ieguldījumiem;
- pakāpeniskas strukturālas pārvērtības, kas nodrošina taktisko un stratēģisko mērķu sistemātisku sasniegšanu;
- reālu programmu sastādīšana, savstarpēji saistot pašreizējās iespējas un ilgtermiņa plānus;
- mērķtiecīga organizācijas attīstība un kustība izvēlētajā virzienā;
- spēja paredzēt iespējamās problēmas;
- stimulējoša iedarbība visu līmeņu darbiniekiem;
- vadības darbību un citu darbību pilnveidošana.
Pareizi sastādīts plāns ļauj vadītājam un viņa padotajiem sistemātiski virzīties uz mērķa sasniegšanu. Ievērojot skaidru algoritmu, nevajadzēs novērst uzmanību no svešām darbībām. Turklāt plāns bieži piedāvā iespējas reaģēt uz neparedzētām situācijām, un tāpēc situāciju būs iespējams izlīdzināt bez būtiskiem materiāliem un laika zaudējumiem.
Kādam jābūt efektīvam plānam
Lai plānošanas process būtu efektīvs, tam izvirza vairākas prasības, proti:
- programmai jābūt piemērotai un piemērotai konkrētā situācijā;
- plāni nosaka reāli sasniedzamus mērķus un rādītājus;
- dokumenti atspoguļo visaptverošu informāciju par pašreizējo situāciju, kā arī par turpmāko situāciju;
- plāns ir sastādīts saskaņā ar skaidriem standartiem un noteikumiem;
- daudzsološu programmu apkopošanai jābūt sistemātiskai;
- plāna ietvaros ir jādarbojas ar skaidriem skaitļiem un īpašiem izteicieniem.
Ir vērts atzīmēt, ka uzņēmuma darbību algoritms ievērojami atšķiras no tā, ko cilvēks veido pats. Organizācijas gadījumā plāns ir stingrāks un ļauj veikt pielāgojumus tikai ārkārtas situācijās.
Stratēģiskās plānošanas loma
Stratēģiskajai plānošanai uzņēmumam ir šādas priekšrocības:
- nosaka vispārējo attīstības virzienu, saskaņā ar kuru tiek sastādīta tālāka mārketinga un citu pētījumu programma;
- globālā mērķa noteikšana, ar kuru tiks saistītas visu uzņēmuma struktūrvienību vietējās programmas;
- Tas ir pamats resursu meklēšanai un izplatīšanai;
- ietver vairāku alternatīvu attīstību, kuras uzņēmums var izmantot neparedzētu apstākļu gadījumā;
- ilgtermiņa perspektīvas piespiež vadību analizēt trūkumus un arī meklēt veidus, kā tos novērst.
Ir vērts atzīmēt, ka stratēģiskā plānošana ir uzņēmuma darbības priekšnoteikums. Tas nosaka darbības vispārējās vadlīnijas, kā arī organizācijas stāvokli nākotnē.
Plānošanas veidi
Plānošanas veidu klasifikācija tiek veikta saskaņā ar šādām pazīmēm:
- Saskaņā ar plānošanas periodu:
- ilgtermiņa (vairāk nekā 5 gadi);
- vidēja termiņa (līdz 5 gadiem);
- īstermiņa (mazāk nekā 1 gads).
- Saskaņā ar plānošanas līmeni:
- organizācijai kopumā (nosaka vispārējo darbības virzienu);
- konkrētai vienībai;
- par projektu;
- par konkrēta darbinieka pienākumiem.
- Saskaņā ar tēmu:
- pētījumu plānošana;
- ražošanas procesa plānošana;
- apjomu un izplatīšanas kanālu noteikšana;
- HR plānošana;
- materiālo un finanšu resursu piegāde.
- Saskaņā ar mērķi:
- operatīvs;
- stratēģiskā.
Stratēģiskās plānošanas process
Normālai darbībai katram uzņēmumam jābūt ilgtermiņa vadlīnijām. Tātad stratēģiskās plānošanas process ietver šādu darbību secību:
- misijas definīciju, kas kalpo kā vispārējs organizācijas attīstības virziens;
- spēcīgo un vājo vietu organizācijā, kā arī ārējā vidē esošo draudu un iespēju analīze;
- ilgtermiņa mērķu formulēšana;
- alternatīvu izstrāde neparedzētu apstākļu gadījumā;
- pamatstratēģijas atlase, uz kuras pamata uzņēmums darbosies.
Personāla plānošana
Personāla plānošana ir mērķtiecīga un saprātīga organizācijas darbība, kas sastāv no pilntiesīga darbinieku komplektēšanas noteiktā brīdī. Šis ir viens no vissvarīgākajiem uzdevumiem, jo tieši darbinieki nodrošina stabilu uzņēmuma darbību. Personāla plānošanas mērķus var formulēt šādi:
- HR politikas izstrāde;
- kvantitatīvā un kvalitatīvā personāla nepieciešamības noteikšana;
- daudzsološu darbinieku virzīšana pa karjeras kāpnēm;
- ārkārtas reaģēšanas scenārija izstrāde;
- organizācijas un katra konkrētā darbinieka mērķu saskaņošana;
- personāla uzturēšanas un attīstības izmaksu noteikšana.
Personāls ir jebkura uzņēmuma darba pamats kā viens no vissvarīgākajiem resursiem. Tāpēc personāla plānošanā ir jāpieiet ar visu atbildību, nodrošinot pilnvērtīgu darbu gan pašreizējā, gan arī turpmākajā laika posmā.
Taktiskās plānošanas būtība
Taktisko plānošanu var definēt kā organizācijas globālās stratēģijas specifikāciju. Mēs varam teikt, ka šīs ir darbības, kas nodrošina efektīvu ilgtermiņa mērķu sasniegšanu. Taktiskajai plānošanai ir šādas iespējas:
- nozīmē sīki izstrādātu programmu izstrādi, kas norāda soli pa solim darbību algoritmu;
- ir īstermiņa raksturs;
- par šāda veida plānošanu ir atbildīgs vidējās vadības personāls;
- ietver viendabīgu, bieži atkārtotu jautājumu risināšanu;
- darbības jāveic saskaņā ar īpašu grafiku;
- ierobežots skaits alternatīvu risinājumu.
Tādējādi mēs varam teikt, ka taktika ir līdzeklis stratēģisko mērķu sasniegšanai. Tie ir specifiski soļi, kuru ieviešana tuvina organizāciju gala rezultāta sasniegšanai.
Secinājumi
Plānošanas būtība ir racionāla laika un materiālo resursu sadale, kā arī skaidra darbību algoritma sagatavošana konkrēta mērķa sasniegšanai. Ir vērts atzīmēt, ka tas nav tikai obligāts process, bet arī viena no vadības pamatfunkcijām. Lai plāns nebūtu deklaratīvs, bet obligāts, viņi to noteikti piešķirs kā oficiālu dokumentu. Tās izpildi uzrauga augstākā vadība. Plānoto rādītāju sasniegšanas uzraudzība jāveic ne tikai darba pēdējā posmā, bet arī visā periodā. Tas ļauj savlaicīgi reaģēt uz novirzēm un veikt pielāgojumus darba grafikā un metodēs.
Veidojot plānus, jums jāvadās pēc vairākiem obligātiem principiem. Visiem mērķiem un uzdevumiem nevajadzētu būt pretrunā viens otram, bet tiem vajadzētu būt vienam virzienam. Ir arī vērts atzīmēt, ka plāna sastādīšanas procesā ir vēlams iesaistīt visas personas, kas būs atbildīgas par tā ieviešanu. Ir svarīgi saprast, ka neatkarīgi no apstākļiem programmu nevajadzētu apturēt. Lai nodrošinātu pilnvērtīga darba turpināšanu, ir jāveic labojumi atbilstoši pašreizējai situācijai. Plāniem jābūt elastīgiem. Darbību algoritmiem jābūt zinātniskam pamatam, un norādītajiem rezultātiem jābūt raksturotiem ar maksimālu precizitāti.
Plānošana ir viens no nepieciešamajiem nosacījumiem efektīvai uzņēmuma darbībai. Tas galvenokārt ir saistīts ar faktu, ka ekonomiku raksturo zināma nenoteiktība. Labi izstrādāts plāns ļauj iepriekš paredzēt un izlīdzināt negatīvos aspektus. Starp konkurentiem ir arī iespēja gūt ievērojamas priekšrocības. Izmantojot detalizētu plānu, ražošanā var sistemātiski ieviest jaunākos sasniegumus un tehnoloģijas. Turklāt ir svarīgi paredzēt strukturālas izmaiņas organizācijā. Plānošanas stratēģijā būtu jāparedz noteiktu problēmu iespējamība, kā arī veidi, kā uz tām reaģēt. Mēs varam teikt, ka tas ir ne tikai darbību algoritms, bet arī līdzeklis darbinieku motivēšanai.
