Veiksmų plano turėjimas bet kurioje situacijoje padeda tikslą pasiekti ekonomiškesnėmis priemonėmis. Pagrindiniai strateginio planavimo principai valdyme yra pagrindas organizuoti veiklą įmonėje. Planas leidžia koordinuoti visų proceso dalyvių veiksmus ir teisingai paskirstyti turimus išteklius. Todėl valdyme planavimo procesams suteikiama tiek daug reikšmės.
Planavimo samprata
Nuo to momento, kai žmogus pradėjo galvoti apie savo perspektyvas, pasirodo paprasčiausias planavimas. Pamažu žmonija įgyja patirties, tobulėjančių veiksmų programų, leidžiančių pasiekti rezultatus, metodų. Taigi yra planavimas, kurio esmę, pagrindinius principus ir metodus šiandien nagrinėja visas mokslas - vadyba. Tai suprantama kaip sistema ir veiksmų seka, kurie turi būti atlikti norint pasiekti bet kokį tikslą. Tai yra savotiškas tiltas tarp dabartinės padėties ir norimos valstybės.
Strategija ir planavimas
Įprasta atskirti strateginį ir dabartinį planavimą. Su ilgalaikių užduočių sprendimu susiję įmonės darbo organizavimo tikslai ir pagrindiniai principai būtinai yra susiję su įmonės strategija. Strategijos poreikis paaiškinamas poreikiu palengvinti vadybinių sprendimų priėmimo procesą. Vadovas turi suprasti, kur vyksta įmonė, ir šia linkme jis gali priimti sprendimus. Strategijos kūrimas yra aukščiausia planavimo forma, o jos rėmuose jau įgyvendinamos paprastesnės formos. Nuolatinis planavimas yra neįmanomas ar neveiksmingas be strategijos. Kaip ir taktiniai sprendimai užtikrina ilgalaikių tikslų įgyvendinimą, nes neįmanoma jų pasiekti „vienu žingsniu“.
Tikslai ir uždaviniai
Tikslai ir pagrindiniai uždaviniai, planavimo principai, be abejo, yra siejami su įmonės specifika, tačiau yra universalių tikslų, būdingų bet kuriai įmonei. Tai apima:
- poreikis optimizuoti išteklių (piniginių, žmogiškųjų, laikinųjų, gamybos) išlaidas;
- įmonės ir vadovybės prisitaikymas prie kintančių išorinių sąlygų ir su verslu susijusios rizikos mažinimas;
- visų pastangų ir procesų įmonėje koordinavimas ir išteklių išleidimas;
- organizacinis tobulinimas, tobulinant įmonės struktūrą ir gamybos procesus, siekiant padidinti produktyvumą ir įmonės efektyvumą.
Pagrindiniai principai
Bet kokia planavimo tipas Dėl įmonės specifikos jis turi unikalių savybių. Tačiau yra universalių postulatų, būdingų bet kokiai tokios veiklos rūšiai. Prancūzų vadybos teoretikas A. Fayolis kalbėjo apie penkias geros veiksmų programos taisykles, apie pagrindinius planavimo principus. Šiandien valdyme galite rasti platų ir siaurą pagrindinių nuostatų sąrašą. Pagal siaurą sąrašą pagrindiniai planavimo principai yra šie: vienybė, tikslumas, tęstinumas, lankstumas, dalyvavimas. Plačiau aiškinant, prie jų pridedami šie postulatai: informacijos turinys, ekonominis pagrįstumas, taip pat sudėtingumas, savalaikiškumas, susitelkimas, integracija. Neprivalomi principai yra optimalumas, stabilumas, nuoseklumas, konkretumas ir išmatuojamumas ir tt. Sąrašą galima tęsti, nes planavimas yra nepaprastai sudėtingas ir įvairus procesas. Todėl tradiciškai valdyme kalbama apie 5–7 visuotinius principus.
Vienybė
Visi pagrindiniai planavimo principai paklūsta pirmajai vienybės ar holizmo taisyklei. Jame teigiama: visi planavimo elementai turi egzistuoti sistemoje ir sąveikoje. Vienybė išreiškiama sisteminiu požiūriu į užsibrėžti tikslus ir priemonių jiems pasiekti pasirinkimas. Planavimo subjektų ir įmonės struktūrinių elementų santykis turėtų būti užtikrintas horizontaliu ir vertikaliu lygmenimis. Neįmanoma suplanuoti vieno padalinio veiklos atskirai nuo kitų padalinių ir tarnybų. Bet kokie vieno struktūrinio organizacijos elemento planų pakeitimai turėtų būti atspindėti ir į juos turi būti atsižvelgta visų kitų departamentų planuose. Tik vienas, nuodugnas organizacijos veiklos planavimas leidžia mums įgyvendinti bendruosius įmonės tikslus ir pasiekti privačius padalinių ir darbuotojų tikslus.
Lankstumas
Reikėtų suprasti, kad planas nėra dogma ar sakinys, jį įtakoja daugybė išorinės ir vidinės aplinkos veiksnių. Todėl koncepcija, pagrindiniai planavimo principai visada turėtų atitikti lankstumo taisyklę. Net pats geriausias ir pagrįstiausias planavimas nesugeba numatyti visko, todėl plane iš pradžių turėtų būti tam tikro lankstumo, kad jį būtų galima laiku atnaujinti, jei pasikeistų įmonės aplinkybės ir sąlygos. Tačiau tai neturėtų sumažinti kitų plano ypatybių: jo konkretumo, pasiekiamumo, laiko tikrumo ir tt Dažniausiai lankstumas išreiškiamas tuo, kad plane yra numatytos pagrįstos galimos papildomos investicijos ir veiksmų kintamumas tam tikrose situacijose. Pvz., Esant nenugalimos jėgos (force majeure) ar krizės atvejams.
Dalyvavimas
Išvardžius pagrindinius planavimo principus, ypač reikėtų pasidomėti dalyvavimu: planavimo procese turėtų dalyvauti maksimalus įmanomas įmonės darbuotojų skaičius, idealiu atveju - visi darbuotojai. Dalyvavimas planavime leidžia asmeniui emociškai gyventi įgyvendinant savo tikslus, o šis įsitraukimas motyvuoja dirbti efektyviau. Dalyvaujantis planavimo stilius atskleidžia darbuotojų kūrybinį potencialą, užtikrina pastangų integraciją kuriant planą, o tai padidina jo kokybę ir efektyvumą. Dalyvavimas planuojant taip pat naudingas įmonei, ugdant darbuotoją, motyvuojant jį apmąstyti įmonės likimą. Bendras darbas rengiant organizacijos planą sukuria ypatingą firmos dvasią įmonėje, sustiprina komandos aktyvumą ir inovacijas.
Tęstinumas
Nepaisant to, kad plane visada turėtų būti nustatytas įgyvendinimo terminas, išvardijant pagrindinius organizacijos darbo planavimo principus, A. Fayolis kalba apie šio proceso tęstinumą. Planavimas valdyme nesibaigia, nes net pradedant įgyvendinti veiksmų programą reikia stebėti situaciją ir kontroliuoti plano atitikimą esamoms aplinkybėms. Jei reikia, planą visada galima koreguoti. Pasiekus tikslus, būtina įvertinti plano efektyvumą, atsižvelgiant į pasiekimus ir klaidas, pradėti naują planavimo ciklą. Praktika rodo, kad vadovas pirmiausia parengia strategiją, tada planuoja vykdomus skirtingos skubos veiksmus, tada vykdo savaitinį ir dienos planavimą. Taigi visi jo veiksmai yra susiję su planavimo procesais.
Tikslumas
Kaip ir kiti pagrindiniai planavimo principai, tikslumas priklauso nuo išorinio ir vidinio poveikio organizacijai. Tačiau planuodami turėtumėte stengtis kuo daugiau konkretizavimo ir detalių. Kuo tikslesnis planas, tuo lengviau jį įgyvendinti. Paprastai strateginiai planai yra mažiau detalūs nei dabartiniai ir taktiniai.Kuo trumpesnis laikotarpis ir arčiau esamo momento, kuriam kuriama veiksmų programa, tuo tiksliau galite planuoti veiksmus tikslui pasiekti. Tikslumas turėtų būti išreikštas tikslų išmatuojamumu, nustatytais terminais ir išleistų išteklių tikrumu.
Informacinis turinys
Visi pagrindiniai planavimo principai grindžiami plačia informacine parama. Norėdami sukurti veiksmingus planus, vadovai turi turėti daug duomenų: ekonominių, pramoninių, socialinių. Makroekonominių ir mikroekonominių aplinkybių analizė, įmonės padėties rinkoje išaiškinimas, įmonės konkurencingumo ir stabilumo įvertinimas - visa tai įmanoma tik turint aukštos kokybės informacinį planavimo palaikymą. Todėl organizacija turėtų sukurti patikimą ir efektyvią informacinę sistemą, lydinčią vadovo darbą.
Ekonominis įgyvendinamumas
Pagrindiniai planavimo principai ir metodai visada yra skirti galutinai pasiekti įmonės ekonominę sėkmę. Todėl vadovas turi suprasti, kad visi jo tikslai ir planai turi būti ekonomiškai perspektyvūs organizacijai ir ekonomiškai pagrįsti. Bet koks suplanuotas sprendimas turėtų būti priimamas remiantis ekonominiais kriterijais. Planu turėtų būti siekiama maksimaliai padidinti įmonės pelningumą, nebent tai būtų socialinė ne pelno organizacija. Todėl galutiniai planavimo sprendimai turėtų būti priimami remiantis išsamia sistemos analize, ekonominėmis prognozėmis ir pagrindimu.
Planavimo etapai
Bet kokį planavimą sudaro maždaug tie patys nuoseklūs veiksmai. Planavimo veiksmus sudaro:
- esamos išorinės ir vidinės situacijos įmonėje įvertinimas;
- plano tikslų nustatymas;
- generuoti idėjas apie galimybes pasiekti tikslus, įvertinti ir įvertinti šias idėjas;
- būtinų ir galimų veiksmų rinkinio nustatymas;
- veiksmų planų ir sekų kūrimas;
- turimų ir reikalingų išteklių nustatymas;
- plano sudarymas;
- plano variantų parengimas nenugalimos jėgos atvejais, darbo grafiko ir aiškios veiksmų programos sudarymas;
- plano įgyvendinimas, veiksmų eigos kontrolė, plano taisymas;
- rezultato pasiekimas, plano produktyvumo įvertinimas.
