Asmeninis efektyvumas yra pagrindinė sėkmės paslaptis visais klausimais ir, inter alia, priklauso nuo sugebėjimo tinkamai paskirstyti laiko išteklius. Laiko valdymas yra naudingas moksliniams tyrimams ir planavimui. Yra specialios technikos, leidžiančios teisingai paskirstyti laiką taip, kad pakaktų visko.
Laiko valdymo koncepcija
Žmogus gimdamas gauna unikalų, nepakeičiamą resursą - laiką. Kaip jis tuo disponuoja, dažnai priklauso nuo žmogaus sėkmės versle, jo efektyvumo. Laiko valdymas, arba laiko valdymas, yra daugiapakopis procesas, apimantis įgūdžius planuoti, analizuoti ir organizuoti procesus.
Laiko valdymo idėja visai nėra nauja, net pirmaisiais mūsų eros metais romėnų filosofas Seneca rašė, kad laikas reikalauja ypatingų ryšių, ir suformulavo pirmąsias laiko valdymo taisykles: reikia laikyti laiko dienoraštį, reikia įvertinti, kiek laiko praleidai ir kaip Laikas buvo prisotintas įvykių. Vėliau filosofai ne kartą galvojo, kaip išlaikyti kintantį laiką, pateikė teorijas ir sugalvojo būdų, kaip taupiai ir racionaliai leisti pinigus.
Bet mokslinis valdymo požiūris šis šaltinis pasirodo tik XIX – XX amžių sandūroje. Frederickas Tayloras, amerikiečių inžinierius, pasiūlė darbuotojų laiko valdymo koncepciją ir susiejo šį procesą su motyvacija ir tikslų nustatymu. XX amžiaus pradžioje Rusijos mokslininkai sukūrė visą lauką, vadinamą „moksliniu darbo organizavimu“, ir padėjo rimtą pagrindą šiuolaikinei laiko valdymo teorijai. Terminas „laiko valdymas“ atsirado tik XX amžiaus 70-aisiais, o iki XXI amžiaus pradžios ši pramonė tapo viena iš svarbiausių ir labiausiai išvystytų vadybos dalių.
Laiko tipai
Norėdami ką nors valdyti, turite suprasti objekto esmę. Laikas yra specifinis valdymo objektas, norint tinkamai jį praleisti, verta jį suskirstyti į rūšis. Pirmoji klasifikacija grindžiama darbo ir laisvalaikio sąvokomis, tokiu atveju laikas yra padalijamas į darbą ir laisvalaikį arba nemokamai. Tvarkydami sezonus galite atskirti rūšis, tokias kaip sezoninis laikas: sezono praleidimo laikas sezono metu.
Taip pat galite klasifikuoti laikinus išteklius, atsižvelgiant į veiklą, kuriai jie skirti, tada paskirstomas darbo, asmeninis ir socialinis laikas. Darbuotojas išleidžiamas atlikti tarnybines pareigas, planuoti, asmeniškai apima laisvalaikį, švietimą, pramogas, o visuomenė išleidžiama šeimai, draugams, įvairių ryšių užmezgimui. Kalbant apie planavimą, paprastai atsižvelgiama į darbo laiką, nors, žinoma, būtina įgytus ekonominio laiko praleidimo įgūdžius pritaikyti visoms jo rūšims.
Laiko valdymo ypatybės
Bet kuris valdymas atlieka pagrindinę funkciją - tai yra racionalus išteklių naudojimas. Laiko valdymo funkcijos yra šio neatsinaujinančių išteklių planavimas, paskirstymas ir išlaidos. Laiko valdymas yra būtinas norint efektyviausiai išnaudoti turimą laiko rezervą, o tai daro tiesioginę įtaką asmens ar darbuotojo produktyvumui. Pagrindinės laiko valdymo funkcijos yra laiko naudojimo planavimas, laiko naudojimo procesų organizavimas, principų laikymosi stebėjimas ir sugaišto laiko nustatymas.
Laiko valdymo pranašumai
Laiko valdymas duoda nemažai teigiamų rezultatų.Norėdami pasiekti sėkmės bet kurioje veikloje, turite išmokti tinkamai leisti laiką. Žmogus, įvaldęs laiko valdymo technologiją, gauna šias išmokas:
- greičiau ir dažniau pasiekia savo tikslus;
- jis sukuria savo gyvenimo aplinkybes ir gali jas kontroliuoti;
- gebanti pasiekti bet kokį tikslą ir sėkmę bet kurioje veikloje;
- mažiau nervingų išgyvenimų, nes jo gyvenime nėra tuštybės ir skubėjimo;
- turi pakankamai laiko savęs ugdymui ir dvasiniam tobulėjimui;
- turi kiekvienos dienos veiksmų planą, tampa drausmingesnis ir renkamas;
- daugiau ilsisi, todėl jaučiasi linksmas ir sveikas, turi daugiau galimybių bendrauti su draugais ir artimaisiais, lankyti pomėgio užsiėmimus;
- produktyvesnis darbe;
- galiausiai žmogus yra labiau pasitikintis savimi ir laimingas.
Laiko valdymo proceso struktūra
Laiko valdymo sistemą sudaro keli pagrindiniai procesai:
- analizė - norėdami kur nors persikelti, turite žinoti, ko norite ir kokius išteklius turite;
- strateginis planavimas;
- tikslų paskelbimas;
- taktinis ir operatyvinis planavimas;
- tikslo pasiekimas;
- išteklių naudojimo kontrolė ir tikslų siekimas.
Laiko valdymo struktūros nustatymui yra ir kitų metodų, kurie išskiria 4 žinių, įgūdžių ir įpročių formavimo sritis:
- tikslo nustatymas, tikslo nustatymo metodų įsisavinimas;
- gebėjimas nustatyti prioritetus;
- gebėjimas naudotis planavimo priemonėmis ir jų kompetentingas pritaikymas;
- racionalaus laiko naudojimo įgūdžių ugdymas, įtvirtinimas ir pritaikymas.
Laiko valdymo tipai
Kaip ir bet kurį valdymą, pagrindinį laiko valdymą galima suskirstyti į strateginį ir operatyvinį planavimą. Tai taip pat galima suskirstyti į šių išteklių valdymo tipus pagal laiką: ilgalaikį ir trumpalaikį, o tai iš tikrųjų dubliuoja pirmąją klasifikaciją.
Strateginis planavimas susijęs su ilgalaikių, globalių tikslų siekimu, o laikas skiriamas metams ar daugiau. Tai siejama su prognozavimu, pagrįstu nuodugnia situacijos analize.
Dabartinis laiko valdymas yra susijęs su tikslų įgyvendinimu per trumpą laiką: nuo mėnesio iki šešių mėnesių. Jis įtrauktas į strateginį planą, tačiau apima tik jo tiesioginę dalį.
Operatyvus laiko paskirstymas yra susijęs su savaitės ir dienos planų rengimu. Taktinis išteklių paskirstymas yra susijęs su realia dabartine situacija, kai aplinkybės gali pataisyti.
Bendrieji laiko valdymo principai
Laiko valdymo procesai grindžiami pagrindiniais principais, kurie apima:
- Teisingas tikslo nustatymas. Nuo to priklauso jos pasiekiamumas ir motyvacija to siekti. Yra įvairių tikslų nustatymo metodų, garsiausias ir efektyviausias yra „SMART“ modelis.
- Motyvacija. Laiko taupymas turėtų būti sąmoningas ir susijęs su tam tikrų svarbių poreikių tenkinimu, kitaip nereikia tikėtis laiko valdymo sėkmės.
- Taupymas. Laiko valdymas yra būtinas norint pašalinti arba sumažinti laiko deficitą, padidinti našumą tais pačiais laikotarpiais.
Laiko valdymo metodai
Šiandien žinomos įvairios laiko paskirstymo ir panaudojimo strategijos ir būdai. Garsiausi laiko valdymo metodai yra šie:
- Eizenhauerio matrica. Šis metodas susideda iš matricos užpildymo pagal 4 savybes: svarbią, nesvarbią, skubią, neatidėliotiną. Visi planavimo laikotarpio atvejai įvertinami pagal šią skalę ir įvertinami įgyvendinimu. Visų pirma, vykdomi skubūs ir svarbūs dalykai, mažiau skubūs ir svarbūs dalykai atidedami antrajam posūkiui, svarbiausia nėra atidėti jų įgyvendinimą, kad jie nepatektų į pirmąją kategoriją.Neatidėliotini ir mažiau svarbūs atvejai turėtų būti deleguojami pavaldiniams, kai tik įmanoma, nereikėtų kaupti skubių ir nesvarbių reikalų, todėl jie turėtų būti deleguoti arba visai neatlikti bei neįtraukti į planus.
- B. Franklino piramidė. Šis kietas modelis pirmą kartą reikalauja kruopštaus paruošimo, o tada yra lengvai naudojamas. Piramidė remiasi globaliais tikslais ir gyvenimu žmogiškosios vertybės. Antrasis lygis yra ilgalaikiai tikslai 10-20 metų. Trečiasis yra strateginis planas, sprendimai, kaip pasiekti globalius tikslus. Kitas yra ateinančių metų planas, tada trumpalaikis planas. Viršuje yra dienos planas. Tokia piramidė turėtų būti periodiškai peržiūrima ir atnaujinama.
Yra ir kitų laiko valdymo metodų, tačiau visi jie pagrįsti gebėjimu atskirti svarbų nuo nesvarbiojo, sugebėjimais išsikelti teisingus ir pasiekiamus tikslus bei motyvacija taupyti laiką.
Darbo laiko valdymas: pagrindiniai metodai ir taisyklės
Racionalus darbo laiko paskirstymas yra svarbiausia užduotis žmonėms, siekiantiems padidinti savo darbo efektyvumą. Laiko valdymo metodai, valdymas, skirtas pašalinti darbo laiko trūkumą. Todėl nepaprastai svarbu planuoti darbo dieną remiantis šiais principais:
- būtina suteikti galimybę įrašyti laiką, praleistą atliekant įvairias operacijas;
- rengiant planą 60% laiko turėtų būti skirta suplanuotiems darbams, 20% nenumatytiems reikalams, 20% spontaniškoms užduotims;
- būtina nustatyti „laiko kriaukles“ ir kiek įmanoma jas pašalinti;
- reikia suskirstyti darbo užduotis pagal skubumą ir svarbą;
- laiko planavimas turėtų būti sistemingas, nuoseklus, pagrįstas.
Norėdami valdyti laiką organizacijoje, dažnai naudojamas ABC metodas, kuris leidžia jums klasifikuoti įmonės išteklius pagal svarbos laipsnį. Jis grindžiamas trimis principais:
- svarbiausius dalykus daro vadovas; jis jiems praleidžia 15% savo laiko;
- vidutinės svarbos užduotys pavedamos vadovams, joms skiriama 20% darbo laiko;
- mažiau svarbios užduotys pavedamos atlikėjams, kurie praleidžia 65% savo laiko.
Organizacijos laiko valdymas
Laiko valdymas įmonėje yra būdas sutaupyti iki 30% specialisto darbo laiko. Todėl tam reikia skirti deramą dėmesį. Laiko valdymas organizacijoje krenta ant vadovų, kurie sudaro atlikėjų veiklos ir vidutinės trukmės darbo planus, pečių. Šiandien yra daugybė kompiuterinių programų, leidžiančių planuoti darbuotojų darbo laiką, taip pat stebėti užduočių vykdymą ir sugaištą laiką. Pavyzdžiui, „Toggl“, „Bitrix“ „Team“ ir „Project“. Yra trys pagrindinės organizacijos laiko valdymo strategijos:
- Pagreitis. Būtina kuo labiau sumažinti laiką, skiriamą atliekant tipiškas, ypač pasikartojančias operacijas.
- Kaupimas. Kiekviename gamybos etape būtina nustatyti rezervus ir prioritetus, sudaryti laiko rezervą nenumatytoms užduotims atlikti.
- Modernizavimas. Būtina įdiegti veiksmingas laiko planavimo ir kontrolės sistemas.
Laisvo laiko valdymas
Bet kuris asmuo visada jaučia laisvo laiko trūkumą, todėl jį reikia planuoti taip pat kruopščiai kaip darbuotoją. Norėdami tai padaryti, turite išmokti griežtai atskirti darbą nuo laisvalaikio, kad būtų laiko atkurti darbingumą. Atostogų metu turite apsiriboti skambučiais ir pranešimais darbe, kad galėtumėte visiškai atsipalaiduoti. Namų ūkio darbus reikia išmokti organizuoti kuo taupant laiką. Būtina išsiugdyti gebėjimą nustatyti svarbiausias užduotis, kad būtų pakankamai laiko ne tik poilsiui, bet ir savęs tobulėjimui. Taip pat turėtumėte išmokti atsisakyti nedidelės rutinos, nenaudingų dalykų, palikdami maksimalų laiką prioritetiniams tikslams pasiekti.
