Įmonės veikloje ar bet kurioje žmogaus gyvenimo srityje nuolat keliami tam tikri tikslai, kuriuos pasiekti reikia apibrėžti aiškią veiksmų seką. Planavimo esmė yra sukurti aukštos kokybės algoritmą, kuris laiku pasieks konkrečius rezultatus.
Kas yra planavimas?
Planavimo esmė yra laiko ir materialinių išteklių paskirstymas, taip pat veiksmų algoritmo sukūrimas tikslams pasiekti. Jei mes atsižvelgsime į šią sąvoką įmonės atžvilgiu, tai yra viena iš pagrindinių valdymo funkcijų. Tokiu atveju planavimo procesas atrodys taip:
- įmonės misijos ataskaita;
- pagal ankstesnę pastraipą kuriami tikslai, kuriuos planuojama pasiekti;
- bendros veiksmų programos sudarymas;
- išteklių, reikalingų planui įgyvendinti, paieška;
- programos atlikėjų rato nustatymas ir išsamios informacijos pateikimas jiems;
- rezultatų fiksavimas nustatytos formos patvirtinto dokumento forma.
Taigi planavimo esmę galima aiškinti kaip tikslų sistemos plėtojimą, taip pat būdus jiems pasiekti. Objektas yra konkreti organizacija ar jos struktūrinis vienetas, kuriam sudaroma perspektyvi programa. Kalbant apie planavimo dalykus, tai asmenys ar specialūs padaliniai, vykdantys šią veiklą.
Pagrindiniai principai
Skiriami šie pagrindiniai planavimo principai:
- vienybės principas yra tas, kad visos mažos užduotys, įtrauktos į planą, turėtų būti nukreiptos į galutinį visuotinį tikslą;
- dalyvavimo principas reiškia, kad vienaip ar kitaip visi asmenys, dirbantys įgyvendinant projektą, turėtų būti įtraukti į planavimo procesą;
- tęstinumo principas teigia, kad planų įgyvendinimas neturėtų būti sustabdytas dėl nenumatytų aplinkybių (jūs turėtumėte apsiriboti pakeitimais);
- lankstumo principas suponuoja galimybę pakeisti planą, siekiant jį pritaikyti nuolat kintančioms sąlygoms;
- mokslinis principas - visos nuostatos turi būti aiškiai pagrįstos pagal gerai žinomas teorijas;
- Tikslumo principas - kuo objektyviau apibūdinti galutinius ir tarpinius rezultatus.
Visi šie reikalavimai yra privalomi. Laikydamiesi šių planavimo principų, galėsite sudaryti kokybišką ir efektyvią veiksmų programą.
Pagrindiniai išteklių planavimo metodai
Išteklių planavimas įmonėje gali būti atliekamas laikantis šių pagrindinių metodų:
- balanso metodas apima pusiausvyros tarp išteklių poreikių ir jų šaltinių suradimą;
- skaičiavimo ir analizės metodas leidžia atsižvelgti į visus veiksnius, turinčius įtakos galutinio rezultato pasiekimui, taip pat į jų dinamiką;
- ekonominiai ir matematiniai metodai apima specialiai sukurtų modelių, leidžiančių gauti tiksliausius rezultatus, naudojimą;
- grafinis-analitinis metodas susideda iš specialių tarpinių ir galutinių rezultatų pateikimo priemonių naudojimo;
- Programos-tikslo metodas apima priemonių ir užduočių, kurių įgyvendinimas užtikrina galutinio rezultato pasiekimą, rinkinio sukūrimą.
Planavimo metodų pasirinkimas priklauso ne tik nuo įmonės specifikos, bet ir nuo situacijos, kuri tam tikru laikotarpiu susiformavo vidaus ir išorės aplinkoje.
Pagrindiniai planavimo tikslai
Norint, kad tikslai būtų realūs, reikia sudaryti aukštos kokybės programas ir veiksmų algoritmus. Taigi planavimo užduotis galima suformuluoti taip:
- planavimo laikotarpiu spręstinų problemų sąrašo sudarymas;
- ieškoti scenarijų, pagal kuriuos galėtų susidaryti situacija;
- tikslų pagrindimas ir jų reikšmingumo laipsnio nustatymas;
- išteklių šaltinių paieška, taip pat jų naudojimo plano sudarymas;
- galutinių ir tarpinių rezultatų paskyrimas, pagal kuriuos bus vykdoma tikslų pasiekimo stebėsena.
Sukūrus visuotinį planą, svarbu suskaidyti jį į vietines užduotis. Jie veikia kaip tam tikri etapai, kurių įgyvendinimas priartina organizaciją prie galutinio tikslo pasiekimo.
Kodėl jums reikia sudaryti planus?
Planavimo poreikį visose veiklos srityse lemia kelios priežastys:
- ekonominei plėtrai būdingas didelis netikrumas, o išteklių naudojimo optimizavimas sudarant aiškų planą padeda išlyginti krizės momentus;
- planavimas padeda sukurti konkurencinius pranašumus dėl to, kad būsimuose dokumentuose galima numatyti išorinės aplinkos svyravimus, išteklių tiekimo sutrikimus ir kitas problemas;
- planavimo sistema leidžia įgyvendinti inovacijų ir mokslo bei technologinės pažangos pasiekimų taikymo programas;
- stabili įmonė, veikianti pagal aiškiai suplanuotą programą, yra patrauklesnė investicijoms;
- laipsniški struktūriniai pertvarkymai, užtikrinantys sistemingą taktinių ir strateginių tikslų įgyvendinimą;
- realių programų sudarymas, derinant dabartines galimybes ir ilgalaikius planus;
- kryptingas organizacijos vystymas ir judėjimas pasirinkta kryptimi;
- gebėjimas numatyti galimas problemas;
- stimuliuojantis poveikis visų lygių darbuotojams;
- supaprastinti valdymo veiksmus ir kitą veiklą.
Tinkamai sudarytas planas leidžia vadovui ir jo pavaldiniams sistemingai judėti siekiant tikslo. Laikydamiesi aiškaus algoritmo, jums nereikės blaškytis dėl pašalinių veiksmų. Be to, plane dažnai pateikiamos galimybės reaguoti į nenumatytas situacijas, todėl situaciją bus galima išlyginti be didelių materialinių ir laiko nuostolių.
Koks turėtų būti efektyvus planas
Kad planavimo procesas būtų efektyvus, jam keliami keli reikalavimai, būtent:
- programa turėtų būti tinkama ir tinkama konkrečioje situacijoje;
- planuose išdėstyti realiai pasiekiami tikslai ir rodikliai;
- dokumentai atspindi išsamią informaciją apie esamą ir būsimą padėtį;
- planas sudaromas laikantis aiškių standartų ir taisyklių;
- perspektyvių programų sudarymas turėtų būti sistemingas;
- įgyvendinant planą būtina dirbti su aiškiais skaičiais ir konkrečiomis išraiškomis.
Verta paminėti, kad įmonės veiksmų algoritmas žymiai skiriasi nuo to, kurį žmogus sudaro pats. Organizacijos atveju planas yra griežtesnis ir leidžia koreguoti tik kritinėmis situacijomis.
Strateginio planavimo vaidmuo
Strateginis planavimas turi šiuos privalumus įmonei:
- nustato bendrąją plėtros kryptį, pagal kurią sudaroma tolesnio marketingo ir kitų studijų programa;
- bendro tikslo, su kuriuo bus susietos visų įmonės padalinių vietinės programos, nustatymas;
- Tai yra išteklių paieškos ir paskirstymo pagrindas;
- apima daugybės alternatyvų, kurių įmonė gali imtis esant nenumatytoms aplinkybėms, sukūrimą;
- ilgalaikės perspektyvos verčia vadovybę analizuoti trūkumus ir ieškoti būdų, kaip juos pašalinti.
Verta paminėti, kad strateginis planavimas yra būtina įmonės funkcionavimo sąlyga. Tai lemia bendrąsias veiklos gaires, taip pat organizacijos poziciją ateityje.
Planavimo tipai
Planavimo tipų klasifikavimas atliekamas atsižvelgiant į šias savybes:
- Pagal planavimo laikotarpį:
- ilgalaikis (daugiau nei 5 metai);
- vidutinės trukmės (iki 5 metų);
- trumpalaikis (mažiau nei 1 metai).
- Pagal planavimo lygį:
- visai organizacijai (lemia bendrą veiklos kryptį);
- konkrečiam vienetui;
- apie projektą;
- už konkretaus darbuotojo pareigas.
- Pagal temą:
- tyrimų planavimas;
- gamybos proceso planavimas;
- apimčių ir paskirstymo kanalų nustatymas;
- HR planavimas;
- materialinių ir finansinių išteklių tiekimas.
- Pagal tikslą:
- operacinis;
- strateginis.
Strateginio planavimo procesas
Normaliam funkcionavimui kiekviena įmonė turėtų turėti ilgalaikes gaires. Taigi, strateginio planavimo procesą sudaro tokia veiksmų seka:
- misijos, kuri yra bendroji organizacijos plėtros kryptis, apibrėžimas;
- stipriosios ir silpnosios organizacijos, taip pat grėsmių ir galimybių, esančių išorinėje aplinkoje, analizė;
- ilgalaikių tikslų formulavimas;
- alternatyvų kūrimas nenumatytų aplinkybių atvejais;
- pagrindinės strategijos, kuria remiantis įmonė veiks, parinkimas.
Personalo planavimas
Personalo planavimas yra tikslinga ir pagrįsta organizacijos veikla, susidedanti iš tam tikru momentu pilnaverčių darbuotojų komplektavimo. Tai yra viena iš svarbiausių užduočių, nes būtent darbuotojai užtikrina stabilų įmonės darbą. Taigi personalo planavimo tikslus galima suformuluoti taip:
- Žmogiškųjų išteklių politikos plėtra;
- kiekybinio ir kokybiško personalo poreikio nustatymas;
- perspektyvių darbuotojų skatinimas karjeros laiptais;
- reagavimo į ekstremalias situacijas scenarijaus sukūrimas;
- suderinti organizacijos ir kiekvieno konkretaus darbuotojo tikslus;
- personalo išlaikymo ir ugdymo išlaidų nustatymas.
Personalas yra bet kurios įmonės, kaip vieno iš svarbiausių išteklių, darbo pagrindas. Štai kodėl į personalo planavimą reikia žiūrėti atsakingai, numatant visavertį darbą tiek dabartiniu, tiek ir būsimu laikotarpiu.
Taktinio planavimo esmė
Taktinį planavimą galima apibrėžti kaip visuotinės organizacijos strategijos specifikaciją. Galime pasakyti, kad tai yra veiksmai, užtikrinantys efektyvų ilgalaikių tikslų įgyvendinimą. Taktinis planavimas turi šias savybes:
- reiškia, kad reikia kurti išsamias programas, nurodančias žingsnis po žingsnio veiksmų algoritmą;
- turi trumpalaikį pobūdį;
- už tokio tipo planavimą atsakingi darbuotojai iš vidurinės vadovybės;
- apima vienodų, dažnai pasikartojančių, problemų sprendimą;
- veiksmai turėtų būti atliekami pagal tam tikrą grafiką;
- ribotas alternatyvių sprendimų skaičius.
Taigi galime pasakyti, kad taktika yra priemonė pasiekti strateginius tikslus. Tai yra konkretūs žingsniai, kurių įgyvendinimas priartina organizaciją prie galutinio rezultato pasiekimo.
Išvados
Planavimo esmė yra racionalus laiko ir materialinių išteklių paskirstymas, taip pat aiškaus veiksmų algoritmo paruošimas konkrečiam tikslui pasiekti. Verta paminėti, kad tai nėra tik privalomas procesas, bet ir viena iš pagrindinių valdymo funkcijų. Kad planas būtų ne deklaratyvus, o privalomas, jie tam tikrai suteiks oficialaus dokumento formą. Jos vykdymą prižiūri vyresnioji vadovybė. Planuotų rodiklių pasiekimo stebėsena turėtų būti vykdoma ne tik paskutiniame darbo etape, bet ir per visą laikotarpį. Tai leidžia laiku reaguoti į nukrypimus ir koreguoti darbo laiką ir metodus.
Kurdami planus, turite vadovautis keletu privalomų principų. Visi tikslai ir uždaviniai neturėtų prieštarauti vienas kitam, bet turėti vieną kryptį. Taip pat verta paminėti, kad į plano sudarymo procesą pageidautina įtraukti visus asmenis, kurie bus atsakingi už jo įgyvendinimą. Svarbu suprasti, kad neatsižvelgiant į aplinkybes, programa neturėtų būti sustabdyta. Pataisymai turi būti daromi atsižvelgiant į esamą situaciją, kad būtų užtikrintas visavertis darbas. Planai turi būti lankstūs. Veiksmų algoritmai turėtų turėti mokslinį pagrindą, o nurodyti rezultatai turėtų būti apibūdinami maksimaliu tikslumu.
Planavimas yra viena iš būtinų sąlygų efektyviam įmonės funkcionavimui. Visų pirma taip yra todėl, kad ekonomikai būdingas tam tikras netikrumas. Gerai parengtas planas leidžia iš anksto numatyti ir išlyginti neigiamus aspektus. Taip pat yra galimybė įgyti reikšmingų pranašumų tarp konkurentų. Naudojant detalųjį planą, sistemingai galima įdiegti naujausius pokyčius ir technologijas. Be to, svarbu numatyti struktūrinius pokyčius organizacijoje. Planavimo strategijoje turėtų būti numatytos tam tikrų problemų galimybės ir būdai, kaip į jas reaguoti. Galime pasakyti, kad tai ne tik veiksmų algoritmas, bet ir darbuotojų motyvavimo įrankis.
