Personlig assistent til lederen: opgaver og krav

Enhver organisations vigtigste ressource er dens ansatte. De bidrager til vækst og velstand i produktionen. Kompetente chefer værdsætter deres ansatte. Blandt andre vigtige stillinger er assistentlederen især bemærkelsesværdig. Pligter, hvis betydning er vanskelig at overvurdere. Dette er højre hånd og hovedrådgiver, arrangør af arrangementer og mødekoordinator. Uden en god assistent vil det være meget vanskeligt for en top manager at styre en virksomhed.

Assistentens karakteristiske træk og detaljer

Der er ingen sådan position, der ville være så modstridende og tvetydig med hensyn til krav som en assisterende manager. Ansvaret for medarbejdere, der beskæftiger sig med denne type aktiviteter, inkluderer ganske mange punkter. Derudover forveksles personlige assistenter ofte med sekretærer eller kontorledere. Selvom de er ens, er de forskellige typer aktiviteter.

Assistentlederens funktionelle opgaver:

• Sikring af chefens arbejdsdag - tidsplan, møder, underskrivelse af dokumenter og forretningsrejser;
• at tilvejebringe en behagelig arbejdsplads for en topleder - tage sig af mikroklimaet, renlighed og komfort i rummet;
• arbejde med dokumenter på hovedet, især med indgående breve og opkald;
• at sikre overordnede psykologiske komfort;
• indledende forhandlinger
• oversættelse
• levering af lederskabspapirer osv.

Denne liste er meget bredere end sekretærlige og administrative opgaver. Imidlertid vil de specifikationer, som medarbejderen står overfor i stillingen som "personlig assistent i spidsen", aktivitetens ansvar og nuancer være forskellige for forskellige arbejdsgivere.

Det sker, at dette hovedsageligt er sekretærarbejde. Eller hjælper assistenten udelukkende med at sikre chefens komfort og orden. Nogle assistenter er fuldgyldige stedfortrædere og har underordnede af deres ansatte.

Arbejdsgivers faglige forespørgsler til kandidaten til stillingen som ”assisterende leder”, opgaver og krav til uddannelse

Kravene til grunduddannelse og arbejdserfaring varierer afhængigt af ledelsens opfattelse. Oftest betragtes denne ledige stilling som en startkarriere. En seriøs øverste leder vil dog kigge efter sig selv som assistenter til en person med en bestemt professionel og livserfaring.

Minimumskravet er sekundær uddannelse relateret til administration eller retspraksis. Derudover forventer arbejdsgivere følgende faglige egenskaber fra ansøgere:

• evne til at arbejde i alle kontorprogrammer;
• høj hastighed udskrivning;
• færdigheder;
• kendskab til mindst et fremmedsprog, oftest engelsk;
• viden om det grundlæggende i programmering og ikke-standardiserede computerprogrammer;
• evne til at udføre papirarbejde og korrespondance i overensstemmelse med lovgivningsmæssige krav;
• kendskab til det grundlæggende i gældende lovgivning;
• kompetent, holdt tale.

Dette er minimumskravene til ansøgeren for stillingen som "personlig assistent til lederen." Ansvar kan også suppleres, afhængigt af organisationens omfang. I nogle virksomheder er en forudsætning for adgang til et sådant arbejde profil eller beslægtet uddannelse. Derudover betragtes yderligere erhvervsuddannelse eller efteruddannelseskurser som et stort plus.

Assisterende personlige attributter

Foruden professionel præsenteres en række personlige krav til assisterende ledere.Specifikationerne i positionen, assistentlederen, opgaver og arbejdsfunktioner kræver et specielt karakterlager.

Først og fremmest er det:

• stressmodstand - når alt kommer til alt, er en assistent ofte nødt til at tage vrede fra sine chefer først og lytte til utilfredsheden fra hans underordnede;
• multitasking - evnen til at udføre flere opgaver samtidig er den mest værdifulde kvalitet af en god assistent;
• positiv tænkning - uden denne karaktertræk vil assistentlederen ikke klare yderligere ansvar, fordi hans aktiviteter ofte går ud over omfanget af standard forretningssamarbejde;
• høj indlæringsevne - ønsket om at lære nye ting og få en god forståelse af arbejdsgangen skal være til stede i enhver god assistent.

Dette er kun de grundlæggende, grundlæggende karaktertræk, der er nødvendige for hver assistentchef for en succesrig professionel karriere. Men det vigtigste personlige krav - temperament og opførsel af chef og assistent bør ikke dissonere, men ideelt skal supplere hinanden.

Generelle ansvarsområder

Assistenten arbejder direkte med ledelsen i organisationen og udfører både personlige opgaver og faglige opgaver. De inkluderer normalt:

• udfører kontorarbejde på hovedet, og i nogle tilfælde hele organisationen. Hos individuelle virksomheder administrerer assistenter organisationens sekretariat;
• ledelseskoordinering. Planlæg forretningsmøder, mind overordnede om begivenheder og aktiviteter af forskellige slags;
• at føre korrespondance på organisationens vegne;
• modtagelse og omfordeling af indgående telefonopkald;
• forsyner lederen med alle de nødvendige oplysninger efter anmodning.

Yderligere ansvar fra assistenten til lederen af ​​organisationen

En personlig assistent til lederen med yderligere ansvar og funktioner er den mest almindelige ledige stilling for dette aktivitetsområde. Oftest leder ledelsen efter en temmelig forskelligartet medarbejder, der er i stand til at udvide ansvaret.

De mest almindelige yderligere opgaver er:

• oversættelse fra et fremmedsprog, herunder under forhandlinger. Ikke altid kan ledelsen fuldt ud stole på uden for arbejdstagerne, og viden om mindst engelsk vil være meget nyttig her;
• organisering af hovedture og akkompagnement i ture. En sådan aktivitet antager, at assistenten vil tage sig af alle hjemlige øjeblikke: at flytte, bestille en taxa og hotel, catering og papirarbejde;
• ledsage overordnede til protokolbegivenheder;
• husholdningstjenester.

Denne liste er langt fra komplet. Oftest er det ret vanskeligt at entydigt svare på spørgsmålet om, hvad er en assisterende chefs ansvar? Denne aktivitet er meget forskelligartet. Hver chef stiller sine egne krav, det vigtigste er at sikre, at alle af dem er inden for loven.

Personlig assistenttilstand

Et af hovedtrækkene ved denne aktivitet er afhængigheden af ​​medarbejderens arbejdstid på ledelse. Selvfølgelig er en arbejdsdag på otte timer normativt ordineret. Faktisk sammenligner assistenterne deres regime med cheferne.

Denne "sløring" af arbejdstid og behovet for altid at holde kontakten med ledelsen skræmmer ofte kandidater fra disse ledige stillinger. Faktisk er du nødt til at arbejde mere end andre steder. Det er bare det, hvile- og arbejdstidspunktet bliver ustabilt.

Jobbeskrivelse Assistent Manager

Strukturen for stillingen "assisterende leder", opgaver, krav til uddannelse og erhvervserfaring bør præciseres i jobbeskrivelsen. Dette er et dokument, der giver gennemsigtighed i ledelseskrav og nem kontrol over udførelsen af ​​medarbejderopgaver.

Jobbeskrivelsen er normativ og bindende.Dette dokument præciserer alle subtiliteterne i en assistentchefs arbejde. Dette er praktisk talt en guide til handling. Dokumentet inkluderer ikke kun pligter, men også rettigheder, ansvar og funktioner til løsning af arbejdskonflikter.

I forbindelse med specifikationerne i assistentlederens aktiviteter, skal udarbejdelsen af ​​hans jobbeskrivelse behandles med særlig opmærksomhed. Sørg for at ordinere funktionerne ved arbejdet, nuancerne ved at organisere tiden for arbejde og hvile, kompensation for behandling.

Det er nødvendigt at skelne assistentens jobbeskrivelse fra det samme dokument for stillingen som ”assistent” projektleder. ” Sidstnævnte er ofte midlertidig, ligesom selve arbejdet.

Derudover skal jobbeskrivelsen tydeligt angive navnet på stillingen. Angiver oftest “sekretær”, “sekretær-referent”, “retningslinje”. Sørg nøje for, at denne post er i overensstemmelse med de nuværende regler og er ajour.

Hvad der skal indikeres i den administrerende assistent CV

Stillingen som personlig assistent er en god start på en kandidatkarriere. Således kan du få dit første job og få uforlignelig erhvervserfaring. For jobansøgere med erfaring kan denne ledige stilling dog virke interessant. Især hvis du planlægger at ændre aktivitetsomfanget.

Når man kender hovedansvaret for en assisterende leder, er det ikke svært at skrive en CV. Dette dokument antager, at du har læst den teoretiske del af spørgsmålet og er klar til at begynde at arbejde. Undersøg omhyggeligt kravene til ansøgeren og begynd at skrive teksten.

Data, der skal angives i CVet for den ledige "assistent" eller "personlig assistent på hovedet":

1. Det fulde navn på efternavnet og patronym, i CV for et udenlandsk selskab, er det kun de første to, der er tilladt.
2. Ægteskabelig status. Dette er et obligatorisk punkt - assistentens stilling antager ofte uregelmæssig arbejdstid. Man skal være sikker på, at en sådan tidsplan ikke påvirker familiens ansvar negativt.
3. Uddannelse. Angivet i kronologisk rækkefølge. Hvis du stadig studerer, skal du huske at kontrollere, hvor lang tid det vil tage at gennemføre. Ofte tager arbejdsgivere som endelige assistenter studerende på de sidste kurser, efterfulgt af karrierefremgang. Her angives også kendskabet til et fremmed sprog og niveauet for det.
4. Arbejdserfaring. Angiv fra det sidste. Hvis ikke allerede, skal du liste dine frivillige projekter, deltagelse i samfundsaktiviteter eller faglige organisationer, træningspraksis og andre passende aktiviteter. Hvis du ikke kan give noget, skal du tage en karakterisering på gradenafdelingen og skrive, at du er klar til at give det.
5. Personlige egenskaber. Giv dig selv den mest sandfærdige vurdering. Beskriv karakteren med hensyn til klassisk psykologi, og sørg for at bemærke dine styrker og svagheder.
6. Yderligere oplysninger. Her skal du skrive, hvorfor arbejdsgiveren skal vælge dig blandt andre ansøgere. Sørg for at angive yderligere færdigheder, såsom at have et kørekort. Selv på dette tidspunkt vil det være nyttigt at skrive om tilgængeligheden af ​​yderligere uddannelse, efteruddannelseskurser, erhvervsuddannelse.
7. Kontakter. Efterlad så mange måder som muligt at kontakte dig på: mobiltelefon og hjemmetelefon, e-mail-adresse, skype, link til en side på et socialt netværk. Angiv kun aktuelle data.

En korrekt samlet CV vil ikke blive bemærket af arbejdsgiveren.

Ansvaret for den assisterende enhedsleder

Typisk søger jobsøgende en personlig assistent til manageren. Men det er lettere at starte forfremmelse i denne karriere niche med stillingen som “assistent manager salgsafdeling. " Denne medarbejders pligter er ikke så omfangsrige, men erfaringerne og udsigterne er uforlignelig større.

Den største forskel mellem assistentledere på afdelinger i deres mere specifikke og snævert fokuserede aktiviteter. De udfører arbejde relateret til et specifikt produktions- eller ledelsesområde. Denne oplevelse er uvurderlig for yderligere karrierefremme.

Assistenterne for enhedslederen har alle de samme opgaver som lederen af ​​virksomheden. Men der er en særlig specificitet:

• behovet for grundigt at kende essensen af ​​enhedens produktions-, styrings- eller handelsproces;
• kontakt med assistenter fra andre afdelinger og en assistent for generaldirektøren;
• opbevar specifik dokumentation for enheden.

Karriereudsigter for en personlig assistent

Unge mennesker ser dette indlæg som en karrierestart. Du skal dog skelne, hvilken slags forfremmelse du ønsker. Horisontalt eller lodret? Hos denne virksomhed, eller er dette bare startlinjen i en fremtidig CV? Strategien for yderligere handlinger afhænger af svarene på disse spørgsmål.

Ledelsen værdsætter gode assistenter, og dette er desværre dårligt for deres karriereudvikling. Chefen ønsker ikke at give slip på den ideelle medarbejder, accepterer at hæve sin løn og giver yderligere fordele - dette er en mulighed for en vandret karriere. Hyppigst blandt personlige assistenter.

Den nemmeste måde er at bevæge sig opad i karrierestigen i en bestemt organisation fra stillingen som assisterende enhedsleder. Sådanne positioner indtages ofte med henblik på at kende medarbejderen bedre og træne. Hvis du vil have en lodret karriere, er dette din måde.

Stillingen som assisterende manager er ikke synlig for det ydre øje, men meget vigtig for organisationen. En kompetent assistent er i stand til at forbedre bossernes effektivitet og derved give virksomheden mere overskud.