Sekretærs pligter. Jobbeskrivelse af sekretæren

I henhold til undersøgelser foretaget af forskellige rekrutteringsbureauer er erhvervet ”sekretær” en af ​​dem, der er forbundet med det største antal raffinaderier, og behovet for at tilpasse sig ledelsens arbejdsplan. Denne gruppe inkluderer også chauffører og repræsentanter for nogle andre specialiteter.

Hvad er en sekretær?

Dette udtryk kommer fra den latinske "hemmelighed", såkaldte fuldmægtige i det gamle Rom. Og så og senere (ved de kongelige domstole) var de udelukkende mænd, som undertiden formåede at komme til magten meget dybt.

Dette erhverv fik en kvindelig optræden allerede i slutningen af ​​den første verdenskrig med fremkomsten af ​​en skrivemaskine og fremkomsten af ​​en sådan position som referent for sekretær. I dag er der med deres avancerede teknologier endda virtuelle assistentsekretærer. Dette er navnet på virksomheder eller enkeltpersoner, der leverer onlinetjenester til at skrive e-mails eller modtage telefonopkald (oversat) uden fysisk tilstedeværelse af en sekretær på kontoret.

Hvad laver han?

Blandt folket har instruktørens personlige sekretær et stereotype billede - en langbenet skønhed, der hovedsageligt kan skrive på en computer, foretage kaffe og besvare opkald. Nogle gange afspejles dette i vittigheder med ikke alt for anstændigt indhold. Faktisk forudsætter erhvervet "sekretær" såvel som referentpositionen i en stor virksomhed tilstedeværelsen af ​​en meget alvorlig bagage med færdigheder, viden og også visse arbejdsegenskaber. En ægte repræsentant for dette erhverv kan ikke undvære organisation, omhu, punktlighed og diplomati.

Sekretærens (sekretærreferentens) opgaver inkluderer kendskab til alle normative dokumenter, der vedrører kontorarbejde, dokumenthåndtering, organisering af kontorarbejde, ledelsesstruktur, grundlæggende principper for kontorudstyr, arbejdsbeskyttelsesregler. Alle hans mange rettigheder, pligter og typer af udført arbejde reguleres af jobbeskrivelser. Hun er det vigtigste juridiske dokument vedrørende en sådan medarbejders aktiviteter. At udarbejde det i hvert tilfælde kræves med alt ansvar.

Lad os se på hovedafsnittene i dette dokument.

Hvad læser instruktionen til assisterende sekretær?

Dens generelle bestemmelser indeholder organisationens navn, angiver de nærmeste overordnede og ringer til den, der vil erstatte sekretæren i tilfælde af hans fravær. Der finder du kravene til medarbejdernes anciennitet og kvalifikationer og en liste over alle de nødvendige dokumenter til arbejdet (regler, GOST'er, koder og forskrifter).

Funktionerne, der er tildelt sekretæren, gives i det andet (samme) afsnit. Dette inkluderer forpligtelsen til at forberede de nødvendige dokumenter i henhold til instruktionerne fra ledelsen, registrere, modtage og sende korrespondance, organisere og kontrollere receptionens arbejde, udføre dokumentarfilm og meget mere.

Mere detaljeret beskrives hans aktiviteter i det næste afsnit - "Sekretærens opgaver." Vi taler om sikkerhed og bogføring af korrespondance, udstedelse af certifikater vedrørende forskellige registrerede dokumenter, organisering og forberedelse af officielle møder, kopiering og udskrivning, registrering af beskeder til overordnede, der er tilbage i hans fravær og informering om dem, der giver firmaets kontor den nødvendige brevpapir.

I hver organisation kan sekretærens opgaver have deres egne karakteristika afhængigt af arbejdet. Hans holdning kan lyde som en "sekretær-kontorist", hvilket betyder at udvide række af kerneopgaver.

Om sekretærens rettigheder

Hvad har sekretæren ret til? I henhold til instruktionerne har han lov til at anmode om det materiale, der kræves i arbejdet i forskellige afdelinger i virksomheden, for at bestemme proceduren for deres anvendelse.

En anden ting er at overføre de scannede dokumenter direkte til eksekutorerne direkte til de ledende, etablere rækkefølgen af ​​besøgende i receptionen og distribuere telefonopkald efter deres betydning og kræve, at medarbejderne forklarer i tilfælde af disciplinære overtrædelser.

Ligesom enhver anden medarbejder har lederens personlige sekretær ret til at arbejde under passende forhold, som skal overholde krav til arbejdsbeskyttelse og sikkerhedsstandarder.

Hvad er assisterende sekretær ansvarlig for?

Det bærer ansvaret for ikke-videregivelse af fortrolige oplysninger, for kvaliteten af ​​dokumentationen og rettidig forelæggelse til dens ledelse, ansvarlig holdning til dokumenthåndtering, bevarelse af ejendom og dokumenter i organisationen, taktfulde forbindelser med ledelsen og medarbejderne.

Den næste del af jobbeskrivelsen viser, hvad der er jobforhold og funktionelle forhold, der findes mellem assisterende sekretær og forskellige virksomhedsstrukturer. Som regel skal sekretæren i en mellemstor organisation interagere om materielle og tekniske spørgsmål (give kontoret kontorartikler) med den administrative og økonomiske afdeling, om dokumenthåndteringsspørgsmål - med andre enheder og selvfølgelig direkte med ledelsen.

Sekretærens præstation vurderes i henhold til de vigtigste valgte kriterier, som også reguleres af den tilsvarende del af instruktionen. I langt de fleste tilfælde er sådanne kriterier effektivitet og omhu. Der er også situationer, hvor instruktionen er genstand for revision. Dette kan ske, når man ændrer dets funktioner eller organisationsstruktur.

For at opsummere

Når man ansætter en person, bliver den person, der er udpeget til denne stilling, bekendt med serviceinstruktionen, som viser alle sekretærens opgaver. Husk dem kort igen.

• Modtagelse af telefonopkald til hovedet.
• Alt arbejde med dokumentation - sortering efter betydning, design, klargøring, modtagelse og distribution, opbevaring og systematisering.
• Organisering af modtagelse af besøgende.
• Hjælp chefen med at planlægge arbejdsplanen; om nødvendigt booke billetter og booke et hotel.
• Forberedelse og organisering af forretningsforhandlinger.
• Bestilling af kontorartikler og andre nødvendige bagateller, undertiden produkter.

Efter at have været fortrolig med listen over opgaver, underskriver medarbejderen under instruktionen, lægges også underskrift af hovedet. Bemærk, at hver organisation har sin egen version af instruktionen, men ikke en af ​​dem skal være i modstrid med den nuværende lovgivning eller accepterede arbejdsstandarder.

Retssekretær

Specifikationerne af arbejdet i hver institution er som bekendt forskellige. Hvad gør for eksempel en domstolsmedarbejder? Hvad er hans jobansvar? Der er mange af dem:

• design af omslag til aktuelle anliggender;
• modtagelse af krav fra retslige assistenter;
• arkivering af dokumenter og materiale i sager;
• udarbejdelse af opgørelser over nye sager;
• nummerering sider;
• distribution af kopier af retsafgørelser til sagsdeltagere (parter);
• sende kopier af retsafgørelser til bestemte personer på dommerens vegne;
• informere parterne om datoer og datoer for retsmøder.

Derudover

De opgaver, der udføres af domstolens kontorist inkluderer, men er ikke begrænset til:

• udstationering af lister over retssager i en uge;
• kontrol af parters udseende på mødet;
• retlig journalføring;
• kontrol med modtagelse og fremsendelse af alle dokumenter involveret i sagen.

Sekretærerne skal gøre parterne bekendt med sagsmaterialet, kontrollere de meddelelser, der er modtaget via mail, aflevere kvitteringer, meddelelser, kopier af handlinger og andre vigtige papirer. De indtaster oplysninger i magasiner og kort, i computersystemet, udskriver håndskrevne handlinger, overleverer sagerne til dommerne til verifikation og tager dem efter det, udsteder og arkiverer eksekveringsskrivningen og gør mange andre ting på vegne af dommerne.

Krav til justitssekretæren

• Dokumenter skal være nummererede, nedfældede.
• En liste over sager og andre dokumenter udarbejdes separat.
• Fotos og konvolutter er nummereret, i tilfælde af en fejl, starter nummereringen på ny, gamle numre skal krydses ud (ikke rettet!).
• Alle rettelser er certificeret i overensstemmelse med den accepterede form.
• Dækning af sager er angivet med angivelse af domstolens navn, sagsnummer og titel, parternes navne, datoer for start og slut, antal ark og holdbarhed.
• Varebeholdninger udføres manuelt eller på en computer.

Hvad skal en skolesekretær gøre?

Nogle gange er der annoncer "Jeg har brug for en sekretær i skolen." Hvad er denne holdning, og hvad skal der gøres der? Lad os finde ud af det.

Skolesekretæren er den første og vigtigste assistent for instruktøren. Han skal udføre alle instruktioner og instruktioner fra sine overordnede i relation til uddannelsesinstitutionens funktion.

Hans hovedansvar inkluderer at drive forretning med personaleændringer (afskedigelse, optagelse) af medarbejdere, tilmelding og udvisning af studerende. Hans opgave er at udarbejde et dokument, som instruktøren bliver nødt til at forsikre med sin egen underskrift. Om nødvendigt skal sekretæren indsamle og aflevere de underskrevne dokumenter på det rigtige tidspunkt til behandling til højere myndigheder.

Andet ansvar for skolesekretæren inkluderer modtagelse og levering af information til studerende og personale. I mangel af en direktør på plads, er sekretæren forpligtet til at registrere det samlede antal og indhold af opkald, klager og appeller fra besøgende, inklusive grundskoleelever.

derudover

Mærket, der indeholder instruktion fra skolesekretæren, siger: Det er også sidstnævnte ansvar at udføre yderligere (andre) instruktioner. Hvad betyder dette?

Det dechiffreres som følger: sekretæren for skolelederen skal følge alle instruktioner undtagen for personlige anmodninger. Dette kan for eksempel være et opkald til en samtale mellem en studerende eller en lærer, sende mail, foretage en pengeoverførsel, købe det nødvendige udstyr til skolen. Denne liste er praktisk talt uudtømmelig, det vil sige sekretærens pligter i skolen er meget, meget omfattende.

Hvis skolen ikke sørger for en bogholder, stilles økonomiske anliggender også til sekretæren. Hans opgave er at sende lønoplysninger, udfylde en tidsplan, foretage de nødvendige justeringer.

Hjælp fra sekretæren kan være påkrævet ikke kun til instruktøren, men til enhver besøgende i receptionen. De henvender sig til ham for at udskrive teksten, kopiere dokumentet og afklare et stort antal spørgsmål.

Hvis du arbejder som assisterende sekretær for administrerende direktør

I dette tilfælde er du en af ​​specialisterne, og instruktøren vil acceptere og afskedige dig, og du vil direkte adlyde ham. For at komme til denne stilling skal du have en videregående uddannelse (eller i det mindste specialundervisning), erfaring i stillingen 1 år. Hvis der ikke er nogen erfaring, et certifikat for deltagelse i sekretær-referent kurser.

Du skal være kompetent i spørgsmål vedrørende virksomhedens økonomiske og økonomiske aktiviteter, udsigterne for dens udvikling, tilrettelæggelse af dokumenthåndtering og arbejdsstyring, computerfærdigheder og kontorudstyr, oversættelse til et fremmedsprog i produktionsdokumentation, forretningsetik.

Funktioner og ansvar

Du skal påtage dig alle reference- og informationstjenester, der er relateret til virksomhedens dokumentation. Samt organisering og kontrol af kontorarbejde i firmaets filialer og individuelle afdelinger. Ikke underligt - du er ikke en almindelig sekretær-ekspedient. De skal kunne dokumentere og hurtigt organisere aktiviteterne i dets ledelses- og rådgivningsorganer. Hvis der ikke er nogen personaleinspektør, skal du føre alle personalejournaler og -registre.

Generaldirektørens assisterende sekretær er nødt til at forberede de nødvendige dokumenter for at sikre de økonomiske og økonomiske aktiviteter i hele virksomheden, organisere deres modtagelse, registrering, regnskab, opbevaring. Det kontrollerer rigtigheden af ​​forberedelsen, godkendelsen og godkendelsen af ​​al dokumentation, der er forelagt til underskrift til ledelsen i virksomheden. Træffer foranstaltninger til rettidig gennemførelse af ordrer fra overordnede, bringer information direkte til kunstnerne, foretager analyse og afgiver udtalelser om rapporter og certifikater sendt til ledelsen.

Derudover inkluderer sekretærens funktioner opretholdelse af operationel kommunikation om spørgsmål om virksomhedens aktiviteter med borgere - enkeltpersoner og individuelle organisationer (både statslige og kommercielle). Han accepterer besøgende, han kan udføre personaleaktiviteter - udfyld personlige filer, ordrer, arbejdsbøger, kontrakter (kontrakter), rejsedokumenter og uarbejdsdygtighedsbeviser, føre en tidsplan og udstede løncertifikater.

Og igen om rettighederne

Denne holdning indebærer ikke kun sekretærens udvidede opgaver, men også de rettigheder, der svarer til dem. Ud over det almindeligt accepterede inkluderer de retten til at anmode om det nødvendige materiale og information fra virksomhedens funktionelle tjenester og kravet om at forklare årsagerne til forsinkelser i udførelsen af ​​ledelsesopgaver. Derefter: det er muligt at kræve udfyldelse af dokumenter, der er udarbejdet af entreprenører i strid med de accepterede regler i overensstemmelse med GOST 6.38-90 eller ISO - internationale standarder for dokumentation.

Han har ret til inden for rammerne af sin egen officielle kompetence at se dokumenter relateret til virksomhedsstyringsaktiviteter, underkaste sig ledelsen til behandling af personlige forslag til forbedring af organisationens arbejde inden for dokumenthåndtering og brugen af ​​de nyeste computerteknologier.

Han har adgang til dokumenter mærket "Fortroligt" og kan interagere med alle ansatte og tjenester i virksomheden for at overvåge gennemførelsen af ​​ledelsesbeslutninger og give disse oplysninger.