Kontorchef er et af de mest nødvendige medarbejdere i enhver moderne virksomheds arbejde. En bred vifte af ansvarsområder inkluderer funktionerne i en organisations- og tilsynspecialist. Det kombinerer samtidig op til tre befuldmægtigede: sekretær, manager, administrator. En kontorleders opgaver indebærer hovedsageligt stort ansvar og stor omhu.
Specialistkrav
Instruktionerne til jobkontorlederen indeholder de nødvendige krav til ansættelse og implementering af det i fremtiden. Den første ting, en kandidat til denne stilling skal have, er passende uddannelse og faglige færdigheder. Medarbejderen skal have et eksamensbevis for afsluttet specialiseret, ufuldstændig videregående eller videregående uddannelse.
Færdighederne skal have viden om kontorets struktur og funktionerne i dets arbejde. Zoneringen af rummet er en vigtig faktor i funktionaliteten. Hvis kontorlederen er bekendt med principperne i organisering af aktiviteter, vil det være let for ham at kontrollere individuelle arbejdsstillinger. Personale skal fordeles efter opgaver, så andet arbejde ikke forstyrres. Kontorlederen skal kende omfanget af arbejdet og den enkelte specialis ansvarsgrad.
Kontoradministratoransvar
Lederen er forpligtet til at organisere optimal komfortabel produktion i kontorbygningen. Udover zonering skal lederen styre medarbejderne, så alle funktioner i hver ramme udføres stabilt. Det grundlæggende ved kontoret fastlægges af administratoren på elementerne:
- Udvælgelse og placering af specialister.
- Planlægning af strategier og taktikker på arbejdet.
- Opbygning af organisationens struktur på kontoret.
For en stabil arbejdsforhold på kontoret er det nødvendigt at sikre, at hvert skud lykkes med sine aktiviteter. Positive resultater af arbejdskraft realiseres ved hjælp af metoder til motivation og styring af dens strategi. Udvikling og implementering af innovative tilgange til forbedring af kvalitet og øget produktivitet er en kontors leder.
Forretningskommunikation i arbejdsteamet er baseret på moral og professionel etik. En kontorleder er et eksempel på høflig tone og respekt for medarbejderne.
Intern kontrol
Alle beslutninger, der træffes, skal kontrolleres af administratoren. Kontrol udføres inden for følgende professionelle områder:
- Introduktion og vedligeholdelse af den interne arbejdsplan.
- Overholdelse af specifikke firmakommunikationsstandarder.
- Kontroll over talekulturen, når du kommunikerer med kunder og forretningspartnere.
- Dress code er et vigtigt punkt i virksomhedens arbejde. Medarbejdere skal bære passende uniformer, der er fastlagt efter standarder forretningsmiljø og selskabets vedtægter.
Kontorlederen, hvis jobansvar inkluderer personalestyring og aktivitetskontrol, bør udvikle sin egen organisationsmetodik og struktur til vurdering af arbejdets kvalitet. Hver medarbejder er underlagt disciplinæransvar i tilfælde af krænkelse af arbejdsplanen og arbejdsetikken. Lederen bærer selv et sådant ansvar. Systemet med foranstaltninger til at forhindre krænkelser, metoder til løsning af konflikter med ledelsen og andre ansatte og metoder til moralske incitamenter er udviklet af administratoren.
Forvalterens forpligtelser
Managerens funktioner kan også udføres af kontorlederen. I dette tilfælde har han brug for at give personale og lokaler de nødvendige forsyninger. Hver medarbejder skal have et badge og visitkort, så hans personlighed, navn, position, kontaktoplysninger altid kan findes og håndteres korrekt. Specialistens ansigt er ansigtet på kontoret og firmaet.
Kontorartikler leveres regelmæssigt og er kontoransvarlig. Der udarbejdes økonomiske planer for levering af varer under hensyntagen til mængden af produkter, der leveres til virksomheden, omkostningerne ved bulk indkøb og rabat-systemer. Konstant levering af kontormateriale, herunder papir og forbrugsvarer til udstyr, udføres med afslutningen af transaktioner med leverandører og servicevirksomheder med direkte deltagelse fra kontorsjefen. Modtagelse af varer kontrolleres af betalings- og regnskabsregistre. Spørgsmålet om papirvarer og forsyninger til personalet sker med udnævnelse af ansvarlige personer og tilgængeligheden af ordninger og procedurer til fordeling af økonomiske værdier.
Alt udstyr styres af forsyningschefen, i dette tilfælde kontorsjefen. Ansvaret inkluderer overvågning af teknisk udstyr, kommunikation. I tilfælde af nedbrud af apparater og maskiner, kaldes et servicevirksomhed eller reparationstekniker op, og resultaterne af hans arbejde kontrolleres. En sådan kontrol sker også, når nyt udstyr leveres til kontoret.
En opgørelse over udstyr og forsyninger udføres af kontorlederen ved periodisk at afstemme tilgængeligheden og den tekniske tilstand af økonomisk ejendom med regnskabsdata.
Under hans ansvar forvalter økonomisk støtte de midler, der er afsat til kontoret til køb af varer, der er nødvendige for virksomheden og til de tekniske behov i lokalerne. Forsyningschef organiserer den materielle og tekniske forsyning af overvejende begivenheder, konferencer, forhandlinger.
Sekretær og hans opgaver
Alle de ovennævnte nøgleprocesser i lederens arbejde og hans beslutninger bør officielt fastlægges, og derfor inkluderer kontorsjefens, sekretærs ansvar i en person dokumentationsstøtte til organisatoriske aktiviteter. Hvert dokument, afhængigt af formålet, har sin egen form og struktur for udarbejdelse. Først da har den trufne beslutning eller plan et retsgrundlag og kræver streng gennemførelse af alle punkter. Sådan bygges en klar og sammenhængende virksomheds aktivitet.
Samarbejde og integration
Sekretær-leder arrangerer et møde og modtagelse af gæster. Delegationer og provisioner, partnere, kunder er vigtige besøgende i virksomheden. Virksomhedens aktiviteter og dens udvikling afhænger direkte af dem. Kommunikation foregår på forretningsniveau ved hjælp af en formelt venlig etik uden at flytte til personlige forhold og interaktion - kun arbejde. Kontorlederen bør symbolisere kultur og respekt ikke kun som en førende repræsentant, men også for virksomheden som helhed. Modtagelse og transmission af kontaktoplysninger udføres direkte af sekretæren. For samarbejde og løsning af vigtige spørgsmål om interaktion udføres udveksling af visitkort, deres analyse og opbevaring i afdelingen. Kontorlederens ansvar er at opretholde forretningskorrespondance med partnere og filialer. Han laver elektronisk og kurerer med at sende det nødvendige materiale, modtage og analysere information, vedligeholde forretningskorrespondance.
Manager i ledelsesstrukturen
Manageren er i de fleste tilfælde direkte underordnet selskabets generaldirektør og den øverste ledelse. Ansvar og rettigheder foreskrives af myndighederne, der overvåger deres overholdelse.Kontorlederens pligter til CV inkluderer en rapport om den udførte interne kontororganisation, opnåelsen af produktivitetsresultater og vanskelighederne i arbejdet og udførelsen af aktiviteter. De fremsætter forslag til forbedring af forholdene, økonomiske og økonomiske spørgsmål vedrørende køb af udstyr og materialer, anmodninger om flytning, forfremmelse og afskedigelse af arbejdstagere. Disciplinære straffe og incitamenter til fornemme specialister vedtages til behandling.
Specialistinstruktion
Ansættelsen af en ny leder ledsages af udarbejdelsen og vedtagelsen af et sæt pligter, rettigheder og ansvar. Instruktionen fra kontorlederen indeholder en komplet liste over alle ovennævnte normer og regler for arbejde og organisering, den inkluderer også personer eller stillinger, der rapporterer til administratoren.
Karriere stige
Leders karriere er baseret på intern udvikling og faglig vækst, som er at forbedre færdighederne. Ændringen i indflydelse sker sammen med en stigning eller formindskelse af myndighed i øjnene på underordnede og andre ansatte. Positionens vertikale positive mobilitet fastlægges af succeser med at nå de mål, virksomheden har sat, initiativ og sociale selskaber, innovative evner og effektive arbejdsmetoder.
Office manager er en af de mest efterspurgte erhverv. En effektiv specialist bør være meget opmærksom på menneskelige ressourcer, dette krav er kontorlederens ansvar for CV. Korrekt matchet af intern lederegenskaber og et højt kvalificeret personale vil have en positiv indflydelse på dynamikken i udviklingen af virksomheden.
