Office Manager Jobbeskrivelser: Eksempel

Kontorlederen udøver fuld kontrol, modtagelse og tælling af hele dokumentationsmængden samt personlige udsagn adresseret til direktøren for virksomheden. Efter at have kontrolleret og talt alle kopier, bør denne medarbejder tage dem til underskrift.

Afdelingsdokumentation

1. Sætter en sæl med våbenskjoldet på alle kontrakter og ordrer.
2. Implementering af arbejde med en række forskellige dokumenter, der består i forberedelse, godkendelse af projektet. Kontorlederen bør ikke kun deltage i design og færdiggørelse af dokumentationen, men også opmærke sine medarbejderes indhold, dechiftere obskure detaljer og være i stand til at forklare alle aspekter, som folk måtte have spørgsmål til. Nogle gange skal denne medarbejder holde styr på ydeevnen og effektiviteten af ​​forskellige innovationer, hvis det kræves af ledelsen.
3. Fuld registrering af al indgående korrespondance. Office manager interagerer med breve, beskeder og underretninger. Han er forpligtet til at acceptere og registrere informationerne fuldt ud og derefter overføre dem til adressaten. Om nødvendigt tilføjer han oplysninger til rapporteringsdokumentationen og indsamler og gemmer dem i nogle tilfælde og er også ansvarlig for fortrolighed og sikkerhed for al modtaget dokumentation.

Yderligere ansvar

1. Afsendelse og garanti for modtagelse af dokumentation via elektroniske adresser og postadresser samt ordre og overvågning af levering af bud.
2. Deltagelse i møder med det formål at optage eller optage alle begivenheder, der finder sted på dem, samt registrering af de modtagne data på bedst mulig måde, overførsel til embedsmænd.
3. Udstedelse af fuldmagt ved forudgående ordre for embedsmænd, der tillader dem at modtage en vis korrespondance eller udføre andre handlinger.
4. Gennemførelse af kopiering og kopiering af dokumentation på trykt, samt overvågning af sikkerheden og korrekt distribution af alle kopier.
5. Udarbejdelse af projekter og brevskabeloner, hvis generaldirektørens ordre modtages. Kontorchefs opgaver inkluderer også oprettelse og afsendelse af forskellige anmodninger, om nødvendigt og væsentligt påvirker virksomhedens aktiviteter.
6. Udskrivning af kontormaterialer, såvel som dannelsen af ​​databasen, dens distribution og udvidelse af nye underafsnit.

Ansvar ligner sekretær

1. Opholder sig konstant på arbejdspladsen for at modtage opkald til tiden, registrere alle modtagne data eller overføre opkaldet til telefonerne til de ansatte, det er beregnet til.
2. Registrering af oplysninger, der blev sendt personligt til generaldirektøren, dens optagelse i sin helhed, efterfølgende opbevaring og transmission.
3. Forberedelse af begivenheder i virksomheden på vegne af CEO. Dette gælder for at informere medarbejdere og organisere lokaler, købe de nødvendige ting til et fuldt møde eller andre lignende begivenheder, der bestemmes af jobbeskrivelsen for kontorsalgschefen.

Vigtige og presserende opgaver

1. Organisatoriske aktiviteter på projekter dedikeret til møder med kunder, gæster eller besøgende i virksomheden.
2. Bookning af billetter til medarbejderrejser, booking af hotelværelser, overvågning af forretningsrejser, rettidig reaktion på rapporter om ulemper i vejen eller opstået komplikationer, rettelse af problemer og om nødvendigt rapportering af problemer til andre ansatte eller administrerende direktør.

Inde i kontoraktiviteter

1. Rettidig bestilling af vand for muligheden for at det kan bruges af alle ansatte i en hvilken som helst mængde.
2. Hvert kvartal skal udføre kontorets ordre. For at gøre dette foretager kontorsjefen en undersøgelse af medarbejdere og inspektion af job for at identificere mangler ved bestemte ting og indsamler derefter alle detaljerne. Dette leveres af jobbeskrivelser fra kontorlederen.
3. Abonnere på forretnings- eller videnskabelige publikationer, der er nødvendige for udviklingen af ​​virksomheden eller for specifikke medarbejdere, der ønsker at modtage korrespondance på arbejdspladsen.
4. Accept og eksekvering af ansøgninger om betaling af regninger på lejeboliger samt alle betalingsdokumenter, der vedrører betaling af forsyningsregninger, der bestemmes af stillingsbeskrivelsen for kontorlederen med regnskabsfunktioner.
5. Organisering af sikkerhedsforanstaltninger, der både vedrører medarbejdernes arbejde og det tilhørende udstyr på arbejdspladsen, og overvåger deres overholdelse.

Office manager fører tilsyn med nogle medarbejders arbejde

Kontorchefens opgaver inkluderer overvågning af sådanne medarbejderes aktiviteter:

1. Driveren. Når kontoret er i kontakt med denne medarbejder, skal kontorlederen acceptere og føre journal over alle applikationer, der bestemmer behovet for at bruge maskinen, samt udgøre en tidsplan og hastighed på leveringstjenesten.
2. Kurerer.
3. De rengørende damer.

En kontorleders ansvar som medlem af et arbejdsteam

1. At udføre de opgaver, der er beregnet til ham i god tro, ikke at afvige fra holdets interne rutine, arbejdsret og moralske og etiske principper. Dette bestemmes af jobbeskrivelserne for kontorlederen.
2. Overhold arbejdsdisciplin og alle de krav, der er udarbejdet og fremsat af ledelsen i virksomheden.
3. Rettidig og nøje overholde alle indgående ordrer fra administrationen og chefen, der konstant udarbejder og bringer til kontorlederen en liste over hans opgaver og de nødvendige handlinger for hver dag, som er fastsat i jobbeskrivelsen for kontorlederen salgsafdeling.
4. Brug al den tid, der er afsat til arbejde til samvittighedsarbejde, uden at afvige fra deres egne opgaver.
5. Udfør alle opgaver til tiden og med korrekt kvalitet. Udover at udføre arbejdsaktiviteter tvinges kontorlederen ofte til at udarbejde rapporteringsdokumenter, derfor er det altid nødvendigt at holde styr på afsluttede opgaver og registrere dem på den foreskrevne måde, der er foreskrevet af kontorlederens jobbeskrivelse med en personals officer.

Vigtigt ansvar

1. Engag dig i rengøring for at bevare deres egen arbejdsplads ren og ryddig. Kontorlederen overvåger også rettidig rengøring af kontorlokaler. Han tvinges til at overvåge overholdelsen af ​​proceduren for opbevaring af rapportering og designdokumentation, om nødvendigt systematisere alt materiale på egen hånd. Dette bestemmes af jobbeskrivelserne for kontorlederen.
2. Anvend det medfølgende kontorudstyr, computere og andre enheder omhyggeligt og effektivt. rettet deres arbejde kun til virksomhedens mål, ikke at udføre personlige anliggender gennem udstyr, der leveres af virksomheden. Foreskriver at gøre det Sekretærens jobbeskrivelse kontorchef.
3. Det er økonomisk og fordelagtigt at bruge materialerne og andre ressourcer, der kun er til rådighed, kun at bruge dem til fordel for virksomheden og for at opnå høje resultater fra deres eget arbejde og arbejdet for andre ansatte i virksomheden. Jobbeskrivelsen for kontorlederen, hvoraf en prøve viser alle kravene til denne medarbejders arbejde, bekræfter, at han ikke kun skal arbejde, men også give virksomheden maksimal fordel.
4. Overhold og overvåg implementeringen af ​​standarder og forskrifter om arbejdsbeskyttelse, sikring af sikkerhed på arbejdspladsen for hver enkelt medarbejder, der bestemmes af jobbeskrivelsen for kontorlederen med en sekretærs funktioner.
5. Ikke at bruge til implementering af journalistiske eller videnskabelige publikationer, taler, information indhentet i kraft af officiel position eller visning af dokumenter, der ejes af virksomheden. Det er forbudt at bruge oplysninger, hvis videregivelse kan medføre væsentlig skade på virksomheden eller skade dets omdømme. Dette leveres af jobbeskrivelser fra kontorlederen.

rettigheder

1. At modtage information såvel som fortrolige data for de nødvendige handlinger inden for rammerne af den officielle myndighed og med myndighedernes ledelse.
2. At kræve fra forskellige medarbejdere at færdigbehandle eller ændre dokumenter, der er udarbejdet med fejl, indeholder forkerte oplysninger.
3. At udføre kontrol og bekræftelse af dokumenter inden for rammerne af deres egen kompetence og de beføjelser, der er udpeget af lederne.
4. At forelægge myndighederne krav til forbedring af betingelserne for selvstændigt arbejde såvel som andre arbejdstageres arbejdsaktivitet. Kontorlederen kan fremsætte forslag, ikke kun om aktiviteterne for en bestemt medarbejder eller afdeling, men også om hele virksomhedens arbejde.
5. Kræv, at der stilles passende betingelser for at sikre sikkerheden i alle dokumenter og evnen til at garantere fortroligheden af ​​oplysninger og handlinger, der er truffet, hvis de skal skjules for konkurrenterne.
6. Tag beslutninger om aktiviteterne for visse mennesker i virksomheden inden for deres egen kompetence og legitimationsoplysninger.
7. Distribuer økonomiske incitamenter eller jobincitamenter samt pålæg sanktioner over for de ansatte, der rapporterer til kontorlederen. For gennemførelsen af ​​disse handlinger kræves det, at administrerende direktør har forudgående tilladelse.

Kontorsjefen er forpligtet til klart og korrekt at udføre sine opgaver og udføre aktiviteter til fordel for virksomheden. Han gør alt arbejde for at systematisere og forenkle andre medarbejderes aktiviteter samt for at overbringe generaldirektøren eller hans stedfortræder succeser eller fejl i andre medarbejderes arbejde.