Hvilken type dokument er jobbeskrivelsen? Tilgængelig i hver institution bestemmer den funktionerne, rettighederne og måleren af ansvaret for den medarbejder, der har en bestemt stilling. Instruktionen er nødvendig for korrekt fordeling af opgaver, rettidig afslutning af en arbejdsopgave, definition af medarbejderes arbejdskontakter og deres forhold, tilrettelæggelse af en ensartet belastning.
Hvor kommer instruktionerne fra
Når de udvikler dette dokument, er de afhængige af den eksisterende struktur i organisationen, en klassificeringsguide og ledelsesstandarder.
Overvej eksemplet med erhvervet som kontorchef, hvordan jobbeskrivelsen for sekretæren laves. En prøve af den (som regel typisk) har flere sektioner.
Den første er generelle bestemmelser. Den første sektion indeholder information om den person, der ansættes: hvem der nøjagtigt kan ansøge om denne stilling, hvem sekretæren underkaster sig, og hvad han vil blive ledet af i arbejdet, beskriver hans viden og færdigheder, og hvem der vil erstatte ham under hans fravær. Det andet afsnit handler om funktionelt ansvar. Hvad kræver jobbeskrivelsen for sekretæren?
Han kontrollerer udførelsen af andre medarbejdere af ordrer og ordrer fra lederen, arrangerer møder og møder, telefonopkald fra hans nærmeste chef, modtager besøgende, registrerer korrespondance.
Dette er almindelige funktioner - de udføres af enhver sekretær. De kan udvides afhængigt af virksomhedens detaljer, som vi vil diskutere nedenfor.
Andre genstande og sektioner
Afsnittet "Ansvar" beskriver detaljeret alle detaljer om aktiviteten. Dets indhold følger af det foregående.
I afsnit "Rettigheder" forklarer sekretærens jobbeskrivelse, hvad han kan ansøge om. Disse er: optimering af arbejdsprocessen, evnen til at bruge de nødvendige dokumenter eller information til arbejde, hæve det faglige niveau.
Det sidste afsnit “Ansvar” beskriver, hvad sekretæren er ansvarlig for over for arbejdsgiveren. Som dette foregående er dette afsnit normalt standard for de fleste af disse instruktioner.
Og mere?
Hvad laver denne medarbejder nøjagtigt? Overvej, hvilken funktionalitet der indeholder en typisk jobbeskrivelse af lederens sekretær.
Han organiserer og leverer fra et teknisk synspunkt lederens ledelsesaktiviteter. Accepterer indgående korrespondance, overførsler til specifikke medarbejdere eller til strukturelle enheder.
Udfører papirarbejde, udfører forskellige operationer på computeren for at indsamle og behandle de nødvendige oplysninger til at tage beslutninger.
Jobbeskrivelsen for sekretær-referenten påtager sig mange forskellige ansvarsområder. Han accepterer ansøgninger og forbereder dokumenter til underskrift på hovedet, vælger det materiale, der kræves til dette arbejde. Det kontrollerer rigtigheden af udførelsen og foretager redigering af udkast til dokumenter, organiserer chefens telefonopkald, retter oplysninger i hans fravær, sender og modtager dem pr. Fax, kopierer dokumenter på en kopimaskine, modtager og sender telefonbeskeder.
Stillingsbeskrivelsen for sekretær-referenten indebærer status som en kompetent og kompetent assistent, der udarbejder anmodninger og breve på vegne af lederen, udarbejder svar på dem.
Og det er ikke alt ...
Sekretæren planlægger og arrangerer også møder og møder afholdt af myndighederne, for hvilke han samler det nødvendige materiale, underretter deltagerne om dagsordenen for arrangementet, dets dato og udarbejder også protokoller.
Han overvåger medarbejderes opfyldelse af ordrer og ordrer nøjagtigt og til tiden og opbevarer en registreringskortfil. Sekretærens jobbeskrivelse gør ham blandt andet forpligtet til at give lederen af arbejdspladsen kontorudstyr og papirvarer.
Han udskriver kontormateriale, vedligeholder en databank med aktuel information. Administrerer modtagelse af besøgende, hjælper med i den operationelle overvejelse af anmodninger og andre problemer. Udfører sager, forelægger arkivet, kontrollerer deres sikkerhed.
Dens driftsform er etableret i overensstemmelse med reglerne i organisationens arbejdsplan. Jobbeskrivelsen for lederen af sekretæren anklager ham for officielle opgaver og forretningsrejser i tilfælde af industrielt behov.
Tal om rettigheder og ansvar
Rettighederne for sekretæren i organisationen indebærer muligheden for at kræve normale arbejdsvilkår fra ledelsen, hjælp til udførelsen af officielle opgaver, informationssupport - han kan anmode om alle dokumenter, han har brug for i sit arbejde.
Han har ret til at forbedre sine egne kvalifikationer, kende til kommende ledelsesbeslutninger vedrørende hans aktiviteter, fremsætte forslag og stille spørgsmål.
Sekretæren har ret til at underskrive reference- og informationsdokumenter inden for sin kompetence.
Som enhver medarbejder er han ansvarlig for sin egen manglende opfyldelse af arbejdsopgaver i henhold til Den Russiske Føderations arbejdsregler for lovovertrædelser begået i aktivitetsperioden for at forårsage væsentlig skade.
Hvis de rettigheder og erstatningsforanstaltninger, der er truffet for denne stilling i forskellige institutioner, er ganske ens, kan funktionerne af sekretærer, som allerede nævnt, variere betydeligt. Overvej disse forskelle som et eksempel på ansvaret fra andre repræsentanter for stillingen.
Jobbeskrivelse af træningsenhedens sekretær
Denne specialist betragtes som en teknisk entreprenør. For at blive udnævnt til stillingen har han brug for en højere faglig eller sekundær specialuddannelse. Hvad skal sekretæren for træningsafdelingen gøre?
Som enhver sekretær er han forpligtet til kompetent at udføre papirarbejde, være bekendt med ledelsen for alle institutioners afdelinger, være i stand til at bruge stemmeoptagere, modtagelses- og kommunikationsenheder, båndoptagere. Overhold standarderne i erhvervsdokumentationssystemet og arbejdsreglerne samt arbejdsbeskyttelse og sikkerhed.
Sekretærens ansvar træningsdel
Jobbeskrivelsen for sekretæren i en uddannelsesinstitution har sine egne detaljer. Han fører referat af møder i udvælgelsesudvalget, udarbejder de personlige arkiver for elever (studerende). Udsteder og indtaster de nødvendige oplysninger på studerendes ID-kort og akademiske poster, udfylder bøger om udstedelse af eksamensbeviser og deres duplikater, attester, studerendes registre i alfabetisk rækkefølge.
Den tager højde for timerne med undervisning og deltagelse af studerende, forbereder træningstidsskrifter, ordrer til bevægelse af kontingenten. Det modtager regnskabs- og rapporteringsdokumentation om applikationer, behandler studerendes personlige filer og afleverer til arkivet.
Hans aktiviteter finder sted i tæt kontakt med institutledere, lærere og regnskabsafdelinger på en uddannelsesinstitution.
Og hvad gør skolesekretæren?
I jobbeskrivelsen for skolesekretæren hedder det, at denne medarbejder accepteres og afskediges direkte af direktøren, uddannelsen skal have en sekundær erhvervsuddannelse eller almen uddannelse med særlig uddannelse til det krævede program.
I sin aktivitet ledes han af normative dokumenter om papirarbejde, arbejdslovgivning, instruktioner til vedligeholdelse af arbejdsbøger, arbejdsbeskyttelsesstandarder, skolens charter og hans egen undervisning.
Han taler kompetent skriftlig tale, ved, hvordan man arbejder på kontorudstyr.
De vigtigste arbejdsretninger
Jobbeskrivelsen for skolens sekretær-kontorist viser dem i tilstrækkelig detaljeret beskrivelse. Han betjener aktiviteter som skoleleder og stedfortrædere, udfører papirarbejde, indsamler oplysninger om skolearbejdere og studerende. Organiserer telefonopkald til direktøren, modtager og sender faxer, telefonbeskeder, registrerer meddelelser i mangel af direktøren.
Sekretæren arrangerer møder i skolestyret, generalforsamlinger for personalet, værgemål og pædagogiske råd, ledet af møderens direktør. For at gøre dette samler han og forbereder det nødvendige materiale, underretter inviterede om begivenheden, registrerer deltagere. Udarbejder endelige protokoller.
Yderligere opgaver
Som enhver sekretær forsyner han direktøren med kontorartikler og kontorudstyr, skaber betingelserne for at chefen fungerer effektivt. Overfører og modtager information, udskriver dokumenter og materiale.
Danner sager i henhold til den godkendte nomenklatur, indsendes til arkivet i rette tid. Accepterer korrespondance, systematiserer på den måde, der accepteres på skolen, overføres fra instruktøren til de udpegede kunstnere, overvåger gennemførelsen, sender korrespondance.
Accepterer ansøgninger og dokumenter fra ansatte, studerende, forældre. Organiserer modtagelse, den optimale rækkefølge af anmodninger og forslag.
Jobbeskrivelsen for sekretær-kontorist i skolen antager som regel en uregelmæssig arbejdsplan, bundet til arbejdsplanen, men fortsætter fra en arbejdsuge på 40 timer. I processen interagerer han med administration, undervisning og servicepersonale.
Jobbeskrivelse af domstolens kontorist
Det har også sine egne specifikke funktioner. Rettens kontorist i sit arbejde går videre fra opgaven med at sikre, at retsapparatet fungerer korrekt. Han er nødt til at udføre en stor mængde af det nødvendige rutinearbejde i forbindelse med modtagelse af borgere, forberedelse af breve, undersøgelser, uddrag og indkaldelse, indkaldelse af vidner og deltagere i processen.
Han udarbejder og placerer for gennemgangslister over sager, der vil blive behandlet på mødet, kontrollerer meddelelsen om meddelelsen, giver kopier af konklusionerne, kontrollerer deltagelsen af de personer, der er indkaldt til mødet, noterer tidspunktet for deres tilstedeværelse i retten på stævninger.
Derudover udarbejder sekretæren dokumenter for indkaldte ofre og vidner til at betale for rejser, på anmodning af deltagerne medbringer indholdet af retslige poster, udarbejder sager i slutningen af revisionen (administrativ, kriminel og civil), fører en journal.
Svært erhverv
Hans pligt er også at udarbejde kopier af retsdokumenter, henrette og overføre skrivelse af henrettelse, andet materiale i forbindelse med fuldbyrdelsen af dommen samt i en separat retsorden.
Jobbeskrivelsen for domstolens kontorist kræver et tilstrækkeligt kvalifikationsniveau til at udføre opgaver. Han skal overholde visse forbud og begrænsninger, der er specifikke for embedsforvaltningen, normerne for medarbejderes officielle opførsel.
Hvilken viden og færdigheder kræves af domstolens kontorist?
Først og fremmest lovligt. Den officielle jobbeskrivelse for domstolskonsulenten fremsætter kravet om at kende en masse love, lige fra forfatningen og arbejdskodeksen til de gejstlige instruktioner, der er godkendt i hans russiske føderations enhed.
De fleste af dem vedrører retssager og myndighedernes aktiviteter.Ud over dem er du nødt til at kende det grundlæggende i interaktion med ledelsesstrukturer og forskellige organisationer, kontorarbejde, grammatiske normer for det russiske sprog, diskretitet i forretningstil i skriftligt og talesprog, reglerne for korrekturlæsning og redigering.
Dette inkluderer også det grundlæggende niveau for kvalifikationskrav inden for informationsteknologi, viden om arbejdsgange og informationssikkerhedsspørgsmål.
Og meget, meget mere ...
Sekretæren har brug for færdigheder i at planlægge en arbejdsdag, analysere og systematisere indgående oplysninger, udarbejde analysemateriale og føre en konstruktiv dialog.
I sin aktivitet har han brug for at kunne arbejde med perifere computerenheder og Internettet, bruge e-mail, regneark og tekstredaktører, forberede præsentationer osv.
Som vi kan se, har jobbeskrivelsen for sekretær-typisten gennem de seneste årtier gennemgået radikale ændringer og inkluderer i dag mange nye tekniske og informative krav. Den moderne sekretær skal ikke kun være en opmærksom og udøvende medarbejder, men også holde trit med alderen ved hjælp af den seneste udvikling inden for hans faglige felt.
