embedsmænd Sekretærs opgaver udgør hoveddelen af instruktionerne til udførelse af arbejdsaktiviteter for den udpegede ansættelsesstilling. Ud over listen over visse henstillinger, der er bindende, indeholder et lignende dokument oplysninger om kravene, rettighederne, sekretærens ansvarsområde samt generelle arbejdsbestemmelser. Det bør ikke overvejes, at en sådan professionel stilling er enkel og ikke kræver, at der tages hensyn til visse nuancer.
Generelle ansvarsområder
Først skal du forstå, hvad sekretærens klassiske, forenede opgaver er. Kort fortalt kan de reduceres til følgende obligatoriske anbefalinger:
- Sikring af de administrative aktiviteter i ledelsen.
- Modtagelse og omfordeling af korrespondance, behandling, forberedelse og sending af svar på modtagne breve efter behov.
- Tilvejebringelse af kontorarbejde, indsamling og behandling af de nødvendige oplysninger til den øverste ledelse.
- Accept af dokumenter fra ansatte til transmission til overordnede til underskrift og fortrolighed.
- Forberedelse af møder og deres referat.
- Indkøb af kontor- og andre produkter, der er nødvendige for at sikre normal arbejdsaktivitet.
- Organisering af modtagelse af medarbejdere og andre besøgende.
- Udfyldelse af et antal instruktioner.
Videnkrav
Medarbejderens ansvar kan variere lidt afhængigt af deres kernespecialisering. Uanset det vil viden inden for følgende positioner imidlertid være overflødig og meget nyttig:
- Grundlæggende om arbejds- og administrationsret.
- Generel etik og forretningsetikette.
- Grundlæggende om papirarbejde.
- Sikkerhedsforholdsregler.
- Regler for arbejde med databehandling og modtagelse og forhandling samt kontorudstyr.
- Arbejdsbeskyttelse.
- Krav til gennemførelse af forretningskorrespondance.
Det er blandt andet umuligt at udføre sekretærens opgaver ordentligt uden kendskab til virksomhedens interne fundament, rutinen for aktiviteter, forskriftsdokumenter og meget mere.
Assisterende ansvar
Lederens sekretærs opgaver adskiller sig ikke meget fra de generelle krav, der er anført ovenfor. Han modtager og sender også korrespondance, beskæftiger sig med kopiering og arkivering af dokumenter, kontrollerer levering af ordrer fra hovedet til ansvarlige personer, udfører det nødvendige papirarbejde, sikrer køb af prioriterede varer. En sådan specialist skal blandt andet kunne håndtere:
- levering af administrative såvel som administrative aktiviteter;
- indsamling og behandling og derefter levering af oplysninger på anmodning fra et højere niveau;
- organisering af telefon- og personlige samtaler;
- skrivning af forretningsbreve;
- skabelse af betingelser for at øge lederens og mange andre effektivitet.
Som hovedregel kan sådanne officielle opgaver for lederen af sekretæren udføres af personer med videregående erhvervsuddannelse. I sidstnævnte tilfælde er en betydelig fordel tilstedeværelsen af arbejdserfaring i erhvervet på 2 år.
Sekretærrettigheder
Det skal huskes, at ikke kun sekretærens officielle opgaver afgør hans arbejde, selvfølgelig har medarbejderen også visse rettigheder. Så de inkluderer muligheden for at blive bekendt med arbejdsprojekter og retten til at fremsætte rationelle forslag som en del af deres jobbeskrivelse.Sekretæren har desuden ret til at identificere mangler inden for rammerne af sin kompetence til at henlede hovedets opmærksomhed på disse aspekter.
Krav til kontoristens aktiviteter
Sekretær-kontoristens opgaver er som regel lidt forskellige fra de ovenfor beskrevne. I dette tilfælde skal assisterende leder primært tilbyde direkte ledelsesaktiviteter, mens kontorist for det meste er fokuseret på papirarbejde. Instruktionerne for hans arbejde skal omfatte aspekter som:
- Behandler indgående e-mails, kompilerer og sender svar.
- Overvågning af implementering af ordrer og instruktioner.
- Verifikation af designet til intern dokumentation.
- Registrering, bogføring, opbevaring af dokumenter.
Krav til domstolens aktiviteter
Meget mere markante ændringer inkluderer domstolens officielle opgaver. Som regel er disse specialister direkte involveret i at opretholde og fastsætte retsmøder. Derudover forbereder de breve, forespørgsler og andre dokumenter, kan ringe til personer, der deltager i den retlige debat. Sådant aktivt arbejde kan udføres af en person med både videregående og ufuldstændig videregående uddannelse uden relevant arbejdserfaring. Som regel vælges denne holdning af unge mennesker og piger, der ønsker at få erfaring inden for retsområdet og fortsætte deres karriere inden for retspraksis.
For nogle kan det se ud til, at en sådan ledig stilling ikke kræver særlig viden og færdigheder, så det vil passe til mange, men dette er ikke helt sandt. Hvad laver ellers domstolsadministratoren? Hans pligter inkluderer:
- Overholdelse af forfatningen, føderale love og andre lovgivningsmæssige handlinger og ordrer.
- Udførelse af ordrer fra en dommer eller andre autoriserede personer.
- Interaktion med andre medlemmer af den retslige struktur for at løse problemer inden for kontoristens kompetence.
Generel information
embedsmænd kontoristens pligter assisterende chef og domstolsmedarbejdere reguleres af et specielt dokument kaldet jobbeskrivelse. Dens tilstedeværelse i ethvert firma er obligatorisk, fordi det er i henhold til den specificerede liste over regler, at en medarbejder forstår, hvilke handlinger han skal udføre, og hvilke ikke. Et sådant dokument er udviklet og udarbejdet med deltagelse af ledelsesteamet og indeholder uden undtagelse sådanne underafsnit som generelle bestemmelser, rettigheder og forpligtelser, ansvarsområde, medarbejderrelationer inden for virksomheden samt nødvendige applikationer.
