Hvad skal der gøres af enhver organisation, uanset specificitet og aktivitetslinjer? Selvfølgelig - før journaler. Dokumentstrøm er det, der findes i enhver institution, derfor er det klart, hvor det kom fra, og hvorfor et sådant erhverv som kontorist er vigtigt.
Vigtig position
Mange siger, at det ikke giver mening at ansætte en kontorist, hvis personalet allerede har en sekretær eller endda flere sekretærer. Denne tilgang er absolut forkert, fordi opgaverne i disse to helt forskellige erhverv inkluderer udførelse af forskellige opgaver: Sekretæren skal hjælpe lederen med at følge tidsplanen, besvare opkald, medbringe kaffe, udføre små opgaver, og kontoristens opgaver inkluderer kontrol over al organisationens dokumentation.
Kompleks dokumentarstyring
Den ansvarlige kontorist må ikke kun kontrollere cirkulationen af dokumenter i organisationen, han er også hovedvejleder for arkivet. Kontorets opgaver inkluderer følgende funktioner:
- ledelse forretningskorrespondance ledelsesforbindelse;
- dannelse af en struktureret dokumentationsbase;
- overvågning af gennemførelsen af bestemmelserne specificeret i et bestemt dokument.
Regnskabsføring for korrespondance (både indgående og udgående) fører også til kontorets pligter.
Forskellen i ansvarsområder i små og store virksomheder
Som praksis viser, jo større organisation, jo mere personale vil der være kontorer. I små organisationer, hvor der ganske enkelt ikke er nogen måde at ansætte en kontorist, men du ikke kan undvære hans tjenester, tiltrækker de en person, der vil besætte stillingen som sekretær-kontorist. Sekretærens ansvar Som allerede klart, er dette en blanding af disse to stillinger. En person er i stand til at klare alt, fordi arbejdsgangen i små virksomheder ikke er så rig og varieret som hos megabedrifter.
Specifikke krav, der kan blive præsenteret for en potentiel medarbejder
Kontorets ansvar afhænger af organisationens detaljer. For eksempel kan internationale organisationer eller virksomheder, der har udenlandske partnere, kræve, at deres embedsmænd oversætter korrespondance, for eksempel fra engelsk og vice versa.
En person med erfaring med arbejde bliver oftere ført til en sådan position, for her skal du have et højt niveau af udholdenhed og være en virkelig nødsom person, der har arbejdet i flere år. Unge mennesker, der netop er uddannet fra uddannelsesinstitutioner på dette område, og som ikke har nogen erfaring, skal prøve at imponere den potentielle fremtidige arbejdsgiver med deres ønske om at arbejde, så er der måske en chance for at få en sådan position selv i en stor, lovende organisation.
Du skal forstå virksomhedens detaljer med den dokumentation, du skal arbejde på. Tilstrækkelig dyb viden om de juridiske rammer, der guider virksomheden, er også et stort plus for en potentiel medarbejder.
Du er nødt til at være forberedt på, at du ikke kun skal studere strukturen i virksomheden, men også blive en reel specialist inden for arbejdsbeskyttelsesregler og -standarder og heller ikke glemme forretningsetikette kommunikation.
Hvad organisationer ikke kan klare sig uden embedsmænd
Kontorets position findes altid i skoler og børnehaver i store byer.Dette skyldes det faktum, at uden en person, der er i stand til at holde styr på al dokumentation og om nødvendigt straks levere nogen af de lagrede dokumenter, kan du ikke gøre det.
Kontorets pligter i skolen adskiller sig lidt fra kontoristens pligter, f.eks. I en handelsorganisation. Her vil der blive udført arbejde med dokumenter fra hver studerende. Ved afslutningen af rapporteringsperioden vil det være nødvendigt at give oplysninger om det udførte arbejde. Det er bedre, hvis en person, der arbejder i sådanne organisationer, let kan finde et fælles sprog med både børn og deres forældre, fordi problemer i dokumenthåndtering, tilstedeværelsen af uoverensstemmelser, der skal afklares, er et ret almindeligt fænomen.
Enhver stor børnehave har også sin egen kontorist. Jobansvar her ligner dem, der har ansatte på denne profil i skoler. Dette skyldes det fælles fokus på sådanne offentlige eller private organisationers aktiviteter. Sådanne institutioner ønsker også, at en ansvarlig og kvalificeret kontorist skal samarbejde med dem. Ansvaret i børnehaven for denne specialist forbliver det samme: arbejde med dokumentbasen og arkiverne.
Nogle personlige egenskaber, som en god kontorist burde have
- En person, der ønsker at blive en fornemme kontorist, skal have en meget god hukommelse. Emotionality er en fjende, der skal bekæmpes og ikke tillades, så humørsvingninger på en eller anden måde kan påvirke arbejdets produktivitet.
- Tolerance er en reel skat, som en ekspedient skal have. Hans jobansvar suppleres med funktionen til at forklare mange mennesker “på fingrene” betydningen af mange dokumenter og vigtigheden af hvert enkelt “blad”, uden hvilket det ville være urealistisk at realisere ethvert ønske.
- Selvkontrol er lige så vigtig som tolerance. På dette område er der ofte situationer, der kan føre en uforberedt person ud af sig selv. Du er nødt til at kontrollere dig selv konstant.
- Erhvervskommunikationsfærdigheder vil hjælpe med til hurtigt at løse flowproblemer med mennesker, der arbejder i den samme organisation eller er forbundet med forretningskontakter med virksomheden.
- Organisation på manisk niveau. Faktisk udsætter en god kontorist aldrig ting og dokumenter til senere, fordi han forstår, at dette kan føre til fejl eller komplet kaos, som under ingen omstændigheder bør have lov til at arbejde med dokumenter.
