Et nyt engelsk ord “back office” er vist i den russiske hverdag. Hvad er dette? Hvilke funktioner udfører den? I hvilke virksomheder findes det? Lad os prøve at forstå mere detaljeret.
Back office. Hvad er dette?
Disse enheder findes i mange organisationer. Et back office er en afdeling eller afdeling i et firma, der har visse funktioner. Det handler om rutine, administrativ og service. Traditionelt inkluderer funktionerne også informationsteknologi (administration og supporttjeneste), menneskelige ressourcer og regnskabsføring.
I nogle organisationer foreskrives yderligere arbejdsanvisninger, som back office skal udføre. Hvad er dette? Ofte er medarbejderne på denne afdeling beskæftiget med statistisk og analytisk bogføring af salg, indkøb, lagerbeholdning og vedligeholdelse af arkivet.
Hvis dette back office er en afdeling af banken, inkluderer funktionerne clearingoperationer, aktuelle kontante afviklingstjenester osv.
Back office historie
I de indledende stadier af forretningsudvikling var layoutet for enhver virksomheds lokaler specielt. Forgrunden blev besat af det såkaldte front office. Dette blev gjort, så kunderne havde mulighed for hurtigt og nemt at finde den rigtige medarbejder. Ledelsen investerede naturligvis stærkt i dette rum og foretager dyre reparationer, rengøring og møbler. Frontkontoret skulle have gjort det bedste indtryk, da det er ethvert selskabs "ansigt".
Hans medarbejdere skal også være ensartede i stil med tøj og adfærd. Dette er den offentlige side af ethvert selskab.
I baggrunden har bagkontoret traditionelt været placeret. Dette er sådan et sted, hvor selve produktionen blev udført, der var et system med administrative lokaler, forskellige afdelinger, lagre osv.
Derfor har disse territorier traditionelt været beskidte, dystre og ikke særlig velplejede. Præsentationen af disse lokaler blev ikke særlig overvåget, da kunder aldrig optrådte i dem. Der stilles naturligvis ingen særlige krav til medarbejdernes udseende. Mere opmærksomhed blev rettet mod faglige færdigheder.
Denne afdeling af kontoret i to store afdelinger, der udfører forskellige funktioner, har vist sig godt og eksisterer i dag.
Front office-medarbejdere skaber et smukt "billede" for virksomheden. Samtidig er det takket være back-office-medarbejderne, at virksomheden udvikler og blomstrer. Hvorfor? Lad os tage et kig.
Backoffers betydning og betydning for virksomhedsudvikling
Praksis viser, hvor stor enhed denne rolle har for organisationen.
For det første hjælper back office med at bevare virksomhedens omdømme i et meget konkurrencepræget miljø. Naturligvis, hvis medarbejderne udfører deres opgaver godt og tydeligt. For enhver klient er det vigtigste kriterium for en god virksomhed en service af høj kvalitet. Takket være back-office-medarbejderne udføres en komplet cyklus af en bestemt operation.
For det andet udføres risikostyring også af back office. Hvad bringer dette til virksomheden? Det er medarbejderne i denne afdeling, der udarbejder rapporter, vælger data, faktorer og foretager beregninger baseret på hvilke ledelsesbeslutninger der træffes. Derfor er deres korrekthed og nøjagtighed meget vigtig for virksomhedens fremtid. Medarbejdere udfører ekstremt ansvarligt arbejde og reducerer risikoen væsentligt.
For det tredje udvikler back office-tjenesten også nye metoder til at spare og rationaliseringsforslag. Naturligvis tjener medarbejdere ikke direkte økonomiske ressourcer til virksomheden. Men de kan indirekte påvirke denne proces.
Bagkontor i banken
Det er en operationel regnskabsenhed. Takket være hans arbejde er hovedafdelingernes aktiviteter sikret.
Back office er involveret i regnskab og registrering af transaktioner med værdipapirer, styring af forpligtelser og aktiver samt afviklinger med kunder. Men dette er kun toppen af isbjerget.
Back office udfører lånebehandlingsoperationer. Derudover deltager medarbejdere ofte i åbning af konti, bogføring og risikostyring.
Back office. Dokumentær udførelse og support af en transaktion på værdipapirmarkedet
I banker består back office ofte af flere afdelinger. Især hvis organisationen foretager et stort antal transaktioner på værdipapirmarkedet. Medarbejdernes pligter inkluderer elektronisk og dokumentarisk behandling, deres støtte. Lad os dvæle ved dette mere detaljeret.
For det første fører back-office-medarbejderen et register over transaktioner, udarbejder en kontrakt om salg af værdipapirer fra en bestemt udsteder.
Dernæst er processen med omregistrering af værdipapirer. Dette er en overførsel af ejerskab. For at starte denne proces skal back-office-medarbejderen udstede en overførselsordre og legitimere den aktuelle transaktion.
Efter genregistrering og modtagelse af et støttedokument kontrollerer medarbejderen den endelige afviklingsproces.
Back office-medarbejderen har et meget stort ansvar. Hvis der er den mindste unøjagtighed i papirarbejdet, anerkendes transaktionen som ugyldig. Som et resultat vil kunden lide, og virksomheden vil lide alvorlige tab.
Derudover beskæftiger back office sig med analytiske (interne) transaktioner mellem afdelinger i organisationen i systemet med omfordeling af finanser.
På området for handel i de senere år bruger de ofte en række automatiseringsprogrammer back-office.
Detail-back office
Når en organisering organiserer en virksomhed, står en manager over for mange problemer. Det er nødvendigt at forsyne handelsgulvet med varer, automatisere lagerregnskab hos virksomheden, styre priser, interagere med leverandører og filialer.
For at løse disse og mange andre problemer er der som nævnt specielle programmer til back office.
I detailhandelssystemet vil medarbejdere ved en sådan enhed hjælpe med at kontrollere ankomst og frigivelse af varer, afskrive og flytte, revurdere, skabe retur, kontanter og bankdrift arbejde med handelsudstyr.
Softwarepakken kan have forskellige konfigurationer: ikke-fødevarebutik, dagligvarebutik, nærbutik eller supermarked. Der er i øjeblikket et valg.
Netværks back office
De vigtigste arbejdsområder inden for netthandel er:
- foretage ændringer og tilføjelser til en lang række varer;
- dataudveksling mellem afdelinger;
- centraliseret regnskab;
- opnå operationelle rapporter om filialers funktion mv
For at gøre det lettere for arbejdet og sikre interaktion mellem kontoret og et netværk af forretninger bruger de ofte en automatiseret version af back-office. Disse programmer giver organisationen mulighed for at arbejde mere effektivt og hurtigt.
Back office i catering
Arbejdet med back-office-cateringpersonalet er hovedsagelig løbende drift. De inkluderer traditionelt følgende:
- begå rutinemæssige obligatoriske operationer;
- udførelse af råvare- og lagerregnskab;
- processen med kontrol over produktionen af retter;
- dataindsamling og analyse;
- udarbejdelse af rapporter.
Afhængigt af organisationens størrelse og omsætning udgør back office i handel normalt fra tre til tretten til femten personer.
Som nævnt er der i øjeblikket automatiserede systemer til at lette implementeringen af de operationer, som medarbejderne skal udføre. Dette er selvfølgelig et positivt øjeblik for lederen af organisationen. Men ikke altid for arbejdstagere. Praksis viser, at anskaffelsen af automatiserede systemer, der udfører det meste af back-office-arbejdet, fører til en reduktion i personalet.
