Forretningskommunikation: koncept, typer og funktioner

Kommunikation i generel forstand er en informationsudveksling mellem mennesker eller deres grupper. Der er interpersonel, social (funktionel rolle), forretningskommunikation. Emnet for vores samtale vil være den sidste visning.

Hvad er dette?

Forretningskommunikation er en interaktion inden for officielle relationer, hvis formål er at løse specifikke problemer, opnå bestemte resultater og optimere enhver aktivitet. Derudover har hver deltager sin egen status - chef, underordnet, kolleger, partnere.

Hvis kommunikation finder sted mellem mennesker, der befinder sig på forskellige trin i karrierestigen (leder og udøver), er der et lodret forhold, det vil sige underordnede relationer. Hvis interaktionen er baseret på principperne om lige samarbejde, er dette et horisontalt forhold.

Det er erhvervskommunikation, som en person udfører hver dag på arbejde, på universitetet, i skoler, officielle institutioner. Dette er kommunikationen mellem lærere og studerende, overordnede og underordnede, kolleger, partnere og konkurrenter.

Det afhænger af, hvor godt samtalepartneren er bekendt med reglerne, formerne og metoderne for sådan kommunikation, om han vil være i stand til at nå sit mål. Partnere skal tale det samme sprog (både bogstaveligt og billedligt), forstå hinanden, have en fælles social oplevelse.

Vilkår for forretningskommunikation

For at forretningskommunikation skal være effektiv, skal en række betingelser overholdes:

1. Kommunikation skal have et forståeligt mål, hvor alle personer, der er involveret i processen, er interesserede. F.eks. Netværk, indgåelse af en aftale, koordinering af en begivenhed, udvikling af samarbejdsvilkår osv.
2. Deltagerne skal kontakte hinanden uanset lide og ikke lide.
3. Obligatorisk overholdelse forretningsetikette underordnelse, jobroller, formelle begrænsninger.

Formelle begrænsninger forstås som forskellige regler, rutiner og protokoller, såvel som det banale behov for at kontrollere kraften i ens egne følelser og respektere samtalepartneren.

Lederen eller anden deltager, der er så interesseret som muligt, skal også sørge for, at forretningskommunikation er håndterbar. Det er nødvendigt at motivere deltagerne til at finde en løsning, ellers er de bare passive observatører af mødet, som ikke tilbyder nogen ideer.

Former for forretningskommunikation

De to hovedformer for kommunikation er kontakt (direkte) kommunikation og indirekte (indirekte).

I det første tilfælde kommunikerer samtalerne ansigt til ansigt og har mulighed for at evaluere hinandens ikke-verbale opførsel, derfor er effektiviteten af ​​en sådan kontakt højere. I det andet tilfælde forekommer interaktion ved hjælp af ethvert kommunikationsmiddel - telefon, breve osv.

Mere specifikt er de mest almindelige former for forretningskommunikation:

1. Møde.
2. Præsentation.
3. Forretningssamtale.
4. Forhandlingerne.
5. Telefonsamtaler.
6. Udveksling af officielle forretningsdokumenter (ansøgning, kontrakt, fuldmagt, memo).
7. Høring.
8. Interview.
9. Offentligt talende, konferencer.

Til gengæld kan deltagerne ved hjælp af separate former for forretningskommunikation tage en konfronterende eller partnerskabsmæssig tilgang. Den første mulighed er en konfrontation: hver side har til hensigt at vinde. En partnerskabstilgang involverer at finde en løsning, der er acceptabel for alle deltagere.

etaper

På trods af at typerne af forretningskommunikation er forskellige, er de næsten altid kendetegnet ved flere faser:

1. Forberedelse. Dette er at sætte mål, mål, indsamle og analysere information, fastlægge en strategi for adfærd. Når alt kommer til alt er der ikke et forretningsmøde eller forhandlinger, der arrangeres for at chatte “om intet” og for at finde ud af, hvordan tingene er i samtalernes personlige liv.
2. Planlægning. Mødet kan afholdes spontant, men det menes stadig, at den professionelle skal have en klar plan: hvad han vil sige, hvordan han skal argumentere, hvad han nøjagtigt ønsker at få fra den anden side.
3. Diskussion - diskussion af ideer, forslag, finde fælles interessepunkter, træffe en fælles beslutning.

Denne ordning er mest relevant til forhandlinger. Andre typer kommunikation inkluderer muligvis ikke alle faser. Et "koldt" telefonopkald eller udstedelse af instruktioner, for eksempel, involverer muligvis ikke nogen diskussion.

Forretningskommunikationsstilarter

Tildel ikke kun typer af forretningskommunikation, men også stilarter. Når det kommer til professionel interaktion bruges følgende ofte:

1. Formel virksomhed. Til gengæld har det en administrativ-klerisk, lovgivningsmæssig og diplomatisk sublim. Forretningssamtaler er kendetegnet ved tale-klichier og visse kommunikative former.
2. Videnskab. Bruges til udarbejdelse af rapporter, taler på seminarer og forelæsninger.
3. Publicist. Dette inkluderer enhver forestilling offentligt, inklusive gennem medierne.
4. Samtalehusholdning. Uformelle forhold finder også sted i det professionelle miljø og opmuntres i individuelle virksomheder. Kolleger kommunikerer ikke altid udelukkende ved hjælp af memoer. Du skal dog forstå, hvor en sådan stil er passende, og hvor ikke.

Funktioner i forretningskommunikation

Hvorfor kræver erhvervskommunikation en forberedelse til kommunikation på forhånd? For det første bruger folk ikke bare deres personlige og arbejdstid på officielle møder, og ingen ønsker at vente, indtil initiativtageren samler sine tanker. For det andet er den anden side ikke altid interesseret i nogen form for interaktion eller er indstillet til at samarbejde, men ser det på en helt anden måde.

Som du ved, er der ingen anden chance for et første indtryk. Du skal være i stand til at komme i kontakt, så alle deltagere får stemning til diskussion. Hvis den anden side ikke oprindeligt havde planer om at arbejde sammen, skal du i det mindste interessere samtalepartneren og arrangere et møde med ham på et mere praktisk tidspunkt.

På internationalt plan er der specifikationer for erhvervskommunikation, fordi forskellige kulturelle egenskaber i høj grad kan forstyrre forhandlingsforløbet. For eksempel er amerikanere vant til at komme til et møde til tiden og efter en kort hilsen til at komme i gang. Araber er også punktlige, men de starter en forretningssamtale langtfra og diskuterer først natur, vejr, mad. Italieneren ser ikke noget forfærdeligt ved at være forsinket til et møde og indleder heller ikke straks en forretningsdrøftelse. Og japanerne vil undgå et direkte blik under en samtale.

Vi lærte således, hvad forretningskommunikation er, hvad er dens funktioner, hvilke former, typer og stilarter der er karakteristiske for den.