Trách nhiệm chính của ban lãnh đạo cao nhất của công ty là tạo ra một chiến lược, xác định mục tiêu và mục tiêu của doanh nghiệp. Hiện thực hóa các mục tiêu này nằm trên vai của nhân viên từ các bộ phận cấu trúc. Phát triển công ty có thể gặp rủi ro nếu việc trao đổi thông tin giữa nhân viên và quản lý kém. Điều này chủ yếu là do sự quá tải thông tin của quản lý và không có khả năng đánh giá hợp lý tình hình tại các vị trí làm việc. Điều này, đến lượt nó, ảnh hưởng đến chất lượng kiểm soát hành động của nhân viên và việc thực hiện chiến lược.
Tác động của KPIs đối với một công ty
Nếu không có mục tiêu chiến lược cụ thể cho nhân viên và cũng không đủ động lực, điều này dẫn đến việc nhân viên không thể xác định đúng khóa học và không thể hành động vì lợi ích của công ty. Sự không nhất quán này thường dẫn đến lãng phí tài nguyên của công ty vào các nhiệm vụ có tầm quan trọng thứ yếu. Những vấn đề như vậy phát sinh khá thường xuyên, và nhiều doanh nghiệp trên thế giới phải chịu đựng chúng.
Thật khó để đặt tên cho một chiến lược tự cung cấp của doanh nghiệp. Khát vọng quản lý là đạt được mục tiêu thông qua việc thiết lập mục tiêu cho nhân viên, cũng như kiểm soát chất lượng đối với chất lượng công việc được thực hiện. Trong chuỗi các yếu tố cần thiết để đạt được các mục tiêu này, đó là một chu trình kiểm soát, có hai yếu tố:
- Quản lý là nhân viên. Ở giai đoạn này, lãnh đạo xác định các nhiệm vụ, đưa chúng cho nhân viên dưới dạng cài đặt cụ thể và kiểm soát quá trình này bằng cách sử dụng thông tin mà nhân viên cung cấp. Sau đó, nếu cần thiết, nhiệm vụ được điều chỉnh và đưa đến sự chú ý của nhân viên.
- Các nhân viên là một hướng dẫn. Nhân viên nhận được một nhiệm vụ cụ thể cần thiết cho công ty, bắt đầu thực hiện và thông báo cho ban quản lý về cách thức thực hiện thành công. Hơn nữa, nhân viên nhận được thông tin từ ban quản lý về tính đúng đắn của hành động của họ và, nếu cần, hãy sửa chúng.
Đó là lý do tại sao nhiều doanh nhân hiện đại quan tâm đến KPI (chỉ số hiệu suất chính), nó là gì và làm thế nào nó có thể giúp quản lý. Rốt cuộc, liên kết yếu trong chuỗi hiển thị ở trên, trên thực tế, là kết nối giữa quản lý và nhân viên. Nếu thất bại xảy ra trong công việc của cô ấy, thì các quyết định sẽ được đưa ra có tính đến thông tin kém hơn. Theo một số nhà quản lý, việc đảm bảo tính đúng đắn của các quyết định của họ phụ thuộc vào lượng thông tin thu thập được. Nhưng trong trường hợp này, đây là một ý kiến sai lầm, vì thời gian để đánh giá thông tin ngày càng tăng, và số lượng của nó hoàn toàn không chịu trách nhiệm về chất lượng của nó.
Công cụ quản lý
Bất kỳ lãnh đạo nào cũng cần một công cụ để có được thông tin chất lượng cao và đầy đủ cho việc ra quyết định. Các công ty phương Tây từ lâu đã sử dụng các chỉ số hiệu suất chính cho công ty này và thẻ điểm cân bằng.
Theo KPIs, một hệ thống các chỉ số (tài chính và phi tài chính) được coi là có tác động đến sự thay đổi về chất và lượng trong kết quả công việc của nhân viên hoặc kết quả được mong đợi. Nó bao gồm các hệ số của từng đối tượng được kiểm soát, cũng như phương pháp luận để đánh giá chúng. Điều này cho phép bạn tập trung vào việc đạt được các mục tiêu chiến lược, dựa trên đánh giá về hiệu quả của tổ chức.
Đánh giá chính chỉ số hiệu suất Chính xác là công cụ đó có thể cho thấy việc quản lý được thực hiện tốt như thế nào liên quan đến kết quả liên quan đến các mục tiêu đã đề ra, có tính đến giá trị và vị thế của công ty trên thị trường. Cần lưu ý rằng công cụ này có thể tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình ra quyết định bằng cách quản lý nhờ thông tin đầy đủ và chất lượng cao, nhưng nó không thể giải quyết các vấn đề hệ thống nghiêm trọng của tổ chức. Kỹ thuật này không cung cấp các giải pháp làm sẵn, nó chỉ tiết lộ khu vực phát sinh vấn đề.
Việc chuyển đổi sang các phương pháp quản lý công ty tiến bộ mới được chứng minh bằng thực tế là các phương pháp cũ, bao gồm tăng quy mô và tốc độ sản xuất, cũng như cải thiện chất lượng sản phẩm, không tạo ra khả năng cạnh tranh cần thiết. Nhờ các công cụ quản lý hiện đại, tổ chức có thể nhanh chóng đáp ứng mọi thay đổi trên thị trường.
Nhiệm vụ chính được theo đuổi bởi hệ thống các chỉ số hiệu suất chính cùng với các chỉ số cân bằng là chuyển công ty thành một tập hợp đầy đủ các chỉ số cần thiết có thể làm nổi bật các yếu tố chính của quản lý và đo lường. Nhờ bộ này, chiến lược của tổ chức được hình thành, có thể bao gồm tất cả các đặc tính định tính và định lượng cần thiết để thông báo kịp thời cho người lao động về các yếu tố ảnh hưởng đến thành công hiện tại và tương lai. Sau khi đưa ra các kết quả cần đạt được, tổ chức không chỉ xác định mục tiêu mà còn hoạt động dựa trên các điều kiện cho phép thực hiện tốt hơn và nhanh hơn để thực hiện.
Điều quan trọng không phải là lượng thông tin, mà là tính khách quan, chính xác và liên quan của nó để thực hiện chính xác tất cả các tính toán cần thiết. Khái niệm về các chỉ số cân bằng là để thành công, chiến lược thiếu truyền thống chỉ tiêu tài chính và kinh tế. Để giải quyết các vấn đề, cần phải cân bằng tốt hơn các chỉ số hiệu suất chính có tính đến các mặt phẳng khác nhau để kiểm soát các yếu tố có tác động đến các chỉ số này. Đừng quan tâm nhiều đến những thành tựu trong quá khứ, nó đáng để đánh giá kết quả trong tương lai. Nếu bạn chỉ tập trung vào các chỉ số cho một lĩnh vực hoạt động, nhưng điều này chắc chắn sẽ có ảnh hưởng xấu đến kết quả cuối cùng.
Triển khai hệ thống
Để giới thiệu hệ thống cho doanh nghiệp, có một số giai đoạn nhất định phải được thực hiện tuần tự. Vi phạm trình tự này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả cuối cùng.
Giai đoạn đầu tiên là hình thành một chiến lược
Một chiến lược được xác định rõ ràng nên mô tả các bước chính để đạt được kết quả và mục tiêu mong muốn. Nó cần được chia thành các sáng kiến cụ thể, trong đó các nhiệm vụ cho từng bộ phận nhân viên sẽ được nêu bật. Nhờ vậy, tiết kiệm đáng kể được thực hiện không chỉ bằng tiền, mà còn bằng thời gian.
Giai đoạn thứ hai là xác định các yếu tố chính
Ở đây cần xác định các yếu tố quan trọng nhất, hay đúng hơn là các thông số về các khía cạnh của hoạt động kinh tế và kinh tế có tác động đến việc thực hiện các nhiệm vụ và thực hiện chiến lược. Những yếu tố này ảnh hưởng đáng kể đến thành công.
Giai đoạn ba - Các chỉ số hiệu suất chính
Nó xác định các biện pháp cần thiết để chiến lược được thực hiện thành công. KPI được sử dụng như một công cụ cho quyết tâm của họ. Đó là giá trị nổi bật chỉ nhạy cảm nhất trong số họ, trong khi không sử dụng các chỉ số phụ. Họ nên được thử thách cho nhân viên. Trong số các yêu cầu chính cho hệ thống các chỉ số hiệu suất chính cần được nhấn mạnh:
- Xóa các hạn chế về số lượng các chỉ số.
- Họ phải thống nhất cho toàn công ty.
- Khả năng có được một định dạng chỉ báo kỹ thuật số.
- Nó nên liên quan trực tiếp đến các yếu tố ảnh hưởng đến thành công.
- Các chỉ số cần thúc đẩy nhân viên đáp ứng các mục tiêu cần thiết cho tổ chức.
Các chỉ số hiệu suất chính: ví dụ
Lấy một ví dụ, hội thảo đại tu các giếng (KRS). Mục tiêu chiến lược của tổ chức này sẽ là tăng mức độ sản xuất sản phẩm, điều này sẽ được thể hiện trong ghi nợ của giếng và giảm các yếu tố gây ra sự mất mát của sản phẩm và giảm giá thành. Về vấn đề này, KPI nên được đặt để nó không chỉ phản ánh các mục tiêu của chính công ty mà còn chạm đến các vấn đề liên quan đến một đơn vị cụ thể. Nếu việc sửa chữa được thực hiện, thì giếng ngừng hoạt động, do đó, đáng để xem xét các chi phí gây ra bởi việc tắt máy.
Cấu trúc mà các chỉ số hiệu suất chính cho đơn vị này có thể có cấu trúc sau:
- Thời gian chết tốt (mất cơ hội sản xuất).
- Tính toán thời gian trung bình của công việc sửa chữa (theo tỷ lệ thực tế và kế hoạch).
- Tính toán từng đơn giá mỗi tấn (theo tỷ lệ thực tế và kế hoạch).
- Tính toán có bao nhiêu sửa chữa được thực hiện (theo tỷ lệ thực tế và kế hoạch).
- Chi phí sửa chữa (thực tế và theo kế hoạch).
Do đó, bằng cách sử dụng KPI (các chỉ số hiệu suất chính), các ví dụ được thảo luận ở trên, nhân viên được khuyến khích giảm chi phí và tăng sản lượng dầu. Điều này không chỉ đáp ứng mục tiêu chung của công ty, mà còn ảnh hưởng đến chất lượng công việc của một đơn vị cụ thể.
Giai đoạn thứ tư - làm việc với bảng điểm cân bằng
Giai đoạn này liên quan đến sự phát triển của một hệ thống tổng quát, bao gồm các chỉ số tài chính và phi tài chính. Điều này tính đến cả đối tượng kiểm soát và đánh giá các yếu tố ảnh hưởng đến bức tranh tổng thể về hiệu quả của doanh nghiệp.
Giai đoạn thứ năm - lựa chọn các giải pháp kỹ thuật để thực hiện công cụ
Ở giai đoạn này, xác định nguồn dữ liệu mà theo đó các chỉ số sẽ được điền, nó phải đáp ứng tất cả các điều kiện về độ tin cậy của thông tin nhận được. Trước tiên bạn phải tạo một chiến lược để giới thiệu một công cụ quản lý mới. Quyết định các mục tiêu, đưa ra mức độ tích cực của chúng sẽ ảnh hưởng đến trạng thái của công ty. Cũng cần phải cấu hình luồng thông tin để tính toán chính xác tất cả các chỉ tiêu. Vẫn còn nhiều điểm cần thiết để thực hiện các mục tiêu và mục tiêu chính của tổ chức, trong đó các chỉ số hiệu suất chính sẽ giúp đối phó.
