Ngày càng nhiều doanh nghiệp Nga bắt đầu nghiên cứu các vấn đề liên quan đến các luồng thông tin. Hiện tượng này là gì? Tầm quan trọng của các luồng thông tin đối với sự phát triển của các tổ chức là gì? Các tính năng của việc áp dụng phương pháp luận cho nghiên cứu của họ cho các doanh nghiệp thuộc các ngành công nghiệp khác nhau là gì?
Tầm quan trọng thực tế của các luồng thông tin
Trong số các lĩnh vực mà luồng thông tin có tầm quan trọng thực tế lớn nhất là quản lý doanh nghiệp.
Để tăng hiệu quả sản xuất hàng hóa, cũng như chất lượng của chúng, để làm chủ việc sản xuất các loại mới và giới thiệu các công nghệ tiên tiến, lãnh đạo công ty sử dụng một loạt các phương pháp khoa học và ứng dụng.
Luồng thông tin trong tổ chức đóng góp đáng kể vào chất lượng công việc của các nhà quản lý trong tất cả các lĩnh vực được lưu ý.
Bằng cách khám phá chúng, các công ty có thể giải quyết thành công các vấn đề liên quan đến việc khai thác các tài nguyên sản xuất hiện có.
Việc sử dụng các luồng thông tin trong sản xuất
Chúng ta hãy xem xét, bởi những gì cơ chế dòng thông tin tại doanh nghiệp có liên quan. Theo quy định, các công ty cố gắng xây dựng chúng trong các dự báo hệ thống. Cơ sở cho sự hình thành trong đó là tài nguyên thông tin (có cả nguồn gốc bên trong và bên ngoài).
Điển hình mô hình thông tin dòng chảy trong công ty, như chúng tôi đã nói ở trên, phản ánh sự quan tâm của ban lãnh đạo công ty trong việc cải thiện chất lượng quản lý. Cấu trúc của nó bao hàm giải pháp cho các nhiệm vụ chính sau:
- giới thiệu hệ thống điều khiển trên dây chuyền sản xuất;
- phân tích chất lượng của các nguồn thông tin, thu thập, đánh giá về tầm quan trọng và triển vọng của việc tham gia vào kinh doanh;
- mô hình hóa các cơ chế ảnh hưởng trực tiếp của thông tin đến quá trình sản xuất;
- tạo và cập nhật một nền tảng kiến thức của công ty;
Thuật toán cụ thể để xây dựng mô hình phụ thuộc vào quy định cụ thể của ngành công ty. Trong một số phân khúc, việc trao đổi thông tin cả trong tập đoàn và với thị trường bên ngoài có thể gặp khó khăn do bí mật hoặc khó khăn về công nghệ trong việc biên dịch dữ liệu thành các tệp và việc truyền tải tiếp theo của họ tới người nhận.
Các loại luồng thông tin
Các tiêu chí phân loại thường được chấp nhận, có thể đặt tên rõ ràng cho các loại luồng thông tin, chưa được phát triển trong trường tiếp thị hiện đại của Nga. Quá nhiều khía cạnh có vấn đề phản ánh thăm dò dữ liệu. Tuy nhiên, trong số các chuyên gia có một mô hình khá phổ biến, phân chia dòng chảy thành các loại tùy thuộc vào bản chất của thông tin. Vì vậy, chúng có thể là:
- tài chính;
- công nghệ;
- tiếp thị;
Điều này, tất nhiên, khác xa với một phân loại đầy đủ các luồng thông tin. Tất nhiên, danh sách đi về. Ví dụ cụ thể của các luồng thông tin có thể rất khác nhau. Điều quan trọng là không nhầm lẫn chúng vì sự hài hòa của chúng với các hiện tượng công nghiệp. Ví dụ, các luồng tài chính và thông tin ngụ ý các kênh thanh toán tiền mặt và phi tiền mặt phản ánh thông tin, thống kê hoặc phân tích, về các luồng tiền không giống nhau. Tuy nhiên, cái trước có thể được bổ sung khá chất lượng bởi cái sau.
Tham gia chủ đề như một công cụ cạnh tranh
Nếu một hệ thống hoạt động chính xác của các luồng thông tin được giới thiệu trong công ty, điều này có thể trở thành một lợi thế cạnh tranh đáng kể của công ty. Ở khía cạnh nào?
Trước hết, trong quá trình kiểm soát. Khi các nhân viên có trách nhiệm của công ty được cung cấp một cách thích hợp các thông tin cần thiết, điều này cho phép họ tối ưu hóa hiệu quả hơn các giai đoạn sản xuất nhất định. Thông tin có được từ các chuyên gia cho phép chúng tôi xác định các công nghệ có ý nghĩa nhất theo quan điểm về lợi nhuận kinh doanh, cũng như giới thiệu những công nghệ có khả năng trở thành như vậy.
Một lợi thế khác được cung cấp bởi việc phân tích các luồng thông tin là cải thiện chất lượng quản lý ở cấp độ nhân sự.
Sở hữu dữ liệu cần thiết, doanh nghiệp cơ cấu quản lý nhân sự có trong tay một công cụ cho phép tổ chức công việc của các cấu trúc nội bộ doanh nghiệp hiệu quả hơn.
Một yếu tố cạnh tranh khác mà một công ty có thể có được bằng cách sử dụng các luồng thông tin trong công việc của mình là phân phối tốt hơn các nguồn lực tài chính và vật chất.
Sở hữu những thông tin cần thiết, các nhà quản lý sẽ biết khối lượng và nơi để điều hướng dòng tiền và nguyên liệu thô mạnh hơn, và ở đâu ít hơn.
Tất cả ba yếu tố được lưu ý làm cho công ty mạnh mẽ hơn trong cuộc đối đầu tiềm năng với các đối thủ cạnh tranh. Luồng thông tin làm cho nó có thể, trước hết, để vượt qua người chơi thị trường do giao tiếp xây dựng tốt hơn giữa các cấu trúc công ty nội bộ. Do đó, sản xuất hiệu quả hơn, lợi nhuận cao hơn, giá cả cạnh tranh hơn và do đó, sức hấp dẫn ngày càng tăng trong mắt người mua hoặc khách hàng trong phân khúc của họ.
Thực hành quản lý thông tin
Bằng những cơ chế thực tế nào các công ty quản lý luồng thông tin? Theo quy định, cơ sở để trao đổi và phân tích dữ liệu là sự tương tác của các nhân viên chịu trách nhiệm làm việc trong các lĩnh vực liên quan, thông qua các tài liệu nội bộ của công ty, mạng và tài nguyên web, đôi khi là các nguồn tài chính. Trong đó, như một quy luật, ở dạng đáng tin cậy nhất (ngược lại, ví dụ, đàm phán bằng miệng, thư từ giữa các nhân viên, v.v.), tình trạng hiện tại (hoặc có kế hoạch) trong một cấu trúc tổ chức cụ thể được mô tả.
Có một loại đặc biệt của những người liên quan đến việc quản lý hệ thống thông tin doanh nghiệp - máy phát thông tin. Họ sở hữu quyền tác giả của các loại dữ liệu được thảo luận ở trên. Sắc thái chính ở đây là trong một doanh nghiệp (đặc biệt nếu đó là một công ty lớn) trong một số trường hợp, việc xác định các nhân viên cụ thể đã tham gia vào việc tạo ra một số thông tin nhất định là một vấn đề. Lý do chính là một phần đáng kể của các tài liệu (đặc biệt là tài chính) trải qua các quy trình phê duyệt và điều chỉnh nhiều giai đoạn ở cấp độ quản lý khác nhau.
Công việc của các "tác giả" của các luồng thông tin có thể là tự phát (nghĩa là các tài liệu được hình thành như một sản phẩm phụ của hoạt động lao động chính), hoặc được thực hiện một cách thường xuyên - đây có thể là các chuyên gia có nhiệm vụ tạo ra càng nhiều dữ liệu càng tốt liên quan đến các hoạt động của công ty.
Dữ liệu được trích xuất từ các tài liệu nội bộ của công ty và các nguồn khác có dấu hiệu đáng tin cậy được tải lên hệ thống thông tin (chúng tôi sẽ đồng ý rằng nó đã tồn tại trong công ty). Sau đó, thông tin được phân tích và đưa ra quyết định về cách sử dụng các tài liệu. Nếu chúng là quy định (ví dụ, chúng là hướng dẫn), thì các nhà quản lý có thể xem xét cần thiết phải điều chỉnh chúng hoặc ngược lại, giữ nguyên chúng. Nếu đây là những giấy tờ kế toán, thì những kết luận có liên quan về chúng có thể được chuyển đến bộ phận tài chính để phân tích và báo cáo tiếp theo.
Cuối cùng, tất cả đi xuống để đảm bảo rằng các luồng thông tin có liên quan bằng cách nào đó. Và những thứ không được sử dụng thực tế đã bị loại khỏi lưu thông. Ý nghĩa ứng dụng là tiêu chí chính cho thông tin trong doanh nghiệp.
Công nghệ mạng
Một số chuyên gia gọi việc sử dụng các công nghệ mạng là tiêu chí chính cho chất lượng hoạt động của hệ thống thông tin doanh nghiệp. Có nghĩa là gì ở đây?
Thực tế là sự chuyển động của các luồng thông tin, lý tưởng, theo các chuyên gia, nên dựa trên nguyên tắc đa vector. Đó là, các kênh ít đóng (cũng như một chiều) - càng tốt. Càng nhiều người có thẩm quyền tham gia vào việc tạo và chia sẻ dữ liệu, doanh nghiệp càng hiệu quả. Từ quan điểm công nghệ, mạng sẽ là kênh tối ưu nhất cho sự tương tác của họ. Trong thực tế, nó có thể là một trang web của công ty. Điều này không nhất thiết là công khai - quyền truy cập từ người dùng Internet có thể bị giới hạn hoàn toàn hoặc một phần.
Tất nhiên, các công nghệ mạng cũng hữu ích trong việc xây dựng mối quan hệ giữa công ty và người chơi bên ngoài, nhân tiện, cũng có thể là công cụ tạo thông tin. Các luồng thông tin bên ngoài, sắp tới, ví dụ, dưới dạng yêu cầu của khách hàng hoặc ưu đãi thương mại từ các tổ chức khác, trong nhiều trường hợp là dữ liệu có ý nghĩa thực tiễn.
Ví dụ, khi nhận được từ khách hàng một bộ yêu cầu nhất định về việc phát hành hàng hóa với các đặc điểm chưa phải là đặc trưng của sản phẩm, ban quản lý công ty có thể quyết định tung các sản phẩm này vào sản xuất. Vì người mua muốn nhìn thấy chúng trên quầy, anh ta đã thông báo về mong muốn của mình thông qua kênh thông tin do công ty cung cấp. Khả năng giao tiếp với khách hàng cũng có thể được coi là một lợi thế cạnh tranh trong kinh doanh.
Tiêu chí chất lượng thông tin
Sau khi xem xét các luồng thông tin bên ngoài và bên trong được hình thành như thế nào, chúng ta có thể nghiên cứu các tiêu chí xác định chất lượng của thông tin nhận được trong lưu thông nội bộ của công ty. Để các chuyên gia như vậy bao gồm:
- sự liên quan (tính kịp thời);
- tính xác thực (tính xác minh);
- sự liên quan (phản ánh các vấn đề thực tế);
- tiện ích (giá trị áp dụng);
- tính dễ hiểu (giải thích rõ ràng);
- tính đầy đủ (không cần làm rõ sự thật);
Quá trình, bao gồm kiểm tra thông tin lưu hành trong công ty, cho các tiêu chí trên, một số chuyên gia gọi kiểm soát (từ kiểm soát tiếng Anh). Nhiệm vụ của các chuyên gia chịu trách nhiệm cho công việc này là giảm thiểu sự hiện diện của dữ liệu không đáp ứng các tiêu chí trong hệ thống thông tin của công ty.
Về kiểm soát
Một số chuyên gia đặt ý nghĩa bổ sung vào thuật ngữ "kiểm soát". Cụ thể, có ý kiến cho rằng đây là một hoạt động không chỉ liên quan đến phân tích chất lượng thông tin mà còn liên quan đến việc giải thích nó, xác định các khía cạnh ảnh hưởng đến tầm quan trọng của thông tin. Ngoài ra, có những chuyên gia chỉ giảm ý nghĩa của thuật ngữ "kiểm soát" đối với các hoạt động của cấu trúc tài chính và kinh tế của doanh nghiệp. Theo quan điểm của họ, tất cả các thông tin đang lưu hành trong công ty, cuối cùng, nên được sử dụng để tối ưu hóa lợi nhuận và chi phí. Bất kỳ sơ đồ nào của luồng thông tin theo khái niệm này nên được phân tích để tác động đến lợi nhuận của doanh nghiệp.
Có những chuyên gia đang phần nào thu hẹp chức năng của các chuyên gia trong việc kiểm soát. Theo lý thuyết của họ, hoạt động này chỉ nên giới hạn trong việc thu thập thông tin từ các máy phát khác nhau và phân phối cho các bộ phận có thẩm quyền. Trong một số trường hợp, bộ điều khiển có thể hình thành tối ưu, theo đánh giá của họ, cấu trúc của luồng thông tin, định dạng của bản trình bày.Các chuyên gia tin rằng nó nên được phân tích và giải thích bởi các cấu trúc chuyên về một lĩnh vực cụ thể của doanh nghiệp.
Đó là, tương đối mà nói, số liệu thống kê phản ánh tiêu thụ sơn trong quá trình sản xuất đồ chơi nên được truyền đến các chuyên gia chịu trách nhiệm cho giai đoạn sản xuất tương ứng. Dữ liệu tài chính - trong kế toán, v.v. Kiểm soát chỉ ngụ ý một chức năng thống kê. Việc nghiên cứu các luồng thông tin được thực hiện bởi các cấu trúc công ty có thẩm quyền.
Giá trị của quản lý luồng thông tin
Chúng ta hãy cố gắng xác định các khía cạnh nào giá trị lớn nhất của việc quản lý các luồng thông tin được thể hiện. Đồng thời, chúng tôi đồng ý rằng việc kiểm soát chiếm một trong các chức năng trung tâm trong quy trình này (và không chỉ về mặt thu thập dữ liệu và cấu trúc của nó).
Đặc điểm chính của luồng thông tin là sự tập trung của các mục tiêu quản lý. Tổng số dữ liệu lưu hành trong tập đoàn xác định sự gia tăng về chất lượng kiến thức của từng bộ phận, phần lớn là do sự tương tác với các cấu trúc công ty khác và sự thừa nhận lẫn nhau về sự liên quan của các nhiệm vụ mà doanh nghiệp phải đối mặt.
Làm việc với các luồng thông tin, cũng như kiểm soát (miễn là có đủ độ sâu sử dụng) cho phép bạn phát hiện các điểm yếu trong doanh nghiệp. Liên kết sản xuất cá nhân đang được cải thiện, các sản phẩm của công ty đang trở nên tốt hơn và cạnh tranh hơn.
Làm việc với các luồng thông tin liên quan đến việc tập trung các nguồn lực của công ty (không chỉ vật chất mà cả nhân sự), xác định các mặt mạnh nhất trong mô hình kinh doanh, tìm ra các nguồn tăng sức cạnh tranh mới, giới thiệu các cơ chế sản xuất sáng tạo chưa được thử nghiệm trước đây của công ty.
Việc sử dụng các luồng thông tin trong hậu cần
Trong các lĩnh vực khác, các luồng thông tin được sử dụng tích cực là gì? Trong hậu cần, chắc chắn. Điều gì có thể là lý do cho điều này?
Các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và bán hàng hóa được đặc trưng không chỉ bởi thông tin, mà còn bởi nhiều luồng nguyên liệu - sự chuyển đổi sản phẩm từ nhà máy đến người tiêu dùng, có và không qua trung gian, trong và ngoài nước. Trên thực tế, chức năng này là trách nhiệm của hậu cần, đã phát triển thành một ngành công nghiệp độc lập. Đặc tính quan trọng nhất của nó là thông tin và dòng vật chất có thể được nghiên cứu đồng thời. Thế nào?
Các chuyên gia tin rằng việc quản lý hiệu quả các luồng vật liệu trực tiếp phụ thuộc vào chất lượng xử lý thông tin được sử dụng trong các hệ thống hậu cần.
Ở đây rất nhiều phụ thuộc vào mức độ kiến thức mà các nhà quản lý và chuyên gia sở hữu người thực hiện phân tích tương ứng.
Thực tế là hậu cần là một lĩnh vực tương đối mới đối với Nga. Và những tiêu chí đặc trưng của hệ thống thông tin, giả sử, thuộc loại hình ngân hàng hoặc sản xuất, không hoàn toàn tương thích với ngành công nghiệp này.
Trước hết, các chuyên gia nói, ở cấp độ của phương pháp và nguyên tắc. Từ quan điểm công nghệ, luồng thông tin logistic cũng có thể được khám phá với các công cụ truyền thống. Nhưng làm thế nào để sử dụng chúng một cách chính xác trong khía cạnh phương pháp luận, hậu cần Nga chỉ là học cách hiểu, các chuyên gia nói.
Đồng thời, các chuyên gia trong ngành, như các nhà phân tích nói, đang đạt được một số tiến bộ. Điều này chủ yếu là do máy tính chuyên sâu của ngành hậu cần. Bây giờ hầu hết nhân viên của các công ty Nga đều có quyền truy cập vào PC và công nghệ mạng, phần mềm liên quan đến các nhiệm vụ nghiên cứu và phân tích đang được tích cực phát triển. Các công ty hậu cần có nhiều cơ hội hơn để mở trong khuôn khổ công nghệ mạng - cả về tương tác với các công ty thị trường khác và về trao đổi dữ liệu với khách hàng.
