Ngày nay, hầu hết mọi chuyên gia nên có kỹ năng quản lý. Tốc độ hiện đại không cho phép chúng ta thư giãn trong một phút - không phải trong cuộc sống cá nhân, đặc biệt là trong công việc. Vậy bí quyết quản lý là gì? Cấu trúc của khoa học này khá đơn giản, nhưng đôi khi các khái niệm trừu tượng sẽ gây trở ngại ngay cả một chuyên gia cao cấp.
Chúng tôi sẽ đối phó với một trong những yếu tố cơ bản của quản lý - cơ cấu tổ chức. Thật vậy, sự thành công của toàn bộ doanh nghiệp phụ thuộc vào cách thức xây dựng chuỗi chuyển giao thông tin.
Cơ cấu tổ chức là gì?
Khả năng đạt được mục tiêu và hiệu quả của sự tương tác với môi trường ở mức độ lớn phụ thuộc vào hệ thống phân cấp của cấp dưới, tuân thủ trong một tổ chức cụ thể. Nói cách khác, cấu trúc quản lý là một trong những thành phần quan trọng nhất cho sự thành công của một doanh nghiệp.
Chúng ta có ý nghĩa gì bởi điều này? Đầu tiên, sự ngăn nắp của các bộ phận liên kết của công ty. Thứ hai, tập trung vào giải quyết các nhiệm vụ. Thật không may, điều này đôi khi rất khó đạt được do thực tế là sự không ổn định của môi trường bên ngoài đòi hỏi sự linh hoạt từ doanh nghiệp. Và cấu trúc quản lý ngụ ý một khuôn khổ khá chặt chẽ và cứng nhắc.
Do đó, nhà lãnh đạo hiện đại phải tìm ra sự thỏa hiệp giữa chế độ toàn trị và dân chủ trong quản trị. Vì các phương pháp hợp lý khá ổn định, đơn giản và dễ hiểu, chúng không đòi hỏi thiên tài từ nhân viên ở nhiều vị trí khác nhau. Mặt khác, sự linh hoạt của quản lý sáng tạo giúp đáp ứng tốt hơn với sự năng động của môi trường vĩ mô.
Hiệp hội
Các mối quan hệ kinh tế ngày càng phức tạp đòi hỏi phải tạo ra các nguyên tắc mới để xây dựng các hệ thống quản lý sẽ tiết lộ tiềm năng của mỗi nhân viên và định hướng khả năng của anh ta để đạt được các mục tiêu chung. Đó là lý do tại sao các vấn đề tổ chức lại doanh nghiệp đang trở nên phổ biến hơn.
Cấu trúc quản lý như một phạm trù quản lý là một khung nhất định của hệ thống. Nó phản ánh mối quan hệ của các chủ thể và đối tượng lãnh đạo. Các kết nối trong một tổ chức được xây dựng không chỉ trên cơ sở dọc. Đôi khi nó rất quan trọng để có cơ hội nhận thông tin theo chiều ngang của các bộ phận khác nhau, vì trong trường hợp này, thời gian gửi tin nhắn và nhận phản hồi được giảm thiểu.
Kết nối dọc là mức độ và mức độ của cấp dưới, và kết nối ngang là sự phối hợp hành động của nhân viên của các bộ phận khác nhau, giao tiếp trực tiếp của họ.
Phòng lao động
Sự tương tác của các đơn vị có thể là tuyến tính hoặc chức năng. Cấu trúc tuyến tính của hệ thống quản lý giả định rằng các luồng thông tin hội tụ đến các nhà quản lý chịu trách nhiệm duy nhất, nếu không phải là cho các hoạt động của toàn bộ công ty, sau đó cho bộ phận của họ. Các mối quan hệ chức năng hợp nhất nhân viên thành các hệ thống con trên cơ sở các hoạt động chung.
Sự đa dạng trong công việc giúp điều chỉnh tổ chức của từng doanh nghiệp cụ thể. Tuy nhiên, các chuyên gia trong lĩnh vực quản lý nêu bật một số tính năng phổ biến chung cho tất cả các công ty. Trước hết, điều này liên quan đến việc phân công lao động thành các hoạt động đơn giản và xác định mức độ trách nhiệm của mỗi nhân viên.
Từ sự độc đáo của doanh nghiệp đến tổ chức tiêu biểu
Cấu trúc ngang của hệ thống điều khiển xuất hiện như là kết quả của việc phân bổ tất cả các nhiệm vụ cụ thể.Để đạt được các mục tiêu cụ thể, ai đó cần điều chỉnh công việc này, điều đó có nghĩa là một dọc điều khiển xuất hiện. Trên thực tế, khi quản lý được tách ra khỏi chính hoạt động, một hệ thống phân cấp (phân công lao động) phát sinh.
Về nguyên tắc, việc hoàn thành một nhiệm vụ có thể được thực hiện dưới mọi hình thức tổ chức. Điều quan trọng là hình thức này phù hợp nhất với nội dung và phương pháp của công ty.
Trong cuộc sống, cấu trúc quản lý có hình thức của một số hệ thống quan hệ được xác định rõ. Với tất cả các hoạt động đa dạng, bạn có thể đếm trên đầu ngón tay những mẫu đặc biệt thực sự quan trọng.
Điều khiển tuyến tính
Cấu trúc quản lý tuyến tính được xây dựng theo cách mà mỗi người quản lý điều chỉnh tất cả các loại hoạt động của cấp dưới của mình. Những lợi thế chính của một tổ chức như vậy là sự đơn giản và thống nhất của lệnh. Nhưng nhược điểm của nó là nhà lãnh đạo nên là một minh họa cho câu nói "và Shvets, và thợ gặt, và anh chàng là một anh chàng ...". Sự chuyên môn hóa hẹp của kinh doanh hiện đại hầu như không dành chỗ cho một người quản lý như vậy và, theo đó, cho một cấu trúc tổ chức như vậy.
Các đơn vị chức năng là chìa khóa để làm việc hiệu quả
Cấu trúc chức năng Quản lý được đặc trưng bởi việc tạo ra các phòng ban chuyên về các nhiệm vụ và trách nhiệm được xác định rõ ràng. Thông thường, sự tách biệt xảy ra theo các hướng của công ty (sản xuất, tiếp thị, tiếp thị, v.v.).
Ưu điểm của quản lý như vậy là chuyên môn hóa hẹp, giảm trùng lặp hoạt động và tiêu thụ tài nguyên và phản ứng nhanh của quản lý đối với mọi thay đổi. Nhưng cũng có những hạn chế: mối quan tâm đến thành công của chính mình có thể làm mất cân bằng các hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp.
Nếu cần thiết, một cấp dưới tuyến tính được sử dụng trong mỗi đơn vị. Một mô hình như vậy không phải là hiếm trong một hệ thống hiện đại. Cấu trúc quản lý tuyến tính chức năng được sử dụng để tránh các biến chứng của các quá trình giao tiếp trong điều kiện bên ngoài tương đối ổn định với một danh pháp nhỏ của sản xuất và sự phổ biến của các vấn đề quản lý tiêu chuẩn.
Tập đoàn quốc tế
Toàn cầu hóa quan hệ kinh tế đòi hỏi phải tái cấu trúc không chỉ từ các công ty phương Tây. Cơ cấu quản lý chức năng đang được hiện đại hóa, các đơn vị sản xuất lớn đang được làm nổi bật, có thể tồn tại tự chủ. Các thực thể kinh doanh như vậy được gọi là bộ phận.
Cơ cấu quản lý tổ chức cho phép bạn tập trung vào sản phẩm, người tiêu dùng mục tiêu hoặc một khu vực cụ thể. Do đó, doanh nghiệp phản ứng dễ dàng hơn với sự năng động của môi trường bên ngoài. Một ưu điểm khác của hệ thống này là đơn giản hóa và tạo điều kiện cho truyền thông. Nhưng nó không phải là không có trong một loại thuốc mỡ: sự trùng lặp của một số chức năng nhất định và thậm chí các thao tác đơn giản dẫn đến sự gia tăng chi phí của sản phẩm cuối cùng trên thị trường.
Điều chỉnh theo môi trường vĩ mô
Để điều chỉnh và lái vào một khuôn khổ chung, mọi hoạt động sản xuất trở nên khó khăn hơn. Sự không chắc chắn của các yếu tố bên ngoài và tốc độ phát triển của chúng đòi hỏi phải sử dụng các cấu trúc thích ứng. Với sự giúp đỡ của họ, bạn có thể tạo các đơn vị tạm thời nhằm giải quyết vấn đề trong môi trường vĩ mô hiện có.
Các công ty nước ngoài vào cuối những năm 80 của thế kỷ XX đã phát triển các mô hình nhận được tên của "ma trận" và "cấu trúc dự án của quản lý doanh nghiệp". Họ được đặc trưng bởi sự hình thành của lãnh đạo địa phương tạm thời trong việc thực hiện các vấn đề quản lý chung quan trọng nhất tại trụ sở công ty.
Nhóm làm việc tạm thời
Bản chất của dự án nằm ở chỗ trong một nhóm, những nhân viên có trình độ nhất cho các nhiệm vụ khác nhau được tuyển dụng để hoàn thành nhiệm vụ.Sau khi hoàn thành công việc, một tổ chức như vậy bị giải thể, và mỗi nhà thầu được tự do tìm kiếm các dự án mới. Một ví dụ về một công ty như vậy có thể là một đoàn kịch được tạo ra để tạo ra một doanh nghiệp.
Cấu trúc quản lý ma trận của tổ chức, trái ngược với dự án, thu hút nhân viên của một công ty thực hiện dự định. Hạn chế chính của một hệ thống như vậy là sự phụ thuộc đồng thời của người biểu diễn vào hai đầu: một mặt, có người đứng đầu một dự án tạm thời, mặt khác, người đứng đầu đơn vị chức năng, trong đó một nhân viên cụ thể liên tục đăng ký. Mặc dù vậy, cấu trúc ma trận cho phép một cách tiếp cận linh hoạt hơn đối với các vấn đề giải quyết các vấn đề hiện tại.
Cách nâng cấp
Và một lần nữa về toàn cầu hóa sản xuất thế giới. Trong điều kiện hiện đại, khi các chiến lược của hãng vững chắc nhằm mục đích đa dạng hóa sản xuất, mở rộng hoạt động sản xuất và kinh doanh và thâm nhập thị trường quốc tế, điều cần thiết là cấu trúc quản lý của tổ chức linh hoạt và tương đối đơn giản.
Chẳng hạn, sự gia tăng số lượng chi nhánh không chỉ dẫn đến tăng chi phí hành chính mà còn kéo dài các kênh truyền thông. Các công ty như vậy gần như cam chịu so với các công ty được quản lý từ một trung tâm. Tuy nhiên, sự khác biệt về cấu trúc không đi đến đâu cả. Các chuyên gia tư vấn khuyên bạn nên nhấn mạnh các lựa chọn tái cấu trúc hệ thống sau đây:
- xác định rõ phạm vi trách nhiệm của từng đơn vị tự trị để giảm tải cho các cơ quan quản lý trung ương của tập đoàn;
- chuyển sang sử dụng các thông số định lượng để giám sát hoạt động của các đơn vị;
- cải thiện động lực của nhân viên công ty.
Cơ cấu quản lý doanh nghiệp phụ thuộc đáng kể vào trạng thái của môi trường bên ngoài. Do đó, các chuyên gia khuyên không nên sử dụng các mẫu khi xây dựng hệ thống của riêng họ mà nên tìm giải pháp tối ưu trong từng trường hợp.
Cần tìm gì khi tạo một hệ thống tổ chức
Để xây dựng một hệ thống, điều rất quan trọng là nghiên cứu các đặc điểm của môi trường bên ngoài. Cần xác định rõ các yếu tố tác động trực tiếp và mô tả đầy đủ những yếu tố có ảnh hưởng gián tiếp. Đối với các mối quan hệ nội bộ của công ty, ở đây cần phải phân tách chính xác các đối tượng và đối tượng quản lý.
Điều quan trọng nhất cho sự hình thành của hệ thống là các mục tiêu, nguyên tắc và phương pháp làm việc. Cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp thực chất phụ thuộc vào đặc điểm và yêu cầu của thị trường.
Đặc biệt quan trọng là sự cần thiết phải phân chia các hoạt động không theo chiều ngang, mà theo chiều dọc. Đây là những gì hình thành sự phức tạp của mối quan hệ và xác định mức độ trách nhiệm của mỗi nhân viên.
Các yếu tố ảnh hưởng gián tiếp thường xuyên nhất bao gồm công nghệ, nhân sự và thiết bị. Các tham số này chỉ ảnh hưởng đến tổ chức - cấu trúc quản lý không thay đổi bản chất, nhưng có thể được sửa đổi do tính duy nhất của một trong số chúng.
Có bao nhiêu người để cấp dưới
Yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến loại hình tổ chức là tỷ lệ kiểm soát. Số lượng nhân viên trong mỗi bộ phận, số lượng bộ phận và số lượng cấp quản lý phụ thuộc vào nó. Bắt đầu từ các trường mẫu giáo, trong đó ở mỗi độ tuổi, số lượng trẻ em trên mỗi giáo viên được xác định và kết thúc bằng các cuộc thi thể thao, trong đó mỗi quốc gia được phân bổ hạn ngạch số lượng người tham gia, chúng tôi đã bận rộn trong suốt cuộc đời để tính toán tỷ lệ kiểm soát. Nhân viên làm việc quá sức, cũng như bảo lãnh thấp, dẫn đến sự cố của toàn bộ hệ thống. Chính xác là với tỷ lệ dân số trên mỗi thanh tra như vậy mà cấu trúc của hành chính công được xây dựng.
Chúng ta phải thừa nhận rằng giải pháp cho nhiệm vụ dường như cơ bản là phân phối công việc theo cấp độ và mức độ trách nhiệm phụ thuộc vào sự kết hợp của nhiều yếu tố. Đó là các mục tiêu và phạm vi công việc, sự sẵn có của công nghệ thông tin và mức độ giao tiếp của từng nhân viên, tính cách của người lãnh đạo, v.v. Kết quả là, hiểu rằng khả năng hình thành một cấu trúc tổ chức hiệu quả và hiệu quả là một nghệ thuật.
