Cơ cấu quản lý bộ phận là một cấu trúc dựa trên sự phân bổ của các đơn vị sản xuất và kinh doanh tự trị lớn, cũng như các cấp quản lý tương ứng với họ, với việc cung cấp các đơn vị đó hoàn toàn độc lập trong hoạt động. Ngoài ra, các đơn vị được chuyển đến cấp trách nhiệm này để tăng lợi nhuận.
Đặc điểm cấu trúc
Ngày nay, cấu trúc quản lý bộ phận được coi là sự đa dạng tiên tiến nhất của các cấu trúc tổ chức hiện đại theo đuổi một hệ thống phân cấp công việc. Các cấu trúc như vậy được đặc trưng bởi thực tế là các nhà quản lý chịu trách nhiệm hoàn toàn về kết quả hoạt động của các đơn vị mà họ đứng đầu. Về vấn đề này, vị trí quan trọng nhất trong một công ty sử dụng cấu trúc quản lý bộ phận không thuộc về người quản lý đơn vị chức năng, mà thuộc về những người giám sát bộ phận sản xuất.
Các loại là gì?
Công ty được cấu trúc thành các bộ phận riêng biệt theo một trong ba nguyên tắc cơ bản. Đặc biệt, theo nguyên tắc sản phẩm, nó được thực hiện có tính đến các đặc tính của hàng hóa hoặc dịch vụ được sản xuất, tùy thuộc vào định hướng của một người tiêu dùng cụ thể, cũng như theo nguyên tắc khu vực, tùy thuộc vào lãnh thổ mà công ty phục vụ.
Về vấn đề này, có ba loại chính mà cấu trúc quản lý bộ phận được chia nhỏ:
- Phân chia năng suất.
- Tổ chức.
- Phân khu-khu vực.
Năng suất phân chia
Cơ cấu bộ phận quản lý doanh nghiệp như vậy cung cấp cho việc chuyển giao tất cả các quyền hạn của các chuyên gia liên quan đến quản lý sản xuất và tiếp thị một số sản phẩm hoặc dịch vụ thương mại cụ thể cho một người chịu trách nhiệm cho toàn bộ dòng sản phẩm. Lần lượt, tất cả những người đứng đầu các dịch vụ chức năng sẽ cung cấp các báo cáo chi tiết cho người quản lý về sản phẩm này.
Các công ty sử dụng cấu trúc này sẽ có thể đáp ứng nhanh hơn với bất kỳ điều chỉnh nào trong môi trường cạnh tranh, cũng như giới thiệu các công nghệ mới và thay đổi trong nhu cầu của người tiêu dùng. Công việc sản xuất một sản phẩm được giám sát bởi một người, liên quan đến việc cải thiện sự phối hợp công việc của tất cả các nhân viên.
Một nhược điểm có thể có của cấu trúc như vậy là có một lượng chi phí lớn hơn, vì các loại công việc tương tự được sử dụng cho khác nhau các loại sản phẩm. Mỗi bộ phận thực phẩm cá nhân có bộ phận chức năng riêng của mình.
Tổ chức
Cơ cấu tổ chức bộ phận Quản lý, tập trung trực tiếp vào khách hàng, cung cấp cho nhóm các đơn vị xung quanh các nhóm khách hàng nhất định. Mục đích của cấu trúc này là đáp ứng đầy đủ nhu cầu của người tiêu dùng cụ thể hoàn hảo như một công ty chỉ phục vụ một nhóm người.
Do đó, cấu trúc quản lý tổ chức bộ phận mang lại hiệu quả tối đa và cách tiếp cận riêng cho từng khách hàng riêng lẻ để đạt được kết quả cực kỳ cao và phát triển lợi nhuận của công ty.
Phân khu
Nếu hoạt động của công ty trên phạm vi rộng đến một số khu vực, nhưng đồng thời cần sử dụng một chiến lược riêng cho từng khu vực, thì trong trường hợp này, tốt nhất là sử dụng cấu trúc phân chia dựa trên nguyên tắc lãnh thổ.
Khi một cấu trúc quản lý phân chia như vậy của tổ chức được sử dụng, tất cả các nhân viên trong một khu vực nhất định đều phụ thuộc vào một nhà lãnh đạo, người, đến lượt họ, đã chịu trách nhiệm trực tiếp với quản lý cao nhất của công ty. Cấu trúc như vậy làm cho có thể đơn giản hóa đáng kể giải pháp cho các vấn đề khác nhau có thể liên quan đến phong tục địa phương, các chi tiết cụ thể của pháp luật hiện hành và, tất nhiên, môi trường kinh tế xã hội. Bộ phận lãnh thổ cũng cho phép bạn đào tạo nhân viên quản lý của các bộ phận trực tiếp tại nơi làm việc.
Cấu trúc cụ thể
Có một số công nghệ cụ thể được các công ty tích cực sử dụng trong thị trường hiện tại, trong khi mỗi cấu trúc quản lý bộ phận riêng lẻ được phân biệt bởi các ưu điểm và nhược điểm của nó. Bạn sẽ thấy một ví dụ về các cấu trúc như vậy bên dưới, bạn nên tự làm quen với mọi người và chọn một cấu trúc tối ưu nhất cho mình phù hợp với nhu cầu và đặc điểm của công ty.
Cơ cấu sản phẩm định hướng toàn cầu
Cấu trúc như vậy dựa trên cấu trúc phân chia, trong đó các đơn vị được phân phối theo sản phẩm và mỗi đơn vị hoạt động riêng lẻ trên toàn bộ thị trường thế giới. Việc sử dụng cấu trúc như vậy là khá phổ biến giữa các công ty có sản phẩm đa dạng cao, đó là những sản phẩm khác biệt đáng kể về công nghệ sản xuất, công nghệ tiếp thị, cũng như các kênh bán hàng và một số dấu hiệu khác.
Trước hết, cái này cấu trúc chức năng quản lý được sử dụng trong các công ty mà sự khác biệt giữa một số sản phẩm quan trọng hơn sự khác biệt giữa các lãnh thổ khác nhau trong đó các sản phẩm này được bán. Kiểu cấu trúc này cung cấp một định hướng quốc tế hiệu quả hơn cho công ty, nhưng đồng thời nó được đặc trưng bởi sự phối hợp thấp hơn giữa các bộ phận riêng lẻ, cũng như tăng sự trùng lặp trong các hoạt động của họ. Do đó, có những ưu điểm và nhược điểm của cấu trúc quản lý bộ phận, do đó, việc sử dụng nó có thể được thực hiện cách xa mọi tình huống.
Cấu trúc khu vực định hướng toàn cầu
Trong trường hợp này, một cấu trúc phân chia cũng được sử dụng làm cơ sở, nhưng đồng thời có một nguyên tắc địa lý của xây dựng. Cần lưu ý rằng trong trường hợp này, thị trường quốc gia được ban quản lý coi là một trong những bộ phận khu vực. Liên quan nhất là việc sử dụng định dạng cấu trúc này của các công ty mà sự khác biệt khu vực giữa các khách hàng quan trọng hơn sự khác biệt về sản phẩm. Trong phần lớn các trường hợp, việc sử dụng các hệ thống như vậy được tìm thấy trong các lĩnh vực mà các sản phẩm thay đổi chậm về mặt công nghệ, như sản xuất ô tô, các sản phẩm dầu mỏ và nhiều sản phẩm khác.
Những lợi thế phân biệt một hệ thống như vậy bao gồm thực tế là có mối quan hệ càng chặt chẽ càng tốt giữa một số khu vực địa lý và đạt được sự phối hợp tối đa có thể của các hoạt động trong khuôn khổ của chúng. Nhược điểm là sự phối hợp công việc khá kém của từng đơn vị, cũng như trùng lặp công việc.
Cấu trúc hỗn hợp
Trong một hệ thống như vậy, cùng với sự nhấn mạnh vào một sản phẩm cụ thể, các kết nối loại chức năng và lãnh thổ cũng được thêm vào. Định dạng cấu trúc này xuất hiện do thực tế là mỗi cấu trúc trên đều có cả ưu điểm và nhược điểm, hạn chế đáng kể khả năng ứng dụng của chúng và không có loại cấu trúc quản lý phân chia nào có thể được gọi là lý tưởng. Cơ cấu tổ chức cần được xây dựng đầy đủ theo các điều kiện cụ thể của công ty. Điều kiện như vậy cho các đối tượng khá lớn là khá phức tạp và đa dạng. Chúng không thể tương ứng với bất kỳ cấu trúc tổ chức nào, được thực hiện ở dạng ban đầu.
Gần đây, việc sử dụng một hệ thống hỗn hợp khá phổ biến ở các công ty khác nhau hoạt động tại Hoa Kỳ.
Những lợi thế và bất lợi của tất cả các hệ thống như vậy là gì?
Với tất cả các thông tin trên, chúng ta có thể phân biệt các nhược điểm và ưu điểm sau của cấu trúc quản lý bộ phận.
Những lợi ích
- Việc sử dụng các cấu trúc bộ phận cung cấp cho công ty cơ hội chú ý đến một sản phẩm cụ thể, người tiêu dùng hoặc khu vực địa lý riêng lẻ giống như một công ty chuyên biệt chỉ hoạt động theo một hướng nhất định. Do đó, phản ứng nhanh nhất với mọi thay đổi xảy ra trong môi trường bên ngoài đã đạt được và sự thích ứng cực kỳ nhanh với các thay đổi trong một số điều kiện nhất định cũng được cung cấp.
- Định dạng cấu trúc quản lý này tạo cơ hội tập trung vào việc đạt được kết quả cuối cùng của các hoạt động của công ty, bao gồm sản xuất các loại sản phẩm cụ thể, đáp ứng nhu cầu của một người tiêu dùng cụ thể, cũng như bão hòa hàng hóa với một thị trường khu vực cụ thể. Trong số những thứ khác, cấu trúc như vậy đơn giản hóa việc quản lý, nghĩa là, nó trở nên dễ dàng hơn nhiều cho các nhà quản lý hàng đầu làm việc.
- Quản lý vận hành tách biệt hoàn toàn với chiến lược, do đó các đại diện của ban lãnh đạo cao nhất của công ty bắt đầu tập trung vào quản lý và hoạch định chiến lược.
- Trách nhiệm về lợi nhuận được chuyển hoàn toàn đến cấp độ của các bộ phận riêng lẻ, và việc phân cấp áp dụng bất kỳ quyết định quản lý nào đòi hỏi sự cấp bách cũng được đảm bảo. Theo cách này, quản lý đang bắt đầu tiến gần hơn đến các vấn đề thị trường và giao tiếp đang được cải thiện đáng kể.
- Phát triển rộng rãi về tư duy, cũng như sự linh hoạt về nhận thức và doanh nghiệp về phía các nhà lãnh đạo của mỗi bộ phận.
Nhược điểm
- Cấu trúc quản lý phân chia tuyến tính làm tăng đáng kể sự tăng trưởng của hệ thống phân cấp. Nói cách khác, có nhu cầu hình thành trung gian các cấp quản lý để phối hợp công việc của từng nhóm nhân viên.
- Mục tiêu của từng bộ phận cụ thể có thể trái ngược với mục tiêu chung của sự phát triển của công ty, nghĩa là khi lợi ích của các nhà quản lý cấp cao nhất và cấp dưới trong hệ thống phân cấp bắt đầu chồng chéo.
- Trong quá trình làm việc, các xung đột khác nhau giữa các bộ phận có thể xảy ra, ví dụ, khi sự thiếu hụt các nguồn lực chính được phân phối tập trung xuất hiện. Ngoài ra, cũng không có sự phối hợp cao nhất trong các hoạt động của các chi nhánh, sự phân mảnh của các dịch vụ nhân viên và theo đó, làm suy yếu các mối quan hệ ngang.
- Trong hầu hết các trường hợp, xa sử dụng tài nguyên hiệu quả nhất được tìm thấy, nhưng đồng thời hoàn toàn không có khả năng sử dụng chúng đầy đủ, vì các tài nguyên được gán hoàn toàn cho một đơn vị cụ thể.Cùng với điều này, số lượng chi phí cho việc duy trì bộ máy hành chính cũng tăng lên, bởi vì các chức năng tương tự được nhân đôi trong các đơn vị, và do đó, số lượng nhân sự cũng tăng lên.
- Rất dễ để kiểm soát toàn bộ quá trình từ trên xuống dưới, vì một hệ thống phân cấp đa cấp được sử dụng trong ranh giới của chính các đơn vị. Ngoài ra, họ có thể biểu hiện tất cả các thiếu sót có cấu trúc quản lý phân chia tuyến tính, chức năng, ma trận.
- Sự phát triển chuyên môn hạn chế có thể được thể hiện từ phía các chuyên gia đơn vị, bởi vì các nhóm của họ không lớn như quan sát thấy trong trường hợp sử dụng cấu trúc chức năng tuyến tính ở cấp độ của các công ty khác nhau.
Chọn gì?
Là cấu trúc quản lý bộ phận phát triển nhất hiện nay, chúng ta có thể phân biệt các hệ thống dựa trên việc sử dụng các đơn vị kinh doanh chiến lược. Việc sử dụng cấu trúc như vậy thường được tìm thấy trong các công ty có số lượng lớn các đơn vị độc lập khá gần nhau về mặt hồ sơ kinh doanh. Trong trường hợp này, để phối hợp chúng với nhau, các cơ quan quản lý trung gian chuyên ngành được sử dụng, được đặt giữa ban quản lý cấp cao và các phòng ban.
