Ano ang kailangang gawin ng anumang samahan, anuman ang mga detalye at linya ng aktibidad? Siyempre - panatilihin ang mga talaan. Ang daloy ng dokumento ay kung ano ang nasa anumang institusyon, samakatuwid ay malinaw kung saan ito nagmula at kung bakit mahalaga ang tulad ng isang propesor bilang klerk.
Mahalagang posisyon
Marami ang nagsasabi na walang saysay na umarkila ng isang klerk kung ang kawani ay mayroon nang isang sekretarya o kahit na ilang mga sekretarya. Ang pamamaraang ito ay ganap na mali, dahil ang mga tungkulin ng dalawang ganap na magkakaibang mga propesyon ay kasama ang pagsasagawa ng iba't ibang mga gawain: dapat tulungan ng kalihim ang tagapamahala na sundin ang iskedyul, sagutin ang mga tawag, dalhin ang kape, isagawa ang maliit na gawain, at ang mga tungkulin ng klerk ay kasama ang kontrol sa lahat ng dokumentasyon ng samahan.
Kumplikadong kontrol sa dokumentaryo
Ang responsableng klerk ay hindi lamang dapat makontrol ang sirkulasyon ng mga dokumento sa samahan, siya rin ang pangunahing superbisor ng archive. Ang mga tungkulin ng klerk ay kasama ang mga sumusunod na function:
- pamamahala sulat sa negosyo link ng pamamahala;
- pagbuo ng isang nakabalangkas na dokumento ng dokumentasyon;
- pagsubaybay sa pagpapatupad ng mga probisyon na tinukoy sa isang partikular na dokumento.
Ang accounting para sa pagsusulat (parehong papasok at papalabas) ay humahantong din sa mga tungkulin ng klerk.
Pagkakaiba ng mga responsibilidad sa mga maliliit at malalaking kumpanya
Tulad ng ipinapakita ng kasanayan, mas malaki ang samahan, mas maraming mga kawani ang magkakaroon ng mga pari. Sa mga maliliit na samahan, kung saan walang simpleng pag-upa ng isang klerk, ngunit hindi mo magawa nang wala ang kanyang mga serbisyo, umaakit sila sa isang tao na magsasakop sa post ng secretary-clerk. Mga Pananagutan ng Kalihim tulad ng malinaw, ito ay isang halo ng mga tungkulin ng dalawang post na ito. Ang isang tao ay namamahala upang makaya ang lahat, dahil ang daloy ng trabaho sa mga maliliit na negosyo ay hindi mayaman at iba-iba tulad ng mga megacompanies.
Tiyak na mga kinakailangan na maaaring iharap sa isang potensyal na empleyado
Ang mga responsibilidad ng klerk ay nakasalalay sa mga detalye ng samahan. Halimbawa, ang mga internasyonal na samahan o kumpanya na may mga kasosyo sa dayuhan ay maaaring mangailangan ng kanilang mga clerks na magsalin ng mga sulat, halimbawa, mula sa Ingles at kabaligtaran.
Ang isang tao na may karanasan sa trabaho ay mas madalas na gagamitin sa ganoong posisyon, sapagkat narito kailangan mong magkaroon ng isang mataas na antas ng tiyaga at maging isang tunay na mapanlinlang na taong nagtatrabaho nang maraming taon. Ang mga kabataan na nakapagtapos lamang ng mga institusyong pang-edukasyon sa larangang ito at walang karanasan ay dapat subukang mapabilib ang potensyal na hinaharap na tagapag-empleyo sa kanilang pagnanais na magtrabaho, kung gayon, marahil, may pagkakataon na makakuha ng ganoong posisyon kahit na sa isang malaki, nangangako na samahan.
Kailangan mong maunawaan ang mga detalye ng kumpanya, kasama ang dokumentasyon kung saan kailangan mong gumana. Ang sapat na malalim na kaalaman sa ligal na balangkas na gumagabay sa negosyo ay isa ring malaking kasama para sa isang potensyal na empleyado.
Kailangan mong maging handa para sa katotohanan na kakailanganin mong pag-aralan hindi lamang ang istraktura ng kumpanya, kundi maging isang tunay na dalubhasa sa larangan ng mga panuntunan at pamantayan sa proteksyon, at huwag din kalimutan ang tungkol sa pamantayan sa negosyo komunikasyon.
Anong mga organisasyon ang hindi maaaring gawin nang walang mga clerks
Ang posisyon ng klerk ay laging umiiral sa mga paaralan at kindergarten ng malalaking lungsod.Ito ay dahil sa ang katunayan na kung walang isang tao na magagawang subaybayan ang lahat ng dokumentasyon at, kung kinakailangan, agad na magbigay ng alinman sa mga nakaimbak na dokumento, hindi mo magagawa.
Ang mga tungkulin ng klerk sa paaralan ay medyo naiiba sa mga tungkulin ng klerk, halimbawa, sa isang samahan sa pangangalakal. Dito, isasagawa ang trabaho kasama ang mga dokumento ng bawat mag-aaral. Sa pagtatapos ng panahon ng pag-uulat, kinakailangan upang magbigay ng impormasyon tungkol sa gawaing nagawa. Mas mabuti kung ang isang tao na nagtatrabaho sa naturang mga organisasyon ay madaling makahanap ng isang pangkaraniwang wika sa parehong mga bata at kanilang mga magulang, dahil ang mga problema sa pamamahala ng dokumento, ang pagkakaroon ng mga pagkakapare-pareho na kailangang linawin, ay isang medyo pangkaraniwang kababalaghan.
Ang anumang malaking kindergarten ay mayroon ding sariling klerk. Ang mga responsibilidad sa trabaho dito ay katulad sa mga may mga empleyado ng profile na ito sa mga paaralan. Ito ay dahil sa iisang pokus ng mga aktibidad ng naturang pampubliko o pribadong organisasyon. Nais din ng nasabing mga institusyon ang isang responsable at kwalipikadong klerk na magtrabaho sa kanila. Ang mga responsibilidad sa kindergarten para sa espesyalista na ito ay mananatiling pareho: magtrabaho kasama ang dokumento ng dokumento at mga archive.
Ang ilang mga personal na katangian na dapat magkaroon ng isang mahusay na klerk
- Ang isang tao na nais na maging isang upscale clerk ay dapat magkaroon ng isang napakagandang memorya. Ang emosyonalidad ay isang kaaway na kailangang ipaglaban at hindi pinapayagan upang ang mga mood swings ay maaaring kahit papaano makaapekto sa pagiging produktibo ng trabaho.
- Ang pagpaparaya ay isang tunay na kayamanan na dapat taglayin ng isang klerk. Ang kanyang mga responsibilidad sa trabaho ay pupunan ng pagpapaandar ng pagpapaliwanag sa maraming tao "sa mga daliri" ang kahulugan ng maraming mga dokumento at ang kahalagahan ng bawat indibidwal na "dahon", kung wala ito ay hindi makatotohanang matanto ang anumang nais.
- Ang pagpipigil sa sarili ay kasinghalaga ng pagpaparaya. Sa lugar na ito, madalas na mayroong mga sitwasyon na maaaring humantong sa isang taong hindi handa sa kanyang sarili. Kailangan mong kontrolin ang iyong sarili nang palagi.
- Ang mga kasanayan sa pakikipag-ugnayan sa negosyo ay makakatulong sa iyo na mabilis na malutas ang mga dumadaloy na problema sa mga taong nagtatrabaho sa parehong samahan o konektado sa pamamagitan ng mga contact sa negosyo sa kumpanya.
- Organisasyon sa antas ng panlalaki. Sa katunayan, ang isang mabuting klerk ay hindi kailanman nag-aalis ng mga bagay at mga dokumento para sa ibang pagkakataon, dahil naiintindihan niya na maaari itong humantong sa mga pagkakamali o kumpletong kaguluhan, na hindi dapat pahintulutan na magtrabaho kasama ang mga dokumento sa anumang kaso.
