Mga tungkulin ng kalihim. Paglalarawan ng trabaho sa kalihim

Ayon sa mga pag-aaral na isinagawa ng iba't ibang mga ahensya ng recruiting, ang propesyon ng "sekretarya" ay isa sa mga nauugnay sa pinakamalaking bilang ng mga refinery at ang pangangailangan upang umangkop sa iskedyul ng trabaho ng pamamahala. Kasama sa pangkat na ito ang mga driver at kinatawan ng ilang iba pang mga specialty.

Ano ang isang sekretarya?

Ang katagang ito ay nagmula sa Latin na "lihim", kaya tinawag na mga proxies sa sinaunang Roma. At pagkatapos, at sa paglaon (sa maharlikang mga korte) sila ay mga eksklusibo na kalalakihan, kung minsan ay namamahala upang makapunta sa kapangyarihan nang napaka deftly.

Ang propesyong ito ay nakakuha ng isang babaeng hitsura na sa pagtatapos ng Unang Digmaang Pandaigdig, kasama ang pagdating ng isang makinilya at ang paglitaw ng naturang posisyon bilang secretary-referent. Ngayon, kasama ang kanilang mga advanced na teknolohiya, mayroon ding mga virtual secretary secretary. Ito ang pangalan ng mga kumpanya o indibidwal na nagbibigay ng mga serbisyo sa online para sa pagsulat ng mga email o pagtanggap ng mga tawag sa telepono (isinalin) nang walang pisikal na pagkakaroon ng isang kalihim sa opisina.

Anong ginagawa niya?

Kabilang sa mga tao, ang personal na sekretaryo ng direktor ay may isang stereotypical image - isang mahabang paa na kagandahan na higit sa lahat ay maaaring mag-type sa isang computer, gumawa ng kape at sagot na mga tawag. Minsan ito ay makikita sa mga biro ng hindi masyadong disenteng nilalaman. Sa katunayan, ang propesyon ng "sekretarya", pati na rin ang posisyon ng referent sa isang malaking kumpanya, ay nagpapanatili ng pagkakaroon ng isang napaka-seryosong bagahe ng mga kasanayan, kaalaman, at ilang mga katangian na nagtatrabaho. Ang isang tunay na kinatawan ng propesyong ito ay hindi maaaring magawa nang walang samahan, sipag, pagiging oras at diplomasya.

Ang mga tungkulin ng sekretarya (sekretaryo-referent) ay may kasamang kaalaman sa lahat ng mga dokumento na normatibo na may kaugnayan sa gawain sa opisina, pamamahala ng dokumento, samahan ng trabaho sa opisina, istraktura ng pamamahala, pangunahing mga prinsipyo ng kagamitan sa opisina, mga panuntunan sa pangangalaga sa paggawa. Ang lahat ng kanyang maraming mga karapatan, tungkulin at uri ng trabaho na ginanap ay kinokontrol ng mga paglalarawan sa trabaho. Siya ang pangunahing ligal na dokumento tungkol sa mga gawain ng isang empleyado. Upang makatipon ito sa bawat kaso ay kinakailangan sa lahat ng responsibilidad.

Tingnan natin ang mga pangunahing seksyon ng dokumentong ito.

Ano ang binabasa ng tagubilin para sa katulong na sekretarya?

Ang mga pangkalahatang probisyon nito ay naglalaman ng pangalan ng samahan, nagpapahiwatig ng mga agarang superyor at tumawag kung sino ang dapat palitan ang kalihim sa kanyang kawalan. Doon mo mahahanap ang mga kinakailangan para sa pagtanda at kwalipikasyon ng empleyado, at isang listahan ng lahat ng mga dokumento na kinakailangan para sa trabaho (mga panuntunan, GOST, mga code at regulasyon).

Ang mga pag-andar na itinalaga sa sekretarya ay ibinibigay sa pangalawang (pareho) na seksyon. Kasama dito ang obligasyon na ihanda ang mga kinakailangang dokumento ayon sa mga tagubilin ng pamunuan, magparehistro, makatanggap at magpadala ng sulat, ayusin at kontrolin ang gawain ng pagtanggap, magsagawa ng dokumentaryo ng papeles at marami pa.

Sa mas detalyado, ang kanyang mga aktibidad ay inilarawan sa susunod na seksyon - "Ang mga tungkulin ng kalihim." Pinag-uusapan namin ang tungkol sa kaligtasan at accounting ng sulat, pagbibigay ng mga sertipiko tungkol sa iba't ibang mga nakarehistrong dokumento, pag-aayos at paghahanda ng mga opisyal na pagpupulong, pagkopya at pag-print, pagrekord ng mga mensahe para sa mga superyor na naiwan sa kanyang kawalan at ipinaalam sa kanya ang tungkol sa kanila, na nagbibigay ng tanggapan ng kumpanya sa kinakailangang kagamitan.

Sa bawat samahan, ang mga tungkulin ng sekretarya ay maaaring magkaroon ng kanilang sariling mga katangian depende sa mga detalye ng gawain. Ang kanyang posisyon ay maaaring tunog tulad ng isang "sekretarya-klerk," na nangangahulugang pagpapalawak ng saklaw ng mga pangunahing responsibilidad.

Tungkol sa Mga Karapatan ng Kalihim

Ano ang karapatan ng sekretarya? Ayon sa mga tagubilin, pinapayagan siyang humiling ng mga materyales na kakailanganin sa gawain sa iba't ibang mga kagawaran ng kumpanya, upang matukoy ang pamamaraan para sa kanilang paggamit.

Ang isa pang bagay ay ang paglipat ng mga na-scan na dokumento nang direkta sa mga ehekutibo nang direkta sa mga ehekutibo, itatag ang pagkakasunud-sunod ng mga bisita sa silid ng pagtanggap at ipamahagi ang mga tawag sa telepono ayon sa kanilang kahalagahan, at hinilingan ang mga empleyado na ipaliwanag kung sakaling ang mga paglabag sa disiplina.

Tulad ng anumang ibang empleyado, ang personal na kalihim ng ulo ay may karapatang magtrabaho sa angkop na mga kondisyon, na dapat sumunod mga kinakailangan sa pangangalaga sa paggawa at pamantayan sa kaligtasan.

Ano ang katulong para sa sekretarya?

May pananagutan ito sa hindi pagsisiwalat ng kumpidensyal na impormasyon, para sa kalidad ng dokumentasyon at napapanahong pagsumite sa pamamahala nito, responsableng saloobin sa pamamahala ng dokumento, pagpapanatili ng mga ari-arian at mga dokumento ng samahan, matulungin na relasyon sa pamamahala at empleyado.

Ang susunod na seksyon ng paglalarawan ng trabaho ay nagpapahiwatig kung ano ang mga relasyon sa trabaho at mga kaugnay na ugnayan na umiiral sa pagitan ng katulong na kalihim at iba't ibang mga istraktura ng kumpanya. Bilang isang panuntunan, sa isang medium-sized na samahan, ang kalihim ay kailangang makipag-ugnay sa mga isyu sa materyal at teknikal (pagbibigay ng opisina ng mga kagamitan sa opisina) sa departamento ng administratibo at pang-ekonomiya, sa mga isyu sa pamamahala ng dokumento - kasama ang iba pang mga yunit at, siyempre, direkta sa pamamahala.

Ang pagganap ng sekretarya ay nasuri ayon sa pangunahing napiling pamantayan, na kinokontrol din ng kaukulang seksyon ng pagtuturo. Sa karamihan ng mga kaso, ang naturang pamantayan ay kahusayan at kasipagan. Mayroon ding mga sitwasyon kung saan ang pagtuturo ay napapailalim sa pagbabago. Ito ay maaaring mangyari kapag binabago ang mga pag-andar nito o istraktura ng samahan.

Upang buod

Kapag nag-upa ng isang tao, ang taong itinalaga sa posisyon na ito ay nakikilala ang pagtuturo ng serbisyo, na naglilista ng lahat ng mga tungkulin ng kalihim. Maalala muli ang ilang sandali.

Ang pagtanggap ng mga tawag sa telepono para sa ulo.
Lahat ng trabaho sa dokumentasyon - pag-uuri ayon sa kahalagahan, disenyo, paghahanda, pagtanggap at pamamahagi, imbakan at systematization.
Organisasyon ng pagtanggap ng mga bisita.
Tulong sa boss sa pagpaplano ng iskedyul ng trabaho; kung kinakailangan, pag-book ng mga tiket at pag-book ng isang hotel.
Paghahanda at pag-aayos ng negosasyon sa negosyo.
Pag-order ng mga gamit sa opisina at iba pang kinakailangang mga trifle, kung minsan mga produkto.

Ang pagkakaroon ng pamilyar sa listahan ng mga tungkulin, ang mga palatandaan ng empleyado sa ilalim ng pagtuturo, ang lagda ng ulo ay inilalagay din. Tandaan na ang bawat organisasyon ay may sariling bersyon ng pagtuturo, ngunit hindi isa sa mga ito ang dapat sumalungat sa kasalukuyang batas o tinanggap na mga pamantayan sa paggawa.

Kalihim ng Korte

Ang mga pagtutukoy ng trabaho sa bawat institusyon, tulad ng alam mo, ay naiiba. Ano, halimbawa, ang ginagawa ng isang klerk ng korte? Ano ang kanyang mga responsibilidad sa trabaho? Marami sa kanila:

disenyo ng mga takip ng kasalukuyang mga gawain;
pagtanggap ng mga pag-angkin mula sa mga katulong sa hudisyal;
pagsumite ng mga dokumento at materyales sa mga kaso;
pag-iipon ng mga imbentaryo ng mga bagong kaso;
pagination
pamamahagi ng mga kopya ng mga pagpapasya sa korte sa mga kalahok sa kaso (mga partido);
pagpapadala ng mga kopya ng mga pagpapasya sa hukuman sa mga tiyak na indibidwal sa ngalan ng hukom;
nagpapaalam sa mga partido tungkol sa mga petsa at petsa ng pagdinig sa korte.

Bilang karagdagan

Ang mga tungkulin na isinagawa ng klerk ng korte ay kasama, ngunit hindi limitado sa:

pag-post ng mga listahan ng mga kaso ng korte sa isang linggo;
pagpapatunay ng paglitaw ng mga partido sa pagpupulong;
pagsunod sa talaan ng korte;
kontrol ng pagtanggap at pagpapadala ng lahat ng mga dokumento na kasangkot sa kaso.

Ang mga kalihim ay dapat na pamilyar sa mga partido sa mga materyales sa kaso, kontrolin ang mga abiso na natanggap sa pamamagitan ng koreo, ibigay sa mga resibo, mga abiso, mga kopya ng mga gawa at iba pang mahahalagang papeles. Nagpasok sila ng impormasyon sa mga magasin at kard, sa sistema ng computer, nag-print ng mga gawa ng sulat-kamay, ibigay ang mga kaso sa mga hukom para sa pagpapatunay at kunin ito pagkatapos, mag-isyu at mag-file ng writ of execution at gumawa ng maraming iba pang mga bagay sa ngalan ng mga hukom.

Mga Kinakailangan para sa Rehistro

Ang mga dokumento ay dapat na bilangin, hemmed.
Ang isang listahan ng mga kaso at iba pang mga dokumento ay pinagsama nang magkahiwalay.
Ang mga larawan at sobre ay binibilang, sa kaso ng isang pagkabigo, ang pag-ihap ay magsisimula muli, ang mga lumang numero ay tatawid (hindi naitama!).
Ang lahat ng mga pagwawasto ay napatunayan alinsunod sa tinanggap na form.
Ang mga takip ng mga kaso ay ginawa na nagpapahiwatig ng pangalan ng korte, ang bilang at pamagat ng kaso, ang mga pangalan ng mga partido, ang mga petsa ng pagsisimula at pagtatapos, ang bilang ng mga sheet at buhay ng istante.
Manu-manong isinasagawa ang mga imbensyon o sa isang computer.

Ano ang dapat gawin ng sekretarya sa paaralan?

Minsan may mga ad na "Kailangan ko ng isang sekretarya sa paaralan." Ano ang posisyon na ito, at ano ang dapat gawin doon? Alamin natin.

Ang sekretarya ng paaralan ang una at pinakamahalagang katulong sa direktor. Kailangan niyang tuparin ang lahat ng mga tagubilin at tagubilin ng kanyang mga superyor na may kaugnayan sa paggana ng institusyong pang-edukasyon.

Kasama sa kanyang pangunahing responsibilidad ang pagsasagawa ng negosyo sa mga pagbabago sa tauhan (pagpapaalis, pagpasok) ng mga empleyado, pagpapatala at pagpapatalsik ng mga mag-aaral. Ang kanyang gawain ay ang gumawa ng isang dokumento na dapat masiguro ng direktor sa kanyang sariling lagda. Kung kinakailangan, ang sekretarya ay kailangang mangolekta at maghatid ng mga naka-sign na dokumento sa tamang oras para sa pagsasaalang-alang sa mas mataas na awtoridad.

Ang iba pang mga responsibilidad ng kalihim ng paaralan ay kasama ang pagtanggap at paghahatid ng impormasyon sa mga mag-aaral at kawani. Sa kawalan ng isang direktor sa lugar, ang sekretarya ay kinakailangan upang maitala ang kabuuang bilang at nilalaman ng mga tawag, reklamo at apela ng mga bisita, kabilang ang mga mag-aaral sa pangunahing paaralan.

Opsyonal

Ang marka, na naglalaman ng tagubilin ng sekretarya ng paaralan, ay nagsasaad: responsibilidad din ng huli na tuparin ang mga karagdagang (iba pang) tagubilin. Ano ang ibig sabihin nito?

Ito ay tinukoy bilang mga sumusunod: ang sekretarya ng punong-guro ng paaralan ay dapat sundin ang anumang mga tagubilin, maliban sa mga personal na kahilingan. Maaari itong, halimbawa, isang tawag para sa isang pag-uusap sa pagitan ng isang mag-aaral o guro, pagpapadala ng mail, paggawa ng paglilipat ng pera, pagbili ng kagamitan na kinakailangan para sa paaralan. Ang listahang ito ay halos hindi masasalat, iyon ay, ang mga tungkulin ng sekretarya sa paaralan ay napaka, napakalawak.

Kung ang paaralan ay hindi nagbibigay para sa posisyon ng isang accountant, ang mga pinansiyal na gawain ay itinalaga din sa kalihim. Ang kanyang gawain ay ang magpadala ng impormasyon sa suweldo, punan ang isang sheet ng oras, gawin ang mga kinakailangang pagsasaayos.

Ang tulong ng kalihim ay maaaring hiniling hindi lamang ng direktor, kundi pati na rin ng sinumang bisita sa pagtanggap. Lumiko sila sa kanya upang i-print ang teksto, kopyahin ang dokumento at linawin ang isang malaking bilang ng mga katanungan.

Kung nagtatrabaho ka bilang isang assistant secretary sa CEO

Sa kasong ito, ikaw ay isa sa mga dalubhasa, at tatanggapin at itatanggi ka ng direktor, at diretso kang sumunod sa kanya. Upang makarating sa posisyon na ito, dapat kang magkaroon ng isang mas mataas na (o hindi bababa sa espesyal na pangalawang) edukasyon, karanasan sa posisyon ng 1 taon. Kung walang karanasan, isang sertipiko ng pagdalo ng mga kurso ng referral-referent.

Dapat kang maging karampatang sa mga bagay ng pang-ekonomiyang at pinansiyal na aktibidad ng negosyo, ang mga prospect para sa pagpapaunlad nito, ang samahan ng pamamahala ng dokumento at pamamahala sa trabaho, mga kasanayan sa computer at kagamitan, pagsalin sa isang banyagang wika ng dokumentasyon ng produksiyon, etika ng negosyo.

Mga Tungkulin at Mga Pananagutan

Kailangan mong kunin ang lahat ng mga sanggunian at mga serbisyo ng impormasyon na may kaugnayan sa dokumentasyon ng negosyo. Pati na rin ang samahan at kontrol ng gawain sa opisina sa mga sanga at mga indibidwal na dibisyon ng kumpanya. Hindi nakakagulat - hindi ka isang ordinaryong sekretaryo-klerk. Dapat silang mag-dokumento at mabilis na ayusin ang mga aktibidad ng mga pamamahala at mga advisory body. Kung walang inspektor ng tauhan, panatilihin ang lahat ng mga talaan at talaan ng mga tauhan.

Ang katulong na sekretarya ng pangkalahatang direktor ay kailangang maghanda ng mga dokumento na kinakailangan upang matiyak ang mga aktibidad sa pananalapi at pang-ekonomiya ng buong negosyo, ayusin ang kanilang pagtanggap, pagrehistro, accounting, imbakan. Kinokontrol nito ang kawastuhan ng paghahanda, pag-apruba at pag-apruba ng lahat ng dokumentasyon na isinumite para sa lagda sa pamamahala ng negosyo. Kinakailangan ang mga hakbang para sa kalidad ng napapanahong pagpapatupad ng mga order mula sa mga superyor, nagdadala ng impormasyon nang direkta sa mga gumaganap, nagsasagawa ng pagsusuri at mga isyu ng mga opinyon sa mga ulat at sertipiko na ipinadala sa pamamahala.

Bilang karagdagan, ang mga pagpapaandar ng kalihim ay kasama ang pagpapanatili ng komunikasyon sa pagpapatakbo sa mga isyu ng mga aktibidad ng kumpanya sa mga mamamayan - mga indibidwal at indibidwal na samahan (parehong estado at komersyal). Tumatanggap siya ng mga bisita, maaari siyang magsagawa ng mga aktibidad ng tauhan - punan ang mga personal na file, mga order, mga libro sa paggawa, mga kontrata (mga kontrata), mga dokumento sa paglalakbay at mga sertipiko ng kawalan ng kakayahan para sa trabaho, magtago ng isang sheet ng oras at mag-isyu ng mga sertipiko ng suweldo.

At muli tungkol sa mga karapatan

Ang posisyon na ito ay nagpapahiwatig hindi lamang ang pinalawig na mga tungkulin ng kalihim, kundi pati na rin ang mga karapatan na nauugnay sa kanila. Bilang karagdagan sa pangkalahatang tinanggap, isinasama nila ang karapatang humiling ng mga kinakailangang materyales at impormasyon mula sa anumang mga functional na serbisyo ng negosyo at ang kinakailangan upang maipaliwanag ang mga dahilan ng mga pagkaantala sa pagganap ng mga gawain sa pamamahala. Pagkatapos: posible na hilingin ang pagkumpleto ng mga dokumento na inihanda ng mga kontratista sa paglabag sa mga tinanggap na mga patakaran alinsunod sa GOST 6.38-90 o ISO - internasyonal na pamantayan para sa dokumentasyon.

May karapatan siyang makita, sa loob ng balangkas ng kanyang sariling opisyal na kakayahan, ng mga dokumento na may kaugnayan sa mga aktibidad sa pamamahala ng negosyo, pagsumite sa pamamahala para sa pagsasaalang-alang ng mga personal na panukala sa pagpapabuti ng gawain ng samahan sa larangan ng pamamahala ng dokumento, at paggamit ng pinakabagong mga teknolohiya sa computer.

May access siya sa mga dokumento na minarkahang "Confidential" at maaaring makipag-ugnay sa anumang mga empleyado at serbisyo ng negosyo upang masubaybayan ang pagpapatupad ng mga desisyon sa pamamahala at ibigay ang impormasyong iyon.