Ang manager ng opisina ay isa sa mga kinakailangang tauhan sa gawain ng anumang modernong kumpanya. Ang isang malawak na hanay ng mga responsibilidad ay nagsasama ng mga pag-andar ng isang espesyalista sa pang-organisasyon at pangangasiwa. Kasabay nito pinagsasama ang hanggang sa tatlong plenipotentiary: secretary, manager, administrator. Ang mga tungkulin ng isang tagapamahala ng tanggapan ay nangangahulugang pangunahing responsibilidad at mataas na sikap.
Mga Kinakailangan sa Dalubhasa
Ang mga tagubilin para sa manager ng tanggapan ng trabaho ay kasama ang mga kinakailangang mga kinakailangan para sa pag-upa at pagpapatupad nito sa hinaharap. Ang unang bagay na dapat magkaroon ng isang kandidato para sa posisyon na ito ay angkop na edukasyon at propesyonal na kasanayan. Ang empleyado ay dapat magkaroon ng isang diploma ng pagkumpleto ng pangalawang dalubhasa, hindi kumpleto mas mataas o mas mataas na edukasyon.
Ang mga kasanayan ay dapat magkaroon ng kaalaman tungkol sa istraktura ng opisina at ang mga tampok ng trabaho nito. Ang pag-zone ng silid ay isang mahalagang kadahilanan sa pag-andar. Kung ang tagapamahala ng tanggapan ay pamilyar sa mga alituntunin ng pag-aayos ng mga aktibidad, magiging madali para sa kanya na kontrolin ang mga indibidwal na posisyon sa trabaho. Ang mga kawani ay dapat ilaan alinsunod sa mga tungkulin upang ang ibang gawain ay hindi nabalisa. Dapat malaman ng tagapamahala ng opisina ang saklaw ng trabaho at ang antas ng responsibilidad ng bawat espesyalista.
Mga Tungkulin ng Administrator ng Opisina
Ang tagapamahala ay obligadong mag-ayos ng mahusay na kumportable na produksiyon sa gusali ng tanggapan. Bilang karagdagan sa pag-zone, ang manager ay kailangang pamahalaan ang mga empleyado upang ang lahat ng mga pag-andar ng bawat frame ay ginanap nang maayos. Ang mga pangunahing kaalaman sa opisina ay itinatag ng administrator sa mga item:
- Pagpili at paglalagay ng mga espesyalista.
- Pagpaplano ng mga diskarte at taktika sa trabaho.
- Pagbuo ng istraktura ng organisasyon ng opisina.
Para sa isang matatag na kondisyon sa pagtatrabaho sa opisina, kinakailangan upang matiyak na ang bawat shot ay nagtagumpay sa mga aktibidad nito. Ang mga positibong resulta ng paggawa ay natanto sa pamamagitan ng mga pamamaraan ng pagganyak at pamamahala ng diskarte nito. Ang pag-unlad at pagpapatupad ng mga makabagong diskarte sa pagpapabuti ng kalidad at pagtaas ng pagiging produktibo ay mga tungkulin ng isang manager ng tanggapan.
Ang komunikasyon sa negosyo sa pangkat ng trabaho ay batay sa moralidad at propesyonal na etika. Ang isang manager ng opisina ay isang halimbawa ng magalang na tono at paggalang sa mga empleyado.
Panloob na kontrol
Ang lahat ng mga desisyon na ginawa ay dapat na kontrolado ng administrator. Isinasagawa ang control sa mga sumusunod na propesyonal na lugar:
- Panimula at pagpapanatili ng iskedyul ng panloob na paggawa.
- Pagsunod sa mga tiyak na pamantayan ng komunikasyon ng kumpanya.
- Kontrolin ang kultura ng pagsasalita kapag nakikipag-usap sa mga customer at kasosyo sa negosyo.
- Ang dress code ay isang mahalagang punto sa gawain ng kumpanya. Ang mga empleyado ay dapat magsuot ng naaangkop na uniporme na itinatag ng mga pamantayan. kapaligiran sa negosyo at ang mga batas ng kumpanya.
Ang tagapamahala ng tanggapan, na ang mga responsibilidad sa trabaho ay kinabibilangan ng pamamahala ng tauhan at pagkontrol sa aktibidad, ay dapat bumuo ng sariling pamamaraan at istraktura ng samahan para sa pagtatasa ng kalidad ng trabaho. Ang bawat empleyado ay napapailalim sa pananagutan sa disiplina kung may paglabag sa iskedyul ng trabaho at etika sa trabaho. Ang manager mismo ay nagdadala ng gayong responsibilidad. Ang sistema ng mga hakbang upang maiwasan ang mga paglabag, mga pamamaraan para sa paglutas ng mga salungatan sa pamamahala at iba pang mga empleyado, at mga pamamaraan ng mga insentibo sa moralidad ay binuo ng tagapangasiwa.
Obligasyon ng manager
Ang mga pag-andar ng manager ay maaari ding isagawa ng manager ng tanggapan. Sa kasong ito, kailangan niyang magbigay ng mga tauhan at lugar sa mga kinakailangang kagamitan. Ang bawat empleyado ay dapat magkaroon ng isang badge at mga card ng negosyo upang ang kanyang pagkatao, pangalan, posisyon, mga detalye ng contact ay laging nahanap at wastong hawakan. Ang mukha ng espesyalista ay ang mukha ng opisina at ang kumpanya.
Ang mga supply ng opisina ay regular na ibinibigay at ang responsibilidad ng tagapamahala ng tanggapan. Ang mga plano sa pang-ekonomiya ay iginuhit para sa pagkakaloob ng mga kalakal, isinasaalang-alang ang dami ng mga produktong naihatid sa kumpanya, ang gastos ng mga pagbili ng bulk at mga sistema ng diskwento. Ang patuloy na paghahatid ng materyal ng opisina, kabilang ang mga papel at mga naluluwas na produkto para sa kagamitan, ay isinasagawa kasama ang pagtatapos ng mga transaksyon sa mga supplier at mga kumpanya ng serbisyo na may direktang pakikilahok ng manager ng tanggapan. Ang resibo ng mga kalakal ay kinokontrol ng mga tala sa pagbabayad at accounting. Ang isyu ng mga kagamitan sa pagsulat at mga kagamitan sa mga kawani ay ginawa sa pagtatalaga ng mga responsableng tao at pagkakaroon ng mga scheme at pamamaraan para sa pamamahagi ng mga halagang pang-ekonomiya.
Ang lahat ng kagamitan ay kinokontrol ng supply manager, sa kasong ito ang tagapamahala ng tanggapan. Kasama sa mga responsibilidad ang pagsubaybay sa kondisyon ng mga kagamitang pang-teknikal, komunikasyon. Kung sakaling masira ang mga apparatus at machine, isang kumpanya ng serbisyo o technician ng pagkumpuni ang tinawag at nasuri ang mga resulta ng kanyang trabaho. Ang ganitong kontrol ay nangyayari din kapag ang mga bagong kagamitan ay naihatid sa opisina.
Ang isang imbentaryo ng kagamitan at mga gamit ay isinasagawa ng manager ng tanggapan sa pamamagitan ng pana-panahong pagkakasundo ng pagkakaroon at teknikal na kondisyon ng pang-ekonomiyang pag-aari na may data ng accounting.
Sa ilalim ng kanyang responsibilidad, ang tagapamahala ng suportang pang-ekonomiya ay namamahala sa mga pondong inilalaan sa opisina para sa pagbili ng mga kalakal na kinakailangan para sa kumpanya at para sa mga teknikal na pangangailangan ng lugar. Ang tagapamahala ng suplay ay nag-aayos ng materyal at teknikal na supply ng mga sinasadyang kaganapan, kumperensya, negosasyon.
Kalihim at kanyang mga tungkulin
Ang lahat ng mga pangunahing pangunahing proseso sa gawain ng manager at kanyang mga pagpapasya ay dapat na opisyal na naayos, at samakatuwid ang responsibilidad ng tagapamahala ng tanggapan, sekretarya sa isang tao ay may kasamang suporta sa dokumentasyon para sa mga aktibidad ng organisasyon. Ang bawat dokumento, depende sa layunin, ay may sariling anyo at istraktura ng compilation. Pagkatapos lamang ang desisyon o plano na kinuha ay may isang ligal na batayan at nangangailangan ng mahigpit na pagpapatupad ng lahat ng mga puntos. Ito ay kung paano ang isang malinaw at magkakaugnay na aktibidad ng kumpanya ay itinayo.
Pakikipagtulungan at Pagsasama
Ang tagapangasiwa ng Kalihim ay nag-aayos ng isang pulong at pagtanggap ng mga panauhin. Ang mga delegasyon at komisyon, kasosyo, mga customer ay mahalagang mga bisita sa kumpanya. Ang mga aktibidad ng kumpanya at pag-unlad nito ay direktang nakasalalay sa kanila. Nagaganap ang komunikasyon sa antas ng negosyo gamit ang isang pormal na etika na hindi gumagalaw sa personal na pakikipag-ugnayan at pakikipag-ugnay - gumagana lamang. Ang tagapangasiwa ng tanggapan ay dapat sumagisag sa kultura at paggalang hindi lamang bilang isang nangungunang kinatawan, kundi pati na rin sa kumpanya sa kabuuan. Ang resibo at paghahatid ng impormasyon ng contact ay isinasagawa nang diretso ng kalihim. Para sa kooperasyon at paglutas ng mga mahahalagang isyu ng pakikipag-ugnay, isinasagawa ang pagpapalitan ng mga kard ng negosyo, ang kanilang pagsusuri at imbakan sa departamento. Ang pagpapanatili ng sulat sa negosyo sa mga kasosyo at sangay ay ang responsibilidad ng tagapamahala ng tanggapan. Ginagawa niya ang elektronik at courier na nagpapadala ng kinakailangang materyal, pagtanggap at pagsusuri ng impormasyon, pagpapanatili sulat sa negosyo.
Tagapamahala sa istraktura ng pamamahala
Ang manager sa karamihan ng mga kaso ay direktang nasasakop sa pangkalahatang direktor ng kumpanya at pamamahala ng matatanda. Ang responsibilidad at mga karapatan ay inireseta ng mga awtoridad, na sinusubaybayan ang kanilang pagsunod.Ang mga tungkulin ng tagapamahala ng tanggapan para sa resume ay may kasamang ulat sa isinasagawa na panloob na tanggapan ng tanggapan, ang pagkamit ng mga resulta ng pagiging produktibo at mga paghihirap na nakatagpo sa trabaho at pagkakaloob ng mga aktibidad. Gumagawa sila ng mga panukala para sa pagpapabuti ng mga kondisyon, pang-ekonomiya at pang-ekonomiyang mga isyu patungkol sa pagbili ng mga kagamitan at materyales, mga kahilingan para sa relocation, promosyon, at pagpapaalis sa mga manggagawa. Ang mga parusa at disiplina sa disiplina para sa mga kilalang espesyalista ay ipinapasa para sa pagsasaalang-alang.
Pagtuturo ng espesyalista
Ang pag-upa ng isang bagong manager ay sinamahan ng pagsasama at pag-ampon ng isang hanay ng mga tungkulin, karapatan at responsibilidad. Ang tagubilin ng tagapamahala ng tanggapan ay may kasamang kumpletong listahan ng lahat ng mga nasa itaas na pamantayan at mga patakaran para sa trabaho at samahan, kasama rin dito ang mga tao o posisyon na nag-uulat sa tagapangasiwa.
Hagdan ng karera
Ang karera ng Manager ay batay sa panloob na pag-unlad at propesyonal na paglago, na kung saan ay upang mapabuti ang mga kasanayan. Ang pagbabago sa impluwensya ay nangyayari kasama ang isang pagtaas o pagbawas sa awtoridad sa mga mata ng mga subordinates at iba pang mga empleyado. Ang Vertical positibong kadaliang mapakilos ng posisyon ay naayos ng mga tagumpay sa pagkamit ng mga layunin na itinakda ng kumpanya, inisyatiba at sosyal na katangian, makabagong mga kakayahan at isang epektibong pamamaraan ng pagtatrabaho.
Ang manager ng opisina ay isa sa mga pinaka hinahangad na propesyon. Ang isang epektibong espesyalista ay dapat magbayad ng malaking pansin sa mga mapagkukunan ng tao, ang kinakailangang ito ay responsibilidad ng tagapamahala ng tanggapan para sa resume. Tamang tinugma ng panloob mga katangian ng pamumuno at isang mataas na kwalipikadong kawani ay positibong nakakaapekto sa dinamika ng pag-unlad ng kumpanya.
