Mga Deskripsyon ng Tagapamahala ng Opisina ng Opisina: Halimbawang

Ang tagapamahala ng tanggapan ay nagsasanay ng buong kontrol, pagtanggap at pagbibilang ng buong dami ng dokumentasyon, pati na rin ang mga personal na pahayag na hinarap sa direktor ng kumpanya. Matapos suriin at mabibilang ang lahat ng mga kopya, dapat dalhin ito ng empleyado para sa lagda.

Dokumentasyon ng departamento

1. Ang paglalagay ng isang selyo na may coat of arm sa lahat ng mga kontrata at order.
2. Pagpapatupad ng trabaho na may iba't ibang mga babasahin, na binubuo sa paghahanda, pag-apruba ng proyekto. Ang tanggapan ng tanggapan ay hindi dapat lamang makibahagi sa disenyo at pagkumpleto ng dokumentasyon, ngunit din na maipahiwatig ng pansin ng mga empleyado ang mga nilalaman nito, maipaliwanag ang mga detalyadong detalye at magagawang ipaliwanag ang lahat ng mga aspeto na maaaring may mga katanungan tungkol sa mga tao. Gayundin, kung minsan ay dapat subaybayan ng kawani na ito ang pagganap at pagiging epektibo ng iba't ibang mga pagbabago, kung kinakailangan ng pamamahala.
3. Buong pagrehistro ng lahat ng papasok na sulat. Nakikipag-ugnay ang manager ng opisina sa mga titik, mensahe at mga abiso. Obligado siyang tanggapin at irehistro ang buong impormasyon, at pagkatapos ay ilipat ito sa addressee. Kung kinakailangan, nagdaragdag siya ng impormasyon sa dokumentasyon ng pag-uulat, at sa ilang mga kaso ay kinokolekta at iniimbak ito, at may pananagutan din para sa pagiging kompidensiyal at kaligtasan ng lahat ng natanggap na dokumentasyon.

Karagdagang Mga Pananagutan

1. Ang pagpapadala at ginagarantiyahan ang pagtanggap ng dokumentasyon sa pamamagitan ng mga electronic at postal address, pati na rin ang pagkakasunud-sunod at pangangasiwa ng paghahatid ng courier.
2. Pagdalo sa mga pagpupulong para sa layunin ng pagrekord o paggawa ng pelikula sa lahat ng mga kaganapan na nagaganap sa kanila, pati na rin ang pagrehistro ng natanggap na data sa pinakamahusay na paraan, ang kanilang paglipat sa mga opisyal.
3. Pag-isyu ng kapangyarihan ng abugado sa pamamagitan ng naunang pagkakasunud-sunod para sa mga opisyal na nagpapahintulot sa kanila na makatanggap ng ilang mga sulat o magsagawa ng iba pang mga pagkilos.
4. Isinasagawa ang pagkopya at pagdoble ng dokumentasyon sa print, pati na rin ang pagsubaybay sa kaligtasan at wastong pamamahagi ng lahat ng mga kopya.
5. Paghahanda ng mga proyekto at mga template ng sulat, kung ang order ng General Director ay natanggap. Gayundin, ang mga tungkulin ng tagapamahala ng tanggapan ay kasama ang pagbuo at pagpapadala ng iba't ibang mga kahilingan, kung kinakailangan at makabuluhang nakakaapekto sa mga aktibidad ng kumpanya.
6. Pagpi-print ng mga materyales sa tanggapan, pati na rin ang pagbuo ng database, ang pamamahagi nito at pagpapalawak ng mga bagong subskripsyon

Mga responsibilidad na Katulad ng Kalihim

1. Patuloy na manatili sa lugar ng trabaho upang makatanggap ng mga tawag sa oras, itala ang lahat ng natanggap na data o ilipat ang tawag sa mga telepono ng mga empleyado kung saan ito ay inilaan.
2. Pag-record ng impormasyon na personal na ipinadala sa Direktor Heneral, ang pagrekord nito sa kabuuan, kasunod na pag-iimbak at paghahatid.
3. Paghahanda ng mga kaganapan sa loob ng kumpanya sa ngalan ng CEO. Nalalapat ito sa pag-alam sa mga empleyado at pag-aayos ng mga lugar, pagbili ng mga kinakailangang item para sa isang buong pagtitipon o iba pang katulad na mga kaganapan, na natutukoy ng paglalarawan ng trabaho ng manager ng benta ng tanggapan.

Mahalaga at kagyat na mga takdang-aralin

1. Mga aktibidad na pang-organisasyon sa mga proyekto na nakatuon sa mga pagpupulong ng mga customer, panauhin o mga bisita ng kumpanya.
2. Ang pag-book ng mga tiket para sa mga paglalakbay ng empleyado, pag-book ng mga silid sa hotel, pagsubaybay sa kurso ng mga paglalakbay sa negosyo, napapanahong pagtugon sa mga ulat ng mga abala sa paraan o arising mga komplikasyon, pag-aayos ng mga problema, at, kung kinakailangan, pag-uulat ng mga problema sa ibang mga empleyado o CEO.

Mga Aktibidad sa Tanggapan

1. Napapanahon na pag-order ng tubig para sa posibilidad ng paggamit nito ng lahat ng mga empleyado sa anumang dami.
2. Ang bawat quarter ay dapat isagawa ang pagkakasunud-sunod ng opisina. Upang gawin ito, ang manager ng tanggapan ay nagsasagawa ng isang pagsisiyasat ng mga empleyado at inspeksyon ng mga trabaho upang makilala ang mga pagkukulang sa ilang mga bagay, at sa paglaon ay makakakuha ng lahat ng mga detalye. Ito ay ibinigay ng mga paglalarawan sa trabaho ng manager ng tanggapan.
3. Ang pag-subscribe sa mga pahayagan sa negosyo o pang-agham na kinakailangan para sa pagpapaunlad ng kumpanya o para sa mga tiyak na empleyado na nais na makatanggap ng sulat sa lugar ng trabaho.
4. Ang pagtanggap at pagpapatupad ng mga aplikasyon para sa pagbabayad ng mga panukalang batas sa pag-upa, pati na rin ang lahat ng mga dokumento sa pagbabayad na may kaugnayan sa pagbabayad ng mga bayarin sa utility, na tinutukoy ng paglalarawan ng trabaho ng manager ng tanggapan kasama pag-andar ng accountant.
5. Organisasyon ng mga hakbang sa seguridad na may kaugnayan sa kapwa ng mga empleyado at mga kaukulang kagamitan sa lugar ng trabaho, sinusubaybayan ang kanilang pagsunod.

Ang tagapangasiwa ng tanggapan ay nangangasiwa sa gawain ng ilang mga empleyado

Ang mga tungkulin ng tagapamahala ng tanggapan ay kinabibilangan ng pagsubaybay sa mga aktibidad ng naturang mga empleyado:

1. Ang driver. Kapag nakikipag-ugnay sa kawani na ito, dapat tanggapin at panatilihin ng manager ng tanggapan ang lahat ng mga application na tumutukoy sa pangangailangan na gamitin ang makina, pati na rin form ng isang iskedyul at bilis ng paghahatid ng serbisyo.
2. Mga tagadala.
3. Ang mga kababaihan sa paglilinis.

Mga responsibilidad ng isang manager ng tanggapan bilang isang miyembro ng isang koponan sa trabaho

1. Upang matupad ang mga tungkulin na inilaan para sa kanya ng mabuting pananampalataya, hindi lumihis mula sa panloob na gawain ng pangkat, batas sa paggawa, at mga prinsipyo sa moral at etikal. Natutukoy ito ng mga paglalarawan sa trabaho ng manager ng tanggapan.
2. Sundin ang disiplina sa paggawa at lahat ng mga iniaatas na iginuhit at ipinahayag ng pamamahala ng kumpanya.
3. Napapanahon at mahigpit na sumunod sa lahat ng papasok na mga order mula sa administrasyon at ulo, na patuloy na kumukuha at nagdala sa tagapamahala ng tanggapan ng isang listahan ng kanyang mga tungkulin at mga kinakailangang aksyon para sa bawat araw, na ibinibigay para sa paglalarawan ng trabaho ng tagapamahala ng tanggapan departamento ng benta.
4. Gamitin ang lahat ng oras na inilaan para sa trabaho para sa matapat na gawain, nang hindi umaalis sa kanilang sariling mga tungkulin.
5. Gawin ang lahat ng mga gawain sa oras at may tamang kalidad. Kadalasan, bilang karagdagan sa pagsasagawa ng mga gawain sa paggawa, ang pinuno ng tanggapan ay pinipilit na maghanda ng pag-uulat ng mga dokumento, samakatuwid, palaging kinakailangan upang subaybayan ang mga nakumpletong gawain at isulat ito sa inireseta na paraan, na inireseta ng paglalarawan ng trabaho ng tagapamahala ng tanggapan na may mga function ng tauhan.

Mahalagang responsibilidad

1. Nakikibahagi sa paglilinis upang mapanatili ang kanilang sariling lugar ng trabaho sa isang malinis at malinis. Gayundin, sinusubaybayan ng tagapamahala ng tanggapan ang napapanahong paglilinis ng puwang ng tanggapan. Napipilitan siyang subaybayan ang pagsunod sa pamamaraan para sa pag-iimbak ng pag-uulat at dokumentasyon ng disenyo, kung kinakailangan, pagrurahin ang lahat ng mga materyales nang nakapag-iisa. Natutukoy ito ng mga paglalarawan sa trabaho ng manager ng tanggapan.
2. Maingat at mahusay na ilapat ang ibinigay na kagamitan sa opisina, computer, anumang iba pang mga aparato. nagdidirekta lamang sa kanilang trabaho sa mga layunin ng kumpanya, hindi nagsasagawa ng pansariling gawain sa pamamagitan ng kagamitan na ibinibigay ng kumpanya. Inireseta na gawin ito Deskripsyon ng trabaho ng Kalihim tagapamahala ng tanggapan.
3. Makabuhayan at kapaki-pakinabang ang paggastos ng mga materyales at iba pang mga mapagkukunan na ibinigay, upang magamit lamang ang mga ito para sa kapakinabangan ng kumpanya at makamit ang mataas na mga resulta mula sa kanilang sariling gawain at gawain ng ibang mga empleyado ng negosyo. Ang paglalarawan ng trabaho ng tagapamahala ng tanggapan, isang halimbawa kung saan ipinapakita ang lahat ng mga kinakailangan para sa gawain ng kawani na ito, Kinukumpirma na hindi lamang siya dapat magtrabaho, kundi magdala din ng maximum na benepisyo sa kumpanya.
4. Alamin at subaybayan ang pagpapatupad ng mga pamantayan at regulasyon sa pangangalaga sa paggawa, na tinitiyak ang kaligtasan sa lugar ng trabaho para sa bawat empleyado, na tinutukoy ng paglalarawan ng trabaho ng tagapamahala ng tanggapan na may mga pagpapaandar ng isang kalihim.
5. Hindi gagamitin para sa pagpapatupad ng journalistic o pang-agham na publication, speeches, impormasyon na nakuha sa pamamagitan ng kabutihan ng opisyal na posisyon, o pagtingin sa mga dokumento na pag-aari ng kumpanya. Ipinagbabawal na gumamit ng impormasyon, ang pagsisiwalat ng kung saan ay maaaring magsama ng materyal na pinsala sa kumpanya o makapinsala sa reputasyon nito. Ito ay ibinigay ng mga paglalarawan sa trabaho ng manager ng tanggapan.

Mga Karapatan

1. Upang makatanggap ng impormasyon, pati na rin ang kumpidensyal na data para sa mga kinakailangang aksyon sa loob ng balangkas ng opisyal na awtoridad at sa pamumuno ng mga awtoridad.
2. Upang mangailangan mula sa iba't ibang mga empleyado upang tapusin o baguhin ang mga dokumento na iginuhit ng mga error ay naglalaman ng hindi tamang impormasyon.
3. Upang isagawa ang kontrol at kumpirmasyon ng mga dokumento sa loob ng balangkas ng kanilang sariling kakayahan at mga kapangyarihan na hinirang ng mga tagapamahala.
4. Upang magsumite sa mga kinakailangan ng awtoridad para sa pagpapabuti ng mga kondisyon para sa independiyenteng trabaho, pati na rin ang aktibidad ng paggawa ng ibang mga empleyado. Ang tagapamahala ng tanggapan ay maaaring gumawa ng mga mungkahi hindi lamang tungkol sa mga gawain ng isang partikular na empleyado o departamento, kundi pati na rin tungkol sa gawain ng buong kumpanya.
5. Hilingin ang pagkakaloob ng naaangkop na mga kondisyon upang matiyak ang kaligtasan ng lahat ng mga dokumento at ang kakayahang masiguro ang pagiging kompidensiyal ng impormasyon at mga aksyon na kinuha kung kailangan nilang maitago mula sa mga kakumpitensya.
6. Gumawa ng mga pagpapasya tungkol sa mga aktibidad ng ilang mga tao sa kumpanya sa loob ng kanilang sariling kakayahan at kredensyal.
7. Ipamahagi ang mga insentibo sa pananalapi o trabaho, pati na rin mag-aplay ng mga parusa sa mga empleyado na nag-uulat sa manager ng tanggapan. Para sa pagpapatupad ng mga pagkilos na ito, kinakailangan ang paunang pahintulot ng CEO.

Ang tagapangasiwa ng tanggapan ay obligadong malinaw at tama na matupad ang kanyang mga tungkulin, magsagawa ng mga aktibidad para sa kapakinabangan ng kumpanya. Ginagawa niya ang lahat ng gawain upang ma-systematize at gawing simple ang mga aktibidad ng ibang mga empleyado, pati na rin upang maiparating sa Direktor ng Heneral o sa kanyang kinatawang tagumpay o pagkakamali sa gawain ng ibang mga empleyado.