Ang isang bagong salitang Ingles na "back office" ay lumitaw sa pang-araw-araw na buhay ng Russia. Ano ito Anong mga function ang ginagawa nito? Saang mga kumpanya ito umiiral? Subukan nating maunawaan nang mas detalyado.
Balik opisina. Ano ito
Ang mga yunit na ito ay umiiral sa maraming mga samahan. Ang isang back office ay isang departamento o departamento ng isang kumpanya na may ilang mga function. Ito ay tungkol sa nakagawian, administratibo at serbisyo. Ayon sa kaugalian, ang mga pag-andar ay may kasamang teknolohiya ng impormasyon (pangangasiwa at serbisyo ng suporta), mga mapagkukunan ng tao at accounting.
Sa ilang mga organisasyon, ang mga karagdagang direksyon ng trabaho na dapat gawin ng back office ay hiwalay na inireseta. Ano ito Kadalasan ang mga empleyado ng departamento na ito ay nakikibahagi sa istatistika at analytical accounting ng mga benta, pagbili, balanse ng imbentaryo at pinapanatili ang archive.
Kung ang back office na ito ay isang dibisyon ng bangko, kung gayon ang mga pag-andar ay kinabibilangan ng mga operasyon sa pag-clear, kasalukuyang mga serbisyo sa pag-areglo ng cash, at iba pa.
Bumalik sa kasaysayan ng opisina
Sa mga unang yugto ng pag-unlad ng negosyo, ang layout ng anumang lugar ng kumpanya ay espesyal. Ang foreground ay inookupahan ng tinaguriang front office. Ginawa ito upang ang mga kliyente ay may pagkakataon na mabilis at madaling makahanap ng tamang empleyado. Naturally, ang pamamahala ay namuhunan nang malaki sa kuwartong ito, na gumagawa ng mga mamahaling pag-aayos, paglilinis at mga kasangkapan. Ang tanggapan sa harap ay dapat na gumawa ng pinakamahusay na impression, dahil ito ang "mukha" ng anumang kumpanya.
Ang kanyang mga empleyado ay dapat ding maging pare-pareho sa estilo ng damit at pag-uugali. Ito ang pampublikong panig ng anumang kumpanya.
Sa background, ang back office ay tradisyonal na matatagpuan. Ito ay tulad ng isang lugar kung saan natupad ang produksiyon mismo, mayroong isang sistema ng mga nasasakupang administratibo, iba't ibang mga kagawaran, mga bodega, atbp.
Samakatuwid, ang mga teritoryong ito ay ayon sa kaugalian ay marumi, madilim at hindi masyadong maayos. Ang pagkakaroon ng mga lugar na ito ay hindi napanood, dahil ang mga customer ay hindi kailanman nagpakita sa kanila. Naturally, walang mga espesyal na kinakailangan na ipinataw sa hitsura ng mga empleyado. Mas maraming pansin ang binabayaran sa mga propesyonal na kasanayan.
Ang dibisyon ng opisina sa dalawang malalaking dibisyon na gumaganap ng iba't ibang mga pag-andar ay napatunayan nang maayos ang sarili at umiiral hanggang sa araw na ito.
Ang mga empleyado sa tanggapan sa harap ay lumikha ng isang magandang "larawan" para sa kumpanya. Kasabay nito, salamat sa mga kawani ng back-office na nabuo at umunlad ang kumpanya. Bakit? Tingnan natin.
Kahalagahan at kahalagahan ng back office para sa pagpapaunlad ng kumpanya
Ipinapakita ng kasanayan kung gaano kalaki ang papel ng yunit na ito para sa samahan.
Una, ang opisina ng likod ay tumutulong na mapanatili ang reputasyon ng kumpanya sa isang lubos na mapagkumpitensya na kapaligiran. Naturally, kung ang mga empleyado ay gampanan nang maayos at malinaw ang kanilang mga tungkulin. Sa katunayan, para sa anumang kliyente, ang pangunahing kriterya para sa isang mahusay na kumpanya ay isang kalidad ng serbisyo. Salamat sa mga empleyado sa back-office, ang isang kumpletong siklo ng isang partikular na operasyon ay isinasagawa.
Pangalawa, ang pamamahala sa peligro ay isinasagawa din ng back office. Ano ang dinadala nito sa kumpanya? Ang mga empleyado ng kagawaran na ito ay gumuhit ng mga ulat, pumili ng data, mga kadahilanan at gumawa ng mga kalkulasyon batay sa kung aling mga desisyon sa pamamahala ang ginawa. Samakatuwid, ang kanilang tama at kawastuhan ay napakahalaga para sa hinaharap ng kumpanya. Ang mga empleyado ay gumagawa ng lubos na responsable na trabaho, na makabuluhang binabawasan ang mga panganib.
Pangatlo, ang serbisyo sa likod ng opisina ay nagkakaroon din ng mga bagong pamamaraan ng pag-save at mga panukalang pangangatwiran. Naturally, ang mga empleyado ay hindi direktang kumita ng pinansiyal na mapagkukunan para sa kumpanya. Ngunit hindi nila tuwirang maiimpluwensyahan ang prosesong ito.
Bumalik sa opisina sa bangko
Ito ay isang unit ng pagpapatakbo ng accounting. Salamat sa kanyang trabaho, ang mga aktibidad ng mga pangunahing departamento ay nakasisiguro.
Ang tanggapan ng likod ay kasangkot sa accounting at pagrehistro ng mga transaksyon na may mga seguridad, pamamahala ng mga pananagutan at pag-aari, pati na rin ang mga pag-aayos sa mga customer. Ngunit ito lamang ang dulo ng iceberg.
Ang back office ay nagsasagawa ng mga operasyon sa pagpoproseso ng utang. Bilang karagdagan, ang mga empleyado ay madalas na nakikipag-ugnay sa pagbubukas ng account, bookkeeping at pamamahala sa peligro.
Balik opisina. Ang pagpapatupad ng dokumento at suporta ng isang transaksyon sa merkado ng seguridad
Sa mga bangko, ang likod ng tanggapan ay madalas na binubuo ng maraming mga dibisyon. Lalo na kung ang samahan ay gumagawa ng isang malaking bilang ng mga transaksyon sa merkado ng seguridad. Ang mga tungkulin ng mga empleyado ay kinabibilangan ng pagproseso ng elektronik at dokumentaryo, ang kanilang suporta. Hayaan nating masisilayan ito nang mas detalyado.
Una, ang empleyado ng back-office ay nagpapanatili ng isang rehistro ng mga transaksyon, bumubuo ng isang kontrata para sa pagbebenta ng mga security ng isang partikular na tagapagbigay.
Susunod ay ang proseso ng muling pagrehistro ng mga security. Ito ay isang paglipat ng pagmamay-ari. Upang simulan ang prosesong ito, ang empleyado ng back-office ay kailangang mag-isyu ng isang order ng paglipat at gawing lehitimo ang kasalukuyang transaksyon.
Matapos isagawa ang muling pagrehistro at natanggap ang isang suportadong dokumento, kinokontrol ng kawani ang panghuling proseso ng pag-areglo.
Ang empleyado ng back office ay may isang malaking responsibilidad. Kung mayroong kaunting kawastuhan sa proseso ng paggawa ng papel, hindi wasto ang transaksyon. Bilang isang resulta, ang kliyente ay magdurusa, at ang kumpanya ay magdusa ng malubhang pagkalugi.
Bilang karagdagan, ang tanggapan ng likuran ay nakikibahagi sa mga transaksyon sa analytical (panloob) sa pagitan ng mga kagawaran sa samahan sa sistema ng muling pamamahagi ng pananalapi.
Para sa larangan ng kalakalan sa mga nagdaang taon, madalas silang gumagamit ng iba't ibang mga programa ng automation back-office.
Pagbebenta ng tanggapan
Kapag nag-aayos ng isang negosyo, ang isang manager ay nahaharap sa maraming mga problema. Kinakailangan na ibigay ang sahig ng kalakalan sa mga kalakal, awtomatiko ang accounting ng bodega sa negosyo, pamahalaan ang pagpepresyo, makipag-ugnay sa mga supplier at sanga.
Upang malutas ang mga ito at maraming iba pang mga problema, tulad ng nabanggit, may mga espesyal na programa para sa back office.
Sa sistema ng tingi, ang mga empleyado ng nasabing yunit ay makakatulong upang makontrol ang pagdating at pagpapakawala ng mga kalakal, isulat at ilipat, muling suriin, gumawa ng pagbabalik, cash at mga operasyon sa pagbabangko magtrabaho kasama ang mga kagamitan sa pangangalakal.
Ang pakete ng software ay maaaring magkaroon ng iba't ibang mga pagsasaayos: hindi pang-tingi, pagkain tindahan, kaginhawaan store o supermarket. Mayroong kasalukuyang pagpipilian.
Network back office
Ang mga pangunahing lugar ng trabaho sa network trading ay:
- paggawa ng mga pagbabago at pagdaragdag sa isang malaking hanay ng mga kalakal;
- palitan ng data sa pagitan ng mga kagawaran;
- sentralisadong accounting;
- pagkuha ng mga ulat sa pagpapatakbo sa paggana ng mga sanga, atbp.
Upang mapadali ang gawain at matiyak ang pakikipag-ugnayan ng opisina sa isang network ng mga saksakan, madalas silang gumagamit ng isang awtomatikong bersyon ng back-office. Pinapayagan ng mga programang ito ang samahan na gumana nang mas mahusay at mabilis.
Bumalik sa opisina sa pag-catering
Ang gawain ng mga kawani ng back-office catering ay pangunahing pagpapatakbo. Kasalukuyan nilang isinama ang sumusunod:
- paggawa ng mga regular na ipinag-uutos na operasyon;
- pagsasagawa ng kalakal at pag-aayos ng bodega;
- ang proseso ng kontrol sa paggawa ng mga pinggan;
- pagkolekta at pagsusuri ng data;
- pag-uulat.
Depende sa laki at paglilipat ng samahan, ang tanggapan sa likuran sa kalakalan ay karaniwang mga numero mula tatlo hanggang labing tatlo hanggang labinlimang tao.
Sa kasalukuyan, tulad ng nabanggit, mayroong mga awtomatikong sistema upang mapadali ang pagpapatupad ng mga operasyon na dapat gampanan ng mga empleyado. Ito, syempre, ay isang positibong sandali para sa pinuno ng samahan. Ngunit hindi palaging para sa mga manggagawa. Ipinakita ng kasanayan na ang pagkuha ng mga awtomatikong system na gumaganap ng karamihan sa trabaho sa back-office ay humantong sa isang pagbawas sa mga kawani.
