Opisyal Mga tungkulin ng kalihim ang bumubuo ng pangunahing bahagi ng mga tagubilin para sa pagsasagawa ng mga gawain sa trabaho para sa itinalagang posisyon ng trabaho. Bilang karagdagan sa listahan ng ilang mga rekomendasyon na nagbubuklod, ang isang katulad na dokumento ay naglalaman ng impormasyon tungkol sa mga kinakailangan, karapatan, lugar ng responsibilidad ng kalihim, pati na rin ang mga pangkalahatang regulasyon sa paggawa. Hindi ito dapat isaalang-alang na ang tulad ng isang propesyonal na posisyon ay simple at hindi nangangailangan ng pagsasaalang-alang sa ilang mga nuances.
Pangkalahatang responsibilidad
Una kailangan mong maunawaan kung ano ang klasiko, pinag-isang tungkulin ng kalihim. Sa madaling sabi, maaari silang mabawasan sa mga sumusunod na ipinag-uutos na mga rekomendasyon:
- Pagsiguro sa mga aktibidad na pangasiwaan ng pamamahala.
- Tumatanggap at muling pamamahagi ng mga sulat, pagproseso, paghahanda at pagpapadala ng mga tugon sa natanggap na mga titik kung kinakailangan.
- Ang pagbibigay ng trabaho sa opisina, pagkolekta at pagproseso ng kinakailangang impormasyon para sa pamamahala ng matatanda.
- Ang pagtanggap ng mga dokumento mula sa mga empleyado para sa paghahatid sa mga superyor para sa lagda at pagsusuri.
- Paghahanda ng mga pagpupulong at kanilang mga minuto.
- Pagkuha ng opisina at iba pang mga produkto na kinakailangan upang matiyak ang normal na mga aktibidad sa pagtatrabaho.
- Organisasyon ng pagtanggap ng mga empleyado at iba pang mga bisita.
- Katuparan ng isang bilang ng mga tagubilin.
Mga kinakailangan sa kaalaman
Ang mga responsibilidad ng empleyado ay maaaring magkakaiba nang bahagya depende sa kanilang dalubhasa sa pangunahing. Gayunman, anuman ito, ang kaalaman sa mga sumusunod na lugar para sa posisyon na ito ay magiging sobrang at napaka kapaki-pakinabang:
- Mga batayan ng batas sa paggawa at administratibo.
- Pangkalahatang Etika at pamantayan sa negosyo.
- Mga pundasyon ng gawaing papel.
- Pag-iingat sa kaligtasan.
- Mga panuntunan para sa pagtatrabaho sa pag-compute at pagtanggap at pag-uusap, pati na rin ang kagamitan sa opisina.
- Proteksyon sa paggawa.
- Mga kinakailangan para sa pagsasagawa ng sulat sa negosyo.
Kabilang sa iba pang mga bagay, imposibleng maayos na gampanan ang mga tungkulin ng sekretarya nang walang kaalaman sa mga panloob na batayan ng negosyo, ang gawain ng mga aktibidad, mga dokumento sa regulasyon at marami pa.
Mga Katuwang na Katulong
Ang mga tungkulin ng kalihim ng manager ay hindi naiiba sa pangkalahatang mga kinakailangan na ibinigay sa itaas. Tumatanggap din siya at naghahatid ng mga sulat, nakikibahagi sa pagkopya at pag-archive ng mga dokumento, kinokontrol ang paghahatid ng mga order ng ulo sa mga responsableng tao, nagsasagawa ng kinakailangang papeles, tinitiyak ang pagbili ng mga priyoridad. Sa iba pang mga bagay, ang tulad ng isang espesyalista ay dapat na makitungo sa:
- pagkakaloob ng administratibong pati na rin ang mga aktibidad sa administratibo;
- pagkolekta at pagproseso, at pagkatapos ay nagbibigay ng impormasyon sa kahilingan ng isang mas mataas na antas;
- samahan ng telepono at personal na pag-uusap;
- pagsusulat ng mga liham na negosyo;
- ang paglikha ng mga kondisyon para sa pagtaas ng pagiging epektibo ng pinuno at marami pa.
Bilang isang patakaran, ang nasabing opisyal na tungkulin ng sekretarya ng ulo ay maaaring isagawa ng mga taong may mas mataas at pangalawang edukasyon sa bokasyonal. Sa huling kaso, isang makabuluhang kalamangan ay ang pagkakaroon ng karanasan sa trabaho sa propesyon ng 2 taon.
Karapatang Kalihim
Dapat alalahanin na hindi lamang ang mga opisyal na tungkulin ng kalihim na matukoy ang kanyang trabaho, ang empleyado, siyempre, ay mayroon ding ilang mga karapatan. Kaya, kasama nila ang pagkakataong makilala ang mga nagtatrabaho na proyekto at karapatang gumawa ng mga makatwirang panukala bilang bahagi ng kanilang paglalarawan sa trabaho.Bilang karagdagan, kapag nagpapakilala sa mga pagkukulang sa loob ng balangkas ng kanyang kakayahan, ang kalihim ay may karapatang iguhit ang atensyon ng ulo sa mga aspektong ito.
Mga kinakailangan para sa mga aktibidad ng klerk
Ang mga tungkulin ng clerk-secretary, bilang panuntunan, ay bahagyang naiiba sa mga inilarawan sa itaas. Sa kasong ito, ang pangunahing tagapamahala ay dapat na magbigay ng direktang mga aktibidad sa pamamahala, habang ang klerk para sa karamihan ay nakatuon sa gawaing papel. Ang mga tagubilin para sa kanyang trabaho ay dapat isama ang mga aspeto tulad ng:
- Pagproseso ng papasok na mail, pag-compile at pagpapadala ng mga tugon.
- Pagsubaybay sa pagpapatupad ng mga order at tagubilin.
- Sinusuri ang kawastuhan ng disenyo ng panloob na dokumentasyon.
- Pagrehistro, accounting, imbakan ng mga dokumento.
Mga kinakailangan para sa mga aktibidad ng klerk ng korte
Karamihan sa mga mas makabuluhang pagbabago ay kasama ang mga opisyal na tungkulin ng klerk ng korte. Bilang isang patakaran, ang mga espesyalista na ito ay direktang kasangkot sa pagpapanatili at pag-aayos ng mga sesyon ng korte. Bilang karagdagan, naghahanda sila ng mga titik, mga katanungan at iba pang mga dokumento, maaaring tumawag sa mga taong lumahok sa hudikasyong debate. Ang nasabing aktibong gawain ay maaaring isagawa ng isang taong may parehong mas mataas at hindi kumpleto na mas mataas na edukasyon, nang walang nauugnay na karanasan sa trabaho. Bilang isang patakaran, ang posisyon na ito ay pinili ng mga kabataan at batang babae na nais makakuha ng karanasan sa hudisyal ng globo at ipagpatuloy ang kanilang karera sa larangan ng jurisprudence.
Tila sa ilan na ang gayong bakante ay hindi nangangailangan ng espesyal na kaalaman at kasanayan, kaya angkop ito sa marami, ngunit hindi ito lubos na totoo. Ano pa ang ginagawa ng clerk ng korte? Kasama sa kanyang mga tungkulin ang:
- Pagsunod sa Saligang Batas, Pederal na Batas at anumang iba pang mga regulasyong batas at kautusan.
- Ang pagpapatupad ng mga utos ng isang hukom o iba pang awtorisadong tao.
- Pakikipag-ugnay sa iba pang mga miyembro ng istruktura ng hudisyal upang malutas ang mga isyu sa loob ng kakayahan ng klerk.
Pangkalahatang impormasyon
Opisyal mga tungkulin ng klerk, ang katulong na punong pinuno at kawani ng korte ay kinokontrol ng isang espesyal na dokumento na tinatawag na paglalarawan sa trabaho. Ang pagkakaroon nito sa anumang kumpanya ay sapilitan, sapagkat ito ay ayon sa tinukoy na listahan ng mga patakaran na nauunawaan ng isang empleyado kung ano ang mga aksyon na dapat niyang gawin at kung saan hindi. Ang nasabing dokumento ay binuo at nakabalangkas kasama ang pakikilahok ng koponan ng pamamahala at nang walang pagkabigo ay naglalaman ng mga pagsasaayos tulad ng mga pangkalahatang probisyon, karapatan at obligasyon, lugar ng responsibilidad, relasyon sa empleyado sa loob ng kumpanya, pati na rin mga kinakailangang aplikasyon.
