องค์กรต้องทำอะไรโดยไม่คำนึงถึงเฉพาะและบรรทัดของกิจกรรม แน่นอน - เก็บบันทึก การไหลของเอกสารเป็นสิ่งที่อยู่ในสถาบันการศึกษาใด ๆ ดังนั้นจึงเป็นที่ชัดเจนว่ามันมาจากไหนและทำไมอาชีพดังกล่าวในฐานะเสมียนจึงมีความสำคัญ
ตำแหน่งที่สำคัญ
หลายคนบอกว่ามันไม่มีเหตุผลที่จะจ้างพนักงานถ้าพนักงานมีเลขานุการหรือเลขานุการหลายคนอยู่แล้ว วิธีนี้ไม่ถูกต้องเนื่องจากความรับผิดชอบของสองอาชีพที่แตกต่างกันอย่างสิ้นเชิงรวมถึงการปฏิบัติงานที่แตกต่างกัน: เลขานุการควรช่วยผู้จัดการตามกำหนดการรับสายนำกาแฟดำเนินงานเล็ก ๆ และหน้าที่ของพนักงานรวมถึงการควบคุมเอกสารทั้งหมดขององค์กร
การควบคุมสารคดีที่ซับซ้อน
พนักงานที่รับผิดชอบจะต้องไม่เพียง แต่ควบคุมการไหลเวียนของเอกสารในองค์กร แต่ยังเป็นหัวหน้างานหลักของการเก็บถาวร หน้าที่ของพนักงานรวมถึงหน้าที่ดังต่อไปนี้:
- การจัดการ การติดต่อทางธุรกิจ ลิงค์การจัดการ
- การก่อตัวของฐานเอกสารที่มีโครงสร้าง;
- ติดตามการดำเนินการตามข้อกำหนดที่ระบุไว้ในเอกสารเฉพาะ
การบัญชีสำหรับการติดต่อทางจดหมาย (ทั้งขาเข้าและขาออก) ยังนำไปสู่หน้าที่ของพนักงาน
ความแตกต่างของความรับผิดชอบใน บริษัท ขนาดเล็กและขนาดใหญ่
จากการฝึกฝนแสดงให้เห็นว่าองค์กรมีขนาดใหญ่ขึ้นพนักงานจะมีพนักงานมากขึ้น ในองค์กรขนาดเล็กที่ไม่มีวิธีการจ้างพนักงาน แต่คุณไม่สามารถทำได้หากไม่มีบริการของเขาพวกเขาดึงดูดคนที่จะเข้ารับตำแหน่งเสมียน ความรับผิดชอบของเลขานุการ อย่างชัดเจนแล้วนี่เป็นส่วนผสมของหน้าที่ของทั้งสองโพสต์ คนคนหนึ่งจัดการเพื่อรับมือกับทุกสิ่งได้เพราะเวิร์กโฟลว์ในองค์กรขนาดเล็กนั้นไม่ได้ร่ำรวยและมีความหลากหลายเท่ากับของ บริษัท ขนาดใหญ่
ข้อกำหนดเฉพาะที่อาจนำเสนอต่อพนักงานที่มีศักยภาพ
ความรับผิดชอบของพนักงานขึ้นอยู่กับลักษณะเฉพาะขององค์กร ตัวอย่างเช่นองค์กรระหว่างประเทศหรือ บริษัท ที่มีพันธมิตรต่างประเทศอาจต้องการให้พนักงานแปลเอกสารการติดต่อเช่นจากภาษาอังกฤษและในทางกลับกัน
คนที่มีประสบการณ์ในการทำงานมักจะถูกพาไปที่ตำแหน่งดังกล่าวเพราะที่นี่คุณต้องมีความขยันขันแข็งในระดับสูงและต้องเป็นคนที่พิถีพิถันจริงๆซึ่งทำงานมาหลายปีแล้ว คนหนุ่มสาวที่เพิ่งจบการศึกษาจากสถาบันการศึกษาในสาขานี้และที่ไม่มีประสบการณ์ควรพยายามสร้างความประทับใจให้นายจ้างในอนาคตด้วยความปรารถนาที่จะทำงานบางทีมีโอกาสที่จะได้ตำแหน่งนี้แม้ในองค์กรที่มีขนาดใหญ่และมีแนวโน้ม
คุณต้องเข้าใจข้อมูลเฉพาะของ บริษัท พร้อมกับเอกสารที่คุณต้องใช้ ความรู้เชิงลึกอย่างเพียงพอเกี่ยวกับกรอบทางกฎหมายที่เป็นแนวทางในองค์กรยังเป็นข้อได้เปรียบที่ยิ่งใหญ่สำหรับพนักงานที่มีศักยภาพ
คุณจำเป็นต้องเตรียมพร้อมสำหรับความจริงที่ว่าคุณจะต้องศึกษาไม่เพียง แต่โครงสร้างของ บริษัท แต่ยังเป็นผู้เชี่ยวชาญที่แท้จริงในด้านกฎและมาตรฐานการคุ้มครองแรงงานและอย่าลืมเกี่ยวกับ มารยาททางธุรกิจ การสื่อสาร
องค์กรใดที่ไม่สามารถทำได้โดยไม่มีเสมียน
ตำแหน่งของเสมียนมีอยู่เสมอในโรงเรียนและโรงเรียนอนุบาลของเมืองใหญ่นี่คือความจริงที่ว่าหากไม่มีบุคคลที่สามารถติดตามเอกสารทั้งหมดและหากจำเป็นให้ส่งเอกสารใด ๆ ที่จัดเก็บไว้ในทันทีคุณไม่สามารถทำได้
หน้าที่ของพนักงานที่โรงเรียนแตกต่างจากหน้าที่ของเสมียนเล็กน้อยเช่นในองค์กรการค้า ที่นี่งานจะดำเนินการกับเอกสารของนักเรียนแต่ละคน เมื่อสิ้นสุดรอบระยะเวลาการรายงานคุณจะต้องให้ข้อมูลเกี่ยวกับงานที่ทำ มันจะดีกว่าถ้าคนที่ทำงานในองค์กรดังกล่าวสามารถค้นหาภาษาทั่วไปกับทั้งเด็กและพ่อแม่ของพวกเขาได้อย่างง่ายดายเพราะปัญหาในการจัดการเอกสารการปรากฏตัวของความไม่สอดคล้องที่จำเป็นต้องชี้แจงเป็นปรากฏการณ์ที่ค่อนข้างธรรมดา
โรงเรียนอนุบาลขนาดใหญ่ทุกแห่งก็มีพนักงานเป็นของตัวเอง ความรับผิดชอบงานที่นี่คล้ายกับผู้ที่มีพนักงานของโปรไฟล์นี้ในโรงเรียน นี่คือสาเหตุที่โฟกัสเดียวของกิจกรรมของหน่วยงานภาครัฐหรือเอกชนดังกล่าว สถาบันดังกล่าวต้องการพนักงานที่มีความรับผิดชอบและมีคุณสมบัติเหมาะสมที่จะทำงานกับพวกเขา ความรับผิดชอบในโรงเรียนอนุบาลสำหรับผู้เชี่ยวชาญนี้ยังคงเหมือนเดิม: ทำงานกับฐานเอกสารและจดหมายเหตุ
คุณสมบัติส่วนตัวบางอย่างที่พนักงานดีควรมี
- บุคคลที่ต้องการเป็นเสมียนระดับสูงต้องมีความจำที่ดีมาก อารมณ์เป็นศัตรูที่ต้องต่อสู้และไม่ได้รับอนุญาตเพื่อให้อารมณ์แปรปรวนอย่างใดสามารถส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงาน
- ความอดทนเป็นสมบัติที่แท้จริงที่เสมียนควรมี หน้าที่ของเขาเสริมด้วยฟังก์ชั่นการอธิบายกับคนจำนวนมาก“ ในมือ” ความหมายของเอกสารจำนวนมากและความสำคัญของ“ ใบไม้” ของแต่ละบุคคลโดยที่มันจะไม่เกิดขึ้นจริงที่จะตระหนักถึงความปรารถนาใด ๆ
- การควบคุมตนเองมีความสำคัญพอ ๆ กับความอดทน ในพื้นที่นี้ค่อนข้างบ่อยมีสถานการณ์ที่สามารถนำคนที่ไม่ได้เตรียมตัวไว้ออกจากตัวเอง คุณต้องควบคุมตัวเองอย่างต่อเนื่อง
- ทักษะการสื่อสารทางธุรกิจจะช่วยให้คุณแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นอย่างรวดเร็วกับผู้ที่ทำงานในองค์กรเดียวกันหรือเชื่อมต่อโดยการติดต่อทางธุรกิจกับ บริษัท
- องค์กรในระดับความคลั่งไคล้ อันที่จริงเสมียนที่ดีไม่เคยละทิ้งเรื่องและเอกสารใด ๆ ในภายหลังเพราะเขาเข้าใจดีว่าสิ่งนี้สามารถนำไปสู่ข้อผิดพลาดหรือความโกลาหลที่สมบูรณ์ซึ่งไม่ควรได้รับอนุญาตให้ทำงานกับเอกสารในกรณีใด ๆ
