หน้าที่ของเลขานุการ ลักษณะงานของเลขานุการ

จากการศึกษาที่ดำเนินการโดยหน่วยงานสรรหาต่างๆอาชีพของ“ เลขานุการ” เป็นหนึ่งในผู้ที่เกี่ยวข้องกับโรงกลั่นจำนวนมากที่สุดและจำเป็นต้องปรับให้เข้ากับตารางการทำงานของผู้บริหาร กลุ่มนี้ยังรวมถึงไดรเวอร์และตัวแทนของความเชี่ยวชาญพิเศษอื่น ๆ

เลขาคืออะไร

คำนี้มาจาก "ความลับ" ละตินที่เรียกว่าพร็อกซี่ในกรุงโรมโบราณ จากนั้นและต่อมา (ที่ศาล) พวกเขาเป็นคนเฉพาะบางครั้งการจัดการเพื่อให้ได้พลังมาก

อาชีพนี้ได้รับการปรากฏตัวของผู้หญิงแล้วในตอนท้ายของสงครามโลกครั้งที่หนึ่งด้วยการถือกำเนิดของเครื่องพิมพ์ดีดและการเกิดขึ้นของตำแหน่งดังกล่าวเป็นผู้อ้างอิงเลขานุการ ทุกวันนี้ด้วยเทคโนโลยีขั้นสูงของพวกเขามีแม้แต่ผู้ช่วยเสมือนจริง นี่คือชื่อของ บริษัท หรือบุคคลที่ให้บริการออนไลน์สำหรับการเขียนอีเมลหรือรับโทรศัพท์ (แปล) โดยไม่มีการปรากฏตัวของเลขานุการในสำนักงาน

เขากำลังทำอะไร

ในบรรดาประชาชนเลขาส่วนตัวของผู้อำนวยการมีภาพลักษณ์ที่สวยงาม - ขายาวที่สามารถพิมพ์ลงบนคอมพิวเตอร์ทำกาแฟและรับสายได้เป็นส่วนใหญ่ บางครั้งสิ่งนี้สะท้อนให้เห็นในเรื่องตลกที่มีเนื้อหาไม่เหมาะสม ในความเป็นจริงอาชีพของ“ เลขานุการ” รวมถึงตำแหน่งผู้อ้างอิงใน บริษัท ขนาดใหญ่ถือว่าการมีกระเป๋าสัมภาระทักษะความรู้และคุณสมบัติการทำงานบางอย่างที่ร้ายแรงมาก ตัวแทนที่แท้จริงของอาชีพนี้ไม่สามารถทำได้หากไม่มีองค์กรความขยันตรงต่อเวลาและการเจรจาต่อรอง

หน้าที่ของเลขานุการ (ผู้อ้างอิงเลขานุการ) รวมถึงความรู้เกี่ยวกับเอกสารเชิงบรรทัดฐานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับงานสำนักงานการจัดการเอกสารการจัดระเบียบสำนักงานการทำงานโครงสร้างการจัดการหลักการพื้นฐานของอุปกรณ์สำนักงานกฎการคุ้มครองแรงงาน สิทธิหน้าที่และประเภทของงานทั้งหมดของเขาถูกควบคุมโดยคำบรรยายลักษณะงาน เธอเป็นเอกสารทางกฎหมายหลักเกี่ยวกับกิจกรรมของพนักงานดังกล่าว ในการรวบรวมมันในแต่ละกรณีจำเป็นต้องมีความรับผิดชอบทั้งหมด

ลองดูที่หัวข้อหลักของเอกสารนี้

คำแนะนำสำหรับเลขานุการผู้ช่วยอ่านอย่างไร

บทบัญญัติทั่วไปของมันมีชื่อขององค์กรระบุผู้บังคับบัญชาทันทีและเรียกผู้ที่จะเข้ามาแทนที่เลขานุการในกรณีที่เขาไม่อยู่ ที่นั่นคุณจะพบข้อกำหนดสำหรับผู้อาวุโสและคุณสมบัติของพนักงานและรายการเอกสารทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการทำงาน (กฎ, GOSTs, รหัสและข้อบังคับ)

ฟังก์ชั่นที่ได้รับมอบหมายให้เลขานุการจะได้รับในส่วนที่สอง (เดียวกัน) ซึ่งรวมถึงภาระหน้าที่ในการจัดเตรียมเอกสารที่จำเป็นตามคำแนะนำของผู้นำการลงทะเบียนรับและส่งจดหมายโต้ตอบจัดระเบียบและควบคุมการทำงานของแผนกต้อนรับส่วนหน้าจัดทำเอกสารสารคดีและอื่น ๆ อีกมากมาย

รายละเอียดเพิ่มเติมกิจกรรมของเขาอธิบายไว้ในส่วนถัดไป - "หน้าที่ของเลขานุการ" เรากำลังพูดถึงความปลอดภัยและการบัญชีของการติดต่อการออกใบรับรองเกี่ยวกับเอกสารต่าง ๆ ที่ลงทะเบียนจัดและเตรียมการประชุมอย่างเป็นทางการคัดลอกและพิมพ์บันทึกข้อความสำหรับผู้บังคับบัญชาที่เหลืออยู่และแจ้งให้พวกเขาเกี่ยวกับพวกเขาให้สำนักงานของ บริษัท

ในแต่ละองค์กรหน้าที่ของเลขานุการอาจมีลักษณะเฉพาะขึ้นอยู่กับลักษณะเฉพาะของงาน ตำแหน่งของเขาอาจฟังดูเป็น“ เสมียนเสมียน” ซึ่งหมายถึงการขยายขอบเขตความรับผิดชอบหลัก

เกี่ยวกับสิทธิของเลขานุการ

เลขานุการมีสิทธิอะไร ตามคำแนะนำเขาได้รับอนุญาตให้ขอวัสดุที่จะต้องใช้ในการทำงานในแผนกต่าง ๆ ของ บริษัท เพื่อกำหนดขั้นตอนการใช้งาน

อีกสิ่งหนึ่งคือการถ่ายโอนเอกสารที่สแกนโดยตรงไปยังผู้บริหารโดยตรงไปยังผู้บริหารกำหนดลำดับของผู้เยี่ยมชมในห้องรับแขกและแจกจ่ายสายโทรศัพท์ตามความสำคัญของพวกเขาและกำหนดให้พนักงานอธิบายกรณีละเมิดวินัย

เช่นเดียวกับพนักงานคนอื่น ๆ เลขานุการส่วนตัวของหัวหน้ามีสิทธิที่จะทำงานในสภาพที่เหมาะสมซึ่งจะต้องปฏิบัติตาม ข้อกำหนดคุ้มครองแรงงาน และมาตรฐานความปลอดภัย

ผู้ช่วยเลขานุการรับผิดชอบอะไร?

มีหน้าที่รับผิดชอบในการไม่เปิดเผยข้อมูลที่เป็นความลับคุณภาพของเอกสารและการส่งมอบอย่างทันเวลาต่อฝ่ายบริหารทัศนคติที่รับผิดชอบต่อการจัดการเอกสารการเก็บรักษาทรัพย์สินและเอกสารขององค์กรความสัมพันธ์ที่มีชั้นเชิงกับผู้บริหารและพนักงาน

ส่วนถัดไปของรายละเอียดงานแสดงว่าอะไรคือความสัมพันธ์ของงานและความสัมพันธ์ในหน้าที่การทำงานที่มีอยู่ระหว่างผู้ช่วยเลขานุการและโครงสร้าง บริษัท ต่างๆ ตามกฎแล้วในองค์กรขนาดกลางเลขานุการจะต้องโต้ตอบกับปัญหาด้านวัสดุและเทคนิค (การจัดหาเครื่องใช้สำนักงาน) กับฝ่ายบริหารและเศรษฐกิจเกี่ยวกับการจัดการเอกสาร - กับหน่วยงานอื่น ๆ และแน่นอนโดยตรงกับฝ่ายบริหาร

การปฏิบัติงานของเลขานุการจะมีการประเมินตามเกณฑ์ที่เลือกหลักซึ่งถูกควบคุมโดยส่วนที่เกี่ยวข้องของการเรียนการสอน ในกรณีส่วนใหญ่เกณฑ์ดังกล่าวมีประสิทธิภาพและความขยัน นอกจากนี้ยังมีสถานการณ์ที่การเรียนการสอนอาจมีการแก้ไข สิ่งนี้สามารถเกิดขึ้นได้เมื่อเปลี่ยนหน้าที่หรือโครงสร้างองค์กร

เพื่อสรุป

เมื่อจ้างบุคคลบุคคลที่ได้รับการแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งนี้จะได้ทำความคุ้นเคยกับคำแนะนำในการให้บริการซึ่งจะแสดงหน้าที่ทั้งหมดของเลขานุการ เรียกคืนสั้น ๆ อีกครั้ง

• การรับสายโทรศัพท์สำหรับหัว
• ทำงานกับเอกสารทั้งหมด - เรียงลำดับตามความสำคัญการออกแบบการจัดเตรียมการรับและการกระจายการจัดเก็บและการจัดระบบ
• องค์กรของการต้อนรับของผู้เข้าชม
• ช่วยเหลือหัวหน้าในการวางแผนตารางการทำงานหากจำเป็นให้จองตั๋วและจองโรงแรม
• การเตรียมการและการจัดการเจรจาธุรกิจ
• การสั่งซื้อเครื่องใช้สำนักงานและเรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่จำเป็นบางครั้งผลิตภัณฑ์

เมื่อได้ทำความคุ้นเคยกับรายการของหน้าที่แล้วพนักงานจะลงนามภายใต้คำแนะนำและใส่ชื่อของหัวหน้าไว้ด้วย โปรดทราบว่าแต่ละองค์กรมีคำสั่งเวอร์ชันของตัวเอง แต่ไม่ควรมีหนึ่งในนั้นที่ขัดแย้งกับกฎหมายปัจจุบันหรือมาตรฐานแรงงานที่ยอมรับ

เลขานุการศาล

ลักษณะเฉพาะของการทำงานในแต่ละสถาบันดังที่คุณทราบแตกต่างกัน ตัวอย่างเช่นเสมียนศาลทำอะไร หน้าที่งานของเขาคืออะไร? มีจำนวนมากของพวกเขา:

• การออกแบบหน้าปกของสถานการณ์ปัจจุบัน
• ได้รับการเรียกร้องจากผู้ช่วยตุลาการ
• การยื่นเอกสารและวัสดุต่าง ๆ ในกรณีต่างๆ
• การสะสมสินค้าคงคลังของผู้ป่วยรายใหม่
• เลขหน้า;
• การแจกจ่ายสำเนาคำวินิจฉัยของศาลไปยังผู้เข้าร่วมกรณี (ฝ่าย);
• ส่งสำเนาคำตัดสินของศาลไปยังบุคคลที่เฉพาะเจาะจงในนามของผู้พิพากษา;
• แจ้งคู่กรณีเกี่ยวกับวันที่และวันที่ศาลพิจารณาคดี

นอกจากนี้

การปฏิบัติหน้าที่ของพนักงานศาลรวมถึง แต่ไม่ จำกัด เพียง:

• การโพสต์รายชื่อคดีในศาลเป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์
• การตรวจสอบการปรากฏตัวของฝ่ายต่าง ๆ ในการประชุม;
• การเก็บบันทึกของศาล
• ควบคุมการรับและส่งเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องในกรณี

เลขานุการควรทำให้คู่กรณีคุ้นเคยกับวัสดุคดีควบคุมการแจ้งเตือนที่ได้รับทางไปรษณีย์ส่งใบเสร็จรับเงินประกาศสำเนาการกระทำและเอกสารสำคัญอื่น ๆ พวกเขาป้อนข้อมูลลงในนิตยสารและการ์ดลงในระบบคอมพิวเตอร์พิมพ์การกระทำที่เขียนด้วยลายมือส่งมอบคดีให้ผู้พิพากษาเพื่อตรวจสอบและนำพวกเขาหลังจากนั้นออกและยื่นคำสั่งของการดำเนินการและทำสิ่งอื่น ๆ ในนามของผู้พิพากษา

ข้อกำหนดสำหรับนายทะเบียน

• เอกสารควรถูกกำหนดหมายเลขล้อมรอบ
• รายการเคสและเอกสารอื่น ๆ จะถูกรวบรวมแยกกัน
• ภาพถ่ายและซองจดหมายจะถูกกำหนดหมายเลขในกรณีที่เกิดความล้มเหลวการเริ่มต้นหมายเลขใหม่จะต้องมีการขีดฆ่าหมายเลขเก่า (ไม่ถูกต้อง!)
• การแก้ไขทั้งหมดได้รับการรับรองตามแบบฟอร์มที่ยอมรับ
• มีการทำคดีออกมาเพื่อระบุชื่อของศาลจำนวนและชื่อของคดีชื่อของคู่กรณีวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดจำนวนแผ่นและอายุการเก็บรักษา
• สินค้าคงเหลือจะดำเนินการด้วยตนเองหรือบนคอมพิวเตอร์

เลขานุการโรงเรียนต้องทำอย่างไร

บางครั้งมีโฆษณา "ฉันต้องการเลขานุการที่โรงเรียน" ตำแหน่งนี้คืออะไรและควรทำอย่างไรที่นั่น? มาหาคำตอบกัน

เลขานุการโรงเรียนเป็นผู้ช่วยผู้อำนวยการคนแรกและสำคัญที่สุด เขาต้องทำตามคำแนะนำและคำแนะนำทั้งหมดของผู้บังคับบัญชาที่เกี่ยวข้องกับการทำงานของสถาบันการศึกษา

ความรับผิดชอบหลักของเขารวมถึงการดำเนินธุรกิจเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงบุคลากร (การเลิกจ้างการรับเข้าเรียน) ของพนักงานการลงทะเบียนและการขับไล่นักเรียน หน้าที่ของเขาคือจัดทำเอกสารที่ผู้กำกับจะต้องรับรองด้วยลายมือชื่อของเขาเอง หากจำเป็นเลขานุการจะต้องรวบรวมและส่งมอบเอกสารที่ลงนามในเวลาที่เหมาะสมเพื่อประกอบการพิจารณาต่อเจ้าหน้าที่ระดับสูง

ความรับผิดชอบอื่น ๆ ของเลขานุการโรงเรียนรวมถึงการรับและส่งข้อมูลให้กับนักเรียนและเจ้าหน้าที่ ในกรณีที่ไม่มีผู้อำนวยการอยู่เลขานุการจะต้องบันทึกจำนวนและเนื้อหาของการโทรการร้องเรียนและการอุทธรณ์ของผู้เยี่ยมชมรวมถึงนักเรียนระดับประถมศึกษา

นอกจากนี้

เครื่องหมายซึ่งมีคำสั่งของเลขานุการโรงเรียนระบุไว้: มันเป็นความรับผิดชอบของฝ่ายหลังในการปฏิบัติตามคำสั่งเพิ่มเติม (อื่น ๆ ) สิ่งนี้หมายความว่าอย่างไร

มีการถอดรหัสดังนี้: เลขานุการของครูใหญ่ต้องปฏิบัติตามคำแนะนำใด ๆ ยกเว้นคำขอส่วนบุคคล ยกตัวอย่างเช่นการสนทนาระหว่างนักเรียนหรือครูการส่งจดหมายการโอนเงินการซื้ออุปกรณ์ที่จำเป็นสำหรับโรงเรียน รายการนี้ไม่สิ้นสุดจริง ๆ แล้วนั่นคือหน้าที่ของเลขานุการที่โรงเรียนนั้นกว้างขวางมาก

หากโรงเรียนไม่ได้จัดให้มีตำแหน่งของนักบัญชีจะมีการมอบหมายเรื่องการเงินให้เลขานุการ งานของเขาคือการส่งข้อมูลเงินเดือนกรอกใบบันทึกเวลาทำการปรับเปลี่ยนที่จำเป็น

ความช่วยเหลือของเลขานุการอาจต้องการโดยผู้อำนวยการไม่เพียง แต่ยังโดยผู้เข้าชมใด ๆ ไปยังแผนกต้อนรับ พวกเขาหันไปหาเขาเพื่อพิมพ์ข้อความคัดลอกเอกสารและชี้แจงคำถามจำนวนมาก

หากคุณทำงานเป็นผู้ช่วยเลขานุการของ CEO

ในกรณีนี้คุณเป็นหนึ่งในผู้เชี่ยวชาญและผู้อำนวยการจะยอมรับและยกเลิกคุณและคุณจะเชื่อฟังเขาโดยตรง ในการที่จะได้รับตำแหน่งนี้คุณจะต้องมีการศึกษาระดับสูง (หรืออย่างน้อยระดับมัธยมศึกษาพิเศษ) ที่มีประสบการณ์ในตำแหน่ง 1 ปี หากไม่มีประสบการณ์ใบรับรองการเข้าร่วมหลักสูตรอ้างอิงเลขานุการ

คุณต้องมีความสามารถในเรื่องของกิจกรรมทางเศรษฐกิจและการเงินขององค์กรโอกาสในการพัฒนาองค์กรการจัดการเอกสารและการจัดการงานทักษะคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์สำนักงานแปลเป็นภาษาต่างประเทศของเอกสารการผลิตจริยธรรมทางธุรกิจ

หน้าที่และความรับผิดชอบ

คุณต้องทำการอ้างอิงและบริการข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับเอกสารขององค์กร รวมถึงการจัดระเบียบและควบคุมการทำงานของสำนักงานในสาขาและส่วนบุคคลของ บริษัท ไม่น่าแปลกใจ - คุณไม่ใช่พนักงานเสมียนธรรมดา พวกเขาควรสามารถจัดทำเอกสารและจัดกิจกรรมของหน่วยงานการจัดการและที่ปรึกษาได้อย่างรวดเร็ว หากไม่มีผู้ตรวจสอบกำลังพลให้จัดทำบันทึกและบันทึกกำลังพลทั้งหมด

ผู้ช่วยเลขานุการของผู้อำนวยการทั่วไปต้องเตรียมเอกสารที่จำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่ากิจกรรมทางการเงินและเศรษฐกิจของทั้งองค์กรจัดระเบียบการรับลงทะเบียนบัญชีการจัดเก็บ ควบคุมความถูกต้องของการจัดทำการอนุมัติและการอนุมัติเอกสารทั้งหมดที่ส่งมาเพื่อลงนามในการจัดการขององค์กร ใช้มาตรการในการดำเนินการตามคำสั่งของหัวหน้าผู้บังคับบัญชาอย่างมีคุณภาพนำข้อมูลไปยังนักแสดงดำเนินการวิเคราะห์และออกความคิดเห็นเกี่ยวกับรายงานและใบรับรองที่ส่งถึงฝ่ายจัดการโดยตรง

นอกจากนี้หน้าที่ของเลขานุการยังรวมถึงการรักษาการสื่อสารการปฏิบัติงานในเรื่องกิจกรรมของ บริษัท กับประชาชน - บุคคลและองค์กรบุคคล (ทั้งรัฐและเชิงพาณิชย์) เขายอมรับผู้เข้าชมเขาสามารถดำเนินกิจกรรมของพนักงาน - กรอกไฟล์ส่วนบุคคลคำสั่งซื้อหนังสือแรงงานสัญญา (สัญญา) เอกสารการเดินทางและใบรับรองการไร้ความสามารถในการทำงานเก็บใบบันทึกเวลาและออกใบรับรองเงินเดือน

และอีกครั้งเกี่ยวกับสิทธิ

ตำแหน่งนี้ไม่เพียง แต่หมายถึงหน้าที่เพิ่มเติมของเลขานุการเท่านั้น แต่ยังรวมถึงสิทธิที่เกี่ยวข้องกับพวกเขาด้วย นอกเหนือจากการยอมรับโดยทั่วไปแล้วพวกเขายังรวมถึงสิทธิที่จะขอวัสดุและข้อมูลที่จำเป็นจากบริการการทำงานขององค์กรและข้อกำหนดในการอธิบายเหตุผลของความล่าช้าในการปฏิบัติงานการจัดการ จากนั้น: เป็นไปได้ที่จะเรียกร้องความสมบูรณ์ของเอกสารที่ผู้รับจ้างเตรียมไว้ในการละเมิดกฎที่ยอมรับตาม GOST 6.38-90 หรือ ISO - มาตรฐานสากลสำหรับการจัดทำเอกสาร

เขามีสิทธิ์ที่จะมองเห็นภายใต้กรอบความสามารถอย่างเป็นทางการของตัวเองเอกสารที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมการจัดการองค์กรส่งให้ฝ่ายบริหารพิจารณาข้อเสนอส่วนตัวในการปรับปรุงการทำงานขององค์กรในด้านการจัดการเอกสารและการใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ล่าสุด

เขาสามารถเข้าถึงเอกสารที่ระบุว่า "เป็นความลับ" และสามารถโต้ตอบกับพนักงานและบริการใด ๆ ขององค์กรเพื่อติดตามการดำเนินการตามการตัดสินใจด้านการจัดการและให้ข้อมูลนั้น