ผู้ช่วยส่วนตัวที่หัวหน้า: หน้าที่และข้อกำหนด

ทรัพยากรหลักขององค์กรคือพนักงาน พวกเขามีส่วนร่วมในการเจริญเติบโตและความเจริญรุ่งเรืองของการผลิต ผู้บังคับบัญชาที่มีความสามารถให้ความสำคัญกับพนักงาน ท่ามกลางการโพสต์ที่สำคัญอื่น ๆ ผู้ช่วยผู้จัดการมีความโดดเด่นเป็นพิเศษ หน้าที่และความสำคัญซึ่งเป็นการยากที่จะประเมินค่าสูงไป นี่คือมือขวาและที่ปรึกษาหลักผู้จัดงานและผู้ประสานงานการประชุม หากไม่มีผู้ช่วยที่ดีจะเป็นเรื่องยากมากสำหรับผู้จัดการระดับสูงในการจัดการองค์กร

คุณสมบัติที่โดดเด่นและเฉพาะของผู้ช่วย

ไม่มีตำแหน่งดังกล่าวที่จะขัดแย้งและคลุมเครือในแง่ของข้อกำหนดในฐานะผู้ช่วยผู้จัดการ ความรับผิดชอบของพนักงานที่มีส่วนร่วมในกิจกรรมประเภทนี้รวมถึงค่อนข้างน้อย นอกจากนี้ผู้ช่วยส่วนตัวมักสับสนกับเลขานุการหรือผู้จัดการสำนักงาน แม้ว่าจะคล้ายกัน แต่เป็นกิจกรรมประเภทต่าง ๆ

หน้าที่การทำงานของผู้ช่วยผู้จัดการ:

• สร้างความมั่นใจในวันทำงานของเจ้านาย - กำหนดการประชุมลงนามในเอกสารและการเดินทางเพื่อธุรกิจ
• จัดหาสถานที่ทำงานที่สะดวกสบายให้กับผู้จัดการชั้นนำ - การดูแลรักษาความสะอาดและความสะอาดของห้อง
• ทำงานกับเอกสารของหัวโดยเฉพาะอย่างยิ่งกับตัวอักษรและสายเรียกเข้า;
• มั่นใจในความสะดวกสบายทางจิตวิทยาของผู้บังคับบัญชา;
• การเจรจาครั้งแรก;
• แปล;
• การจัดหาเครื่องเขียนแบบผู้นำเป็นต้น

รายการนี้กว้างกว่าหน้าที่เลขานุการและธุรการ อย่างไรก็ตามข้อมูลเฉพาะที่พนักงานเผชิญในตำแหน่ง "ผู้ช่วยส่วนตัวถึงหัวหน้า" ความรับผิดชอบและความแตกต่างของกิจกรรมจะแตกต่างกันสำหรับนายจ้างที่แตกต่างกัน

มันเกิดขึ้นว่านี่เป็นงานเลขานุการเป็นส่วนใหญ่ หรือผู้ช่วยมีส่วนร่วมในการรับรองความสะดวกสบายและความสงบเรียบร้อยของเจ้านาย ผู้ช่วยบางคนเป็นเจ้าหน้าที่เต็มเปี่ยมและมีลูกน้องของพนักงาน

การสอบถามระดับมืออาชีพของนายจ้างสำหรับผู้สมัครในตำแหน่ง "ผู้ช่วยผู้จัดการ" หน้าที่และข้อกำหนดด้านการศึกษา

ข้อกำหนดสำหรับการศึกษาขั้นพื้นฐานและประสบการณ์การทำงานจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับการรับรู้การจัดการ บ่อยครั้งที่ตำแหน่งงานว่างนี้ถือเป็นอาชีพเริ่มต้น อย่างไรก็ตามผู้จัดการระดับสูงที่จริงจังจะมองตัวเองว่าเป็นผู้ช่วยให้กับบุคคลที่มีประสบการณ์ระดับมืออาชีพและชีวิต

ข้อกำหนดขั้นต่ำคือมัธยมศึกษาที่เกี่ยวข้องกับการบริหารหรือนิติศาสตร์ นอกจากนี้นายจ้างยังคาดหวังคุณสมบัติระดับมืออาชีพต่อไปนี้จากผู้สมัคร:

• ความสามารถในการทำงานในโปรแกรมสำนักงานทั้งหมด
• การพิมพ์ความเร็วสูง
• ความรู้;
• มีความรู้ภาษาต่างประเทศอย่างน้อยหนึ่งภาษาส่วนใหญ่มักเป็นภาษาอังกฤษ
• ความรู้เกี่ยวกับพื้นฐานของการเขียนโปรแกรมและโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่ไม่ได้มาตรฐาน
• ความสามารถในการดำเนินงานด้านเอกสารและการโต้ตอบตามข้อกำหนด
• ความรู้พื้นฐานของกฎหมายปัจจุบัน
• มีอำนาจพูดส่ง

นี่คือข้อกำหนดขั้นต่ำสำหรับผู้สมัครสำหรับตำแหน่งของ "ผู้ช่วยส่วนตัวถึงหัวหน้า" ความรับผิดชอบยังสามารถเสริมขึ้นอยู่กับขอบเขตขององค์กร ในบางสถานประกอบการข้อกำหนดเบื้องต้นสำหรับการเข้าทำงานดังกล่าวคือโปรไฟล์หรือการศึกษาที่เกี่ยวข้อง นอกจากนี้การศึกษาด้านธุรกิจเพิ่มเติมหรือหลักสูตรการศึกษาต่อเนื่องถือเป็นข้อดีอย่างมาก

คุณสมบัติผู้ช่วยส่วนตัว

นอกเหนือจากอาชีพแล้วความต้องการส่วนบุคคลจำนวนมากจะถูกนำเสนอต่อผู้ช่วยผู้จัดการข้อมูลเฉพาะของตำแหน่ง“ ผู้ช่วยผู้จัดการ” หน้าที่และคุณสมบัติการทำงานจำเป็นต้องมีคลังอักขระพิเศษ

ประการแรกคือ:

• การต้านทานความเครียด - หลังจากทั้งหมดผู้ช่วยมักจะต้องโกรธเจ้านายของเขาก่อนและฟังความไม่พอใจของผู้ใต้บังคับบัญชาของเขา
• มัลติทาสกิ้ง - ความสามารถในการทำงานหลายอย่างพร้อมกันคือคุณภาพที่ดีที่สุดของผู้ช่วยที่ดี
• การคิดในเชิงบวก - หากไม่มีลักษณะนิสัยนี้ผู้ช่วยผู้จัดการจะไม่รับมือกับความรับผิดชอบเพิ่มเติมเพราะกิจกรรมของเขามักจะเกินขอบเขตของความร่วมมือทางธุรกิจมาตรฐาน
• ความสามารถในการเรียนรู้สูง - ความปรารถนาที่จะเรียนรู้สิ่งใหม่ ๆ และเพื่อให้ได้ความเข้าใจที่ดีเกี่ยวกับขั้นตอนการทำงานควรมีอยู่ในผู้ช่วยที่ดีทุกคน

สิ่งเหล่านี้เป็นเพียงลักษณะพื้นฐานของตัวละครพื้นฐานที่จำเป็นสำหรับผู้จัดการผู้ช่วยแต่ละคนสำหรับอาชีพที่ประสบความสำเร็จ แต่ความต้องการส่วนบุคคลที่สำคัญที่สุด - อารมณ์และพฤติกรรมของเจ้านายและผู้ช่วยไม่ควรทำให้เกิดความสับสน แต่เป็นการเติมเต็มซึ่งกันและกัน

ความรับผิดชอบทั่วไป

ผู้ช่วยทำงานโดยตรงกับฝ่ายบริหารขององค์กรทำหน้าที่ส่วนตัวและงานระดับมืออาชีพ พวกเขามักจะรวมถึง:

• ดำเนินงานสำนักงานของหัวหน้าและในบางกรณีทั้งองค์กร ในแต่ละองค์กรผู้ช่วยจะจัดการสำนักเลขาธิการขององค์กร
• การประสานงานการจัดการ กำหนดเวลาการประชุมทางธุรกิจเตือนผู้บังคับบัญชาเกี่ยวกับกิจกรรมและกิจกรรมต่าง ๆ
• ดำเนินการติดต่อในนามขององค์กร
• การรับและการกระจายสายโทรเข้าใหม่
• ให้ข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดแก่หัวหน้าเมื่อมีการร้องขอ

ความรับผิดชอบเพิ่มเติมของผู้ช่วยหัวหน้าขององค์กร

ผู้ช่วยส่วนตัวที่มีความรับผิดชอบและหน้าที่เพิ่มเติมคือตำแหน่งที่พบมากที่สุดสำหรับกิจกรรมนี้ ผู้บริหารมักมองหาพนักงานที่มีความหลากหลายและสามารถขยายความรับผิดชอบได้

ความรับผิดชอบเพิ่มเติมที่พบบ่อยที่สุดคือ:

• แปลจากภาษาต่างประเทศรวมถึงระหว่างการเจรจา ผู้บริหารไม่สามารถเชื่อใจคนงานได้อย่างเต็มที่และความรู้ภาษาอังกฤษอย่างน้อยจะมีประโยชน์มากที่นี่
• องค์กรของการเดินทางของศีรษะและคลอในการเดินทาง กิจกรรมดังกล่าวถือว่าผู้ช่วยจะดูแลช่วงเวลาในประเทศทั้งหมด: การย้ายการสั่งซื้อรถแท็กซี่และโรงแรมการจัดเลี้ยงและเอกสาร
• พาผู้บังคับบัญชาไปยังเหตุการณ์โปรโตคอล;
• บริการที่ใช้ในครัวเรือน

รายการนี้ยังไม่เสร็จสมบูรณ์ บ่อยครั้งที่เป็นการยากที่จะตอบคำถามอย่างชัดเจนว่าอะไรคือความรับผิดชอบของผู้จัดการผู้ช่วย กิจกรรมนี้มีความหลากหลายมาก หัวหน้าแต่ละคนเรียกร้องของตัวเองสิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าพวกเขาทั้งหมดอยู่ในกฎหมาย

โหมดผู้ช่วยส่วนตัว

หนึ่งในคุณสมบัติหลักของกิจกรรมนี้คือการพึ่งพาชั่วโมงทำงานของพนักงานในการจัดการ แน่นอนว่าวันทำงานแปดชั่วโมงนั้นได้รับการกำหนดตามปกติ ในความเป็นจริงผู้ช่วยเปรียบเทียบระบอบการปกครองกับเจ้านาย

“ เวลาพร่ามัว” ของเวลาทำงานและความจำเป็นในการติดต่อกับผู้บริหารอยู่เสมอทำให้ผู้สำเร็จการศึกษาจากตำแหน่งงานว่างเหล่านี้มักจะกลัว จริงๆแล้วคุณต้องทำงานไม่มากไปกว่าที่อื่น เป็นเพียงเวลาพักผ่อนและงานที่ไม่แน่นอน

คำอธิบายงานผู้ช่วยผู้จัดการ

โครงสร้างของโพสต์ "ผู้ช่วยผู้จัดการ" หน้าที่ความต้องการสำหรับการศึกษาและประสบการณ์การทำงานควรถูกสะกดออกมาในรายละเอียดงาน นี่คือเอกสารที่ให้ความโปร่งใสของข้อกำหนดการจัดการและควบคุมการปฏิบัติงานของพนักงานได้ง่าย

รายละเอียดของงานนั้นเป็นบรรทัดฐานและมีผลผูกพันเอกสารนี้จะอธิบายรายละเอียดปลีกย่อยของงานของผู้ช่วยผู้จัดการ นี่คือแนวทางในการปฏิบัติจริง เอกสารดังกล่าวไม่เพียง แต่มีหน้าที่ แต่ยังรวมถึงสิทธิความรับผิดชอบและคุณสมบัติของการแก้ไขข้อพิพาทแรงงาน

ในการเชื่อมต่อกับกิจกรรมเฉพาะของผู้จัดการผู้ช่วยการเตรียมคำบรรยายลักษณะงานของเขาควรได้รับการดูแลเป็นพิเศษ ให้แน่ใจว่าได้กำหนดคุณสมบัติของงานความแตกต่างของการจัดเวลาทำงานและพักผ่อนชดเชยสำหรับการประมวลผล

จำเป็นต้องแยกความแตกต่างของรายละเอียดงานของผู้ช่วยจากเอกสารเดียวกันสำหรับตำแหน่ง“ ผู้ช่วย ผู้จัดการโครงการ” หน้าที่ของคนหลังมักเป็นงานชั่วคราวเช่นเดียวกับงานของตัวเอง

นอกจากนี้รายละเอียดงานควรระบุชื่อของตำแหน่งอย่างชัดเจน ส่วนใหญ่มักจะระบุว่า "เลขา", "ผู้อ้างอิงถึงเลขานุการ", "ผู้จัดการทิศทาง" ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายการนี้มีความสอดคล้องกับกฎระเบียบปัจจุบันและทันสมัย

สิ่งที่ต้องระบุในประวัติผู้ช่วยผู้บริหาร

ตำแหน่งของผู้ช่วยส่วนตัวเป็นการเริ่มต้นที่ดีสำหรับอาชีพบัณฑิต ดังนั้นคุณจะได้งานแรกและได้รับประสบการณ์การทำงานที่หาที่เปรียบไม่ได้ อย่างไรก็ตามสำหรับผู้หางานที่มีประสบการณ์ตำแหน่งนี้อาจดูน่าสนใจ โดยเฉพาะถ้าคุณวางแผนที่จะเปลี่ยนขอบเขตของกิจกรรม

รู้หน้าที่หลักของผู้ช่วยผู้จัดการมันไม่ยากที่จะเขียนประวัติย่อ เอกสารนี้อนุมานว่าคุณได้อ่านส่วนทางทฤษฎีของคำถามและพร้อมที่จะเริ่มทำงาน ศึกษาข้อกำหนดอย่างละเอียดสำหรับผู้สมัครและเริ่มเขียนข้อความ

ข้อมูลที่ต้องระบุไว้ในประวัติย่อของตำแหน่ง“ ผู้ช่วย” หรือ“ ผู้ช่วยส่วนตัวที่หัวหน้า”:

1. ชื่อเต็มและนามสกุลในประวัติย่อสำหรับ บริษัท ต่างชาติเพียงสองคนแรกเท่านั้นที่ได้รับอนุญาต
2. สถานภาพสมรส นี่เป็นจุดบังคับ - ตำแหน่งของผู้ช่วยจะถือว่าเป็นชั่วโมงทำงานที่ผิดปกติ ต้องแน่ใจว่าตารางดังกล่าวจะไม่ส่งผลเสียต่อความรับผิดชอบของครอบครัว
3. การศึกษา ระบุตามลำดับเวลา หากคุณยังเรียนอยู่โปรดตรวจสอบว่าใช้เวลานานเท่าใดจึงจะเสร็จสมบูรณ์ บ่อยครั้งที่นายจ้างใช้เวลาเป็นผู้ช่วยสุดท้ายนักเรียนของหลักสูตรสุดท้ายตามด้วยความก้าวหน้าในอาชีพ ที่นี่ยังแสดงถึงความรู้เกี่ยวกับภาษาต่างประเทศและระดับความเชี่ยวชาญในภาษานั้น
4. ประสบการณ์การทำงาน ระบุจากครั้งสุดท้าย หากยังไม่ได้ระบุรายการโครงการอาสาสมัครการมีส่วนร่วมในกิจกรรมชุมชนหรือองค์กรวิชาชีพการฝึกอบรมและกิจกรรมอื่น ๆ ที่เหมาะสม หากคุณไม่สามารถให้อะไรได้ลองหาลักษณะเฉพาะที่แผนกบัณฑิตศึกษาและเขียนว่าคุณพร้อมที่จะให้บริการ
5. ลักษณะส่วนบุคคล ให้การประเมินความจริงที่สุดกับตัวคุณเอง อธิบายตัวละครในแง่ของจิตวิทยาคลาสสิกและต้องแน่ใจว่าได้บันทึกจุดแข็งและจุดอ่อนของคุณ
6. ข้อมูลเพิ่มเติม ที่นี่คุณควรเขียนว่าทำไมนายจ้างควรเลือกคุณจากผู้สมัครคนอื่น ๆ นอกจากนี้โปรดระบุทักษะเพิ่มเติมเช่นมีใบขับขี่ แม้ ณ จุดนี้มันจะเป็นประโยชน์ในการเขียนเกี่ยวกับความพร้อมของการศึกษาเพิ่มเติมหลักสูตรการศึกษาต่อเนื่องการศึกษาธุรกิจ
7. รายชื่อผู้ติดต่อ ติดต่อกับคุณได้หลายวิธี: โทรศัพท์มือถือและโทรศัพท์บ้านที่อยู่อีเมล skype ลิงก์ไปยังหน้าบนเครือข่ายสังคม ระบุข้อมูลปัจจุบันเท่านั้น

เรซูเม่ที่รวบรวมอย่างถูกต้องจะไม่ถูกนายจ้างสังเกต

ความรับผิดชอบของผู้ช่วยหัวหน้าหน่วย

โดยปกติแล้วผู้หางานกำลังมองหางานเป็นผู้จัดการผู้ช่วยส่วนตัว แต่การเริ่มต้นการโปรโมตในตำแหน่งงานนี้ง่ายกว่าด้วยตำแหน่ง“ ผู้ช่วยผู้จัดการ ฝ่ายขาย " หน้าที่ของพนักงานคนนี้ไม่มากนัก แต่ประสบการณ์และความคาดหวังนั้นยิ่งใหญ่กว่าอย่างไม่มีใครเทียบ

ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างผู้ช่วยผู้จัดการแผนกในกิจกรรมที่เฉพาะเจาะจงและเน้นแคบ พวกเขาทำงานที่เกี่ยวข้องกับพื้นที่เฉพาะของการผลิตหรือการจัดการ ประสบการณ์นี้มีค่าสำหรับการพัฒนาอาชีพต่อไป

หน้าที่ของผู้ช่วยหัวหน้าหน่วยรวมถึงหน้าที่เหมือนกับหัวหน้าองค์กร แต่มีความพิเศษเฉพาะ:

• จำเป็นที่จะต้องรู้ถึงสาระสำคัญของการผลิตการจัดการหรือกระบวนการซื้อขายของหน่วย;
• ติดต่อกับผู้ช่วยจากแผนกอื่นและผู้ช่วยผู้อำนวยการทั่วไป
• เก็บเอกสารเฉพาะของหน่วย

โอกาสในการทำงานของผู้ช่วยส่วนตัว

คนหนุ่มสาวมองว่าโพสต์นี้เป็นการเริ่มต้นอาชีพ อย่างไรก็ตามคุณต้องแยกแยะประเภทการส่งเสริมที่คุณต้องการ แนวนอนหรือแนวตั้ง? ที่องค์กรนี้หรือนี่เป็นเพียงบรรทัดเริ่มต้นในการดำเนินการในอนาคตหรือไม่ กลยุทธ์สำหรับการดำเนินการเพิ่มเติมขึ้นอยู่กับคำตอบของคำถามเหล่านี้

ฝ่ายบริหารชื่นชมผู้ช่วยที่ดีและโชคไม่ดีสำหรับการเติบโตในอาชีพของพวกเขา เจ้านายไม่ต้องการปล่อยพนักงานที่ดีที่สุดตกลงที่จะขึ้นเงินเดือนและให้สิทธิประโยชน์เพิ่มเติม - นี่คือตัวเลือกสำหรับอาชีพแนวนอน พบมากที่สุดในหมู่ผู้ช่วยส่วนตัว

วิธีที่ง่ายที่สุดคือการเลื่อนระดับอาชีพในองค์กรเฉพาะจากตำแหน่งผู้ช่วยหัวหน้าหน่วย ตำแหน่งดังกล่าวมักจะถูกนำมาใช้โดยมีโอกาสที่จะรู้ว่าพนักงานดีขึ้นและการฝึกอบรม หากคุณต้องการอาชีพแนวดิ่งนี่คือวิธีของคุณ

ตาแหน่งของผู้ช่วยผู้จัดการมองไม่เห็นด้วยตา แต่มีความสำคัญมากสำหรับองค์กร ผู้ช่วยที่มีความสามารถสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพของผู้บังคับบัญชาและให้ผลกำไรมากขึ้นให้กับองค์กร