การติดต่อทางธุรกิจ การทำจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจ (ตัวอย่าง)

เราแต่ละคนเขียนจดหมายและบันทึกอย่างเป็นทางการอย่างน้อยหลายครั้งในชีวิตของเรา ไม่ว่าเราจะอยู่ที่ไหนและทำอะไรก็ตามการติดต่อทางธุรกิจของเราจะเกิดขึ้นในสาขาใด ๆ ซึ่งจะต้องดำเนินการเพื่อหาประเด็นชี้แจงข้อมูลถามคำถามและอื่น ๆ หากก่อนหน้านี้ปรากฏการณ์นี้เป็นเรื่องธรรมดามากขึ้นในการใช้งานกระดาษและในการส่งจดหมายถึงผู้บังคับบัญชา

คุณต้องรู้วิธีการติดต่อสื่อสารทางธุรกิจอย่างถูกต้องแม้ว่าคุณจะสั่งซื้อสินค้าในร้านค้าออนไลน์บางแห่งและต้องการสื่อสารกับตัวแทน

ในบทความนี้เราอธิบายบางประเด็นหลักที่ประกอบธุรกิจการสื่อสาร เราจะใส่ใจกับความแตกต่างที่ควรนำมาพิจารณาเมื่อแลกเปลี่ยนจดหมายกับพันธมิตรของเรา สิ่งที่ไม่สามารถละเลยได้หากคุณไม่ต้องการปรากฏตัวต่อคู่สนทนาที่ไร้ความสามารถและไม่สุภาพและยังจำกฎที่ควรปฏิบัติในทุกสถานการณ์

ในกรณีที่เกี่ยวข้อง

เห็นได้ชัดว่าการติดต่อทางธุรกิจมักใช้ในกระบวนการทำงานบ่อยที่สุด หากคุณทำงานใน บริษัท คุณจะต้องเขียนจดหมายโต้ตอบประเภทนี้อย่างแน่นอน เนื่องจากเรากำลังพูดถึงปัญหาทางธุรกิจมันเป็นเรื่องง่ายที่จะเข้าใจว่าสไตล์การเขียนควรเหมาะสม - เป็นทางการและเป็นทางการที่สุด

ความประทับใจเพิ่มเติมของพนักงานของ บริษัท เกี่ยวกับตัวคุณและ บริษัท ของคุณนั้นขึ้นอยู่กับว่าคุณจัดการการติดต่อทางธุรกิจได้ดีแค่ไหน ดังนั้นกระบวนการในการเขียนข้อความและการออกแบบควรจะเข้าหาอย่างรับผิดชอบมากที่สุด

ก่อนอื่นหากคุณกำลังมองหาการติดต่อทางธุรกิจเราขอแนะนำให้คุณทำความคุ้นเคยกับคำแนะนำของเรา ในนั้นดังที่ได้กล่าวไว้แล้วข้างต้นเราจะนำเสนอบางจุดทางทฤษฎีเช่นเดียวกับปัญหาในทางปฏิบัติ ในตอนท้ายของบทความเราจะพยายามให้ตัวอย่างของผลัดกันที่เป็นลักษณะทั่วไปของการเขียนอย่างเป็นทางการ ในที่สุดการใช้ฐานจากบทความนี้คุณสามารถสร้างข้อความที่มีคุณภาพสูงได้อย่างอิสระสำหรับการสื่อสารกับผู้รับเหมาต่อไป

ประเภทของการติดต่อ

ทันทีเพื่อหารือเกี่ยวกับการติดต่อทางธุรกิจคือฉันต้องการดึงดูดความสนใจประเภทของมัน ดังนั้นคุณสามารถเลือกจดหมายขอและตาม จดหมายตอบรับ; จดหมาย ข้อมูลข่าวสาร (มักส่งไปยังลูกค้า) ข้อความขอบคุณ (ในความกตัญญูสำหรับบริการที่จัดให้) จดหมายแจ้งเตือนคำเตือนคำเตือน จดหมายรับรอง รับประกันและจดหมายปะหน้า อันที่จริงแล้วสิ่งเหล่านี้เป็นเพียงประเภทที่ใช้บ่อยที่สุดซึ่งประกอบขึ้นเป็นทั้งการติดต่อทางธุรกิจจริงและอิเล็กทรอนิกส์ ดังนั้นกับพวกเราเราจะได้พบกันบ่อยขึ้น

โครงสร้าง

มันเป็นเหตุผลที่สำหรับองค์กรที่สะดวกกว่าในการเขียนจดหมายใด ๆ มันจะมีประโยชน์สำหรับเราที่จะทำงานกับโครงสร้างหรือแผนบางอย่างของมัน สิ่งนี้จะช่วยให้คุณแบ่งงานออกเป็นขั้นตอนที่เล็กลงซึ่งง่ายต่อการทำให้สำเร็จ ตัวอย่างเช่นลองนึกถึงตัวอักษรของคุณเพื่อครอบคลุมหัวข้อที่คุณต้องกำหนดให้ถูกต้องที่สุด ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังเขียนคำถามเกี่ยวกับราคานี้หรือผลิตภัณฑ์ที่มีให้ลองระบุแรงจูงใจสั้น ๆ : ทำไมคุณถึงเขียนถึง บริษัท (เพราะคุณต้องการซื้อหรือสั่งซื้อผลิตภัณฑ์นี้หรือผลิตภัณฑ์นั้น); ชี้แจงเป้าหมายหลัก (เพื่อค้นหาว่าคุณต้องเสียค่าใช้จ่ายเท่าใดในการสั่งซื้อสินค้า 10 หน่วยพร้อมตัวเลือกบางอย่าง)สุดท้ายให้ระบุว่าคุณต้องการรับการคำนวณในรูปแบบใดและถามว่ามีการทำส่วนลดในปริมาณการผลิตดังกล่าวหรือไม่

แน่นอนว่าข้อมูลนี้ชัดเจนอยู่แล้วคุณเพียงแค่ต้องวิเคราะห์สิ่งที่คุณต้องการเขียนอย่างมีเหตุผล นอกจากนี้เราต้องไม่ลืมเกี่ยวกับการออกแบบและข้อกำหนด เราจะบอกคุณเกี่ยวกับสิ่งนี้ในภายหลัง

ข้อกำหนดในการเขียน

ดังนั้นกฎของการติดต่อทางธุรกิจบอกว่าตัวอักษรทั้งหมดควรจะเป็นประการแรกสั้น นี่คือกฎหลักที่จะอ่าน เห็นด้วยเราทุกคนไม่ชอบเมื่อเราโหลดข้อมูลจำนวนมาก หากจดหมายฉบับนี้มีลักษณะทางธุรกิจก็ไม่ควรใหญ่เกินไป - ในกรณีนี้มันอาจถูกเพิกเฉย หากคุณไม่สามารถลดข้อมูลได้ทันทีให้ทำหลังจากคุณเขียนจดหมายฉบับแรกของคุณ

ประการที่สองคู่ของคุณ (ผู้เข้าร่วมการโต้ตอบ) จะต้องเข้าใจว่าอะไรคือความเสี่ยง นั่นคือจดหมายควรจะให้ข้อมูลและเข้าใจได้ มีความจำเป็นต้องใส่ข้อมูลที่คุณต้องการสื่อเพื่อหลีกเลี่ยงคำถามเพิ่มเติมและไม่ต้องเสียเวลาในการชี้แจงรายละเอียด

ประการที่สามควรทำจดหมายด้วยความเคารพเท่าที่เป็นไปได้ต่อคู่ค้าของคุณหรือพนักงาน บริษัท ที่จะอ่าน มันเป็นความจริง - ยิ่งคุณแสดงความเคารพต่อคู่สนทนาของคุณมากเท่าไหร่โอกาสที่เขาจะตอบสนองต่อคำขอของคุณก็จะยิ่งมากขึ้นเท่านั้นและในที่สุดคุณจะได้รับผลที่ต้องการ

การโต้ตอบในภาษาอังกฤษ

ในบางกรณีการเจรจาควรเป็นภาษาอังกฤษ (หรือภาษาอื่นใดนอกจากรัสเซีย) นี่เป็นเรื่องปกติโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีความสัมพันธ์กับคู่ค้าต่างประเทศ เป็นที่น่าสังเกตว่ากฎของการติดต่อทางธุรกิจนั้นใช้กับภาษาใด ๆ : เฉพาะผลัดโวหารอาจแตกต่างกัน งานของคุณคือการเลือกที่เหมาะสมที่สุดสำหรับสถานการณ์ที่คุณและคู่ของคุณ (คู่สนทนา) คือ

แน่นอนว่าการติดต่อทางธุรกิจเป็นภาษาอังกฤษนั้นต้องการความรู้ในระดับที่สูงพอดังนั้นหากนี่ไม่เกี่ยวกับคุณเราขอแนะนำให้คุณติดต่อนักแปลมืออาชีพ เป็นสิ่งสำคัญที่การแปลนั้นดำเนินการโดยบุคคลที่เป็นเจ้าของคำพูดเฉพาะทางซึ่งรวมอยู่ในภาษาของการติดต่อทางธุรกิจ

ตัวอย่าง การเข้า

ในการสนทนาใด ๆ วิธีที่คุณเริ่มมันสำคัญมาก ในเรื่องนี้ มารยาททางธุรกิจ การโต้ตอบไม่แตกต่างจากการสื่อสารสด: สิ่งแรกคือการทักทายคู่สนทนาและแนะนำเขาเข้าสู่การสนทนา คำทักทายอาจเป็นมาตรฐาน“ สวัสดี” แต่การแนะนำควรเป็นรายบุคคลมากกว่า ตัวอย่างเช่นคุณสามารถระบุวัตถุประสงค์โดยย่อของจดหมายของคุณ (“ เรากำลังติดต่อคุณเพื่อชี้แจงข้อมูลบางอย่างเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ของคุณก่อนอื่นเราสนใจต้นทุนของรุ่น A1) ตัวเลือกอื่น:“ เพื่อความต่อเนื่องของการสนทนาทางโทรศัพท์ของเราเกี่ยวกับรุ่น A1 ฉันเขียนถึงคุณพร้อมคำถามเกี่ยวกับราคาของผลิตภัณฑ์นี้”) นอกจากนี้คุณยังสามารถอธิบายสถานการณ์ของคุณได้ง่ายๆ:“ ฉันเขียนถึงคุณด้วยเหตุผลว่าในปี 2010 คู่ของคุณติดต่อ บริษัท ของเราเพื่อให้คุณเริ่มต้นความร่วมมือในพื้นที่นี้ในนามของคุณ”

คำชี้แจงของวัสดุ

นอกจากนี้หลังจากที่คุณเขียนบทนำในจดหมายของคุณคุณควรชี้แจงว่าทำไมคุณถึงเขียน ตัวอย่างเช่นหลังจากถามคำถามเกี่ยวกับราคาของผลิตภัณฑ์ให้ระบุสิ่งที่คุณสนใจ คุณสามารถเขียนสิ่งนี้: "เราต้องการสั่งซื้อจำนวนหน่วยของผลิตภัณฑ์ N-th ภายใต้การจัดส่งไปยังที่อยู่ X" ในกรณีของการสนทนาทางโทรศัพท์อย่างต่อเนื่องคุณสามารถระบุคำขอของคุณ - ทำไมคุณถึงเขียนถึงบุคคลหลังจากที่คุณพูดกับเขาทางโทรศัพท์ (พูดเพื่อยืนยันความตั้งใจของคุณที่จะทำธุรกรรม): "คือเราสนใจสินค้า N โดยมีเงื่อนไขว่า ด้วยตัวเลือก X " หากคุณคำนึงถึงเวอร์ชันที่สามคุณสามารถเริ่มต้นพัฒนาธีมที่คุณต้องการร่วมมือกับ บริษัท ได้อธิบายว่ามันอยู่ในความสนใจของคุณและพันธมิตรจะได้รับประโยชน์อย่างเป็นรูปธรรมใด ๆ จากการมีปฏิสัมพันธ์กับคุณถ้าเขาเห็นด้วยกับมัน: "คุณจะสนใจที่จะรู้ว่าหลักสูตรของ บริษัท ของเรามีการเปลี่ยนแปลงหลังจากนั้น

เสนอ

การโต้ตอบทางธุรกิจใด ๆ (ตัวอย่างที่เราอ้างถึงก็จำเป็นต้องมีคุณสมบัตินี้) ต้องมีลำดับที่เป็นตรรกะ หากตอนแรกคุณเขียนเกี่ยวกับสาเหตุที่คุณเขียนคุณควรอธิบายเพิ่มเติมและขยายแนวคิดนี้ต่อไป ระบุสิ่งที่คุณต้องการจากคู่สนทนาในวงกว้างมากขึ้น - อาจทำให้เขาเห็นถึงประโยชน์ของการตกลงร่วมงานกับคุณ ส่วนนี้โดยตรรกะทั้งหมดควรเป็น "จุดสูงสุด" ของจดหมายของคุณจุดสุดยอดของชนิด หากเริ่มแรกคุณเข้าหาสิ่งที่คุณสนใจเป็นอันดับแรกอย่างราบรื่นในส่วนนี้คุณควร "เปิดเผยไพ่" การติดต่อทางธุรกิจทั้งหมด (ตัวอย่างของตัวอักษรด้านบนจะไม่มีข้อยกเว้น) ควรสร้างขึ้นบนเส้นโค้งที่ราบรื่นเช่นนี้ขึ้นไป จากนั้นผู้อ่านบทของคุณจะเข้าใจอารมณ์ของคุณและทำให้เขารู้สึกสบายใจที่จะสื่อสารกับคุณ อย่ากระโดดสูงชันใด ๆ อย่าสลับจากหัวข้อหนึ่งไปอีกหัวข้อหนึ่ง

ดังตัวอย่างที่แสดงหากคุณต้องการพูดคุยตัวอย่างเช่นสองประเด็นที่ไม่เกี่ยวข้องคุณสามารถแบ่งเป็นส่วนต่าง ๆ ของบทความโดยแบ่งออกเป็นย่อหน้า สะดวกสำหรับผู้อ่านที่จะเห็นช่วงเวลาที่คุณกำลังย้ายจากคำถามหนึ่งไปยังอีกคำถาม; ดังนั้นสำหรับคุณเพราะในกรณีนี้คุณเขียนราวกับว่าเรากำลังพูดถึงตัวอักษรที่แตกต่างกันสองตัว

หากเราพูดถึงตัวอย่างของเราคุณควรเขียน: "นอกจากนี้เราต้องการสั่งซื้อผลิตภัณฑ์ N อีกครั้งซึ่งเรามีปฏิสัมพันธ์กันเมื่อเดือนก่อน" หรือ: "ในราคาที่เหมาะสมกับเงื่อนไขของเราเราต้องการสร้างความร่วมมือถาวรกับคุณในพื้นที่นี้เพิ่มช่องทางการขายเป็น X-Y พันหน่วย" สุดท้ายคุณสามารถ:“ หากความสนใจของคุณในการทำงานกับเรายังคงถูกต้องโปรดแจ้งให้เราทราบ”

ตัวอย่างจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจทุกวินาทีถูกสร้างขึ้นบนหลักการนี้ดังนั้นจึงไม่มีอะไรผิดปกติ ในทางตรงกันข้ามหัวที่ไฮไลต์มักช่วยนำทางให้ดีขึ้นเพราะมันจะลบ“ ข้อความที่เป็นของแข็ง” ออกมาทำให้เป็น“ สมอ” ในนั้นซึ่งคุณสามารถแนบสายตาได้

ส่วนสุดท้าย

ท้ายที่สุดคุณควรจบจดหมายด้วยวิธีเดียวกับที่คุณเริ่ม หากคุณเขียนขอบคุณเขียนว่าคุณยินดีที่จะร่วมมือกับ บริษัท ที่คุณกำลังอธิบาย หากนี่เป็นข้อเสนอเชิงพาณิชย์คุณควรแสดงความขอบคุณสำหรับความสนใจในจดหมายของคุณและหวังว่าจะมีปฏิสัมพันธ์กับบุคคลนี้ต่อไป คุณต้องเข้าใจว่าการที่จดหมายของคุณสำเร็จนั้นจะเป็นตัวกำหนดความคิดเห็นสุดท้ายเกี่ยวกับตัวคุณและ บริษัท ของคุณ จดหมายโต้ตอบทางธุรกิจทั้งหมด (ตัวอย่างจดหมายแสดงให้เห็นอย่างต่อเนื่อง) ขึ้นอยู่กับความสุภาพดังนั้นโปรดจำไว้เสมอว่าต้องขอบคุณคู่สนทนาของคุณแสดงความหวังยกย่องเขาหรือฝากคำแนะนำของคุณไว้ คุณควรเลือกตอนจบสำหรับข้อความของคุณในลักษณะที่สอดคล้องกับปัญหาที่อธิบายในจดหมาย

ตัวอย่าง: "เราหวังว่าจะให้คุณเป็นหุ้นส่วนที่มั่นคงของเราด้วยความหวังว่าจะมีความร่วมมือที่มั่นคงในกิจกรรมในอนาคตของเรา" หรือ "เราขอขอบคุณอย่างจริงใจสำหรับความสนใจของคุณและหวังว่าเราจะสามารถพัฒนาความร่วมมือกับคุณในอนาคต" หรือ "ขอบคุณสำหรับความสนใจของคุณฉันหวังว่าเราจะสามารถดำเนินการต่อเพื่อให้แน่ใจว่าผลประโยชน์ของคุณในตลาด N ในอนาคต"

มารยาทและการรู้หนังสือ

ไม่ว่าในกรณีใดอย่าลืมเรื่องมารยาท ดังที่ได้กล่าวมาแล้วสิ่งสำคัญคือถ้าคุณสนใจการติดต่อทางธุรกิจ วลีเช่น“ ดีใจที่ได้ร่วมมือ”“ ขอบคุณสำหรับความสนใจของคุณ”“ ฉันขอโทษสำหรับความกังวลของคุณ”“ เราจะดีใจที่ได้เห็นคุณ”“ คุณจะไม่ทำให้เราเป็น บริษัท ” และอื่น ๆ สองวิธีหลังเกี่ยวข้องกับการเชิญเพื่อเฉลิมฉลองขององค์กรมากกว่าการเขียนเชิงธุรกิจ

เสมอในฐานะที่เป็นสัญลักษณ์ของความเคารพให้เพิ่มวลี“ โปรด”“ ขอบคุณ”“ กรุณา” และอื่น ๆ ตามความเหมาะสม

ความสำคัญเท่าเทียมกันในกระบวนการเขียนจดหมายธุรกิจคือการรู้หนังสือของมนุษย์ หากคุณทำผิดขั้นต้นอย่างน้อยหนึ่งข้อในกระบวนการสร้างจดหมายเราสามารถพูดได้ว่าคู่สนทนาจะสร้างความคิดเห็นที่แตกต่างอย่างสิ้นเชิงกับคุณมากกว่าที่คุณคาดหวัง ดังนั้นพยายามเขียนให้ดีที่สุดและตรวจสอบทุก ๆ ครั้ง หากคุณไม่ทราบวิธีค้นหาข้อผิดพลาดและแก้ไขด้วยตนเองให้ใช้บริการของเจ้าหน้าที่แก้ไขปัญหาหรือบริการพิเศษ มันง่ายมาก แต่ช่วยให้คุณมั่นใจในข้อความของคุณ

การปฏิบัติและการฝึกอบรม

ในเครือข่ายตามที่ระบุไว้ข้างต้นมีหลายตัวอย่างของจดหมายธุรกิจสำเร็จรูปในเรื่องใด ๆ เราไม่ได้ใส่พวกเขาทั้งหมดที่นี่เพราะในความเป็นจริงบทความนี้มีพื้นที่ไม่เพียงพอที่จะรองรับข้อมูลจำนวนมาก ในการแลกเปลี่ยนเราตัดสินใจที่จะระบุกฎและหลักการพื้นฐานบางอย่างซึ่งคุณมีโอกาสทำความคุ้นเคยกับด้านบน อย่างไรก็ตามหลักสูตรนี้อยู่ไกลจากทุกขั้นตอนที่ควรดำเนินการเพื่อศึกษาการเขียนเชิงธุรกิจ ในความเป็นจริงบทบาทการปฏิบัติมีบทบาทสำคัญที่สุดในพื้นที่นี้
หากคุณศึกษาพูดตัวอย่าง 5-10 ตัวของจดหมายสำเร็จรูปและอ่านบทความของเราและแยกกฎบางส่วนจากที่นี่เร็ว ๆ นี้คุณจะสามารถเขียนจดหมายในแบบที่คุณต้องการ ในความเป็นจริงมันก็เพียงพอที่จะสร้างจดหมายใด ๆ ในกรอบของการติดต่อทางธุรกิจ

ตัวอย่างพร้อม

เนื่องจากตามที่ระบุไว้ข้างต้นมีตัวอย่างจำนวนมากที่จัดทำขึ้นเพื่อดึงดูดนักเรียนและผู้เชี่ยวชาญด้านการเริ่มต้นให้ใช้ความรู้สำเร็จรูปของผู้อื่นเพื่อสร้างโครงการของตนเองบนพื้นฐานของมัน ฉันต้องการจะบอกว่าสิ่งนี้ไม่แนะนำในทางปฏิบัติในขณะที่อยู่ในระหว่างการฝึกอบรม - ได้โปรด

ในขั้นตอนของการศึกษาสิ่งที่เขียนในจดหมายอื่น ๆ คุณสามารถนำทางสิ่งที่คุณต้องการเพื่ออธิบายในจดหมายโต้ตอบของคุณได้ง่ายขึ้น นี่เป็นเรื่องปกติเนื่องจากเป็นธรรมชาติของมนุษย์ที่จะเรียนรู้โดยตรงจากประสบการณ์

จริงถ้าคุณได้รับมอบหมายให้รวบรวมจดหมายธุรกิจฉบับเต็มลองก่อนอื่นให้ตรวจสอบตัวอย่างและเลือกที่เหมาะสมที่สุดสำหรับงานของคุณ จากนั้นคุณต้องปรับให้เข้ากับสถานการณ์ที่คุณพัฒนาตามแนวคิดทั่วไปมากที่สุด แต่ในขณะเดียวกันก็ต้องเขียนอีกครั้งเพื่อสร้างสไตล์การนำเสนอและการเขียนของคุณเอง ท้ายที่สุดบางทีคุณอาจจะสามารถถ่ายทอดข้อมูลได้ดีขึ้นและทำให้การสื่อสารมีประสิทธิผลและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

เรียนรู้และฝึกฝน! และคุณสามารถสร้างจดหมายธุรกิจของคุณเองในระยะเวลาอันสั้น!