ในการติดต่อทางธุรกิจเอกสารแต่ละฉบับมีความหมายของตัวเองและอาจส่งผลกระทบต่อความสัมพันธ์ระหว่างพันธมิตร ในบรรดาเอกสารประเภทต่าง ๆ จำนวนมากสถานที่พิเศษถูกครอบครองโดยจดหมายตอบรับ
การจำแนกประเภทของเอกสารธุรกิจ
ในความสัมพันธ์ระหว่างฝ่ายต่าง ๆ ปัญหาส่วนใหญ่ได้รับการแก้ไขเป็นลายลักษณ์อักษร และตามกฎหมายอย่างที่คุณทราบข้อตกลงด้วยวาจาไม่ถูกต้อง ดังนั้นในทุกองค์กร การติดต่อทางธุรกิจ มันเป็นวิธีการที่ยอมรับโดยทั่วไปในการแลกเปลี่ยนข้อมูลอันเป็นผลมาจากการติดต่ออย่างเป็นทางการระหว่างองค์กรและองค์กรต่างๆ
จดหมายธุรกิจทั้งหมดแบ่งออกเป็นสองประเภท:
- ผู้ที่ต้องการการตอบสนองที่จำเป็น
- ผู้ที่ไม่ต้องการปฏิกิริยาดังกล่าว
จดหมายตอบกลับอยู่ในประเภทที่สอง มันเป็นหนึ่งในประเภทเอกสารเชิงพาณิชย์พร้อมกับจดหมายขอข้อมูลคำเตือนข้อเสนอการแจ้งเตือนหรือการนำเสนอ หลักทรัพย์ดังกล่าวมักจะใช้ในเวลาของการสรุปและการสนับสนุนเพิ่มเติมของข้อตกลงต่าง ๆ และข้อตกลงอื่น ๆ ระหว่างคู่สัญญา จดหมายตอบกลับไม่เหมือนกับผู้อื่นไม่ขออะไรและไม่เสนออะไรเลย มันมีเพียงข้อมูลที่บุคคลอื่นร้องขอก่อนหน้านี้
การยืนยันการสมัคร
จดหมายตอบกลับจัดทำขึ้นในกรณีที่แตกต่างกัน นี่อาจเป็นปฏิกิริยาต่อการร้องเรียนการเรียกร้องหรือการร้องขอที่เฉพาะเจาะจง นอกจากนี้ยังสามารถเป็นได้ทั้งบวกและลบ ในกรณีที่สองเอกสารจะมีจดหมายปฏิเสธอยู่แล้ว แต่จำเป็นต้องให้คำอธิบายอย่างละเอียดถึงเหตุผลที่นำไปสู่การตัดสินใจดังกล่าว ตัวอย่างเช่นเราสามารถพิจารณากรณีที่ บริษัท ได้รับคำสั่งอย่างเป็นทางการสำหรับการผลิตผลิตภัณฑ์บางประเภทตามระยะเวลาที่กำหนด หากความร่วมมือดังกล่าวเป็นที่ต้องการสำหรับองค์กรก็จำเป็นต้องตอบสนองทันที คำตอบคือโดยพลการ มันสามารถเริ่มต้นด้วยคำว่า:“ เราจะทำให้เสร็จ” หรือ“ เราจะผลิต” เป็นช่วงเวลาที่ดีกว่าที่จะระบุวันที่จัดส่งโดยคำนึงถึงเวลาที่ต้องใช้ในการผลิตสินค้าและโอนไปยังคลังสินค้า นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องกำหนดเงื่อนไขการชำระเงินเนื่องจากลูกค้าสามารถนับได้หลายขั้นตอน นอกจากนี้ยังคงเป็นเพียงการคำนวณจำนวนเงินทั้งหมดและให้รายละเอียดของคุณที่ลูกค้าจะทำการโอนเงิน เอกสารดังกล่าวมักจะลงนามโดยผู้อำนวยการและหัวหน้าฝ่ายบัญชีและในตอนท้ายสุดจะมีการรายงานพิกัดของผู้ปฏิบัติการโดยตรง
การโต้ตอบกับบุคคล
องค์กรบางแห่งโดยธรรมชาติของกิจกรรมของพวกเขามีการติดต่อโดยตรงกับบุคคล นี่อาจเป็นองค์กรที่ทำงานในภาคบริการหรือ บริษัท ที่ผลิตสินค้าอุปโภคบริโภค ข้อมูลที่มีลักษณะแตกต่างกันมากทั้งบวกและลบสามารถมาถึงที่อยู่ของวิสาหกิจดังกล่าวจากพลเมือง อย่างไรก็ตามมันต้องการการตอบสนองที่เหมาะสมและการตอบสนองที่จำเป็น ในกรณีเช่นนี้คุณไม่สามารถ จำกัด การสนทนาส่วนตัวหรือการโทร ประชาชนจะต้องได้รับการชี้แจงอย่างเต็มที่ในทุกประเด็นที่เขาสนใจ นี่ควรเป็นการตอบสนองอย่างละเอียดต่อจดหมาย
ตัวอย่างเอกสารดังกล่าวจะต้องเป็นไปตามข้อกำหนดบางประการ:
- สำหรับการติดต่อทางธุรกิจใด ๆ จะเป็นการดีกว่าที่จะใช้แบบฟอร์มอย่างเป็นทางการ
- มีความจำเป็นต้องคำนึงถึงลักษณะของการรวบรวมเอกสารดังกล่าวสิ่งสำคัญคือพวกเขาควรจะเขียนตามกฎที่รู้จักกันดีของความเท่าเทียมนั่นคือมีคำศัพท์และภาษาศาสตร์เดียวกันที่ใช้โดยผู้เขียน - ผู้ริเริ่ม สิ่งนี้จะเพิ่มความเข้าใจซึ่งกันและกัน
- อย่าลืมลิงค์ไปยังจดหมายขอระบุหมายเลขและวันที่
- มันเป็นการดีกว่าที่จะเริ่มต้นข้อความด้วยวลี: "ถึงหมายเลขจดหมายของคุณ ... ", "เพื่อตอบสนองคำขอของคุณ ... " หรือ "เราแจ้งให้คุณทราบ ... "
ต่อไปนี้เป็นคำแถลงข้อเท็จจริงและมีการตัดสินใจขั้นสุดท้าย
เป็นทางการอย่างเคร่งครัด
หากคุณต้องการตอบจดหมายอย่างเป็นทางการคุณต้องทำอย่างถูกต้อง ต้องจำไว้ว่าการอุทธรณ์ดังกล่าวจะต้องมีความสุภาพและถูกต้องอย่างแน่นอน อย่าลืมเกี่ยวกับการรู้หนังสือเช่นกัน มันไร้สาระที่จะเห็นข้อผิดพลาดที่ชัดเจนในข้อมูลที่ได้รับจากองค์กรที่มีชื่อเสียง
จากจุดเริ่มต้นที่อยู่จะถูกพิมพ์ที่มุมขวาบน เป็นสำเนาที่ถูกต้องของสิ่งที่ระบุบนซองจดหมาย คำตอบจะถูกส่งไปยังคำขอบางประเภทเสมอดังนั้นในตราประทับการลงทะเบียนที่ด้านบนซ้ายจะต้องบันทึกรายละเอียดดั้งเดิม (หมายเลขและวันที่ออกเดินทาง) ไว้ จากนั้นก็มีการอุทธรณ์สั้น ๆ ไปยังผู้รับ (คุณสามารถระบุนามสกุลโดยไม่ต้องใส่ชื่อย่อ) ข้อความควรมีคำอธิบายโดยละเอียดเกี่ยวกับปัญหาความสนใจ ในฐานะที่เป็นอาร์กิวเมนต์ควรใช้ข้อมูลที่ตรวจสอบแล้วเท่านั้น ไม่ว่าในกรณีใด ๆ ไม่สามารถพึ่งพาข่าวลือและการเก็งกำไร หากจำเป็นคุณสามารถใช้ข้อความที่ตัดตอนมาจากกฎระเบียบกับบทความที่เกี่ยวข้อง ผู้อำนวยการขององค์กรลงนามในเอกสารดังกล่าวและบันทึกย่อจะลดลงเล็กน้อยด้วยข้อมูลชื่อและหมายเลขโทรศัพท์ของผู้บริหารที่รับผิดชอบ
