จดหมายขอโทษคืออะไร คำอธิบายและกฎสำหรับการรวบรวมเอกสาร

ท่ามกลางความหลากหลายของเอกสารที่เกี่ยวข้องกับ การติดต่อทางธุรกิจ สถานที่พิเศษคือจดหมายขอโทษ ในการรวบรวมอย่างถูกต้องคุณต้องมีความคิดที่ชัดเจนเกี่ยวกับเอกสารประเภทนี้

คุณสมบัติเอกสาร

กิจกรรมขององค์กรใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการแก้ปัญหาของการผลิตที่หลากหลายและปัญหาอื่น ๆ บางครั้งมีสถานการณ์เมื่อการกระทำที่ไม่ถูกต้องของด้านใดด้านหนึ่งอาจนำไปสู่ปัญหาสำหรับคู่ค้าทั้งสอง ความขัดแย้งดังกล่าวต้องการการแก้ไขทันที ในกรณีเหล่านี้มีการเขียนจดหมายขอโทษ

ค่อนข้างสามารถนำมาประกอบกับเอกสาร มารยาททางธุรกิจ ข้อความดังกล่าวมีสองฟังก์ชั่น ประการแรกฝ่ายที่มีความผิดจะต้องขอโทษผู้ที่รับความไม่สะดวกที่เกิดขึ้น ประการที่สองจดหมายขอโทษควรดำเนินการในเชิงบวกและความปรารถนาที่จะรักษาความสัมพันธ์ที่ดีและความเข้าใจซึ่งกันและกันระหว่างทั้งสองฝ่าย ด้วยคุณจะต้องพยายามทำให้มุมคมชัดและแก้ไขปัญหาอย่างสงบ มักจะส่งจดหมายขอโทษในกรณีต่อไปนี้:

1. การกระทำที่ไม่ผ่านการรับรองของพนักงานคนหนึ่งกลายเป็นสาธารณะและนำไปสู่การบ่อนทำลายชื่อเสียงของเพื่อน
2. เกิดความเข้าใจผิดระหว่างพนักงานของทั้งสอง บริษัท
3. มีความล้มเหลวที่ชัดเจนในการปฏิบัติตามภาระผูกพันตามสัญญา
4. เหตุสุดวิสัย

แต่ละสถานการณ์เหล่านี้ในทางของตัวเองได้นำไปสู่การเกิดขึ้นของความขัดแย้งที่ต้องพยายามแก้ไขด้วยการขอโทษอย่างจริงใจ

กฎสำหรับการลงทะเบียน

จดหมายขอโทษอย่างเป็นทางการจะต้องวาดขึ้นบนหัวจดหมายซึ่งเป็นแผ่น A4 ที่มีรายละเอียดที่พิมพ์อยู่จัดเรียงในบางวิธี มันเขียนในนามของหัวหน้าขององค์กรหนึ่งและถูกนำไปยังทีมทั้งหมดของอีก แน่นอนเพราะผู้กำกับส่วนใหญ่มักจะขอโทษไม่ใช่เพื่อตัวเขาเอง แต่เป็นการกระทำของลูกน้อง

บางครั้งจดหมายดังกล่าวถูกเขียนขึ้นโดยตัวแทนที่รับผิดชอบของ บริษัท และส่งไปยังลูกค้าที่ไม่สะดวก เช่น ประเภทของจดหมาย ถือว่าเป็นหนึ่งในสิ่งที่ยากที่สุด ควรเลือกคำเพื่อให้พวกเขาต้องการเชื่อในความจริงใจของพวกเขา ผลลัพธ์ของคดีมักขึ้นอยู่กับสิ่งนี้มาก การกระทำที่ไม่ถูกต้องควรสามารถรับรู้และพยายามใช้ทุกโอกาสเพื่อแก้ไขทุกอย่าง ตัวแทนฝ่ายตรงข้ามต้องเชื่อว่าความผิดพลาดที่เกิดขึ้นจะไม่เกิดขึ้นอีกในอนาคต การอุทธรณ์ดังกล่าวมีวัตถุประสงค์เพื่อลดความขัดแย้งเพื่อรักษาความเป็นหุ้นส่วนที่ดีในอนาคต

โครงสร้างเอกสาร

ในการเตรียมจดหมายขอโทษคุณไม่จำเป็นต้องมีตัวอย่างในมือ มันสามารถประกอบได้อย่างอิสระ ในการทำเช่นนี้เราต้องจำไว้ก่อนว่าตัวอักษรในลักษณะนี้มักจะประกอบด้วยสามส่วน:

• เกริ่นนำ (เกริ่นนำ)
• พื้นฐาน
• สุดท้าย

สำหรับการเขียนข้อความจะเป็นการดีกว่าถ้าคุณใช้แผนพิเศษที่จะแสดงความคิดเห็นของคุณได้ง่ายขึ้น

ในการอุทธรณ์นี้หลาย ๆ จุดสามารถแยกแยะได้:

1. ก่อนอื่นคุณต้องแสดงความขอบคุณสำหรับข้อเท็จจริงที่คู่ค้ารายงานเกี่ยวกับสถานการณ์
2. จากนั้นแสดงความเสียใจของคุณว่าทุกสิ่งที่เกิดขึ้นเช่นนั้น
3. ต่อไปนี้เป็นคำขอโทษทันที
4. หลังจากนี้เราต้องพยายามอธิบายสาเหตุที่ทำให้เกิดความเข้าใจผิด
5. ในตอนท้ายคุณต้องรับรองผู้รับความกตัญญูอย่างจริงใจและแสดงความหวังสำหรับการเริ่มต้นใหม่ของความสัมพันธ์ในอดีต นอกจากนี้ยังเป็นการเน้นความสำคัญของการทำงานเป็นทีมต่างหาก