ในบรรดาตัวเลือกการติดต่อทางธุรกิจจำนวนมากจดหมายยืนยันสมควรได้รับความสนใจเป็นพิเศษ มันคืออะไรและในกรณีใดควรวาดเอกสารที่คล้ายกันขึ้นมา?
เป้าหมายหลัก
จริยธรรมธุรกิจ มักจะให้ความเคารพซึ่งกันและกันระหว่างทั้งสองฝ่าย นี่เป็นข้อกำหนดเบื้องต้นสำหรับการดำเนินธุรกิจตามปกติ หากไม่มีมันเป็นไปไม่ได้ที่จะจินตนาการถึงความร่วมมือที่ยาวนานและมีผล บางครั้งจดหมายยืนยันจำเป็นต้องมี
ในตัวมันไม่สำคัญ นี่เป็นเพียงท่าทางของความสุภาพ เขาทำให้ชัดเจนว่าสิ่งที่คู่ค้าเห็นด้วยเมื่อวันก่อนเกิดขึ้น นั่นคือจดหมายยืนยันระบุถึงการปฏิบัติตามข้อเท็จจริงหรือการกระทำบางอย่าง ในกรณีนี้มีสองตัวเลือกดังนี้
- การยืนยันการรับสินค้าจดหมายหรือเอกสารอื่น ๆ ที่ส่งโดยการร้องขอล่วงหน้า ที่นี่ฝ่ายหนึ่งฝ่ายใดแจ้งอีกฝ่ายว่าการดำเนินการเสร็จสิ้นแล้ว
- การยืนยันความยินยอมกับบางสิ่งที่เฉพาะเจาะจง (ราคาหรือปริมาณของสินค้า, วันที่ของการเจรจาที่กำลังจะมาถึง, เงื่อนไขสำหรับการส่งสินค้าและอื่น ๆ ) ที่นี่เพื่อนแสดงการอนุมัติของพวกเขาสำหรับจุดของข้อตกลงบางอย่าง
จากนี้เป็นที่ชัดเจนว่าจดหมายยืนยันเป็นเอกสารเพิ่มเติม แต่การส่งอีกครั้งจะแสดงให้พันธมิตรทราบว่าพวกเขาได้รับการปฏิบัติอย่างไร
กฎการสะกดคำ
เพื่อให้เข้าใจถึงวิธีการเขียนจดหมายยืนยันคุณจำเป็นต้องรู้กฎพื้นฐานสำหรับการประมวลผลเอกสารทางธุรกิจ คุณไม่ควรทำงานจนกว่าจะเข้าใจความหมายของคำอุทธรณ์ดังกล่าวอย่างครบถ้วน ที่จริงแล้วไม่มีอะไรซับซ้อน
จดหมายดังกล่าวเช่นเดียวกับการติดต่อทางธุรกิจอื่น ๆ ควรประกอบด้วยสามส่วนคือหัวเรื่องข้อความและบทสรุป แต่ละคนมีภาระความหมายของตัวเอง:
- ชื่อแรกของทั้งหมดมีรายละเอียดในรูปแบบของวันที่ออกเดินทางและหมายเลขทะเบียนขาออก
- เนื้อหามักจะแบ่งออกเป็นสองส่วน: บทนำและเนื้อหาของข้อความ ตามกฎแล้วจดหมายดังกล่าวเริ่มต้นด้วยการอุทธรณ์ไปยังผู้รับ เหล่านี้เป็นกฎปกติของรูปแบบที่ดี ในกรณีส่วนใหญ่จะมีการเขียนในชื่อของหัวหน้าของ บริษัท คู่ค้า แต่บางครั้งก็แนะนำให้ส่งบทความอย่างเป็นทางการไปยังผู้เชี่ยวชาญที่มีส่วนเกี่ยวข้องโดยตรงในการแก้ปัญหานี้ ตัวอย่างเช่นการยืนยันคำสั่งซื้อสำหรับงานสามารถส่งไปยังผู้อำนวยการฝ่ายขายหรือผู้ช่วยฝ่ายผลิต
- สรุปแล้วมันเป็นธรรมเนียมในการแสดงความขอบคุณ คุณสามารถเพิ่มคำสองสามคำเกี่ยวกับความปรารถนาที่จะร่วมมือกันต่อไปได้
ข้อความดังกล่าวช่วยให้พันธมิตรมีความมั่นใจในกันและกัน
เขียนจดหมาย
บางคนสร้างความสับสนให้กับเอกสารด้วยการแจ้งให้ทราบล่วงหน้า แต่มีความแตกต่างอย่างมากระหว่างตัวอักษรสองตัว หนึ่งในนั้นรายงานข้อเท็จจริงหรือเหตุการณ์เพียงอย่างเดียวและอีกเหตุการณ์หนึ่งยืนยันถึงความสมบูรณ์ของการดำเนินการเฉพาะบนพื้นฐานของข้อตกลงเบื้องต้น เพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดคุณต้องรู้ว่าจดหมายยืนยันควรเป็นอย่างไร ตัวอย่างสามารถเตรียมได้อย่างอิสระเนื่องจากไม่มีแบบฟอร์มอนุมัติพิเศษสำหรับจดหมายธุรกิจดังกล่าว
มันควรจะออกบนหัวจดหมายขององค์กรที่ส่ง หาก บริษัท ไม่มี บริษัท ก็สามารถใช้การประทับตรามุมได้ ข้อมูลควรเรียงตามลำดับ:
- ครั้งแรกที่มุมซ้ายในคอลัมน์พิเศษระบุจำนวนและวันที่ตามรายการในวารสารการลงทะเบียน
- จากนั้นทางด้านขวาจะระบุรายละเอียดทั้งหมดของผู้รับ (ชื่อ บริษัท และที่อยู่ตำแหน่งและชื่อเต็มของผู้รับ)
- วลีสำคัญเขียนขึ้นด้านล่างซึ่งมีสาระสำคัญของข้อความนี้
- ส่วนหลักเริ่มต้นด้วยการอุทธรณ์ไปยังผู้รับ เป็นการดีกว่าถ้าคุณทำสิ่งนี้ด้วยชื่อและนามสกุลและในตอนแรกให้เพิ่มคำว่า "เคารพ"
- นอกจากนี้ในคำที่ชัดเจนมีความจำเป็นต้องแจ้งให้ทราบว่าข้อกำหนดของข้อตกลงที่จะพบ
- หลังจากนั้นควรมีคำชื่นชม
- คุณสามารถจบข้อความด้วยวลี "ขอแสดงความนับถือ"
เอกสารถูกลงนามโดยหัวหน้าซึ่งจะต้องได้รับการยืนยันโดยตราประทับขององค์กร
