นำ การติดต่อทางธุรกิจ บางครั้งมันก็ไม่ง่ายเลย บางครั้งคุณต้องทำเอกสารที่เน้นเฉพาะเจาะจงมาก ในหมู่พวกเขาสถานที่พิเศษคือจดหมายเชิญ
แนวคิดพื้นฐาน
จดหมายโต้ตอบ Office มีกฎหมายและข้อบังคับของตัวเอง เอกสารแต่ละฉบับที่รวบรวมในหัวข้อที่ระบุมีลักษณะเฉพาะ ดังนั้นจดหมายเชิญ - สาระสำคัญของมันสะท้อนให้เห็นแล้วในชื่อของตัวเอง
รายการไปรษณีย์นี้ออกแบบมาเพื่อเชิญบุคคลหรือกลุ่มบุคคลให้เข้าร่วมในเหตุการณ์ที่วางแผนไว้ ดูเหมือนว่าไม่มีอะไรซับซ้อนที่นี่ อันที่จริงการแสดงความคิดของคุณเป็นคำพูดอย่างถูกต้องไม่ใช่เรื่องง่าย มีตัวเลือกต่าง ๆ สำหรับการรักษาดังกล่าว จดหมายเชิญได้รับการออกแบบมาเพื่อชักนำให้บุคคล (หรือกลุ่ม) ดำเนินการโดยเฉพาะ มันมีสายและในเวลาเดียวกันชี้แจงสถานการณ์บางอย่าง เอกสารดังกล่าวอาจเป็นการเชิญเข้าร่วมงานนิทรรศการหรือการสัมภาษณ์การประชุมทางธุรกิจหรือการประชุมสัมมนาหรือกิจกรรมอื่น ๆ ในแต่ละกรณีจดหมายฉบับนี้ทำหน้าที่เป็นสื่อกลาง มันไม่ได้บังคับไม่ได้บ่งบอก แต่จะโอนไปยังผู้รับตามคำขอของผู้ส่ง
ประโยชน์ของเอกสาร
หลายองค์กรที่เลิกนิสัยยังคงใช้วิธีการสื่อสารด้วยวาจา พวกเขาเชื่อว่าการเชิญผู้คนผ่านการโทรและการสนทนาแบบตัวต่อตัวนั้นมีประสิทธิภาพมากกว่าการส่งอีเมลถึงพวกเขา แน่นอนว่าการติดต่อโดยตรงมันง่ายกว่าที่จะถ่ายทอดความคิดใด ๆ ไปยังคู่สนทนา แต่ถ้าคุณดูอย่างใกล้ชิดคุณจะเห็นว่าจดหมายเชิญยังคงมีข้อดีที่สำคัญหลายประการ:
- ด้วยเอกสารนี้ผู้ส่งจะแสดงความเคารพต่อผู้รับแต่ละคน
- กระดาษดังกล่าวสามารถออกแบบในลักษณะที่มีอยู่แล้วโดยลักษณะที่ปรากฏของมันบ่งบอกทิศทางของเหตุการณ์ที่จะเกิดขึ้น
- การมีตัวอักษรดังกล่าวทำให้สามารถใช้งานได้ถ้าจำเป็นเป็นการ์ดเชิญ วิธีนี้จะทำให้มั่นใจได้ว่าผู้ที่ได้รับคำอุทธรณ์จะมาถึงเหตุการณ์
- เอกสารอยู่ที่ผู้รับอย่างต่อเนื่องและไม่อนุญาตให้เขาลืมเกี่ยวกับสถานที่เวลาและเรื่องของการประชุมในอนาคต ที่จริงแล้วในเงื่อนไขของชีวิตสมัยใหม่บางครั้งมันก็ยากที่จะจำสิ่งที่สำคัญในเวลา กระดาษซึ่งจะอยู่ต่อหน้าต่อตาจะไม่อนุญาตให้คนที่จะลืมมัน
- ตัวเลือกนี้สะดวกถ้าไม่สามารถติดต่อผู้คนในรูปแบบอื่นได้
ด้วยเหตุผลทั้งหมดเหล่านี้อีกครั้งเน้นย้ำด้านบวกของการอุทธรณ์แบบนี้
กฎการเขียนจดหมาย
คำเชิญที่แสดงเป็นลายลักษณ์อักษรเป็นจดหมายแจ้งเตือนประเภทหนึ่ง เรื่องนี้เห็นได้ชัดจากชื่อของเอกสารเอง ในความเป็นจริงมันแจ้งให้ผู้รับทราบว่าเหตุการณ์เฉพาะจะจัดขึ้นในเวลาที่ได้รับการแต่งตั้ง ผู้ส่งต้องการให้แน่ใจว่าทุกคนที่ได้รับเชิญจะตอบกลับมาที่ประชุมอย่างแน่นอน
และสำหรับสิ่งนี้คุณต้องรู้วิธีการเขียนจดหมายเชิญ ที่นี่มีความจำเป็นต้องพิจารณาประเด็นสำคัญหลายประการ:
- หากเหตุการณ์เป็นทางการโดยธรรมชาติหรือต่อมามีการสื่อสารส่วนบุคคลควรมีการออกจดหมายหัวจดหมาย สิ่งนี้จะเน้นย้ำถึงความจริงจังและความจำเป็นของการประชุมที่จะเกิดขึ้น
- ต้องส่งจดหมายล่วงหน้าเพื่อให้บุคคลมีเวลาพอที่จะคิดและตัดสินใจ บางทีเขาอาจต้องการที่จะปฏิเสธในกรณีนี้เขาจะมีโอกาสติดต่อผู้จัดงานและแจ้งให้ทราบเกี่ยวกับเรื่องนี้
- เนื่องจากเอกสารดังกล่าวยังคงอยู่ในหมวดหมู่ของจดหมายโต้ตอบอย่างเป็นทางการจึงมีความจำเป็นต้องปฏิบัติตามเมื่อรวบรวมมัน รูปแบบธุรกิจ
- มันจะดีกว่าที่จะทำซ้ำเพื่อให้หนึ่งยังคงอยู่ในองค์กรเพื่อยืนยัน
คำเชิญใด ๆ ควรประกอบด้วยส่วนต่าง ๆ ดังต่อไปนี้:
- Standard "header" ซึ่งระบุพิกัดของผู้รับ
- การอุทธรณ์ประเภท“ ดีใจที่ได้แจ้ง” หรือ“ เรียนพันธมิตร” หากจำเป็นคุณสามารถติดต่อผู้รับที่เฉพาะเจาะจงได้ ตัวอย่างเช่น“ Dear Dmitry Sergeevich!”
- ส่วนหลักของคำเชิญจะสรุปรายละเอียดทั้งหมดของเหตุการณ์
- ลายเซ็นของบุคคลที่รับผิดชอบระบุตำแหน่งลายเซ็นและการถอดรหัสแบบเต็ม
หากปฏิบัติตามกฎทั้งหมดข้างต้นคุณสามารถคาดหวังว่าจดหมายที่ส่งจะให้ผลลัพธ์ที่ต้องการ
