การสื่อสารในความหมายทั่วไปเป็นการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างผู้คนหรือกลุ่มของพวกเขา มีความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล, สังคม (หน้าที่การทำงาน), การสื่อสารทางธุรกิจ หัวข้อการสนทนาของเราจะเป็นมุมมองสุดท้าย
นี่คืออะไร
การสื่อสารทางธุรกิจเป็นปฏิสัมพันธ์ในด้านความสัมพันธ์อย่างเป็นทางการโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อแก้ปัญหาเฉพาะเจาะจงบรรลุผลลัพธ์ที่แน่นอนและเพิ่มประสิทธิภาพกิจกรรมใด ๆ นอกจากนี้ผู้เข้าร่วมแต่ละคนมีสถานะของตัวเอง - หัวหน้า, ผู้ใต้บังคับบัญชา, เพื่อนร่วมงาน, พันธมิตร
หากการสื่อสารเกิดขึ้นระหว่างคนที่อยู่ในขั้นตอนต่าง ๆ ของบันไดอาชีพ (ผู้นำและนักแสดง) แสดงว่ามีความสัมพันธ์ในแนวดิ่งนั่นคือความสัมพันธ์รอง หากการปฏิสัมพันธ์ขึ้นอยู่กับหลักการของความร่วมมือที่เท่าเทียมกันความสัมพันธ์นี้จะเป็นแนวนอน
เป็นการสื่อสารทางธุรกิจที่บุคคลดำเนินการทุกวันที่ทำงานที่มหาวิทยาลัยในโรงเรียนสถาบันการศึกษาอย่างเป็นทางการ นี่คือการสื่อสารของครูและนักเรียนผู้บังคับบัญชาและผู้ใต้บังคับบัญชาเพื่อนร่วมงานคู่ค้าและคู่แข่ง
ขึ้นอยู่กับว่าคู่สนทนามีความคุ้นเคยกับกฎรูปแบบและวิธีการสื่อสารดังกล่าวได้ดีเพียงใดไม่ว่าเขาจะสามารถบรรลุเป้าหมายได้หรือไม่ พันธมิตรต้องพูดภาษาเดียวกัน (ทั้งตัวอักษรและเปรียบเปรย) เข้าใจซึ่งกันและกันมีประสบการณ์ทางสังคมทั่วไป
ข้อกำหนดการสื่อสารทางธุรกิจ
เพื่อให้การสื่อสารทางธุรกิจมีประสิทธิภาพต้องปฏิบัติตามเงื่อนไขหลายประการ:
- การสื่อสารควรมีเป้าหมายที่เข้าใจได้ซึ่งทำให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องในกระบวนการมีความสนใจ ตัวอย่างเช่นเครือข่ายข้อสรุปของข้อตกลงการประสานงานของเหตุการณ์การพัฒนาเงื่อนไขสำหรับความร่วมมือ ฯลฯ
- ผู้เข้าร่วมควรติดต่อซึ่งกันและกันไม่ว่าจะชอบและไม่ชอบก็ตาม
- การปฏิบัติตามข้อบังคับ มารยาททางธุรกิจ การอยู่ใต้บังคับบัญชา, บทบาทงาน, ข้อ จำกัด อย่างเป็นทางการ
ข้อ จำกัด อย่างเป็นทางการนั้นเป็นที่เข้าใจกันว่าเป็นกฎระเบียบกิจวัตรและโปรโตคอลต่าง ๆ รวมถึงความจำเป็นที่จะต้องควบคุมพลังอารมณ์ของตัวเองและเคารพคู่สนทนา
นอกจากนี้ผู้นำหรือผู้เข้าร่วมอื่น ๆ ที่สนใจให้มากที่สุดควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าการสื่อสารทางธุรกิจนั้นสามารถจัดการได้ มีความจำเป็นที่จะต้องกระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมค้นหาวิธีการแก้ปัญหาไม่เช่นนั้นพวกเขาจะเป็นเพียงผู้สังเกตการณ์ในการประชุมที่ไม่ได้เสนอแนวคิดใด ๆ
รูปแบบของการสื่อสารทางธุรกิจ
รูปแบบการสื่อสารหลักสองแบบคือการสื่อสารแบบติดต่อ (โดยตรง) และทางอ้อม (ทางอ้อม)
ในกรณีแรกผู้ประสานงานจะสื่อสารตัวต่อตัวและมีโอกาสประเมินพฤติกรรมที่ไม่ใช่คำพูดของกันและกันดังนั้นประสิทธิภาพของการติดต่อดังกล่าวจึงสูงขึ้น ในกรณีที่สองการโต้ตอบเกิดขึ้นโดยใช้วิธีการสื่อสารใด ๆ - โทรศัพท์จดหมาย ฯลฯ
โดยเฉพาะรูปแบบการสื่อสารทางธุรกิจที่พบบ่อยที่สุดคือ:
- การประชุม
- การเสนอ
- การสนทนาทางธุรกิจ
- การเจรจาต่อรอง
- การสนทนาทางโทรศัพท์
- แลกเปลี่ยนเอกสารทางธุรกิจอย่างเป็นทางการ (ใบสมัคร, สัญญา, หนังสือมอบอำนาจ, บันทึก)
- การปรึกษาหารือ
- สัมภาษณ์
- การพูดในที่สาธารณะการประชุม
ในทางกลับกันโดยใช้รูปแบบการสื่อสารทางธุรกิจแยกกันผู้เข้าร่วมสามารถใช้วิธีการเผชิญหน้าหรือหุ้นส่วน ตัวเลือกแรกคือการเผชิญหน้า: แต่ละฝ่ายตั้งใจที่จะชนะ วิธีการเป็นหุ้นส่วนเกี่ยวข้องกับการหาวิธีการแก้ปัญหาที่เป็นที่ยอมรับของผู้เข้าร่วมทั้งหมด
ขั้นตอน
แม้ว่าความจริงแล้วประเภทของการสื่อสารทางธุรกิจจะแตกต่างกัน แต่ก็มีความโดดเด่นในหลายขั้นตอน:
- การจัดเตรียม นี่คือการกำหนดเป้าหมายเป้าหมายการรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลการกำหนดกลยุทธ์สำหรับพฤติกรรม ท้ายที่สุดแล้วการประชุมทางธุรกิจหรือการเจรจาต่อรองไม่ได้มีการจัดระเบียบเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับ "ไม่มีอะไร" และเพื่อค้นหาว่าสิ่งต่าง ๆ เป็นอย่างไรในชีวิตส่วนตัวของคู่สนทนา
- การวางแผน การประชุมสามารถจัดขึ้นตามธรรมชาติ แต่ก็ยังเชื่อว่ามืออาชีพควรมีแผนชัดเจน: สิ่งที่เขาจะพูดวิธีการโต้แย้งสิ่งที่เขาต้องการได้รับจากด้านอื่น ๆ
- การอภิปราย - การอภิปรายเกี่ยวกับความคิดข้อเสนอแนะการหาจุดสนใจร่วมกันตัดสินใจร่วมกัน
แผนการนี้เกี่ยวข้องมากที่สุดสำหรับการเจรจา การสื่อสารประเภทอื่นอาจไม่รวมถึงทุกขั้นตอน ยกตัวอย่างเช่นการโทรศัพท์หรือคำแนะนำการออกคำสั่ง "เย็น" อาจไม่เกี่ยวข้องกับการสนทนาใด ๆ
รูปแบบการสื่อสารทางธุรกิจ
จัดสรรไม่เพียง แต่ประเภทของการสื่อสารทางธุรกิจ แต่ยังรวมถึงสไตล์ เมื่อพูดถึงการมีปฏิสัมพันธ์อย่างมืออาชีพสิ่งต่อไปนี้มักถูกใช้บ่อยที่สุด:
- ธุรกิจอย่างเป็นทางการ ในทางกลับกันมันมีประเสริฐด้านการบริหารกฎหมายและการทูต การสนทนาทางธุรกิจนั้นมีลักษณะเป็นคำพูดที่ซ้ำซากและรูปแบบการสื่อสารบางอย่าง
- วิทยาศาสตร์ ใช้ในการจัดทำรายงานการกล่าวสุนทรพจน์ในการสัมมนาและการบรรยาย
- นักเขียนหนังสือพิมพ์ ซึ่งรวมถึงการแสดงใด ๆ ในที่สาธารณะรวมถึงผ่านสื่อ
- ครัวเรือนสนทนา ความสัมพันธ์แบบไม่เป็นทางการเกิดขึ้นในสภาพแวดล้อมแบบมืออาชีพและได้รับการสนับสนุนในแต่ละ บริษัท เพื่อนร่วมงานไม่ได้สื่อสารด้วยความช่วยเหลือของบันทึกช่วยจำเท่านั้น อย่างไรก็ตามคุณต้องเข้าใจว่าสไตล์ดังกล่าวเหมาะสมหรือไม่ที่ไหน
คุณสมบัติของการสื่อสารทางธุรกิจ
เหตุใดการสื่อสารทางธุรกิจจึงจำเป็นต้องมีการเตรียมการเบื้องต้นสำหรับการสื่อสารล่วงหน้า ประการแรกผู้คนไม่เพียงใช้เวลาส่วนตัวและเวลาทำงานในการประชุมอย่างเป็นทางการและไม่มีใครอยากรอจนกว่าผู้ริเริ่มจะรวบรวมความคิดของเขา ประการที่สองด้านที่สองไม่ได้สนใจในการมีปฏิสัมพันธ์แบบใด ๆ หรือตั้งค่าให้ความร่วมมือเสมอ แต่จะเห็นว่ามันแตกต่างกันโดยสิ้นเชิง
อย่างที่คุณทราบจะไม่มีโอกาสครั้งที่สองสำหรับความประทับใจครั้งแรก คุณต้องสามารถติดต่อเพื่อที่ผู้เข้าร่วมทุกคนจะได้อารมณ์ในการสนทนา หากอีกด้านหนึ่งไม่ได้วางแผนที่จะทำงานร่วมกันในตอนแรกคุณควรสนใจคู่สนทนาและนัดพบกับเขาในเวลาที่สะดวกกว่า
ในระดับระหว่างประเทศมีการสื่อสารทางธุรกิจที่เฉพาะเจาะจงเพราะลักษณะทางวัฒนธรรมที่แตกต่างกันสามารถรบกวนการเจรจา ตัวอย่างเช่นคนอเมริกันคุ้นเคยกับการมาประชุมตรงเวลาและหลังคำทักทายสั้น ๆ เพื่อลงมือทำธุรกิจ ชาวอาหรับเป็นคนตรงต่อเวลา แต่พวกเขาเริ่มการสนทนาทางธุรกิจจากระยะไกลก่อนอื่นพูดคุยเกี่ยวกับธรรมชาติสภาพอากาศอาหาร ชาวอิตาลีไม่เห็นว่ามีอะไรเลวร้ายในการมาสายและยังไม่ได้เริ่มการสนทนาทางธุรกิจทันที และญี่ปุ่นจะหลีกเลี่ยงการมองโดยตรงในระหว่างการสนทนา
ดังนั้นเราจึงได้เรียนรู้ว่าการสื่อสารทางธุรกิจคืออะไรคุณลักษณะของมันรูปแบบชนิดและลักษณะใดบ้างที่เป็นลักษณะของมัน
