Комерцијалне информације су комбинација информација и података о активностима предузећа, његовој организационој структури, спољним и унутрашњим односима, производним технологијама и асортиману производа, као и другим питањима која се односе на његове активности.
Шта се односи на комерцијалне информације
Без систематског и редовног пружања организације свим врстама података, њен рад ће постати немогућ. Сљедеће информације су комерцијалне информације:
- подаци о спољном окружењу предузећа (тржиште, законодавни стандарди, као и активности конкурената);
- интерне информације (о производним активностима, резервама, као и уским грлима);
- информације о потрошачима производа и услуга организације (њихове финансијске могућности, као и старосни доб, национални, географски састав и тако даље);
- информације о конкурентима, наиме, асортиман производа, начине продаје и цена цена;
- информације о робама и услугама које се продају на тржишту (квалитативни, квантитативни састав, као и трошкови);
- подаци о тржишним ценама;
- информације о каналима продаје и дистрибуције производа, као и механизмима за довођење до крајњег добављача;
- рекламни материјали, као и информације о њиховој ефикасности.
Главне компоненте
Могу се разликовати следеће компоненте комерцијалних информација:
- пословање (односи се на рад са колегама);
- научна и техничка (описује иновације и технологију производње);
- производња (планирани и стварни показатељи производње);
- менаџмент (организација управљања предузећем);
- маркетинг (информације о тржишту);
- финансијски (новчани токови).
Дистрибуција комерцијалних информација
Информације у комерцијалним активностима могу се ширити на два главна начина:
- путем периодике - у облику специјализованих часописа и каталога (вреди приметити да их је потребно стално ажурирати како се ситуација у предузећу мења);
- стварањем електронских база података које могу садржавати и свеобухватне информације за свако предузеће, као и детаље о појединим областима њихове комерцијалне активности.
Важно је схватити да комерцијалне информације укључују и јавно доступне и приватне податке. Први укључују контакт детаље организације, имена њених вођа, области производње и других активности, као и информације о неким средствима. Што се тиче класификованих података, они су одређени организационом формом предузећа (то могу бити информације о кредитима, споразумима о партнерству, производним технологијама итд.) И не могу се ширити.
Врсте комерцијалних информација
Информације комерцијалне организације подељене су у неколико варијанти:
- отворени јавни подаци (то може укључивати податке о регистрацији и контакт организације, њене активности, као и асортиман производа или листу пружених услуга и друге тачке које руководство компаније не сматра неопходним да сакрије);
- информације намијењене регулаторним органима (говоримо о разним облицима извјештавања);
- само директно руководство компаније и ограничени круг запослених имају приступ тајним подацима (то се односи на технологију производње и коришћене материјале, уговорне односе, као и друге информације које представљају пословну тајну).
Улога комерцијалних информација
Комерцијалне информације треба да буду поуздане и релевантне како би се осигурао несметан рад предузећа, а посебно - његова управљачка веза. Омогућава вам да правилно процените тренутну ситуацију и предузмете одговарајуће мере.У савременим условима, комерцијалне информације имају посебну вредност, јер их карактеришу бројне предности:
- омогућава сталну анализу економске и производне ситуације;
- користи се у припреми планова, предвиђања, као и у фази контроле; правовремено примање поузданих информација организацији даје бројне конкурентске предности;
- омогућава вам да сазнате однос према компанији и од купаца и од партнера и конкурената;
- стално праћење стања у унутрашњем и вањском окружењу;
- довољна количина информација о компанији у јавном домену побољшава њен имиџ и повећава ниво поверења;
- омогућава вам да благовремено прилагодите стратешке циљеве организације; смањује ризик од губитка.
Извори комерцијалних информација
Комерцијалне информације се могу добити из следећих извора:
- маркетиншка истраживања (могу се извести самостално, а можете користити и информације које пружају партнери и извођачи);
- интерна документација компаније (разне врсте извештавања, као и актуелна документа која се издају ради потврђивања спровођења производних операција);
- спољни извори (статистичке информације специјалних служби, организација и агенција, које се објављују у периодичним часописима и налазе се у јавној домени).
Класификација комерцијалних информација
Вриједно је напоменути да су комерцијалне информације прилично разнолике. С тим у вези развијена је следећа класификација:
- На основу времена:
- ретроспектива (омогућава вам да процијените ситуацију која је владала у претходним периодима ради прилагођавања будућих планова);
- тренутни (даје представу о тренутним резултатима активности);
- прогноза (одређује процењено стање организације у будућим периодима).
- Што се тиче фазе доношења управљачких одлука:
- навођење (описује тренутну ситуацију у предузећу у целини, као и у његовим појединачним јединицама);
- објашњење (неопходно за разумевање фактора који су довели до одређене ситуације);
- планирани (даје идеју о будућем стању предузећа);
- контрола (омогућава вам процену усклађености тренутних показатеља са декларисаним).
- По обиму:
- општи (садржи податке о предузећу у целини);
- локални (описује стање појединих структура и јединица организације).
- У складу са сврхом:
- планирани (користе се за одређивање будућих показатеља);
- рачуноводство (евидентирано у документима за поправљање тренутног стања);
- регулаторна референца (користи се за усклађивање производних процеса са правилима);
- статистички (омогућава вам праћење динамике показатеља у последњих неколико периода);
- маркетинг (описује ситуацију на тржишту).
- По учесталости пријема:
- дискретна (стиже са одређеном периодичношћу);
- епизодна (дјелује одједном, ако је потребно);
- континуирано (користи се за надгледање тренутне ситуације).
Комерцијалне информације и пословне тајне
Постоји засебна категорија података која се не може ширити, али их може користити само ограничени круг запослених. Ово је категорија као што су поверљиве комерцијалне информације. Ово су документоване информације, којима је приступ ограничен не само унутрашњим статутом компаније, већ и законодавним стандардима.
Вриједно је напоменути да се такви појмови као комерцијалне информације и пословна тајна не могу изједначити. Потоњи је заштићен регулаторним законским актима. Можемо рећи да државно законодавство даје предузетнику право да класификује низ информација о активностима своје организације.То је због чињенице да објављивање неких података може проузроковати озбиљну материјалну штету. Дакле, можемо рећи да трговачка тајна носи одређену вредност и корист за предузетника све док није позната трећим лицима. Међутим, њихово прикривање не би требало да штети друштву.
Информације о тајној трговини
Следеће категорије података могу се класификовати као пословне тајне:
- научне и техничке информације (технологија производње, дизајн опреме, проналасци, патенти, софтверски производи, методе организације рада у предузећу; технолошки планови);
- технолошке информације (цртежи дизајна, хемијске формуле, планови за производњу и производњу);
- финансијске информације (алгоритам за одређивање цена, добит добијена од продаје производа, банкарске операције и финансијски токови);
- пословне информације (услови уговора и уговора, организациона питања, информације о добављачима, комерцијална преписка).
Шта не може бити пословна тајна
Следеће пословне информације се не могу класификовати као поверљиве:
- документа која се односе на саставни део, као и регистрације и потврде о дозволи;
- финансијски извјештаји који се достављају пореским и другим регулаторним органима, као и подаци који показују солвентност;
- информације о броју, структури и саставу особља, као и нивоу надокнаде и поштовању његових безбедносних стандарда;
- подаци о продаји потенцијално опасних производа за људе, као и документи који потврђују да се поштују антитрустовски закони;
- подаци о томе да ли су званичници укључени у предузетничке активности.
Заштита комерцијалних информација
Да би спречили ширење поверљивих података, предузећа користе одређена средства. Следећа заштита се може пружити комерцијалним информацијама:
- развој посебних упутстава која објашњавају запосленима карактеристике и правила рада са подацима;
- именовање лица одговорних за чување пословне тајне;
- стварање система контроле у складу са којим ће радницима бити омогућен приступ одређеним подацима;
- обавезан тренутак је потписивање докумената о неоткривању пословне тајне са сваким запосленим;
- увођење система додатних подстицаја за запослене који се баве тајним подацима;
- аутоматизацију система безбедности информација;
- континуирана контрола од стране менаџмента.
Бескрупулозне методе добијања комерцијалних информација
Скуп података о унутрашњем и спољном окружењу предузећа су комерцијалне информације. Бројна предузећа могу да га покушају да добију непоштеним методама:
- ширење података од стране самих запослених (свесно или ненамерно);
- уцена менаџмента или запослених са приступом релевантним подацима;
- провокативна или водећа питања током конференција или презентација;
- крађа идентитета;
- прикривени надзор (независан, уз помоћ запослених или посебном опремом);
- запошљавање запослених из конкурентске фирме;
- подмићивање запослених;
- прислушкивање или пресретање порука.
Закључци
Употреба комерцијалних информација у великој мјери одређује ефикасно функционисање компаније. Ово је комплетан скуп информација о активностима предузећа, које шеф користи за доношење одлука менаџмента, као и спољни корисници како би се упознали са организацијом.
Вриједно је напоменути да комерцијалне информације могу бити и отворене (доступне свима, без изузетка), и затворене (што може користити само одређени круг људи).Истовремено, законодавство јасно регулише списак података који се не могу класификовати. Што се тиче прикривања одређених чињеница, оно не би требало наштетити друштву.
У циљу заштите комерцијалних информација, организација предузима одређене мере. Дакле, круг особа које имају приступ њему је ограничен, а са запосленима се потписује уговор о неприхватљивости обелодањивања. Прекрива се одговорност за откривање поверљивих података. Аутоматизација система информационе заштите коришћењем савремене рачунарске технологије је приоритет. Међутим, менаџмент такође мора лично да надгледа ово питање.
