O que precisa ser feito por qualquer organização, independentemente das especificidades e linhas de atividade? Claro - manter registros. O fluxo de documentos é o que está em qualquer instituição, portanto fica claro de onde veio e por que tal profissão como funcionário é importante.
Posição importante
Muitos dizem que não faz sentido contratar um funcionário se a equipe já tiver uma secretária ou até várias secretárias. Essa abordagem é totalmente errada, porque os deveres dessas duas profissões completamente diferentes incluem a execução de tarefas diferentes: o secretário deve ajudar o gerente a seguir o cronograma, atender chamadas, trazer café, realizar pequenas tarefas e as funções do secretário incluem controle sobre toda a documentação da organização.
Controle documental complexo
O funcionário responsável não deve apenas controlar a circulação de documentos na organização, ele também é o principal supervisor do arquivo. Os deveres do funcionário incluem as seguintes funções:
- gerência correspondência comercial link de gerenciamento;
- formação de uma base de documentação estruturada;
- acompanhamento da implementação das disposições especificadas em um documento específico.
Contabilidade de correspondência (tanto de entrada e saída) também leva às funções do funcionário.
Diferença de responsabilidades em pequenas e grandes empresas
Como mostra a prática, quanto maior a organização, mais funcionários haverá funcionários. Em pequenas organizações, onde simplesmente não há como contratar um balconista, mas você não pode ficar sem os serviços dele, elas atraem uma pessoa que ocupará o posto de secretário. Responsabilidades do Secretário Como já está claro, esta é uma mistura dos deveres destes dois cargos. Uma pessoa consegue lidar com tudo, porque o fluxo de trabalho em pequenas empresas não é tão rico e variado quanto o das grandes empresas.
Requisitos específicos que podem ser apresentados a um funcionário em potencial
Responsabilidades do funcionário dependem das especificidades da organização. Por exemplo, organizações internacionais ou empresas que têm parceiros estrangeiros podem exigir que seus funcionários traduzam correspondência, por exemplo, do inglês e vice-versa.
Uma pessoa com experiência de trabalho é mais freqüentemente levada para tal posição, porque aqui você precisa ter um alto nível de perseverança e ser uma pessoa realmente escrupulosa, que trabalha há vários anos. Os jovens que acabaram de se formar em instituições educacionais neste campo e que não têm experiência devem tentar impressionar o possível futuro empregador com seu desejo de trabalhar; então, talvez, haja uma chance de conseguir tal posição mesmo em uma organização grande e promissora.
Você precisa entender os detalhes da empresa, com a documentação de que você tem que trabalhar. O conhecimento suficientemente profundo da estrutura legal que orienta a empresa também é uma grande vantagem para um funcionário em potencial.
Você precisa estar preparado para o fato de que você terá que estudar não só a estrutura da empresa, mas também se tornar um verdadeiro especialista no campo das normas e padrões de proteção do trabalho, e também não se esqueça etiqueta comercial comunicação.
O que as organizações não podem fazer sem funcionários
A posição do funcionário sempre existe nas escolas e jardins de infância das grandes cidades.Isto é devido ao fato de que sem uma pessoa que é capaz de acompanhar toda a documentação e, se necessário, fornecer imediatamente qualquer um dos documentos armazenados, você não pode fazer.
Os deveres do funcionário na escola são ligeiramente diferentes dos deveres do funcionário, por exemplo, em uma organização comercial. Aqui, o trabalho será realizado com os documentos de cada aluno. No final do período de referência, será necessário fornecer informações sobre o trabalho realizado. É melhor que uma pessoa que trabalhe em tais organizações possa facilmente encontrar uma linguagem comum com as crianças e seus pais, porque problemas no gerenciamento de documentos, a presença de discrepâncias que precisam ser esclarecidas, são um fenômeno bastante comum.
Qualquer grande jardim de infância também tem seu próprio funcionário. As responsabilidades do trabalho aqui são semelhantes às que têm funcionários desse perfil nas escolas. Isso se deve ao foco único das atividades de tais organizações públicas ou privadas. Essas instituições também querem que um funcionário responsável e qualificado trabalhe com elas. As responsabilidades no jardim de infância para este especialista permanecem as mesmas: trabalhe com a base de documentos e arquivos.
Algumas qualidades pessoais que um bom funcionário deve ter
- Uma pessoa que quer se tornar um funcionário de alto nível deve ter uma memória muito boa. Emocionalidade é um inimigo que precisa ser combatido e não permitido, de modo que as mudanças de humor possam de alguma forma afetar a produtividade do trabalho.
- A tolerância é um verdadeiro tesouro que um funcionário deve ter. Suas responsabilidades de trabalho são complementadas pela função de explicar a muitas pessoas “nos dedos” o significado de muitos documentos e a importância de cada “folha” individual, sem a qual seria irrealista realizar qualquer desejo.
- O autocontrole é tão importante quanto a tolerância. Nesta área, muitas vezes há situações que podem levar uma pessoa despreparada para fora de si mesmo. Você precisa se controlar constantemente.
- As habilidades de comunicação empresarial ajudarão você a resolver rapidamente problemas de fluxo com pessoas que trabalham na mesma organização ou que estão conectadas por contatos de negócios com a empresa.
- Organização no nível maníaco. De fato, um bom funcionário nunca coloca coisas e documentos para mais tarde, porque ele entende que isso pode levar a erros ou a um completo caos, que não deve ser permitido trabalhar com documentos em qualquer caso.
