Assistente pessoal na cabeça: deveres e exigências

O principal recurso de qualquer organização é seus funcionários. Eles contribuem para o crescimento e prosperidade da produção. Chefes competentes valorizam seus funcionários. Entre outros posts significativos, o gerente assistente é especialmente notável. Deveres e cuja importância é difícil superestimar. Esta é a mão direita e principal conselheiro, organizador do evento e coordenador da reunião. Sem um bom assistente, será muito difícil para um gerente superior gerenciar uma empresa.

Características distintivas e especificidades do assistente

Não existe tal posição que seria tão contraditória e ambígua em termos de requisitos como um gerente assistente. As responsabilidades dos funcionários envolvidos nesse tipo de atividade incluem alguns pontos. Além disso, assistentes pessoais são freqüentemente confundidos com secretários ou gerentes de escritório. Embora sejam semelhantes, eles são tipos diferentes de atividades.

Funções funcionais do gerente assistente:

• Garantir o dia de trabalho do chefe - agenda, reuniões, assinatura de documentos e viagens de negócios;
• proporcionando um local de trabalho confortável para um gerente de topo - cuidando do microclima, limpeza e conforto da sala;
• trabalhe com documentos da cabeça, em particular com cartas entrantes e chamadas;
• garantindo o conforto psicológico dos superiores;
• negociações iniciais;
• tradução;
• fornecendo artigos de papelaria de liderança, etc.

Esta lista é muito mais ampla do que os deveres de secretariado e administrativos. No entanto, as especificidades enfrentadas pelo empregado na posição de "assistente pessoal da cabeça", as responsabilidades e nuances da atividade serão diferentes para os diferentes empregadores.

Acontece que isso é principalmente trabalho de secretariado. Ou o assistente está exclusivamente empenhado em garantir o conforto e a ordem do chefe. Alguns assistentes são deputados de pleno direito e têm subordinados de seus empregados.

As investigações profissionais do empregador para o candidato para o cargo de “gerente assistente”, deveres e requisitos para a educação

Os requisitos para o ensino básico e a experiência de trabalho variam, dependendo das percepções da administração. Na maioria das vezes, essa vaga é considerada uma carreira inicial. No entanto, um gestor de topo sério irá procurar-se como assistentes para uma pessoa com uma certa experiência profissional e de vida.

O requisito mínimo é o ensino secundário relacionado à administração ou jurisprudência. Além disso, os empregadores esperam das seguintes qualidades profissionais dos candidatos:

• capacidade de trabalhar em todos os programas de escritório;
• impressão de alta velocidade;
• alfabetização;
• conhecimento de pelo menos uma língua estrangeira, na maioria das vezes inglês;
• conhecimento das noções básicas de programação e programas de computador não padronizados;
• capacidade de conduzir documentos e correspondência de acordo com os requisitos regulamentares;
• conhecimento dos fundamentos da legislação vigente;
• discurso competente e entregue.

Estes são os requisitos mínimos para o candidato para o cargo de "assistente pessoal da cabeça". As responsabilidades também podem ser complementadas, dependendo do escopo da organização. Em algumas empresas, um pré-requisito para admissão em tal trabalho é perfil ou educação relacionada. Além disso, cursos adicionais de educação de negócios ou de educação continuada são considerados uma grande vantagem.

Atributos Pessoais do Assistente

Além do profissional, vários requisitos pessoais são apresentados aos gerentes assistentes.As especificidades do cargo de “gerente assistente”, funções e características de trabalho requerem um depósito de caracteres especial.

Primeiro de tudo, é:

• resistência ao estresse - afinal de contas, um assistente muitas vezes tem que ter a raiva de seus chefes primeiro e ouvir o descontentamento de seus subordinados;
• multitarefa - a capacidade de realizar várias tarefas simultaneamente é a qualidade mais valiosa de um bom assistente;
• pensamento positivo - sem esse traço de caráter, o gerente assistente não vai lidar com responsabilidades adicionais, porque suas atividades freqüentemente vão além do escopo da cooperação comercial padrão;
• Alta capacidade de aprendizado - o desejo de aprender coisas novas e obter uma boa compreensão do fluxo de trabalho deve estar presente em todo bom assistente.

Estas são apenas as características básicas e básicas necessárias para cada assistente de gerente para uma carreira profissional bem-sucedida. Mas o requisito pessoal mais importante - o temperamento e o comportamento do chefe e do assistente não devem ser dissonados, mas idealmente se complementam.

Responsabilidades Gerais

O assistente trabalha diretamente com a gerência da organização, executando tarefas pessoais e tarefas profissionais. Eles geralmente incluem:

• realização de trabalho de escritório da cabeça e, em alguns casos, toda a organização. Em empresas individuais, assistentes gerenciam a secretaria da organização;
• coordenação de gestão. Agende reuniões de negócios, lembre os superiores sobre eventos e atividades de vários tipos;
• realização de correspondência em nome da organização;
• recepção e redistribuição de chamadas telefônicas recebidas;
• fornecer à cabeça todas as informações necessárias, mediante solicitação.

Deveres adicionais de assistente do chefe da organização

Um assistente pessoal do chefe com responsabilidades e funções adicionais é a vaga mais comum para este campo de atividade. Na maioria das vezes, a administração procura um funcionário bastante diversificado, capaz de expandir as responsabilidades.

As responsabilidades adicionais mais comuns são:

• tradução de uma língua estrangeira, inclusive durante as negociações. Nem sempre a administração pode confiar totalmente em trabalhadores externos, e o conhecimento de pelo menos o inglês será muito útil aqui;
• a organização de viagens da cabeça e acompanhamento em viagens. Tal atividade supõe que o assistente cuida de todos os momentos domésticos: mudança, encomenda de táxi e hotel, alimentação e papelada;
• escolta superiores para eventos de protocolo;
• serviços domésticos.

Esta lista está longe de estar completa. Na maioria das vezes, é muito difícil responder de forma inequívoca à questão de qual é a responsabilidade de um gerente assistente? Esta atividade é muito diversificada. Cada chefe faz suas próprias demandas, o principal é garantir que todos eles estejam dentro da lei.

Assistente Pessoal

Uma das principais características desta atividade é a dependência do horário de trabalho do funcionário na administração. Claro, um dia de trabalho de oito horas é prescrito normativamente. De fato, os assistentes comparam seu regime com os patrões.

Essa “indefinição” do tempo de trabalho e a necessidade de sempre manter contato com a gerência muitas vezes assustam os graduados dessas vagas. Na verdade, você não precisa trabalhar mais do que em qualquer outro lugar. É só que o tempo de descanso e trabalho se torna instável.

Gerente Assistente de Descrição do Trabalho

A estrutura do posto "gerente assistente", deveres, requisitos para a educação e experiência de trabalho deve ser explicitada na descrição do trabalho. Este é um documento que fornece transparência dos requisitos de gerenciamento e fácil controle sobre o desempenho dos deveres dos funcionários.

A descrição do trabalho é normativa e vinculativa.Este documento explica todas as sutilezas do trabalho de um gerente assistente. Isso é praticamente um guia para a ação. O documento inclui não apenas deveres, mas também direitos, responsabilidades e características da resolução de disputas trabalhistas.

Em conexão com as especificidades das atividades do gerente assistente, a preparação de sua descrição de trabalho deve ser tratada com atenção especial. Certifique-se de prescrever as características do trabalho, as nuances de organizar o tempo de trabalho e descanso, compensação pelo processamento.

É necessário distinguir a descrição do trabalho do assistente do mesmo documento para o cargo de “assistente gerente de projeto. ” Os deveres deste último são muitas vezes temporários, assim como o próprio trabalho.

Além disso, a descrição do trabalho deve indicar claramente o nome da posição. Na maioria das vezes, indica “secretária”, “secretária-referência”, “gerente de direção”. Certifique-se de que esta entrada seja consistente com os regulamentos atuais e esteja atualizada.

O que indicar no currículo do assistente executivo

A posição de assistente pessoal é um ótimo começo para uma carreira de pós-graduação. Assim, você pode conseguir seu primeiro emprego e obter uma experiência profissional incomparável. No entanto, para quem procura emprego com experiência, esta vaga pode parecer interessante. Especialmente se você planeja alterar o escopo da atividade.

Conhecendo as principais responsabilidades de um gerente assistente, não é difícil escrever um currículo. Este documento pressupõe que você leu a parte teórica da questão e está pronto para começar a trabalhar. Estude cuidadosamente os requisitos para o candidato e comece a escrever o texto.

Dados que devem ser indicados no currículo da vaga “assistente” ou “assistente pessoal da cabeça”:

1. O nome completo do sobrenome e patronímico, no currículo para uma empresa estrangeira, apenas os dois primeiros são permitidos.
2. Estado civil. Este é um ponto obrigatório - a posição de assistente assume frequentemente horários de trabalho irregulares. É preciso ter certeza de que tal cronograma não afetará adversamente as responsabilidades familiares.
3. Educação Indicado em ordem cronológica. Se você ainda estiver estudando, verifique o tempo necessário para concluir. Muitas vezes, os empregadores tomam como assistentes finais os alunos dos últimos cursos, seguidos de progresso na carreira. Aqui também indicam o conhecimento de uma língua estrangeira e o nível de proficiência nela.
4. Experiência de trabalho Indique do último. Se ainda não, liste seus projetos de voluntariado, participação em atividades comunitárias ou organizações profissionais, práticas de treinamento e outras atividades adequadas. Se você não puder fornecer nada, faça uma caracterização no departamento de graduação e escreva que está pronto para fornecê-la.
5. Características pessoais. Dê a si mesmo a avaliação mais verdadeira. Descreva o personagem em termos de psicologia clássica e certifique-se de anotar seus pontos fortes e fracos.
6. Informações adicionais. Aqui você deve escrever porque o empregador deve escolher você de outros candidatos. Além disso, certifique-se de indicar habilidades adicionais, como ter uma carteira de motorista. Mesmo neste ponto, será útil escrever sobre a disponibilidade de educação adicional, cursos de educação continuada, educação empresarial.
7. Contatos Deixe o maior número possível de maneiras para entrar em contato com você: telefone celular e residencial, endereço de e-mail, skype, link para uma página em uma rede social. Indique apenas os dados atuais.

Um currículo compilado corretamente não passará despercebido pelo empregador.

Responsabilidades do chefe de unidade adjunto

Normalmente, os candidatos a emprego estão procurando emprego como gerente assistente pessoal. Mas é mais fácil começar a promoção nesse nicho de carreira, com a posição de "gerente assistente departamento de vendas. " As funções desse empregado não são tão volumosas, mas a experiência e as perspectivas são incomparavelmente maiores.

A principal diferença entre gerentes assistentes de departamentos em suas atividades mais específicas e restritas. Eles realizam trabalhos relacionados a uma área específica de produção ou gerenciamento. Esta experiência é inestimável para o avanço da carreira.

Os deveres do assistente do chefe da unidade incluem todos os mesmos que os do chefe do empreendimento. Mas há uma especificidade especial:

• a necessidade de conhecer profundamente a essência do processo de produção, gestão ou negociação da unidade;
• contato com assistentes de outros departamentos e assistente do diretor geral;
• manter documentação específica da unidade.

Perspectivas de carreira de um assistente pessoal

Os jovens veem este post como um começo de carreira. No entanto, você deve distinguir que tipo de promoção deseja. Horizontal ou vertical? Neste empreendimento, ou isso é apenas a linha de partida em um currículo futuro? A estratégia para outras ações depende das respostas a essas perguntas.

A gerência aprecia bons assistentes, e isso, infelizmente, é ruim para o crescimento de sua carreira. O patrão não quer deixar o funcionário ideal, concorda em aumentar o seu salário e dá benefícios adicionais - esta é uma opção para uma carreira horizontal. Mais comum entre assistentes pessoais.

A maneira mais fácil é subir a escada da carreira em uma determinada organização a partir da posição de chefe de unidade auxiliar. Tais posições são muitas vezes tomadas com a perspectiva de conhecer melhor o empregado e treinar. Se você quer uma carreira vertical, então este é o seu caminho.

A posição de gerente assistente não é visível para os olhos externos, mas é muito significativa para a organização. Um assistente competente é capaz de melhorar a eficiência dos patrões e, assim, fornecer mais lucro para a empresa.