Segundo estudos realizados por diversas agências de recrutamento, a profissão de “secretária” é uma das associadas ao maior número de refinarias e a necessidade de se adequar ao horário de trabalho da gerência. Este grupo também inclui motoristas e representantes de algumas outras especialidades.
O que é uma secretária?
Este termo vem do latim "segredo", os chamados proxies na Roma antiga. E então, e mais tarde (nos tribunais reais) eles eram exclusivamente homens, às vezes conseguindo chegar ao poder muito habilmente.
Esta profissão ganhou uma aparência feminina já no final da Primeira Guerra Mundial, com o advento de uma máquina de escrever e o surgimento de tal posição como secretário-referente. Hoje em dia, com suas tecnologias avançadas, existem até secretárias virtuais de apoio. Esse é o nome de empresas ou indivíduos que fornecem serviços on-line para escrever e-mails ou receber chamadas telefônicas (traduzidas) sem a presença física de uma secretária no escritório.
O que ele está fazendo?
Entre as pessoas, a secretária pessoal do diretor tem uma imagem estereotipada - uma beleza de pernas longas que pode principalmente digitar em um computador, fazer café e atender chamadas. Às vezes isso se reflete em piadas de conteúdo não muito decente. De fato, a profissão de “secretária”, assim como a posição de referente em uma grande empresa, pressupõe a presença de uma bagagem muito séria de habilidades, conhecimentos e também de certas qualidades de trabalho. Um verdadeiro representante desta profissão não pode prescindir de organização, diligência, pontualidade e diplomacia.
Os deveres do secretário (secretário-referente) incluem o conhecimento de todos os documentos normativos relacionados ao trabalho de escritório, gerenciamento de documentos, organização do trabalho de escritório, estrutura de gerenciamento, princípios básicos do equipamento de escritório, regras de proteção do trabalho. Todos os seus muitos direitos, deveres e tipos de trabalho realizados são regulados por descrições de cargos. Ela é o principal documento legal sobre as atividades de tal funcionário. Para compilá-lo em cada caso é necessário com toda a responsabilidade.
Vamos ver as principais seções deste documento.
O que lê a instrução para o secretário assistente?
Suas disposições gerais contêm o nome da organização, indicam os superiores imediatos e chamam quem deve substituir o secretário em sua ausência. Lá você encontrará os requisitos de antiguidade e qualificações do funcionário e uma lista de todos os documentos necessários para o trabalho (regras, GOSTs, códigos e regulamentos).
As funções atribuídas à secretária são dadas na segunda (mesma) seção. Isso inclui a obrigação de preparar os documentos necessários de acordo com as instruções da liderança, registrar, receber e enviar correspondência, organizar e controlar o trabalho da recepção, realizar documentos documentais e muito mais.
Mais detalhadamente, suas atividades são descritas na próxima seção - "Os deveres do secretário". Estamos falando sobre a segurança e a contabilidade da correspondência, emitindo certificados sobre vários documentos registrados, organizando e preparando reuniões oficiais, copiando e imprimindo, registrando mensagens para os superiores deixados em sua ausência e informando-os sobre eles, fornecendo ao escritório da empresa o papel de carta necessário.
Em cada organização, os deveres do secretário podem ter suas próprias características, dependendo das especificidades do trabalho. Sua posição pode soar como um “secretário”, o que significa expandir o leque de responsabilidades centrais.
Sobre os direitos do secretário
O que a secretária tem direito? De acordo com as instruções, ele está autorizado a solicitar os materiais que serão necessários no trabalho em vários departamentos da empresa, para determinar o procedimento para o seu uso.
Outra coisa é transferir os documentos digitalizados diretamente aos executores diretamente para os executivos, estabelecer a sequência de visitantes na sala de recepção e distribuir chamadas telefônicas de acordo com sua importância, e exigir que os funcionários expliquem em caso de violações disciplinares.
Como qualquer outro funcionário, o secretário pessoal do chefe tem o direito de trabalhar em condições adequadas, que devem cumprir requisitos de proteção de trabalho e normas de segurança.
Por que o secretário assistente é responsável?
É responsável pela não divulgação de informações confidenciais, pela qualidade da documentação e submissão tempestiva à sua gestão, atitude responsável perante a gestão de documentos, preservação de bens e documentos da organização, relações de tato com a gerência e funcionários.
A próxima seção da descrição do trabalho indica quais são as relações de trabalho e as relações funcionais que existem entre a secretária assistente e as várias estruturas da empresa. Como regra geral, em uma organização de porte médio, o secretário deve interagir com questões materiais e técnicas (fornecer o escritório com material de escritório) ao departamento administrativo e econômico, em questões de gerenciamento de documentos - com outras unidades e, é claro, diretamente com a gerência.
O desempenho da secretária é avaliado de acordo com os principais critérios selecionados, o que também é regulado pela seção correspondente da instrução. Na grande maioria dos casos, esses critérios são eficiência e diligência. Há também situações em que a instrução está sujeita a revisão. Isso pode acontecer ao mudar suas funções ou estrutura organizacional.
Para resumir
Ao contratar uma pessoa, a pessoa designada para esta posição se familiariza com a instrução de serviço, que lista todos os deveres da secretária. Lembre-se brevemente deles novamente.
- Recepção de telefonemas para a cabeça.
- Todo o trabalho com documentação - ordenação por importância, desenho, preparação, recebimento e distribuição, armazenamento e sistematização.
- Organização da recepção de visitantes.
- Assistência ao patrão no planejamento do horário de trabalho, se necessário, reserva de passagens e reserva de hotel.
- Elaboração e organização de negociações comerciais.
- Encomendar material de escritório e outras bagatelas necessárias, por vezes produtos.
Tendo familiarizado com a lista de deveres, o empregado assina abaixo da instrução, a assinatura da cabeça também se põe. Observe que cada organização tem sua própria versão da instrução, mas nenhuma delas deve contradizer a legislação atual ou os padrões trabalhistas aceitos.
Secretário de tribunal
As especificidades do trabalho em cada instituição, como você sabe, são diferentes. O que, por exemplo, um funcionário do tribunal faz? Quais são as responsabilidades do seu trabalho? Existem muitos deles:
- desenho de capas de assuntos atuais;
- recebimento de reclamações de assistentes judiciais;
- arquivamento de documentos e materiais em casos;
- compilação de inventários de novos casos;
- paginação
- distribuição de cópias de decisões judiciais aos participantes do caso (partes);
- envio de cópias de decisões judiciais a indivíduos específicos em nome do juiz;
- informando as partes sobre as datas e datas das audiências judiciais.
Além disso
As funções desempenhadas pelo funcionário do tribunal incluem, mas não se limitam a:
- postando listas de casos judiciais por uma semana;
- verificação da aparência das partes na reunião;
- manutenção de registros de tribunais;
- controle de recebimento e envio de todos os documentos envolvidos no caso.
Os secretários devem familiarizar as partes com o material do caso, controlar as notificações recebidas pelo correio, entregar recibos, avisos, cópias de atos e outros documentos importantes. Eles inserem informações em revistas e cartões, no sistema de computador, imprimem atos manuscritos, entregam os casos aos juízes para verificação e os levam depois, emitem e arquivam o mandado de execução e fazem muitas outras coisas em nome dos juízes.
Requisitos para o registrador
- Os documentos devem ser numerados, encurralados.
- Uma lista de casos e outros documentos é compilada separadamente.
- Fotos e envelopes são numerados, em caso de falha, a numeração começa de novo, os números antigos devem ser riscados (não corrigidos!).
- Todas as correções são certificadas de acordo com o formulário aceito.
- As capas dos casos são feitas indicando o nome do tribunal, o número e título do caso, os nomes das partes, as datas de início e fim, o número de folhas e o prazo de validade.
- Os inventários são realizados manualmente ou em um computador.
O que uma secretária da escola deve fazer?
Às vezes há anúncios "Eu preciso de uma secretária para a escola". Qual é essa posição e o que deve ser feito lá? Vamos descobrir.
O secretário da escola é o primeiro e mais importante assistente do diretor. Ele tem que cumprir todas as instruções e instruções de seus superiores relacionadas ao funcionamento da instituição de ensino.
Suas principais responsabilidades incluem a realização de negócios sobre mudanças de pessoal (demissão, admissão) de funcionários, matrícula e expulsão de estudantes. Sua tarefa é elaborar um documento que o diretor deverá assegurar com sua própria assinatura. Se necessário, o secretário deve coletar e entregar os documentos assinados no momento certo para consideração às autoridades superiores.
Outras responsabilidades do secretário da escola incluem receber e entregar informações aos alunos e funcionários. Na ausência de um diretor no local, o secretário é obrigado a registrar o número total e o conteúdo de chamadas, reclamações e apelações de visitantes, incluindo alunos do ensino fundamental.
Opcional
A marca, que contém a instrução do secretário da escola, declara: também é responsabilidade do último cumprir outras instruções (outras). O que isso significa?
É decifrado da seguinte forma: o secretário do diretor da escola deve seguir qualquer instrução, exceto para pedidos pessoais. Isso pode ser, por exemplo, uma chamada para uma conversa entre um aluno ou professor, enviar e-mail, fazer uma transferência de dinheiro, comprar o equipamento necessário para a escola. Essa lista é praticamente inesgotável, ou seja, os deveres do secretário na escola são muito, muito extensos.
Se a escola não prevê a posição de um contador, assuntos financeiros também são atribuídos ao secretário. Sua tarefa é enviar informações salariais, preencher uma folha de ponto, fazer os ajustes necessários.
A ajuda do secretário pode ser solicitada não apenas pelo diretor, mas também por qualquer visitante da recepção. Eles se voltam para ele para imprimir o texto, copiar o documento e esclarecer um grande número de perguntas.
Se você trabalha como secretário assistente do CEO
Nesse caso, você é um dos especialistas, e o diretor aceitará e dispensará você, e você o obedecerá diretamente. Para chegar a esta posição, você deve ter uma educação superior (ou pelo menos especial secundária), experiência no cargo de 1 ano. Se não houver experiência, um certificado de participação de cursos de secretário-referência.
Você deve ser competente em questões de atividades econômicas e financeiras da empresa, as perspectivas para o seu desenvolvimento, a organização da gestão de documentos e gestão do trabalho, conhecimentos de informática e equipamentos de escritório, tradução para uma língua estrangeira de documentação de produção, ética nos negócios.
Funções e Responsabilidades
Você precisa assumir todos os serviços de referência e informações relacionados à documentação da empresa. Bem como a organização e controle do trabalho de escritório nas filiais e divisões individuais da empresa. Não é de admirar - você não é um secretário comum. Eles devem ser capazes de documentar e organizar rapidamente as atividades de seus órgãos de gestão e assessoria. Se não houver inspetor de pessoal, mantenha todos os registros e registros de pessoal.
O secretário adjunto do diretor geral precisa preparar os documentos necessários para garantir as atividades financeiras e econômicas de toda a empresa, organizar sua recepção, registro, contabilidade, armazenamento. Controla a exatidão da preparação, aprovação e aprovação de toda a documentação submetida para assinatura à administração da empresa. Toma medidas para a execução oportuna da qualidade dos pedidos dos superiores, traz informações diretamente aos executores, realiza análises e emite pareceres sobre relatórios e certificados enviados à gerência.
Além disso, as funções do secretário incluem a manutenção da comunicação operacional sobre questões das atividades da empresa com os cidadãos - indivíduos e organizações individuais (estaduais e comerciais). Ele aceita visitantes, ele pode conduzir atividades de pessoal - preencher arquivos pessoais, pedidos, livros de trabalho, contratos (contratos), documentos de viagem e certificados de incapacidade para o trabalho, manter uma folha de ponto e emitir certificados de salário.
E novamente sobre os direitos
Esta posição implica não apenas os deveres ampliados do secretário, mas também os direitos correspondentes a eles. Além do geralmente aceito, eles incluem o direito de solicitar os materiais necessários e informações de quaisquer serviços funcionais da empresa e a exigência de explicar as razões para atrasos no desempenho das tarefas de gerenciamento. Então: é possível exigir a conclusão de documentos preparados por contratados em violação das regras aceitas de acordo com GOST 6.38-90 ou ISO - normas internacionais para documentação.
Ele tem o direito de ver, dentro da estrutura de sua competência oficial, documentos relativos a atividades de gestão empresarial, submetendo à administração para consideração propostas pessoais sobre a melhoria do trabalho da organização no campo do gerenciamento de documentos e o uso das mais recentes tecnologias computacionais.
Ele tem acesso a documentos marcados como "Confidencial" e pode interagir com quaisquer funcionários e serviços da empresa, a fim de monitorar a implementação das decisões de gerenciamento e fornecer essas informações.
