Gerente de escritório é um dos funcionários mais necessários no trabalho de qualquer empresa moderna. Uma ampla gama de responsabilidades inclui as funções de um especialista organizacional e de supervisão. Combina simultaneamente até três plenipotenciários: secretário, gerente, administrador. Os deveres de um gerente de escritório implicam principalmente grande responsabilidade e grande diligência.
Requisitos de Especialista
As instruções para o gerente do escritório de trabalho incluem os requisitos necessários para contratá-lo e implementá-lo no futuro. A primeira coisa que um candidato a essa posição deve ter é uma educação e habilidades profissionais adequadas. O funcionário deve ter um diploma de conclusão de ensino secundário especializado, incompleto ou superior.
As habilidades devem ter conhecimento sobre a estrutura do escritório e as características do seu trabalho. O zoneamento da sala é um fator importante na funcionalidade. Se o gerente do escritório estiver familiarizado com os princípios de organizar atividades, será fácil para ele controlar posições de trabalho individuais. O pessoal deve ser alocado de acordo com os deveres para que o outro trabalho não seja perturbado. O gerente do escritório deve conhecer o escopo do trabalho e o grau de responsabilidade de cada especialista.
Responsabilidades do Administrador do Office
O gerente é obrigado a organizar uma produção perfeitamente confortável no edifício de escritórios. Além do zoneamento, o gerente precisa gerenciar os funcionários para que todas as funções de cada quadro sejam executadas de maneira estável. Os fundamentos do escritório são estabelecidos pelo administrador nos itens:
- Seleção e colocação de especialistas.
- Planejamento de estratégias e táticas no trabalho.
- Construindo a estrutura organizacional do escritório.
Para uma condição de trabalho estável no escritório, é necessário garantir que cada tiro tenha sucesso em suas atividades. Resultados positivos do trabalho de parto são realizados por métodos de motivação e gestão de sua estratégia. O desenvolvimento e implementação de abordagens inovadoras para melhorar a qualidade e aumentar a produtividade são os deveres de um gerente de escritório.
A comunicação empresarial na equipe de trabalho é baseada na moralidade e ética profissional. Um gerente de escritório é um exemplo de tom educado e respeito pelos funcionários.
Controle interno
Todas as decisões tomadas devem ser controladas pelo administrador. O controle é realizado nas seguintes áreas profissionais:
- Introdução e manutenção do cronograma interno de trabalho.
- Conformidade com padrões específicos de comunicação da empresa.
- Controle sobre a cultura do discurso ao se comunicar com clientes e parceiros de negócios.
- O código de vestimenta é um ponto importante no trabalho da empresa. Os funcionários devem usar uniformes apropriados que são estabelecidos pelos padrões. ambiente de negócios e os estatutos da empresa.
O gerente do escritório, cujas responsabilidades de trabalho incluem gerenciamento de pessoal e controle de atividades, deve desenvolver sua própria metodologia e estrutura de organização para avaliar a qualidade do trabalho. Cada funcionário está sujeito a responsabilidade disciplinar em caso de violação do horário de trabalho e ética de trabalho. O próprio gerente tem essa responsabilidade. O sistema de medidas para prevenir violações, métodos para resolver conflitos com a administração e outros empregados, e métodos de incentivos morais são desenvolvidos pelo administrador.
Obrigações do gerente
As funções do gerente também podem ser executadas pelo gerente do escritório. Neste caso, ele precisa fornecer pessoal e instalações com os suprimentos necessários. Cada funcionário deve ter um crachá e cartões de visita para que sua personalidade, nome, posição, detalhes de contato sempre possam ser encontrados e tratados corretamente. O rosto do especialista é o rosto do escritório e da empresa.
Suprimentos de escritório são fornecidos regularmente e são de responsabilidade do gerente do escritório. Planos econômicos são elaborados para o fornecimento de bens, levando em conta a quantidade de produtos entregues à empresa, o custo de compras a granel e sistemas de desconto. As entregas constantes de material de escritório, incluindo papel e consumíveis para equipamentos, são realizadas com a conclusão de transações com fornecedores e empresas de serviços com a participação direta do gerente do escritório. O recebimento de mercadorias é controlado por registros contábeis e de pagamento. A questão dos artigos de papelaria e suprimentos para o pessoal é feita com a nomeação de pessoas responsáveis e a disponibilidade de esquemas e procedimentos para a distribuição de valores econômicos.
Todo o equipamento é controlado pelo gerente de suprimentos, neste caso o gerente do escritório. Responsabilidades incluem o monitoramento da condição de equipamentos técnicos, comunicações. Em caso de avaria de aparelhos e máquinas, é chamada uma empresa de serviços ou um técnico de reparação e os resultados do seu trabalho são verificados. Esse controle também ocorre quando um novo equipamento é entregue no escritório.
Um inventário de equipamentos e suprimentos é realizado pelo gerente do escritório, reconciliando periodicamente a disponibilidade e a condição técnica da propriedade econômica com os dados contábeis.
Sob sua responsabilidade, o gerente de apoio econômico administra os fundos alocados ao escritório para a compra de bens necessários para a empresa e para as necessidades técnicas das instalações. O gerente de suprimentos organiza o fornecimento material e técnico de eventos deliberativos, conferências e negociações.
Secretário e seus deveres
Todos os processos-chave acima no trabalho do gerente e suas decisões devem ser oficialmente fixados e, portanto, a responsabilidade do gerente do escritório, secretário em uma pessoa inclui suporte de documentação para atividades organizacionais. Cada documento, dependendo do propósito, tem sua própria forma e estrutura de compilação. Só então a decisão ou o plano adotado terá uma base legal e exigirá uma implementação rigorosa de todos os pontos. É assim que a atividade de uma empresa clara e coerente é construída.
Colaboração e Integração
Secretário-gerente organiza uma reunião e recepção de convidados. Delegações e comissões, parceiros, clientes são visitantes importantes para a empresa. As atividades da empresa e seu desenvolvimento dependem diretamente delas. A comunicação ocorre em um nível de negócio usando uma ética formalmente amigável sem passar para relações pessoais e interação - apenas trabalho. O gerente do escritório deve simbolizar a cultura e o respeito não apenas como um representante líder, mas também para a empresa como um todo. O recebimento e transmissão de informações de contato é realizado diretamente pelo secretário. Para cooperação e resolução de questões importantes de interação, troca de cartões de visita é realizada, sua análise e armazenamento no departamento. A manutenção da correspondência comercial com parceiros e agências é de responsabilidade do gerente do escritório. Ele faz eletrônico e courier enviando o material necessário, recebendo e analisando informações, mantendo correspondência comercial.
Gerente na estrutura de gerenciamento
O gerente na maioria dos casos é subordinado diretamente ao diretor geral da empresa e à alta administração. A responsabilidade e os direitos são prescritos pelas autoridades, que monitoram sua conformidade.As funções do gerente do escritório para o currículo incluem um relatório sobre a organização do escritório interno conduzido, a obtenção de resultados de produtividade e as dificuldades encontradas no trabalho e no fornecimento de atividades. Eles fazem propostas para melhorar as condições, questões econômicas e econômicas relativas à compra de equipamentos e materiais, pedidos de realocação, promoção e demissão de trabalhadores. Punições disciplinares e incentivos para especialistas ilustrados são passados para consideração.
Instrução especializada
A contratação de um novo gerente é acompanhada da compilação e adoção de um conjunto de deveres, direitos e responsabilidades. A instrução do gerente do escritório inclui uma lista completa de todas as normas e regras acima para trabalho e organização, também inclui pessoas ou cargos que reportam ao administrador.
Escada da carreira
A carreira do gerente é baseada no desenvolvimento interno e crescimento profissional, que é melhorar as habilidades. A mudança na influência ocorre junto com um aumento ou diminuição da autoridade aos olhos dos subordinados e outros empregados. A mobilidade positiva vertical da posição é fixada pelos sucessos em atingir as metas estabelecidas pela empresa, iniciativa e qualidades sociáveis, habilidades inovadoras e métodos de trabalho eficazes.
Gerente de escritório é uma das profissões mais procuradas. Um especialista eficaz deve prestar atenção considerável aos recursos humanos, este requisito é de responsabilidade do gerente do escritório para o currículo. Corretamente correspondido por interno habilidades de liderança e uma equipe altamente qualificada afetará positivamente a dinâmica do desenvolvimento da empresa.
